وقتی نوبت به ارسال ایمیل به خدمات مشتری می رسد ، ممکن است برخی از افراد احساس کنند گیر کرده اند. چگونه می توانید این حروف را به صورت ایمیل بسازید ، زیرا قبلاً روی کاغذ نوشته می شد؟ چه نوع قراردادها یا پروتکل هایی در مورد درخواست خدمات مشتری اعمال می شود؟ اگرچه این امر از نظر صنعت ، منطقه و فرهنگ متفاوت است ، اما برخی دستورالعمل های متداول برای اطمینان از موثر بودن ایمیل های خدمات مشتری وجود دارد.
مراحل
نمونه ایمیل
نمونه نامه تقدیر از مشتریان
پشتیبانی از wikiHow و همه نمونه ها را باز کنید.
قسمت 1 از 3: مرور وب سایت
مرحله 1. به دنبال پاسخ باشید
قبل از نشستن برای نوشتن ایمیل به بخش خدمات مشتری هر شرکت ، باید مطمئن شوید که پاسخ س questionال شما در وب سایت آنها وجود ندارد. بسیاری از شرکت ها در صفحات مختلف وب سایت خود ، معمولاً س FAالات متداول و صفحات پشتیبانی ، به سوالات متداول پاسخ می دهند.
معمولاً می توانید با پیمایش تا انتهای هر صفحه و کلیک روی پیوندی که می گوید "تماس با ما" یا "راهنما" یا "خدمات مشتری" به این بخش های وب سایت شرکت دسترسی پیدا کنید
مرحله 2. صفحه پشتیبانی مشتری را پیدا کنید
اگر پیوندی برای خدمات مشتری در پایین وب سایت آنها مشاهده نمی کنید ، ممکن است بتوانید از کادر جستجو استفاده کنید. اغلب یا فیلدی وجود دارد که می توانید در آن تایپ کنید یا نمادی از ذره بین در گوشه سمت راست بالای صفحه اصلی شرکت وجود دارد. عبارتهای جستجو مانند "خدمات مشتری" یا "مخاطب" را تایپ کرده و Enter را بزنید.
-
غالباً صفحه "تماس با ما" جایی است که شرکتها یک ایمیل برای ارائه نظرات یا شکایات مشتریان به آنها ارائه می دهند.
این صفحه را بررسی کنید تا مطمئن شوید که یک نسخه برای شما ایمیل می شود. در غیر این صورت ، آدرس وب سایت را برای استفاده در حساب ایمیل شخصی خود جستجو کنید تا بتوانید مکاتبات خود را ثبت کنید
مرحله 3. از نوار جستجو استفاده کنید
موردی را که در مورد آن سال دارید در همان نوار جستجو که برای یافتن آدرس ایمیل خدمات مشتری استفاده کرده اید جستجو کنید. با جستجوی مشکل یا س yourال خود از این طریق می توانید بدون نیاز به ارسال ایمیل ، پاسخ را فاش کنید.
- این امر برای ظاهر هوشمندانه و جلب توجه هنگام ارسال ایمیل ضروری است. اگر در مورد چیزی که قبلاً در وب سایت ظاهر شده است بنویسید ، تیم خدمات مشتری ممکن است شما را به عنوان یک مشتری سخت گیر و تنبل ببیند و بنابراین سودآور نیست.
- سوالات متداول را نیز بررسی کنید. بارها پاسخ س yourال شما قبلاً در قالب یک س Freال متداول پرسیده شده و منتشر شده است. به همین دلیل است که بسیاری از وب سایت ها چنین صفحه ای دارند: به حداقل رساندن ایمیل های خدمات مشتری.
مرحله 4. خط مشی شرکت را مرور کنید
اگر پاسخی برای س yourال خود در نوار جستجو یا در قسمت سوالات متداول پیدا نکردید ، ممکن است بتوانید آن را در "درباره ما" یا صفحات خط مشی برگردانید. مجدداً به انتهای وب سایت بروید و پیوندهای موجود را مشاهده کنید. هر پیوندی را که ممکن است پاسخ سوال شما را شامل شود جستجو کنید: درباره ما ، فهرست ، کارت اعتباری ، در دسترس بودن محصول ، سیاست بازگشت ، سیاست حفظ حریم خصوصی ، شرایط استفاده و غیره.
حتی اگر در زیر یکی از این پیوندها پاسخی پیدا نکردید ، جستجوی آنها مفید است زیرا می توانید از اطلاعات اضافی خود در مورد شرکت برای به دست آوردن آنچه از آنها در ایمیل خود نیاز دارید استفاده کنید
قسمت 2 از 3: نوشتن ایمیل
مرحله 1. تصمیم بگیرید که آیا این یک ایمیل شکایت یا تقدیر است
همه ارتباطات ایمیل با پشتیبانی مشتری نباید شکایت یا س questionsال باشد. ممکن است بخواهید به سادگی از خدمات مشتری خوب آنها تشکر کنید. ایمیل های مثبتی از این دست به اندازه ایمیل هایی که سوالات خود را مطرح می کنند ، مورد استقبال اکثر شرکت ها قرار می گیرد.
حقیقت این است که گاهی اوقات ثبت شکایت با تماس تلفنی سریعتر و مستقیم تر از ایمیل است. ایمیل برای ارسال قدردانی یا پرسیدن س thatالی که نیازی به پاسخ فوری ندارد بسیار مناسب است ، اما اگر می خواهید مشکلی فوراً حل شود ، بهترین راه تماس گرفتن است
مرحله 2. یک خط موضوعی واضح بنویسید
خط موضوع خود را معنی دار و دقیق بیان کنید. شما می خواهید نماینده خدمات مشتری که به صندوق ورودی آنها نگاه می کند ابتدا به پیام شما توجه کند تا سریعتر پاسخ دهید. موضوع را کوتاه کنید ، حاوی خلاصه ای از ایمیل خود باشید و التماس کنید که باز شود.
به عنوان مثال: "سگ Chacos گارانتی مادام العمر من را جوید-نیاز به تعویض دارد"
مرحله 3. با یک سلام باز کنید
هنگامی که یک موضوع موضوعی را مشخص کردید ، گام بعدی استقبال از نماینده خدمات مشتری است. فقط وارد مشکل خود نشوید آیا از تماس تلفنی یا حضوری رد نمی کنید ، اینطور است؟ این می تواند به سادگی "تیم خدمات مشتری عزیز" باشد.
- سعی کنید نامی برای درج در سلام خود پیدا کنید. برخی از شرکت های کوچکتر ممکن است نام نمایندگان خدمات مشتری خود را ذکر کنند ، و استفاده از این می تواند شما را شخصی تر و مطلوب تر به نظر برساند.
- می توانید این تبریک را با کاما یا کولون به پایان برسانید. خدمات مشتری عزیز ، یا خدمات مشتری عزیز:
مرحله 4. شیوه های استاندارد نوشتن را رعایت کنید
با استفاده از نوع استاندارد احترام نماینده را حفظ کنید. از همه حروف بزرگ ، ترکیبی از حروف بزرگ و کوچک یا فونت های اسکریپت استفاده نکنید. فقط با استفاده از علائم نگارشی ، املا و حروف بزرگ تایپ کنید. این به ایمیل شما کمک می کند تا جدی گرفته شود.
مرحله 5. لحن مودبانه ای را حفظ کنید
حتی اگر در حال ثبت شکایت یا ابراز ناراحتی هستید ، لحن مودبانه ای داشته باشید. شما به عنوان یک مشتری ارزش بیشتری خواهید داشت و احتمالاً در قبال آن رفتار مودبانه تری خواهید داشت.
مرحله 6. خودتان را شناسایی کنید
پس از سلام و احوالپرسی به نماینده ، خودتان را معرفی کنید. نام خود را ارائه دهید و توضیح دهید که چه نوع مشتری هستید ، برای اولین بار یا تکراری. در هر دو مورد ، نماینده می خواهد تجارت شما را حفظ کند. اگر مربوط است ، موقعیت جغرافیایی خود را ذکر کنید (مانند محصول یا خدمات خارج از منزل).
مرحله 7. مشخص باشید
در ایمیل خود از زبان خاصی استفاده کنید. از به کار بردن اصطلاحات عمومی مانند "محصول من" خودداری کنید. در عوض ، جزئیات محصول و یا خدمات را توضیح دهید و بدانید چرا این مورد ارزش ایمیل زدن دارد. هرگونه رویداد مرتبط با آن را شرح دهید تا نماینده دقیقاً بداند مشکل چیست. ارائه این اطلاعات در ایمیل اولیه از مکالمه طولانی ایمیل جلوگیری می کند.
- در صورت موجود بودن از آدرس محصول استفاده کنید تا نماینده مرجع فوری توضیحات شما باشد.
- شناسه سفارش خود را نیز در ایمیل وارد کنید ، زیرا به هر حال اکثر نمایندگان از شما درخواست می کنند. این شماره شناسایی نحوه پیگیری و نگهداری سفارش شما در سیستم آنها است.
مرحله 8. س clearالات واضح بپرسید
به درستی در ایمیل خود برسید. دور بوته کتک نزنید هنگامی که به نماینده احوالپرسی کردید و خود را معرفی کردید ، یک پاراگراف جدید شروع کنید که با استفاده از زبان خاصی که در مرحله قبل ذکر شد ، دقیقاً آنچه را که در جریان است نشان دهد.
مستقیماً هرگونه امتیازاتی را که می خواهید درخواست کنید. ممکن است از درخواست آنها خجالت بکشید ، اما آن را در ایمیل خود کنار بگذارید. اگر در ازای یک محصول معیوب چیزی می خواهید ، بگویید
مرحله 9. پاراگراف های کوتاه بنویسید
مطمئن شوید که پاراگراف های شما کوتاه است. حفظ آنها در یک ، دو یا حداکثر سه جمله برای چشم راحت تر است. همچنین به نماینده اجازه می دهد تا ایمیل را برای اولویت بندی سریع اسکن کند ، و اگر ایمیل شما یک بلوک متنی باشد ، احتمالاً آن را به انتهای لیست پایین می آورند فقط به این دلیل که وقت ندارند بفهمند شما چه کاری انجام می دهید. دارد می گوید
مرحله 10. با یک امضای ساده ببندید
ایمیل را با یک جمله نهایی برای خلاصه کردن درخواست یا تعارف خود به پایان برسانید و سپس سلام کنید. ثبت نام با عنوان "با احترام" خوب عمل می کند ، اما می توانید سلام را کنار بگذارید و فقط امضای ایمیل خود را وارد کنید. همچنین می توانید با امضای "مشتاقانه منتظر پاسخ شما" یا چیزی در همین راستا ، فوریت خود را نشان دهید.
امضای ایمیل یک بلوک کوتاه از متن است که شامل نام ، شغل و اطلاعات تماس شما می شود. می توانید یک امضای ایمیل را در تنظیمات ارائه دهنده ایمیل خود قالب بندی کرده و تنظیم کنید تا به طور خودکار در پیام های جدید ظاهر شود
مرحله 11. پیوست ها را کنار بگذارید
سعی کنید هیچ سندی را به ایمیلی که برای اولین بار به شخصی ارسال می کنید ضمیمه نکنید. بسیاری از وب سایت ها دارای فیلترهای هرزنامه هستند که ایمیل ها را با پیوست هدف قرار می دهند ، بنابراین احتمال دارد ایمیل شما قبل از اینکه خوانده شود به سطل زباله منتقل شود.
- اگر در حال ارسال یک برنامه ایمیل به یک کار هستید و از شما خواسته می شود رزومه خود را به عنوان یک سند ورد ضمیمه کنید ، مطمئناً باید ضمیمه را وارد کنید.
- هیچ نام کاربری ، گذرواژه یا اطلاعات کارت اعتباری/پرداخت را نیز وارد نکنید.
مرحله 12. قبل از ارسال تصحیح کنید
پس از تکمیل ایمیل ، هیجان زده نشوید و هنوز دکمه ارسال را فشار دهید. شما باید این ایمیل را تصحیح کنید ، و مطمئن شوید که هیچ غلط املایی اشتباه در برتری کلمات شما تداخل ندارد. حتی اگر ایمیل را با استفاده از تلفن هوشمند هوشمند خود تایپ کرده اید ، برچسب "ارسال شده از آیفون من" به طور خودکار خطاهای گرامری و نگارشی را که باعث می شود کمتر حرفه ای به نظر برسید ، توجیه نمی کند.
مرحله 13. پیگیری کنید
اگر پس از چند روز پاسخی به ایمیل خود نشنیده اید ، به احتمال زیاد ایمیل در فیلتر هرزنامه گیر کرده یا به انتهای پشته منتقل شده است. یک ایمیل بفرستید و ایمیل قبلی خود را یادداشت کنید و بپرسید آیا اولین ایمیل شما دریافت شده است یا خیر.
قسمت 3 از 3: مودب بودن
مرحله 1. گرامر و املای مناسب را حفظ کنید
شاید متوجه آن نباشید ، اما بخشی از حفظ لحن مودبانه شامل استفاده از دستور زبان و املای خوب است. مراقبت از خود به وضوح نشان می دهد که شما به طرف مقابل احترام می گذارید و همچنین نشان می دهد که شما به طور کلی فردی مودب هستید.
مرحله 2. آموزش و دانش خود را نشان دهید
متظاهر نباشید ، اما اجازه دهید تحصیلات شما با استفاده از واژگان خوب پیشرفت کند. همچنین ، اگر وب سایت شرکت را بررسی کرده اید و کمی در مورد خط مشی های آنها یاد گرفته اید ، ذکر کنید که آنها را خوانده اید و هنوز نمی توانید پاسخی برای مشکل خود بیابید.
مرحله 3. از شوخی در اطراف خودداری کنید
اظهارات شوخ و شوخی جای خود را دارد و آن مکان در ایمیلی نیست که بخواهید جدی گرفته شود ، حداقل در اولین مکاتبات. چنین زبانی را می توان به عنوان نامناسب تفسیر کرد ، چیزی که می خواهید هنگام برخورد با هر کسب و کاری از آن اجتناب کنید.
هنگامی که با یک نماینده از طریق یک سری ایمیل ارتباط برقرار می کنید ، شوخی به راحتی پذیرفته و درک می شود
مرحله 4. خود را بدون تجاوز بیان کنید
حتی اگر از نحوه برخورد با یک محصول یا خدمات عصبانی باشید ، بیان آن در یک ایمیل به نتایج مورد نیاز شما نمی رسد. برقراری ارتباط با احترام و مودبانه بسیار فراتر از یک ایمیل پست یا تهاجمی است.
به خاطر داشته باشید که نمی توانید احساسات را از طریق متن به درستی بیان کنید. اگر آنقدر از مسئله خود ناراحت هستید که توجه فوری را می طلبید ، توسل به تماس تلفنی ممکن است مثرتر باشد
مرحله 5. وفاداری و قدردانی خود را ذکر کنید
در نهایت ، ذکر میزان وفاداری شما به یک شرکت و قدردانی از خدمات آنها در گذشته ، باعث می شود تا نمایندگان از ایمیل شما قدردانی کرده و سریعتر پاسخ دهند.
