ATTN یک شکل کوتاه از کلمه "توجه" است و معمولاً در ایمیل ها و مکاتبات کتبی برای نشان دادن گیرنده مورد نظر استفاده می شود. بهترین روش استفاده از ATTN در نامه نگاری ایمیل این است که در قسمت موضوع ذکر شود. از این طریق مشخص است که پیام برای چه کسانی است و به احتمال زیاد ایمیل شما توسط گیرنده صحیح خوانده می شود.
مراحل
روش 1 از 3: افزودن ATTN به ایمیل
مرحله 1. خط موضوع را با ATTN شروع کنید
در برخی موارد ، مانند درخواست شغل ، ممکن است فقط یک ایمیل عمومی برای یک شرکت داشته باشید ، اما می خواهید توجه شخص یا بخش خاصی را جلب کنید. بهترین راه برای انجام این کار این است که در عنوان موضوع "ATTN: John Smith" بنویسید.
متناوبا ، اگر هیچ نامی نمی دانید ، می توانید "ATTN: Hiring Manager" یا "ATTN: بخش بازاریابی" را بنویسید
مرحله 2. سایر اطلاعات مربوطه را در عنوان موضوع وارد کنید
همراه با جلب توجه شخص یا گروه خاصی از افراد ، باید چند جزئیات مهم در مورد محتوای ایمیل خود را نیز وارد کنید. این امر آن را مرتبط تر می کند و احتمالاً سریعتر باز و خوانده می شود.
به عنوان مثال ، می توانید بگویید "ATTN: جان اسمیت دوباره: موقعیت علامت گذاری محتوا"
مرحله 3. وقتی عنوان موضوع پر شد ، متن ایمیل را با ATTN شروع کنید
همچنین می توانید یک پیام ATTN را در متن ایمیل یا در سند پیوست وارد کنید. به این ترتیب شما هنوز در حال برقراری ارتباط با افرادی هستید که پیام برای آنها در نظر گرفته شده است و می توانید از عنوان موضوع فقط برای نشان دادن هدف ایمیل استفاده کنید. این ممکن است زمانی ضروری باشد که به یک ایمیل پاسخ می دهید و موضوع موضوع قبلاً ایجاد شده است.
- به عنوان مثال ، می توانید متن ایمیل را با گفتن "ATTN: Sandeep Kumar" شروع کنید
- ممکن است بخواهید نشانگر ATTN را هم در قسمت موضوع و هم در متن ایمیل وارد کنید.
روش 2 از 3: تعیین زمان استفاده از ATTN در ایمیل ها
مرحله 1. هنگامی که آدرس ایمیل گیرنده مورد نظر را ندارید از ATTN استفاده کنید
اگر آدرس ایمیل مستقیم شخص یا دپارتمان مورد نیاز خود را نمی دانید ، می توانید یک ایمیل به آدرس تماس ارائه شده در وب سایت شرکت ارسال کنید. سپس ، باید در خط موضوع ، با استفاده از ATTN ، پیام را به چه کسی نشان دهید.
مرحله 2. ATTN را در ارتباطات داخلی قرار دهید
هنگام نوشتن یک یادداشت داخلی که ممکن است مربوط به تعدادی از افراد در بخش یا گروه شما باشد ، اما نیاز به توجه مستقیم یک یا دو نفر دارد ، از ATTN استفاده کنید. به این ترتیب شما هنوز همه را مطلع می کنید ، اما همچنین در اولویت قرار دادن افرادی هستید که پیام مستقیماً با آنها صحبت می کند.
شما می توانید "ATTN: Mary Smith re: اهداف فروش" را بنویسید اما پیام را به کل تیم فروش ارسال کنید
مرحله 3. نشان دهید که ایمیل شما با استفاده از ATTN مهم است
همچنین می توانید با استفاده از کلمه اختصاری ATTN در خط موضوعی خود نشان دهید که چیزی نیاز به توجه فوری دارد. به عنوان مثال ، می توانید بنویسید "صورتحساب حقوق و دستمزد نیاز به ATTN فوری دارد."
روش 3 از 3: اطمینان از اینکه ایمیل های شما مورد توجه قرار می گیرند
مرحله 1. شامل یک خط موضوع
هنگام ارسال ایمیل ، بسیار مهم است که همیشه یک موضوع را درج کنید. این فرصتی است برای شما که ایمیل خود را برجسته کرده و همچنین جزئیاتی در مورد محتوای ایمیل ارائه دهید. ایمیلی که شامل عنوان موضوع نباشد به احتمال زیاد حذف می شود یا در صندوق ورودی گم می شود ، یا باعث تحریک گیرنده می شود زیرا مجبور می شوند ایمیل را باز کنند تا دریابند در مورد چیست.
مرحله 2. خط موضوع را کوتاه نگه دارید
بیشتر صندوق های ورودی ایمیل فقط حدود 60 کاراکتر را از خط موضوع نشان می دهد و یک تلفن همراه فقط حدود 25 تا 30 نویسه را نشان می دهد. در نتیجه ، باید موضوع را کوتاه نگه دارید و ابتدا مهمترین اطلاعات را بنویسید.
فرم های کوتاه مانند "ATTN" و "RE" گنجاندن اطلاعات بیشتر در موضوع را آسان تر می کند
مرحله 3. چیزی جذاب بنویسید
صندوق ورودی اغلب مملو از هرزنامه ها و مطالب تبلیغاتی است و بسیاری از افراد قبل از باز شدن ایمیل ها آنها را حذف می کنند. اگر به شخصی که مستقیماً او را نمی شناسید ایمیل می زنید ، مهم است که ایمیل شما برجسته شود. با نوشتن یک خط موضوعی جذاب و خلاقانه می توانید توجه مخاطبین را جلب کنید.
- اگر با کسی که او را تحسین می کنید تماس بگیرید ، اما هرگز شخصاً ملاقات نکرده اید ، می توانید بنویسید "من چیزی از شما نمی خواهم". به عنوان مثال ، این می تواند نویسنده مورد علاقه یا شخصی باشد که در صنعت خود به دنبال او هستید.
- از طرف دیگر ، می توانید بگویید "با گسترش پایگاه مشتری خود پول بیشتری کسب کنید". اگر به دنبال ایجاد روابط تجاری هستید و می خواهید ایمیل های شما باز شوند ، این مفید خواهد بود.
مرحله 4. شامل جزئیات مهم
بسیار مهم است که همیشه اطلاعات مهمی در مورد محتوای ایمیل درج کنید. اگر در حال ارسال نامه ای به یک همکار در مورد پروژه هستید ، حتماً عنوان پروژه را در قسمت موضوع قرار دهید. به این ترتیب همکار شما می داند در مورد چیست و می تواند در صورت لزوم آن را اولویت بندی کند.
- همچنین می توانید چیزی مانند "پاسخ مورد نیاز است" را بیان کنید. این امر به احتمال زیاد ایمیل شما را در اولویت قرار می دهد.
- متناوبا ، نوشتن "سوال سریع دوباره: جلسه ناهار" احتمالاً مورد توجه قرار می گیرد زیرا نشان می دهد که پاسخ آسانی خواهد بود.
