ایمیل یک نوع رایج ارتباط است و دانستن نحوه معرفی خود به دیگران در ایمیل می تواند به شغل شما و تلاش های شبکه کمک کند. نوشتن یک ایمیل مقدماتی واضح و شفاف ، شانس این را افزایش می دهد که گیرنده شما برای خواندن آن و تعامل با شما وقت بگذارد. از برخی از اشتباهات رایج اجتناب کنید تا مطمئن شوید از دیگران متمایز شده اید.
مراحل
روش 1 از 3: شروع قوی
مرحله 1. خط موضوع خود را روشن کنید
گیرنده شما باید قبل از اینکه ایمیل را باز کند ، ایده خوبی در مورد آن داشته باشد. آن را نیز کوتاه نگه دارید ؛ یک موضوع طولانی می تواند دست و پا گیر باشد. برای یک ایمیل مقدماتی ، معمولاً نوشتن "معرفی - نام شما" کاملاً قابل قبول است.
دستگاه های تلفن همراه معمولاً فقط حدود 25-30 کاراکتر موضوع را نشان می دهند ، بنابراین آن را کوتاه نگه دارید
نکته:
ابتدا موضوع موضوع را بنویسید! یک اشتباه رایج این است که عنوان موضوع را برای آخرین بار ذخیره کنید ، که می تواند به کلی فراموش کردن نوشتن آن منجر شود.
مرحله 2. با یک سلام تجاری باز کنید
با "سلام" یا "سلام" شروع نکنید. وقتی شخص را شناختید ، می توانید از چنین سلامی استفاده کنید. کار خود را با یک سلام تجاری حرفه ای شروع کنید. از به کار بردن نام گیرنده در سلام خودداری کنید.
- "خانم/خانم/خانم عزیز" - اگر در مورد وضعیت تاهل زنی که به آن ایمیل می کنید مطمئن نیستید ، همیشه باید از "خانم" به طور پیش فرض استفاده کنید. چون کمتر متکبر است
- "ممکن است مربوط به چه کسی باشد" - این مورد فقط در صورتی استفاده می شود که مطمئن نیستید چه کسی پیام را دریافت می کند.
مرحله 3. خودتان را معرفی کنید
اولین جمله شما باید خود را به گیرنده معرفی کند. این به آنها اجازه می دهد تا یک نام را با بقیه پیام ایمیل مرتبط کنند.
- "اسم من هست…"
- در صورت لزوم عنوان خود را بنویسید اگر چندین عنوان دارید ، همه آنها را فهرست نکنید ، فقط مهمترین یا مرتبط ترین آنها.
روش 2 از 3: مختصر نگه داشتن آن
مرحله 1. نحوه دریافت آدرس ایمیل گیرنده را توضیح دهید
به گیرنده اطلاع دهید که چگونه از اطلاعات تماس وی مطلع شده اید. این به شما نشان می دهد که برای رسیدن به آنها از کانال های مناسب عبور کرده اید.
- "مدیر دفتر شما مرا به این آدرس ایمیل راهنمایی کرد"
- "این آدرس ایمیل را در وب سایت شما پیدا کردم"
- "فلانی گفت که باید با شما تماس بگیرم"
مرحله 2. درباره آخرین باری که ملاقات کرده اید (در صورت وجود) صحبت کنید
دویدن با حافظه شخص می تواند منجر به تعامل بیشتر شود.
- "ما هفته گذشته در کنفرانس به طور مختصر صحبت کردیم"
- "دیروز تلفنی صحبت کردیم"
- "من ارائه شما را در … دیدم"
مرحله 3. منافع مشترک را به اشتراک بگذارید
این می تواند به شما در برقراری ارتباط با گیرنده کمک کند و ایمیل های کسب و کار شما را خیلی سرد جلوه ندهد. به منظور تعیین علایق متقابل ، ممکن است لازم باشد کمی درباره گیرنده تحقیق کنید. زمینه های تحقیقاتی احتمالی شامل فیس بوک ، توییتر و LinkedIn است.
- اطمینان حاصل کنید که شخص را از کجا متوجه این علاقه متقابل شده اید ، در غیر این صورت شما به عنوان یک فرد تعقیب کننده ظاهر خواهید شد.
- در صورت امکان ، سعی کنید منافع متقابل مربوط به شغل را حفظ کنید ، مانند چیزی در زمینه کاری خود یا اشتیاق حرفه ای که هر دوی شما با آن مشترک هستید.
مرحله 4. دلیل تماس خود را بیان کنید
زیاد منتظر نمانید تا به اصل مطلب برسید. هیچ کس نمی خواهد ایمیلی را که چندین پاراگراف است بخواند تا مدتها قبل از اینکه چیزی شبیه به نقطه ظاهر شود. به طور واضح و واضح توضیح دهید که چه می خواهید و چرا در این مورد با آن شخص تماس می گیرید. اگر از مشاوره می خواهید یا درخواست دیگری دارید ، مطمئن شوید که قابل مدیریت است ، به خصوص اگر این اولین تماس شما باشد.
- "من علاقه مند هستم در مورد چیزهای بیشتری بدانم …"
- "من می خواهم زمانی با شما ملاقات کنم تا در مورد آن بحث کنیم …"
- "من نظر شما را در مورد…"
مرحله 5. ایمیل خود را بر روی یک موضوع متمرکز کنید
اجازه دادن به پیچاندن ایمیل شما می تواند باعث شود علاقه گیرنده شما از بین برود یا دلیل ارسال ایمیل شما را در وهله اول فراموش کند.
نکته:
فقط یک ایمیل در ایمیل خود از گیرنده بپرسید.
روش 3 از 3: امضا کردن
مرحله 1. از گیرنده برای وقت خود تشکر کنید
هیچ کس دوست ندارد تمام ایمیل های خود را مرور کند ، بنابراین مطمئن شوید که از گیرنده خود برای وقت گذاشتن برای خواندن ایمیل خود تشکر کنید. این احترام ساده ، روحیه دریافت کنندگان شما را تا حد زیادی بهبود می بخشد و شانس دریافت پاسخ را افزایش می دهد.
- "من از اینکه وقت می گذارید و این ایمیل را می خوانید اختصاص می دهید."
- "از اینکه برای خواندن این مطلب از برنامه خود وقت گذاشتید متشکرم."
مرحله 2. دعوت به عمل
از گیرنده بخواهید برای شما نامه بنویسد ، تماس بگیرید ، در مورد پیشنهاد خود یا هر چیز دیگری فکر کنید تا او را درگیر کنید. پرسیدن س isال یکی دیگر از راه های عالی برای افزایش تعامل است.
- "وقتی وقت آزاد دارید با من تماس بگیرید"
- "بیایید به زودی برای ناهار ملاقات کنیم"
- "نظر شما در مورد چیست؟…"
- "منتظر پاسخ شما هستم"
مرحله 3. ایمیل را پایان دهید
هنگام پایان دادن به یک ایمیل حرفه ای ، مطمئن شوید که پایان شما سپاسگزار اما مختصر است. یک سلام ساده پایان ، ایمیل شما را حرفه ای نگه می دارد در حالی که هنوز قدردانی خود را ابراز می کنید.
- "خالصانه،"
- "متشکرم،"
- "سلام/احترام گرم"
- "بهترین،"
- از "واقعاً شما" ، "با احترام از شما" ، "به سلامتی!" ، "آرامش" ، "از توجه شما متشکرم" خودداری کنید.
مرحله 4. امضای خود را درج کنید
اگر سرویس ایمیل خود را طوری تنظیم نکرده اید که شامل امضای شما باشد ، حتماً نام ، عنوان و اطلاعات تماس خود را به پایان برسانید. این قسمت را با پنج شماره تلفن ، دو آدرس ایمیل و سه وب سایت بیش از حد بار نکنید. آن را ساده نگه دارید تا گیرنده بهترین راه را برای ارتباط مجدد با شما بداند. از درج نقل قول ها در امضا خودداری کنید.
-
-
- جو اسمیت
- [email protected]
- (555)555-1234
- www.joesmithswebsite.com
-
مرحله 5. ایمیل را تصحیح کنید
قبل از کلیک روی دکمه "ارسال" ، کمی وقت بگذارید تا ایمیل خود را چند بار بخوانید و هرگونه خطایی را که در طول راه پیدا کردید تصحیح کنید. از آنجا که این ایمیل احتمالاً اولین تماس شما با گیرنده خواهد بود ، باید بهترین تأثیر ممکن را بگذارید. غلط املایی و اشتباهات دستوری به سرعت باعث می شود ایمیل شما بسیار حرفه ای به نظر برسد.
