هنگام کار با صفحه گسترده Microsoft Excel با داده های زیاد ، احتمالاً با ورودی های تکراری روبرو خواهید شد. ویژگی قالب بندی مشروط مایکروسافت دقیقاً مکان تکراری را به شما نشان می دهد ، در حالی که ویژگی Remove Duplicates آنها را برای شما حذف می کند. مشاهده و حذف موارد تکراری اطمینان حاصل می کند که اطلاعات و ارائه شما تا حد ممکن دقیق است.
مراحل
روش 1 از 2: استفاده از قالب بندی شرطی
مرحله 1. فایل اصلی خود را باز کنید
اولین کاری که باید انجام دهید این است که همه داده هایی را که می خواهید برای تکراری مورد بررسی قرار گیرند انتخاب کنید.
مرحله 2. روی سلول در گوشه سمت چپ بالای گروه داده خود کلیک کنید
این مرحله انتخاب را آغاز می کند.
مرحله 3. کلید ift Shift را نگه دارید و روی سلول نهایی کلیک کنید
توجه داشته باشید که سلول نهایی باید در گوشه سمت راست پایین گروه داده شما باشد. با این کار همه داده های شما انتخاب می شوند.
می توانید این کار را به هر ترتیب انجام دهید (به عنوان مثال ، ابتدا روی کادر سمت راست پایین کلیک کنید ، سپس از آنجا برجسته کنید)
مرحله 4. روی "قالب بندی شرطی" کلیک کنید
" می توانید آن را در برگه/روبان نوار ابزار "صفحه اصلی" (در بسیاری موارد ، در بخش "سبک ها") پیدا کنید. با کلیک روی آن ، یک منوی کشویی ظاهر می شود.
مرحله 5. "Highlight Cells Rules" ، سپس "Duplicate Values" را انتخاب کنید
" هنگام انجام این کار ، مطمئن شوید که داده های شما هنوز برجسته است. با این کار پنجره ای با گزینه های سفارشی سازی در منوی کشویی دیگر باز می شود.
مرحله 6. از منوی کشویی "Duplicate Values" را انتخاب کنید
اگر می خواهید همه مقادیر منحصر به فرد را نمایش دهید ، می توانید به جای آن "Unique" را انتخاب کنید
مرحله 7. رنگ برجسته خود را انتخاب کنید
رنگ برجسته ، موارد تکراری را مشخص می کند. پیش فرض قرمز روشن با متن قرمز تیره است.
مرحله 8. برای مشاهده نتایج ، روی "تأیید" کلیک کنید
مرحله 9. یک کادر تکراری را انتخاب کرده و Delete را فشار دهید تا حذف شود
اگر هر قطعه داده چیزی را نشان دهد (به عنوان مثال ، یک نظرسنجی) ، نمی خواهید این مقادیر را حذف کنید.
هنگامی که یک نسخه تکراری را حذف می کنید ، ارزش شریک آن برجستگی خود را از دست می دهد
مرحله 10. دوباره روی "Conditional Formatting" کلیک کنید
این که آیا موارد تکراری خود را حذف کرده اید یا خیر ، قبل از خروج از سند ، باید قالب بندی برجسته را حذف کنید.
مرحله 11. برای پاک کردن قالب بندی ، "Clear Rules" ، سپس "Clear Rules from Allire Sheet" را انتخاب کنید
با این کار برجسته سازی در مورد موارد تکراری که حذف نکرده اید حذف می شود.
اگر چندین بخش از صفحه گسترده خود را قالب بندی کرده اید ، می توانید یک منطقه خاص را انتخاب کرده و روی "پاک کردن قوانین از سلول های انتخاب شده" کلیک کنید تا برجسته سازی آنها حذف شود
مرحله 12. تغییرات سند خود را ذخیره کنید
اگر از ویرایش های خود راضی هستید ، موارد تکراری را با موفقیت در Excel پیدا کرده و حذف کرده اید!
روش 2 از 2: با استفاده از ویژگی Excel حذف موارد تکراری
مرحله 1. فایل اصلی خود را باز کنید
اولین کاری که باید انجام دهید این است که همه داده هایی را که می خواهید برای موارد تکراری مورد بررسی قرار گیرند انتخاب کنید.
مرحله 2. روی سلول در گوشه سمت چپ بالای گروه داده خود کلیک کنید
این مرحله انتخاب را آغاز می کند.
مرحله 3. کلید ift Shift را نگه دارید و روی سلول نهایی کلیک کنید
سلول نهایی در گوشه سمت راست پایین گروه داده شما قرار دارد. با این کار همه داده های شما انتخاب می شوند.
می توانید این کار را به هر ترتیب انجام دهید (به عنوان مثال ، ابتدا روی کادر سمت راست پایین کلیک کنید ، سپس از آنجا برجسته کنید)
مرحله 4. روی برگه "Data" در قسمت بالای صفحه کلیک کنید
مرحله 5. بخش "Data Tools" نوار ابزار را پیدا کنید
این بخش شامل ابزارهایی برای دستکاری داده های انتخابی شما ، از جمله ویژگی "حذف موارد تکراری" است.
مرحله 6. روی "حذف موارد تکراری" کلیک کنید
" با این کار پنجره سفارشی سازی ظاهر می شود.
مرحله 7. روی "انتخاب همه" کلیک کنید
" این امر تأیید می کند که همه ستون های شما انتخاب شده اند.
مرحله 8. هر ستونی را که مایل به استفاده از این ابزار هستید بررسی کنید
تنظیمات پیش فرض همه ستون ها را بررسی کرده است.
مرحله 9. در صورت وجود روی گزینه "My data has headers" کلیک کنید
این باعث می شود که برنامه اولین ورودی در هر ستون را به عنوان یک عنوان برچسب گذاری کند و آنها را از فرایند حذف خارج کند.
مرحله 10. برای حذف موارد تکراری روی "OK" کلیک کنید
هنگامی که از گزینه های خود راضی هستید ، روی "OK" کلیک کنید. با این کار هر مقدار تکراری از انتخاب شما حذف می شود.
اگر برنامه به شما می گوید که هیچ مورد تکراری وجود ندارد-به خصوص اگر می دانید که وجود دارد-سعی کنید چک را در کنار ستون های جداگانه در پنجره "حذف موارد تکراری" قرار دهید. اسکن هر ستون به صورت تک تک خطاهای اینجا را برطرف می کند
مرحله 11. تغییرات سند خود را ذخیره کنید
اگر از ویرایش های خود راضی هستید ، با موفقیت موارد تکراری را در Excel حذف کرده اید!
نکات
- همچنین می توانید با نصب یک برنامه افزودنی شخص ثالث ، مقادیر تکراری را شناسایی کنید. برخی از این ابزارها ویژگی قالب بندی مشروط Excel را افزایش می دهند تا بتوانید از چندین رنگ برای شناسایی مقادیر تکراری استفاده کنید.
- هنگام مرور لیست های حضور ، فهرست آدرس ها یا اسناد مشابه ، حذف موارد تکراری مفید است.
