خطوط موضوعی ایمیل اغلب چیزی است که خوانندگان برای تصمیم گیری در مورد باز کردن ایمیل شما از آن استفاده می کنند. این فضاها باید با زبانی کوتاه ، دقیق و با جزئیات پر شوند تا گیرنده شما حتی بدون خواندن آن ایمیل شما را حذف نکند. اگر دقیقاً مشخص می کنید که چرا خواننده شما باید با استفاده از جزئیات در خطوط موضوعی شما بخواهد آنچه را که باید بگویید ببیند ، باید از پاسخهای سریعتر و مکرر به ایمیل های خود لذت ببرید.
مراحل
قسمت 1 از 3: قالب بندی خطوط موضوعی
مرحله 1. از خالی گذاشتن خط موضوع خودداری کنید
وقتی انتخاب می کنید که یک موضوع را وارد نکنید ، از فرصتی که برای جذب خواننده شما فراهم می کند استفاده نمی کنید. داشتن یک موضوع خالی نیز باعث می شود تنبل به نظر برسید. مهمتر از همه ، مطمئناً باعث نمی شود خواننده شما احساس کند که باید ایمیل شما را سریع باز کند یا به آن پاسخ دهد.
مرحله 2. قبل از نوشتن ایمیل خود ، موضوع موضوع خود را بنویسید
عنوان موضوعی شما ممکن است مانند یک فکر بعدی باشد که به اندازه محتوای واقعی ایمیل شما مهم نیست. از آنجا که این اولین چیزی است که خواننده شما می بیند ، به همان اندازه مهم است - اگر نه بیشتر! - همانطور که در داخل است برای اطمینان از اینکه زمان و توجه کافی را به عنوان موضوع خود اختصاص می دهید ، قبل از نوشتن هر چیز دیگری آن را بنویسید.
مرحله 3. برای جلوگیری از شلختگی ، قوانین استاندارد حروف بزرگ را رعایت کنید
مگر اینکه یک نامه سریع برای کسی که خوب می شناسید ارسال کنید ، باید با ایمیل های خود مانند ارتباطات رسمی رفتار کنید. خطوط موضوعی خود را به همان صورتی که عنوان ارائه های خود را با حروف بزرگ نوشته اید ، بزرگ بنویسید.
چند قانون اساسی را به خاطر بسپارید که به شما کمک می کند به درستی سرمایه گذاری کنید. به عنوان مثال ، همیشه اولین و آخرین کلمات خطوط موضوعی خود را با حروف بزرگ بنویسید. شما همچنین باید اسامی (کوه ، ارائه ، ساختمان) ، ضمایر (او ، او ، آنها) ، افعال (رفتن ، تغییر) ، قیدها (سریع ، آهسته) و صفات (شلخته ، عالی) را بزرگ بنویسید. شما نباید از مقالات (a ، an ، the) ، حروف اضافه (in، out) یا حروف ربط هماهنگ (و ، اما) استفاده کنید
مرحله 4. از رفتار خطوط موضوعی خود مانند جملات کامل خودداری کنید
در حالی که خطوط موضوعی شما باید از لحاظ دستوری صحیح باشند ، آنها را به عنوان عنوان و نه جمله ای که همیشه به علائم نگارشی نیاز دارند ، مشاهده کنید. خطوط موضوعی شما نیازی به علامت نقطه ، علامت سوال یا علامت تعجب ندارد.
- توجه داشته باشید که برخی از فیلترهای هرزنامه به طور خودکار ایمیل ها را با خطوط موضوعی نقطه گذاری شده در فیلتر نامه ناخواسته قرار می دهند.
- گاهی اوقات ممکن است بخواهید از علامت سوال برای جلب توجه خوانندگان خود استفاده کنید. از این استراتژی زیاد استفاده نکنید
- عبارات متعدد را در خطوط موضوع با خط تیره متصل کنید. به عنوان مثال ، عنوان موضوع: "جلسه برنامه ریزی شده برای سه شنبه - حضور شما الزامی است" ، شامل دو عبارت مجزا است که با خط تیره مرتبط هستند.
مرحله 5. خطوط موضوعی خود را زیر 50 کاراکتر نگه دارید
خطوط موضوعی شما باید تا حد امکان مختصر باشد. این ممکن است گهگاه شما را ملزم کند که برخی از جزئیات را به نفع دیگران کنار بگذارید. مهم این است که خوانندگان شما به محض خواندن عنوان موضوعی شما بدانند باید چه کار کنند.
ممکن است همیشه نتوان خطوط موضوعی خود را در 50 یا کمتر از 50 کاراکتر نگه داشت. گاهی اوقات ده ها کاراکتر را کنار می گذارید. اگر با قانون 50 کاراکتری شروع به عکاسی کنید ، به طور خودکار خطوط موضوعی کوتاه تری را شروع می کنید
مرحله 6. کلمات مهم را ابتدا برای جلب توجه خوانندگان قرار دهید
این کلمات بسته به هدف ایمیل شما متفاوت خواهد بود. نام و عنوان شما ممکن است در برخی از ایمیل ها اول باشد ، در حالی که اقدامات مورد نیاز شما یا خواننده ممکن است در برخی دیگر از قبل باشد. به این فکر کنید که چه چیزی باعث می شود ایمیل شما ایمیل شما باز شود و کلمات مربوط به آن موضوع را در ابتدای عنوان موضوع قرار دهید.
به طور کلی ، باید عنوان موضوع خود را با کلمه ای شروع کنید که نشان می دهد چرا با خواننده خود تماس می گیرید. اگر به تازگی قوانین اداری را تغییر داده اید ، بنویسید: "تغییر در مقررات شرکت - امروز به بررسی شما نیاز دارد."
مرحله 7. اسامی و افعال خاصی را برای ارتباط هدف ایمیل انتخاب کنید
اسامی و افعال مبهم یا مبهم را در عنوان موضوع خود قرار ندهید. در عوض ، از کلماتی استفاده کنید که به طور دقیق نشان می دهد که از خواننده خود چه می خواهید. با این کار طول خط موضوعی شما کاهش می یابد در حالی که هنوز جزئیات مورد نیاز خود را در خط موضوع خود ارائه می دهید.
به جای: "برای بررسی اطلاعات جدید با شما تماس بگیرید" بنویسید: "قوانین منابع انسانی تجدید نظر شده - نیاز به تأیید تا چهارشنبه". در نسخه دوم خط موضوع ، شما دقیقاً توضیح داده اید که "اطلاعات جدید" چیست و چرا با خواننده تماس می گیرید. شما هرگونه ابهام در مورد اینکه آیا گیرنده باید ایمیل را بخواند و پس از بازکردن آن باید چه کاری انجام دهد را تصحیح کرده اید
قسمت 2 از 3: ارائه جزئیات در خطوط موضوعی شما
مرحله 1. هدف ایمیل خود را مشخص کنید
به خواننده بگویید چرا با او تماس می گیرید. تا حد ممکن دقیق باشید. این به خواننده کمک می کند تا بلافاصله بداند که آیا باید پیام شما را باز کند یا خیر.
- یک عنوان موضوعی که درخواست توصیه یا مرجع می کند می تواند شبیه این باشد: "درخواست مرجع برای Tamara G. تا جمعه 6/2".
- اگر به خواننده خود مزیتی ارائه می دهید ، چیزی شبیه به این را امتحان کنید: "روغن خود را با تخفیف 50 درصدی جیم فقط در این هفته تغییر دهید."
مرحله 2. بنویسید که می خواهید خواننده شما چه اقدامی انجام دهد
به محض مشاهده ایمیل شما ، خواننده شما می خواهد بداند که باید چه کار کند. داشتن این دانش بلافاصله خواننده شما را آماده می کند تا به دنبال جزئیات بیشتر در محتوای یادداشت شما باشد.
به جای نوشتن ، "دستیابی به یک امتیاز" ، عنوان موضوع خود را بنویسید: "هفته آینده در نوشتن پیشنهاد پروژه به کمک شما نیاز داریم." این به خواننده اجازه می دهد نه تنها بفهمد که از او کمک می خواهید ، بلکه دقیقاً توضیح می دهد که امیدوارید خواننده برای شما چه کار کند
مرحله 3. مهلتی ارائه دهید تا خواننده بداند چه زمانی باید پاسخ دهد
اگر به خواننده اطلاع ندهید که چه زمانی برای انجام اقدام یا پاسخ به آنها نیاز دارید ، ممکن است ایمیل شما را تا فردا ، هفته آینده یا حتی ماه آینده باز نکنند. این به این دلیل نیست که خواننده شما نمی خواهد به شما کمک کند. اکثر مردم روزانه ده ها یا حتی صدها ایمیل دریافت می کنند ، بنابراین ایمیل های بدون مهلت مشخص به راحتی در گله گم می شوند.
اگر ایمیل شما بسیار مهم است و نیاز به پاسخ فوری دارد ، می توانید از کلمات "فوری" ، "انتقادی" یا "پاسخ فوری لازم است" استفاده کنید تا به خواننده خود اطلاع دهید که باید توجه خاصی به این یادداشت داشته باشد
مرحله 4. اگر خواننده شما را از قبل نمی شناسد چه کسی هستید
گاهی اوقات ، به افرادی که قبلاً ملاقات نکرده اید ، ایمیل می زنید. در این موارد ، ممکن است برای شما مهم باشد که عنوان ، شرکت یا نام خود را به خواننده خود ارائه دهید تا آنها دلیلی برای بازکردن یادداشت شما داشته باشند. در غیر این صورت ، ممکن است به نظر برسید که شما یک فرد تصادفی هستید که ایمیلش می تواند مستقیماً به سطل زباله برود!
شاید شما دانش آموزی باشید که با یک سیاستمدار محلی در ارتباط با یک پروژه مدرسه در ارتباط است. بنویسید: "ارشد دبیرستان درخواست مصاحبه برای پروژه ، به دلیل 24/6"
مرحله 5. در صورت آشنایی اخیر با خواننده ، ذکر کنید
ممکن است با این شخص در تماس باشید زیرا به تازگی ملاقات کرده اید و امیدوار هستید که بتوانید رابطه نزدیک تری با او برقرار کنید. حافظه آنها را در قسمت موضوع بنویسید تا آنها با شما ملاقات کنند. در صورت به یاد آوردن برخورد قبلی شما ، احتمال بیشتری وجود دارد که آنها را پیگیری کنند.
شاید شما در یک کنفرانس یا شام بحث کوتاهی در مورد برخی از علایق متقابل خود داشته اید. عنوان موضوع خود را بنویسید: "پیگیری چت ما در Writers 'Conf ، 30/4."
مرحله 6. در صورت معرفی به خواننده ، تماس متقابل خود را نام ببرید
اگر شخص دیگری با گیرنده شما تماس گرفت ، مهم است که این واقعیت را روشن کنید. به احتمال زیاد خواننده شما ایمیلی را با عنوان موضوع باز می کند که شامل نام شخصی است که او را می شناسند و نه شخص ناشناسی که هرگز ندیده اند. خواننده شما همچنین ممکن است برای تأیید مقدمه با تماس متقابل شما تماس بگیرد.
برای مثال بنویسید: «دکتر Smith's Student @ Hopkins ، درخواست جلسه در ماه آینده."
قسمت 3 از 3: ساده سازی و تصحیح خطوط موضوعی خود
مرحله 1. برای جلوگیری از سردرگمی از زبان ساده استفاده کنید
شما نمی خواهید خواننده شما در درک موضوع موضوع شما دچار مشکل شود. از به کار بردن کلمات بیش از حد طولانی و واژگان پیچیده خودداری کنید. تظاهر کنید که ایمیل خود را برای یک دانش آموز راهنمایی می فرستید و از خود بپرسید که آیا آنها می توانند هر کلمه ای را در عنوان موضوع درک کنند.
هنگام استفاده از کلمات ساده تر ، از استفاده از واژگان مبهم اجتناب کنید. به جای "قوانین جدید دفتر - بازبینی و پاسخگویی با هوشیاری" ، "قوانین جدید دفتر - بررسی و پاسخ سریع" را انتخاب کنید. "به سرعت" و "با صداقت" معنی یکسانی دارند ، اما گزینه اول کمی عجیب و گیج کننده نیست
مرحله 2. برای کوتاه کردن خطوط موضوعی از نمادها و اختصارات استفاده کنید
بسیاری از کلمات را می توان بدون سردرگمی خواننده کوتاه کرد. فقط از اختصارات و نمادهای متداول استفاده کنید و در قسمت موضوع خود بخوانید تا مطمئن شوید که در مورد هدف ایمیل شما هیچ گونه سردرگمی وجود ندارد.
به عنوان مثال ، همه روزهای هفته را می توان کوتاه کرد. "@" یک نماد رایج برای "در" است. همچنین می توانید از "RE:" به معنای "درباره" استفاده کنید. "EOM" ممکن است برای "انتهای پیام" و "EOD" برای "پایان روز" استفاده شود
مرحله 3. غلط های املایی و دستوری را بررسی کنید
درست مانند هر قسمت دیگری از ایمیل شما ، موضوع موضوع شما باید عاری از خطا باشد. این امر باعث می شود تا قبل از اینکه خواننده شما فرصتی برای بازکردن یادداشت شما داشته باشد ، از نظر ظاهری غیرحرفه ای یا تنبل به نظر نرسید.
- بررسی کنندگان املای ایمیل ممکن است خطوط موضوع را پوشش ندهند ، بنابراین در اشتباهات املایی به ویژه مراقب باشید. اگر نگران هستید ، عنوان موضوع را در یک سند Word یا Google کپی و جایگذاری کنید و در آنجا بررسی املایی را اجرا کنید.
- ممکن است نیازی به موضوع کامل یک جمله نباشد. با این حال ، از اشتباهات دستوری رایج مانند اشتباه گرفتن "آنها" ، "آنها" ، "آنجا" یا "شما" و "خود" خودداری کنید.
مرحله 4. برای بررسی وضوح ، خطوط موضوعی خود را با صدای بلند بخوانید
بهترین راه برای اطمینان از اینکه خطوط موضوعی شما ساده ، مختصر و صحیح نوشته شده اند این است که آنها را با صدای بلند برای خودتان بخوانید. وقتی کلمات خود را می شنوید ، با اشتباهاتی روبرو می شوید که اگر آنها را به تازگی روی صفحه بررسی کرده اید ، متوجه آن نمی شوید.
اگر در مکان عمومی هستید ، کلمات را به آرامی زیر لب بخوانید
هشدارها
- خطوط معمولی موضوع ایمیل را با علامت تعجب تایپ نکنید !!! یا همه CAPS اعتبار خود را از دست خواهید داد
- هرگز جمله ای را که در محتوای ایمیل خود به پایان می برید در عنوان موضوع شروع نکنید. به عنوان مثال ، شما نمی خواهید در قسمت موضوع بنویسید: "از شما تقاضای لطفی می کنم که دوست دارم …" و سپس ایمیل را باز کنید: "تا جمعه انجام دهید".
