یک ایمیل تأییدیه به شخص دیگری می گوید که شما یک پیام یا درخواست دریافت کرده اید ، حتی اگر نتوانید فوراً پاسخ کاملی بدهید. در حالی که نیازی نیست برای هر ایمیل شخصی که دریافت می کنید تأییدیه ارسال کنید ، باید وقتی در تماس مستقیم با شما قرار می گیرد ، در یک محیط حرفه ای یا تجاری پاسخ دهید. اگر فقط باید به شخص دیگری که ایمیل او را دریافت کرده اید اطلاع دهید ، یک تأییدیه کوتاه ارسال کنید تا به او اطلاع دهید. در صورت درخواست خدمات یا سفارش محصول ، اطلاعات بیشتری در مورد زمان انتظار پاسخ یا نحوه حل هرگونه مشکل ارائه دهید.
مراحل
روش 1 از 2: تأیید دریافت ایمیل
مرحله 1. اگر در خط To: ذکر شده اید یا در پیام نامگذاری شده اید ، پاسخ دهید
بالای ایمیل را بررسی کنید تا ببینید آیا فرستنده آدرس ایمیل شما را در خط "به:" ذکر کرده است یا خیر. اگر در آنجا فهرست نشده اید ، متن ایمیل را اسکن کنید تا ببینید آیا نام شما در جایی در آنجا نشان داده شده است. اگر نام خود را مشاهده کردید ، حتماً یک تأییدیه ارسال کنید زیرا مستقیماً با شما تماس گرفته شد.
اگر آدرس ایمیل شما فقط در خط "CC" ایمیل ذکر شده است اما در متن اصلی ذکر نشده است ، نیازی به تأیید نیست زیرا پیام احتمالاً برای گروه بزرگی از افراد ارسال شده است
هشدار:
از تأیید پیام های هرزنامه خودداری کنید زیرا در صورت پاسخگویی ممکن است به شما ایمیل ارسال کنند.
مرحله 2. در سلام ، فرستنده را با نام خطاب کنید
سلام خود را در بالای ایمیل خود شروع کنید تا طرف مقابل بلافاصله پس از بازکردن آن ، آن را مشاهده کند. از یک سلام رسمی ، مانند "سلام" یا "عزیز" ، و به دنبال نام آنها استفاده کنید. اگر در حال پاسخگویی به یک مافوق یا شخصی هستید که با او آشنایی ندارید ، از عنوان وی و نام خانوادگی آنها استفاده کنید. اگر طرف مقابل را خوب می شناسید ، می توانید از نام کوچک او استفاده کنید.
به عنوان مثال ، می توانید "سلام خانم دیویس" یا "جاناتان عزیز" را به عنوان سلام خود بیان کنید
مرحله 3. به طور مختصر ذکر کنید که ایمیل را خوانده اید
فقط از چند جمله برای تأیید خود استفاده کنید تا خیلی واضح به نظر نرسد. از شخص برای ارسال ایمیل تشکر کنید یا به او اطلاع دهید که پیام او را دریافت کرده اید. اگر جزئیات خاصی وجود دارد ، آنها را در جمله های ابتدایی خود بیان کنید تا نشان دهید که پیام آنها خوانده شده است.
- به عنوان مثال ، می توانید چیزی مانند "متشکرم که در مورد جلسه هفته آینده برای من پیام ارسال کردید" یا "ایمیل شما را در رابطه با مشتری جدید احتمالی دریافت کرده و خوانده ام."
- اگر وقت نداشتید که ایمیل را بخوانید ، می توانید چیزی شبیه این را بگویید: "ممنون که با من تماس گرفتید. من پیام شما را دریافت کردم و به محض این که بتوانم آن را می خوانم."
مرحله 4. در صورتی که ایمیل درخواستی یا سالی دارد ، زمان تقریبی برای پاسخ دهید
اگر وقت دارید که بلافاصله به طور کامل پاسخ دهید ، این کار را در اسرع وقت انجام دهید تا به شما نشان دهد که قابل اعتماد و قابل اعتماد هستید. در غیر این صورت ، یک بازه زمانی ارائه دهید که در آن طرف مقابل پیام دیگری را از شما انتظار داشته باشد تا تصور نکند شما او را نادیده می گیرید. مراقب باشید اگر فکر می کنید ممکن است زمان بیشتری طول بکشد ، در مورد اینکه چه مدت می توانید پاسخ دهید ، بیش از حد قضاوت نکنید.
- به عنوان مثال ، می توانید بگویید ، "من می توانم این اطلاعات را در عرض 2 روز به دست شما برسانم" ، یا "امروز بعداً دوباره تماس می گیرم تا در مورد این موضوع بیشتر بحث کنم."
- اگر نمی دانید چقدر طول می کشد تا پاسخ داده شود ، از "در اسرع وقت با هر گونه س questionsال یا نظری با شما تماس خواهم گرفت."
- اگر درخواستی یا مشکلی وجود ندارد که باید در ایمیل به آن بپردازید ، نیازی نیست که با یک بازه زمانی پاسخ دهید.
مرحله 5. قبل از ارسال ، ایمیل را با یک بسته و نام خود پایان دهید
از یک بسته رسمی در ایمیل خود استفاده کنید ، مانند "بهترین" یا "دوباره متشکرم" ، برای کمک به پیام به نظر حرفه ای تر. پس از بسته شدن نام خود را بنویسید تا پیام شما جمع بندی شود. قبل از کلیک روی دکمه ارسال ، مطمئن شوید که همه چیز درست نوشته شده است.
- به عنوان مثال ، می توانید بنویسید ، "بهترین ، بث" یا "دوباره متشکرم ، تراویس".
- اگر می خواهید راه دیگری برای تماس با شخص دیگر به فرد دیگر بدهید ، می توانید یک شماره تلفن یا آدرس ایمیل جایگزین بعد از نام خود ارائه دهید.
مرحله 6. در اسرع وقت یک ایمیل پاسخ کامل را پیگیری کنید
اگر ایمیل اصلی درخواست یا س hadالی داشت ، زمانی که می توانید وقت بگذارید تا پاسخ کامل را بنویسید. تمام نگرانی ها یا س questionsالات موجود در پیام را به طور کامل برطرف کنید تا نشان دهید که برای بررسی پیام آنها وقت گذاشته اید. لحن مودبانه و مثبت را در طول پیام حفظ کنید تا یک رپرتوار خوب با آنها داشته باشید.
اگر به زمان بیشتری نیاز دارید ، مانند اینکه منتظر گزارش یا سند هستید ، سعی کنید یک ایمیل پیگیری با به روزرسانی و بازه زمانی جدید ارسال کنید تا طرف دیگر فکر نکند شما آنها را فراموش کرده اید
روش 2 از 2: پاسخگویی به خدمات و سفارشات تجاری
مرحله 1. نام شخصی را که با او تماس می گیرید در بالای ایمیل قرار دهید
با یک سلام رسمی مانند "سلام" یا "عزیز" شروع کنید تا لحنی حرفه ای در پیام خود داشته باشید. اگر شخص را به خوبی نمی شناسید ، از عنوان او و پس از نام خانوادگی وی برای رسمی ماندن استفاده کنید. اگر بیشتر با شخص آشنا هستید یا نام او را ذکر می کنید ، می توانید به جای آن با او تماس بگیرید.
به عنوان مثال ، می توانید "آقای کریستنسان عزیز" یا "سلام دانا" را به عنوان سلام خود بنویسید
مرحله 2. از شخص تشکر کنید و محصول یا خدمات مورد درخواست خود را ذکر کنید
در جمله ابتدایی ایمیل خود از شخص خود قدردانی کنید. در همان جمله ، محصولی را که شخص سفارش داده است یا موضوعات یا نگرانی هایی را که در مکاتبات قبلی ذکر کرده اند ، دوباره بیان کنید. به این ترتیب ، شخص تشخیص می دهد که شما وقت گذاشته اید تا پیام های قبلی او را بخوانید یا پردازش کنید.
به عنوان مثال ، می توانید بگویید: "از اینکه 2 جعبه شکلات را از فروشگاه ما سفارش دادید متشکریم" یا "ما از اینکه در مورد شغلی که برای آن درخواست کرده اید کمک کردید قدردانی می کنیم."
مرحله 3. به فرد یک بازه زمانی بدهید که چه زمانی انتظار پاسخ یا تحویل را دارد
در جمله بعدی ذکر کنید که چقدر طول می کشد تا طرف مقابل از شما بشنود تا احساس نکند شما او را فراموش کرده اید. اطمینان حاصل کنید که بازه زمانی ارائه شده دقیق و صادقانه است ، در غیر این صورت اگر از شما خبری نگیرند ممکن است ناراحت شوند.
به عنوان مثال ، ممکن است بگویید ، "می توانید بسته خود را در 3 روز کاری انتظار داشته باشید" ، یا "لطفاً 1 تا 2 روز کاری اجازه دهید تا ما پاسخ دهیم."
تغییر:
اگر نمی دانید چقدر طول می کشد تا پاسخ داده شود ، چیزی شبیه این را بگویید: "ما در اسرع وقت با شما تماس می گیریم تا نگرانی های شما را برطرف کنیم."
مرحله 4. در صورت وجود مشکلاتی که نمی توانید از طریق ایمیل آنها را حل کنید ، پیشنهاداتی ارائه دهید
اگر نمی توانید مستقیماً مشکل آنها را حل کنید ، سعی کنید گزینه های دیگری را که می تواند مفیدتر باشد پیشنهاد کنید. لحن مودبانه و قابل درک را در سراسر پیام حفظ کنید تا منفی به نظر نرسد یا غیر صادق به نظر نرسد. سعی کنید تا آنجا که ممکن است جزئیات بیشتری را به فرد بدهید تا بتواند گام های بعدی را برای حل مشکلات خود بردارد.
به عنوان مثال ، می توانید بگویید: "متأسفم که می شنوم مشکلی در انتقال پول به حساب جاری شما وجود دارد. سعی کنید سوالات متداول ما را بررسی کنید تا ببینید آیا مشکل شما برطرف شده است. در غیر این صورت ، ممکن است لازم باشد به بانک خود مراجعه کرده و برای تأیید تراکنش های خود با مدیر حساب خود صحبت کنید."
مرحله 5. اطلاعات تماس را در پایین ایمیل بگذارید
ایمیل خود را با بستن رسمی ، مانند "بهترین" یا "دوباره متشکرم" به پایان برسانید تا پیام را با یک یادداشت خوب به پایان برسانید. حتماً پس از بسته شدن نام خود را وارد کنید. اگر می خواهید گزینه های دیگری را برای تماس با شما به دیگران بدهید ، همچنین می توانید شماره تلفن ، آدرس ایمیل جایگزین یا وب سایت را پس از نام خود بگذارید.
