ایمیل اشتراک دانش ، ایمیلی است که برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات ، به ویژه در محل کار یا محیط حرفه ای دیگر طراحی شده است. به اشتراک گذاری دانش یک راه عالی برای نشان دادن همکاران است که به آنها اهمیت می دهید و می خواهید آنچه را که می دانید با آنها در میان بگذارید ، به این امید که ممکن است در آینده به آنها کمک کند. همچنین می تواند به تقویت ارتباطات حرفه ای شما کمک کند. سعی کنید دانش خود را در به اشتراک گذاری ایمیل ها تا حد امکان واضح و قابل هضم قرار دهید. این امر درک و جذب آنها را برای دیگران آسان می کند.
مراحل
روش 1 از 2: نوشتن ایمیل خود
مرحله 1. هدف ایمیل خود را به طور واضح و مختصر در عنوان موضوع ذکر کنید
یک عنوان موضوعی بنویسید که به مخاطبان شما یک پیش نمایش واضح از آنچه در هنگام باز کردن ایمیل شما انتظار دارند ، ارائه دهد. سعی کنید طول خط موضوع را حدود 7 کلمه نگه دارید.
- به عنوان مثال ، اگر می خواهید اطلاعاتی را که هنگام شرکت در یک کنفرانس کد نویسی به دست آورده اید به اشتراک بگذارید ، می توانید عنوان موضوع را مانند "نکات کلیدی از کنفرانس برنامه نویسان میامی 2020" قرار دهید.
- ایمیل هایی با خطوط موضوعی مبهم یا بیش از حد طولانی بسیار کمتر باز می شوند. از خطوط موضوعی کوتاه فقط 1-2 کلمه که به طور م stateثر در مورد ایمیل صحبت نمی کنند ، خودداری کنید.
نکته: اگر می خواهید مردم ایمیل اشتراک گذاری دانش شما را در یک بازه زمانی مشخص بخوانند ، یک تاریخ را در عنوان موضوع درج کنید. به عنوان مثال ، می توانید "پیشرفت های صنعت برای بحث در جلسه 2 آگوست" را قرار دهید.
مرحله 2. ایمیل را با سلامی که برای مخاطبان خاص شما ارسال می شود شروع کنید
در مورد مخاطبی که قصد دارید ایمیل اشتراک گذاری دانش خود را برای آنها ارسال کنید فکر کنید و یک سلام با درجه رسمی مناسب انتخاب کنید. سلام را شامل همه کسانی کنید که ایمیل را دریافت می کنند.
- به عنوان مثال ، اگر ایمیل را به تیم کوچکی از برنامه نویسان ارسال می کنید که از نزدیک با آنها کار می کنید و به خوبی آنها را می شناسید ، می توانید ایمیل را با چیزی فوق العاده معمولی و دوستانه شروع کنید:
- اگر در حال ارسال ایمیل اشتراک گذاری دانش به افراد بالاتر یا گروهی هستید که شامل افرادی است که شخصاً آنها را نمی شناسید ، ممکن است یک تبریک رسمی تر از جمله: "اعضای محترم هیئت مدیره" یا " صبح بخیر ، تیم بازاریابی."
- اگر فقط با 1 یا 2 نفر دانش را به اشتراک می گذارید ، می توانید آنها را با نام خود در پیام تبریک ایمیل خود خطاب کنید.
- در صورت شک ، فقط می توانید از موارد عمومی مانند: "سلام ، همگی" یا "عصر بخیر" استفاده کنید.
مرحله 3. پیش زمینه یا زمینه کوتاهی را در ابتدای ایمیل بنویسید
شروع با یک پاراگراف کوتاه ، درست در زیر سلام ، که توضیح می دهد آنچه را که در ایمیل خود به اشتراک می گذارید. این به خوانندگان زمینه بیشتری برای آنچه می خواهند بخوانند نسبت به عنوان موضوع ارائه می دهد.
به عنوان مثال ، اگر در حال یادگیری از یک کنفرانس کد نویسی هستید ، می توانید چیزی شبیه به این را بنویسید: "هفته گذشته ، من این شانس را داشتم که در کنفرانس برنامه نویسان میامی در نسخه 2020 شرکت کنم. من می خواهم برخی از نکات مهم کنفرانس 2 روزه را که طی آن با هوش مصنوعی و روندهای کدگذاری 2021 آشنا شدیم ، با شما به اشتراک بگذارم. امیدوارم این دانش برای شما به اندازه من مفید و جالب باشد.. »
مرحله 4. قسمت اصلی ایمیل را به بخش هایی تقسیم کنید
نکات اصلی را که می خواهید به اشتراک بگذارید به بخش های منسجم تقسیم کنید ، بنابراین پیگیری و هضم آن آسان تر است. سرفصل هایی را در ابتدای هر بخش از اطلاعات قرار دهید تا مشخص شود که متن زیر درباره چیست. بخش های طولانی را به چند پاراگراف کوتاه تر تقسیم کنید تا اطلاعات را تقسیم کنید ، به جای اینکه یک سری اطلاعات را در 1 بلوک متن طولانی قرار دهید.
- مطمئن شوید که هر یک از پاراگراف های شما حاوی نکات مرتبط باشد. اگر فکر جدیدی را شروع می کنید ، نوشتن یک پاراگراف جدید را شروع کنید.
- به عنوان مثال ، اگر می خواهید آنچه را که در مورد هوش مصنوعی و روندهای کدگذاری در کنفرانسی که اخیراً در آن شرکت کرده اید آموخته اید ، به اشتراک بگذارید ، می توانید ایمیل خود را به این شکل تنظیم کنید: عنوان بخشی که می گوید: "به روز رسانی صنعت هوش مصنوعی" ، سپس چند پاراگراف بنویسید. در مورد این موضوع ، و به دنبال آن عنوان دیگری در بخش "برنامه نویسی روندها برای سال 2021" ، و چند پاراگراف دیگر.
مرحله 5. متن ایمیل را با یک پاراگراف خلاصه به پایان برسانید
یک پاراگراف کوتاه قبل از امضای خود بنویسید که برخی از اطلاعات اصلی ایمیل شما را تکرار کند. به خوانندگان خود اطلاع دهید که امیدوارید از دانش مشترک چه چیزی به دست آورند و هرگونه اقدامی مربوطه را شامل شوند.
- به عنوان مثال ، می توانید چیزی شبیه به این را بگویید: "همانطور که می بینید ، بسیاری از پیشرفتهای هیجان انگیز جدید در زمینه هوش مصنوعی در ارتباط با بازاریابی وجود دارد و برخی از گرایشهای برنامه نویسی جالب توجه در سال 2021 وجود دارد. امیدوارم این اطلاعات را به کار بگیرید. به پروژه های توسعه ای خود فکر کنیم و در مورد راه هایی که می توانیم محصولات خود را در سال آینده بهبود بخشیم فکر کنیم."
- یک مثال از یک مورد اقدام می تواند چیزی شبیه به این باشد: "بیایید برنامه ریزی کنیم تا برخی از افکار خود را در مورد همه این اطلاعات در جلسه روز جمعه به اشتراک بگذاریم. لطفاً با حداقل 1 نکته آماده بحث باشید."
مرحله 6. ایمیل خود را با یک علامت خاموش و سپس نام و عنوان خود به پایان برسانید
نشانه ای را انتخاب کنید که مختصر و دوستانه با سطح رسمی مناسب برای مخاطبان شما باشد. نام و عنوان خود را در انتها وارد کنید ، بنابراین مردم دقیقاً می دانند که ایمیل هایی که به تازگی خوانده اند از چه کسانی است ، این امر بسیار مهم است اگر شما شخصاً تمام اعضای مخاطبان خود را نمی شناسید.
- نمونه هایی از خاموش شدن علامت های گاه به گاه که تقریباً برای هر ایمیلی کار می کنند عبارتند از: "متشکرم" ، "با احترام" و "بهترین ها".
- برخی از علائم رسمی تر عبارتند از: "با احترام" و "با احترام از شما".
- برخی از ایده ها برای خاموش کردن حتی بیشتر عادی ، که ممکن است از آنها برای ارسال نامه ای به افرادی که هر روز با آنها کار می کنید یا ملاقات می کنید استفاده کنید ، عبارتند از: "فردا همه شما را می بینیم" و "سلام"
- اگر دانش خود را خارج از سازمان خود به اشتراک می گذارید ، نام سازمان خود را نیز پس از نام و عنوان خود وارد کنید تا مردم بدانند از کجا آنها را می نویسید.
روش 2 از 2: دوست داشتن ایمیل خود را
مرحله 1. ایمیل خود را تا حد ممکن کوتاه نگه دارید
سعی کنید تا جایی که ممکن است تمام اطلاعاتی را که می خواهید به اشتراک بگذارید وارد کنید. هرچه مدت زمان ایمیل شما بیشتر باشد ، احتمال اینکه افرادی که می خواهید اطلاعات خود را با آنها به اشتراک بگذارید کمتر است که کل مقاله را بخوانند.
- اگر درباره موضوعی پیچیده می نویسید ، همیشه می توانید پیوندهایی را به منابع خارجی یا پیوست ها اضافه کنید تا اطلاعات دقیق تری ارائه دهید. به این ترتیب ، کسانی که به آنچه شما به اشتراک می گذارید علاقه مند هستند ، می توانند عمیق تر به موضوع بپردازند.
- هیچ قانون مشخصی برای مدت زمان ارسال ایمیل برای اشتراک گذاری دانش وجود ندارد و بستگی زیادی به نوع اطلاعاتی که به اشتراک می گذارید و پیچیدگی موضوع بستگی دارد. یک قاعده خوب این است که بیش از زمانی که خودتان می خواهید بخوانید ، ایمیل ننویسید.
مرحله 2. اطلاعات مهم را با نقاط گلوله یا لیست شماره گذاری شده برجسته کنید
بخش های کلیدی اطلاعات پاراگراف های متنی خود را در نقاط گلوله یا لیست های شماره گذاری شده تکرار کنید. این به تکرار اطلاعاتی که به اشتراک می گذارید کمک می کند و به خوانندگان چیزی می دهد که به سرعت آنها را بررسی کنند تا برخی از نکات اصلی ایمیل شما را دریافت کنند.
به عنوان مثال ، می توانید فهرستی با عنوان "5 گرایش بازاریابی برتر 2021" تهیه کنید و روندهای 1-5 را در لیست شماره گذاری شده در زیر آن بنویسید. خوانندگان به راحتی می توانند ببینند روندها چیست ، سپس اگر می خواهند اطلاعات عمیق تری داشته باشند ، متن ایمیل شما را بخوانند
مرحله 3. تا حد امکان از زبان ساده و قابل فهم استفاده کنید
از واژه ها و اصطلاحات بزرگ برای توضیح نکات خود اجتناب کنید مگر اینکه به طور کامل نیاز داشته باشید. این کار خواندن و درک ایمیل شما را برای مخاطبان بیشتری که احتمالاً به اندازه شما با موضوعی که در مورد آن می نویسید آشنا نیستند بسیار آسان تر می کند.
هنگام انتخاب زبان مورد استفاده ، مخاطبان خود را نیز در نظر بگیرید. به عنوان مثال ، اگر برای گروه کوچکی از برنامه نویسان نامه می نویسید ، احتمالاً می توانید با استفاده از اصطلاحات کدگذاری بیشتر در ایمیل خود نسبت به مواردی که برای مخاطبان متنوع می نویسید ، استفاده نکنید
نکته: اگر برای توضیح نکته ای کاملاً نیاز به استفاده از کلمه ای دارید که مردم نمی دانند ، اولین باری که از این کلمه در محتوای ایمیل خود استفاده می کنید ، یک تعریف ارائه دهید.
مرحله 4. با لحن حرفه ای بنویسید
مودب باشید ، از دستور زبان و علائم نگارشی مناسب استفاده کنید و کلمات خود را با دقت انتخاب کنید. از نوشتن با لحن گاه به گاه خودداری کنید و از زبان عامیانه یا غیرحرفه ای استفاده نکنید. این به شما کمک می کند تا در زمینه ای که اطلاعات را در مورد آن به اشتراک می گذارید ، حرفه ای و آگاه باشید.
- به عنوان مثال ، کلمات را با همه کلمات ننویسید و از علامت تعجب کم استفاده کنید ، بنابراین با مخاطب خود فریاد نمی کنید.
- از کلمات عامیانه یا عباراتی مانند "yo" ، "what's up" ، یا "y'all" برای ذکر چند مورد استفاده نکنید.
مرحله 5. به فونت های استاندارد ، کاراکترها و قالب بندی ایمیل پایبند باشید
از فونت یا کاراکتر خاصی که برخی سیستم ها ندارند استفاده نکنید. از یک فونت سیستم استاندارد که در سرور ایمیل شما تعبیه شده است استفاده کنید ، از نویسه هایی که روی صفحه کلید استاندارد هستند استفاده کنید و با قالب بندی پیش فرض ایمیل خود مشکلی نداشته باشید.
این امر باعث می شود تقریباً هرکسی که ایمیل شما را در رایانه ای دیگر یا از طریق سرور ایمیل متفاوت دریافت می کند ، دقیقاً همان چیزی را ببیند که هنگام نوشتن ایمیل خود مشاهده کرده اید
نکات
- هنگام نوشتن یک ایمیل اشتراک گذاری دانش ، همیشه مخاطبان خود را در نظر بگیرید. این به شما کمک می کند تا سطح رسمی بودن ، لحن و زبان مورد استفاده را تعیین کنید.
- اطمینان حاصل کنید که در حال ارسال ایمیل اشتراک گذاری دانش برای افرادی هستید که بیشترین سود را از آن خواهند برد. به عنوان مثال ، یک برنامه نویس ممکن است به روندها و پیشرفتهای صنعت بازاریابی علاقه ای نداشته باشد ، اما کسی که در خدمات مشتری است ممکن است.
- قبل از نوشتن ایمیل اشتراک گذاری دانش ، از خود بپرسید که آیا این بهترین راه برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات است. در برخی موارد ، ممکن است تصمیم بگیرید که ملاقات حضوری یا ارائه ویدئو کنفرانس م moreثرتر است.
- قبل از نوشتن ایمیل خود ، یک طرح کلی از آنچه می خواهید به اشتراک بگذارید ایجاد کنید. به عنوان مثال ، اگر می خواهید برخی از تکنیک های بازاریابی را که در وبیناری که رفتید یاد گرفته اید به اشتراک بگذارید ، ممکن است نکات اصلی مانند "تکنیک های جدید SEO" ، "استراتژی های بازاریابی ایمیلی" و "بهترین شیوه های بازاریابی محتوا" را بنویسید.
هشدارها
- اطمینان حاصل کنید که زبانی که در ایمیل خود استفاده می کنید برای همه مخاطبان شما قابل درک باشد. به عنوان مثال ، اگر برای کل شرکت خود نامه می نویسید ، از چند اصطلاح برنامه نویسی استفاده نکنید.
- همیشه قبل از ارسال ایمیل های خود ، آنها را تصحیح و املایی کنید. اگر ایمیل شما دارای خطا باشد ، بعنوان منبع قابل اعتماد برای اطلاعات شناخته نخواهید شد.
