نوشتن یک ایمیل یادآوری دوستانه می تواند مشکل باشد. شما نمی خواهید با فشار و بی حوصلگی برخورد کنید ، اما مهم این است که پیام خود را منتقل کنید. لحن دوستانه ای در ایمیل خود با سلام و عبارات ملایم تنظیم کنید. موارد ضروری ایمیل یادآوری خود را بپوشانید تا گیرنده به وضوح بداند شما چه می خواهید. از یک ایمیل بدون خطا اطمینان حاصل کنید تا نه تنها به عنوان دوستانه ، بلکه حرفه ای نیز برخورد کنید.
مراحل
قسمت 1 از 3: تنظیم آهنگ دوستانه
مرحله 1. به گیرنده سلام کنید
در موقعیت های تجاری ، ممکن است مجبور شوید از یک سلام استاندارد مانند "عزیز فلانی" استفاده کنید. با این حال ، بیشتر و بیشتر ، ایمیل های شخصی در حال تبدیل شدن به استاندارد هستند. برخی از تبریک های ایمیلی که می توانند به شما در ایجاد لحن دوستانه از ابتدا کمک کنند عبارتند از:
- سلام جان
- سلام
- کم پیدایید
- هی!
مرحله 2. اتصال خود را به گیرنده ارجاع دهید
اگر فقط به یادآوری پایبند باشید ، پیام شما ممکن است سرد به نظر برسد. با استفاده از عباراتی که در مورد دوستی و تجربیات مشترک شما منعکس می شود ، ارتباط شخصی خود را با گیرنده ارجاع دهید. اینها ممکن است شامل موارد زیر باشد:
- مدرسه چطور بود؟
- دوست من ، چطور بودی؟
- آخر هفته گذشته خیلی خوش گذشت با شما
- آخرین باری که یک ماه پیش صحبت کردیم کی بود؟
- آن سفری که با هم انجام دادیم بسیار عالی بود! به زودی باید دوباره این کار را انجام دهیم.
مرحله 3. عبارات خود را نرم کنید
این امر به ویژه برای بخش یادآوری ایمیل اهمیت دارد. اگر مدتی از تماس شما با گیرنده می گذرد ، ممکن است عذرخواهی یا بهانه ای ساده برای تماس فقط به خاطر یادآوری مناسب باشد. چند نمونه از عبارات نرم شده عبارتند از:
- می دانم مدتی است که با هم صحبت می کنیم ، اما می خواستم در مورد آن به شما یادآوری کنم…
- اوضاع در مورد نوزاد جدید بسیار شلوغ بوده است ، فقط یادم آمد به شما یادآوری کنم…
- من می دانم که شما مشغول بوده اید ، بنابراین نمی خواستم شما را اذیت کنم ، اما می خواستم یک یادآوری ارسال کنم…
مرحله 4. مودب باشید
اگر یادآوری مهم است ، خیلی آسان می توانید با آن برخورد کنید. به خاطر داشته باشید که گیرنده چیزهایی در زندگی خود دارد. به یاد داشته باشید که "لطفا" و "متشکرم" و عبارات معادل آن را نیز بیان کنید. ممکن است عبارات مودبانه ای مانند:
- ببخشید مزاحم شدم ، اما می خواستم مطمئن شوم…
- اگر می توانید لطفاً به محض وقت به این ایمیل پاسخ دهید…
- از اینکه وقت گذاشتید و هر پاسخی به این یادآوری خواندید. من از آن قدردانی می کنم.
- منتظر پاسخ شما هستم.
قسمت 2 از 3: پوشش نیازمندان
مرحله 1. از خط موضوع استفاده کنید
نیازی نیست که یک موضوع موضوعی هوشمندانه بنویسید. مواردی که واضح و دقیق هستند بسیار مفید خواهند بود. اینها به گیرنده اجازه می دهد تا در یک نگاه هدف ایمیل را بداند. برخی از گزینه های رایج برای یادآوری ایمیل دوستانه ممکن است شامل موارد زیر باشد:
- ورود به سیستم
- یادآوری سریع درباره…
- سفر/رویداد آینده و غیره
- تعداد سرنشینان برای سفر/رویداد/و غیره
مرحله 2. به یاد داشته باشید که یادآوری خود را درج کنید
وقتی خیلی سعی می کنید دوستانه و مودب باشید ، می توانید به راحتی کار مهمی را کنار بگذارید ، مانند یادآوری واقعی. یادآوری خود را در نزدیکی ابتدای ایمیل ، کمی بعد از تبریک و یک ارتباط کوتاه شخصی قرار دهید. مثلا:
-
سلام،
مدتی است که صحبت نمی کنیم ، بن. زن و بچه هاتون چطورن؟ کارم خیلی سرم را مشغول می کند ، اما می خواستم در این مورد با شما مشورت کنم …"
-
هی!
مادربزرگ ، من قصد دارم به شما پیام بدهم. ببخشید اینقدر سرم شلوغ بود من فقط می خواستم تاریخ ناهار را به شما یادآوری کنم …"
مرحله 3. از زبان مختصر استفاده کنید
به طور کلی درست است که زبان مودب از عبارات طولانی تر استفاده می کند. به عنوان مثال ، عبارت "بیشتر کار کن" می تواند به عنوان "اگر بیشتر تلاش کنید ایده خوبی باشد". در عین مودب بودن ، این عبارات طولانی می تواند تمرکز ایمیل شما را به سختی مشخص کند.
برای ایمیل خود از ساختار ساده تری استفاده کنید. این ممکن است چیزی شبیه به این باشد: سلام (باز کردن) → اتصال شخصی → یادآوری aled تخریب (بستن)
مرحله 4. اطلاعات غیر ضروری را ویرایش کنید
برای هر جمله و هر قسمت از هر جمله ، از خود بپرسید "آیا این لازم است؟" در برخی موارد ، "ضروری" ممکن است به معنای گسترده ای مانند "ضروری است بنابراین ایمیل من سرد به نظر نمی رسد" باشد. قسمت های غیر ضروری ایمیل را حذف کنید.
به طور کلی ، قیدها (مانند "بسیار" ، "واقعاً" ، "واقعاً" ، "فوق العاده" و "قطعا") می توانند حذف شوند تا پیام شما مختصر تر شود
مرحله 5. ایمیل را با یک valediction ببندید
"Valediction" یک کلمه فانتزی است که به معنی "خداحافظی" است. Valedictions عبارتهایی مانند "بهترین" ، "با احترام" ، "به حق شما" و "با احترام" را شامل می شود. امضای شما باید به دنبال اعتبارسنجی شما باشد. با این حال ، این تخریب های رایج ممکن است غیر شخصی به نظر برسند. ممکن است چیزی شبیه به این را امتحان کنید:
- دوست شما
- به سلامتی
- بهترین ها
- روز خوبی داشته باشی
- تگ کن ، تو هستی
- انتظار دارم که از خودت بشنوم
قسمت 3 از 3: اطمینان از یک ایمیل عاری از خطا
مرحله 1. ایمیل خود را تصحیح کنید
حتی یک یا دو بار نگاه کردن سریع به ایمیل خود ، بسیاری از خطاهای ساده ای را که ممکن است هنگام نوشتن آن وارد شده باشند ، از بین می برد. پس از اتمام آهنگسازی ، ایمیل خود را از نظر املایی و دستور زبان تصحیح کنید.
- بسیاری از خدمات ایمیل دارای دستور زبان و املای رایگان هستند. کیفیت این موارد به ارائه دهنده ایمیل شما بستگی دارد. در برخی موارد ، این چکرها ممکن است چندان دقیق نباشند.
- به یاد داشته باشید که موضوع موضوع ، سلام و احترام (بسته شدن) را بررسی کنید. به راحتی می توانید این موارد را بفهمید و فقط روی بدنه ایمیل خود تمرکز کنید.
مرحله 2. ایمیل خود را با صدای بلند بخوانید
اگر در حال نوشتن یک ایمیل مهم هستید ، یا اگر واقعاً می خواهید با کسی دوستانه یا مودب باشید ، ایمیل خود را از ابتدا تا انتها با صدای بلند بخوانید. آیا محاوره ای به نظر می رسد؟ در این صورت ، ایمیل شما آماده ارسال است.
جملات یا قسمتهایی را که به نظر می رسد ناهنجار بنویسید. هنگام ارزیابی این موضوع از بهترین قضاوت خود استفاده کنید. بسته به نوع صحبت کردن شما ، این حالت در افراد مختلف متفاوت خواهد بود
مرحله 3. از شخص دیگری بخواهید ایمیل را بررسی کند
برای ارتباطات مهم ، مانند ارتباطات تجاری ، ممکن است بخواهید شخص دیگری قبل از ارسال یادآوری آن را بررسی کند. اگر یک ایمیل مختصر نوشته اید ، این کار به طور کلی زمان کمی می برد و می تواند به کوچکترین خطاها نیز کمک کند.
- سرویس پیام رسانی آنلاین خود را بررسی کنید. پیامی را به دوستی به صورت آنلاین ارسال کنید و از او چنین چیزی بپرسید: "سلام ، آیا می توانید ایمیل کوتاهی را که باید ارسال کنم بخوانید؟ فقط یک دقیقه طول می کشد."
- به یاد داشته باشید که از کسانی که ایمیل شما را می خوانند قدردانی کنید. بالاخره آنها به شما لطف می کنند.
