اگر چیزی در مورد Google Docs شنیده اید ، ممکن است از ویژگی های اشتراک گذاری فوق العاده و ذخیره خودکار مفید آن مطلع باشید. اما اگر قبلاً هرگز Google Docs را باز نکرده اید ، تازه شروع به کار با هزاران گزینه ، الگوها و تنظیمات اشتراک گذاری بسیار سخت به نظر می رسد. با پیروی از این دستورالعمل های گام به گام ، می توانید در مدت زمان کوتاهی استاد Google Docs شوید!
مراحل
روش 1 از 6: درک Google Docs
مرحله 1. از سندنگار Google برای ایجاد اسناد مبتنی بر متن استفاده کنید
همانطور که از نامش پیداست ، Google Docs مکانی عالی برای نوشتن اسناد است همانطور که در سند مایکروسافت ورد. همچنین می توانید از Google Docs استفاده کنید تا اسناد خود را به راحتی با افراد دیگر به اشتراک بگذارید ، و همیشه به سندنگار Google خود دسترسی دارید زیرا آنها در ابر ذخیره می شوند ، نه در رایانه شما.
بهترین بخش این است که Google Docs کاملاً رایگان است-همه چیزهایی که برای ورود به آن نیاز دارید یک حساب Google است
مرحله 2. بر اساس سند خود ، از کدام الگو می خواهید استفاده کنید
Google Docs فقط صفحات خالی ندارد ؛ همچنین می توانید الگوهای نامه ، الگوهای رزومه ، پیشنهادات پروژه و چند مورد دیگر را انتخاب کنید. هر الگو دارای رنگ بندی و طرح بندی خاص خود است ، بنابراین بدون توجه به آنچه که انتخاب می کنید هرگز خسته نمی شوید.
می توانید چند الگوی مختلف را امتحان کنید تا الگویی را که دوست دارید مشاهده کنید
مرحله 3. اجازه دهید Google Docs سند شما را به صورت خودکار ذخیره کند
یکی دیگر از مزایای Google Docs این است که دکمه ذخیره وجود ندارد-رایانه شما این کار را برای شما انجام می دهد! هر بار که تغییری ایجاد می کنید ، سند شما در Google Drive شما ذخیره می شود ، بنابراین در صورت خرابی کامپیوتر نگران از دست دادن داده ها نباشید.
با نگاه کردن به بالا در گوشه سمت چپ ، می توانید ذخیره خودکار را مشاهده کنید. به شما اطلاع می دهد که چه زمانی سند ذخیره می شود و چه زمانی در Drive شما ذخیره می شود
روش 2 از 6: استفاده از رایانه
مرحله 1. در یک مرورگر وب به https://docs.google.com بروید
برای دسترسی به Google Docs ، از جمله Chrome ، Safari و Microsoft Edge ، می توانید از هر مرورگر وب Windows یا macOS استفاده کنید.
اگر حساب Google/Gmail ندارید ، قبل از دسترسی به Google Docs باید یک حساب ایجاد کنید
مرحله 2. با حساب Google خود وارد شوید
برای ورود به سیستم با نام و گذرواژه حساب Google/Gmail ، دستورالعمل های روی صفحه را دنبال کنید. این شما را به لیستی از اسنادی که باز کرده اید ، ویرایش کرده اید یا به نحوی دیگر روی آنها کار کرده اید می رساند. همچنین گزینه هایی برای ایجاد سند جدید در بالای صفحه مشاهده خواهید کرد.
مرحله 3. روی Blank + کلیک کنید تا یک سند خالی ایجاد شود
در قسمت بالا سمت چپ صفحه قرار دارد. این یک سند خالی ایجاد می کند که می توانید هرطور که می خواهید ویرایش کنید.
- اگر می خواهید سند جدیدی از الگو ایجاد کنید ، روی آن کلیک کنید گالری قالب در گوشه سمت راست بالای صفحه برای گسترش لیست ، سپس روی الگو کلیک کنید تا سند جدیدی ایجاد شود.
- گزینه های محبوب قالب (مانند از سرگیری و بروشور) در قسمت بالای مرکز صفحه ظاهر می شود.
مرحله 4. برای تغییر نام فایل روی سند بدون عنوان کلیک کنید
سند به طور پیش فرض "سند بدون عنوان" نامیده می شود. برای تغییر عنوان به چیزی غیر از "سند بدون عنوان" ، Del را فشار دهید تا متن حذف شود و سپس نام جدیدی برای سند خود تایپ کنید. برای ذخیره تغییرات ، ↵ Enter یا urn Return را فشار دهید.
- همچنین می توانید نام سند خود را در لیست فایل های Google Docs تغییر دهید. روی 3 نقطه در یک خط عمودی در سمت راست پایین فایل کلیک کنید ، سپس روی "تغییر نام" کلیک کنید.
- اکنون سند خود را ایجاد کرده اید! از اینجا می توانید سند خود را ویرایش ، به اشتراک بگذارید و ببندید.
مرحله 5. سند خود را ویرایش کنید
تا زمانی که به اینترنت متصل هستید ، Google Docs هنگام تایپ کردن ، کار شما را ذخیره می کند.
- از نوار ابزار بالای سند برای تنظیم اندازه فونت ، صورت ، رنگ و سبک استفاده کنید.
- برای تنظیم فاصله خطوط ، روی قالب بندی منو ، انتخاب کنید فاصله خطوط ، و سپس انتخاب کنید تنها, دو برابر ، یا گزینه دلخواه شما
- این قالب بندی منو همچنین دارای ابزارهایی برای افزودن ستون ، سرصفحه ، پاورقی ، سرصفحه و موارد دیگر است.
- برای درج تصویر ، جدول ، نمودار یا نویسه های خاص ، روی را کلیک کنید درج کنید منو را انتخاب کنید ، موردی را که می خواهید وارد کنید انتخاب کنید و سپس دستورالعمل های روی صفحه را دنبال کنید.
- برای تغییر سند خود به نمای افقی ، "File" را باز کرده سپس روی "Setup Page" کلیک کنید. از آنجا ، می توانید "منظره" یا "پرتره" را انتخاب کنید.
- Google Docs بر خطاهای احتمالی املایی تأکید می کند-برای مشاهده پیشنهادات روی یک کلمه زیر خط دار کلیک کنید ، سپس روی واژه ای که می خواهید استفاده کنید کلیک کنید. برای املای کل سند خود ، روی ابزارها و سپس Spelling را انتخاب کنید.
- اگر می خواهید نسخه ای از سند خود را بارگیری کنید ، روی را کلیک کنید فایل منو ، انتخاب کنید بارگیری به صورت ، و سپس یک قالب را انتخاب کنید.
مرحله 6. سند خود را به اشتراک بگذارید
اگر می خواهید سند همکاری مشترک با دیگران باشد ، می توانید آن را با یک فرد یا گروه به اشتراک بگذارید. در اینجا نحوه:
- روی آبی کلیک کنید اشتراک گذاری دکمه در گوشه سمت راست بالای صفحه.
- آدرس ایمیل افرادی را که می خواهید با آنها به اشتراک بگذارید ، با کاما از یکدیگر جدا کنید.
- روی نماد مداد در سمت راست کادر "افراد" کلیک کنید تا لیستی از مجوزها را مشاهده کنید (می تواند مشاهده کند, قابلیت ویرایش دارد, می تواند نظر بدهد) ، سپس گزینه ای را انتخاب کنید.
- کلیک پیشرفته در گوشه سمت راست پایین پنجره اشتراک گذاری برای مشاهده گزینه های بیشتر و اعمال تغییرات در صورت نیاز.
- کلیک ارسال برای ارسال پیوند به سند
مرحله 7. پس از اتمام کار ، از سند خارج شوید
روی نماد ورق آبی کاغذ در گوشه سمت چپ بالای صفحه کلیک کنید تا به لیست اسناد برگردید. این شما را به همه Google Docs باز می گرداند ، بنابراین می توانید یک سند موجود را باز کنید یا یک سند جدید ایجاد کنید.
مرحله 8. سند را در آینده ویرایش کنید
هنگامی که می خواهید روی سند کار کنید ، کافیست به https://docs.google.com بازگردید ، سپس روی نام سند در لیست فایلها کلیک کنید.
روش 3 از 6: استفاده از تلفن یا تبلت
مرحله 1. Google Docs را روی تلفن یا رایانه لوحی خود نصب کنید
اگر از iPhone یا iPad استفاده می کنید ، می توانید برنامه را از App Store بارگیری کنید. اگر اندروید دارید ، می توانید آن را از فروشگاه Play بارگیری کنید.
اگر حساب Google/Gmail ندارید ، قبل از دسترسی به Google Docs باید یک حساب ایجاد کنید
مرحله 2. Google Docs را باز کنید
این نماد کاغذ آبی رنگ (با برچسب "Docs") است که معمولاً در صفحه اصلی (iPhone/iPad) یا در کشوی برنامه (Android) یافت می شود. روی برنامه ضربه بزنید تا باز شود.
مرحله 3. روی +ضربه بزنید
در یک دایره در گوشه سمت راست پایین صفحه قرار دارد.
مرحله 4. روی سند جدید ضربه بزنید تا یک سند خالی ایجاد شود
اگر از Android استفاده می کنید ، این یک سند خالی جدید ایجاد می کند. اگر از iPhone یا iPad استفاده می کنید ، عنوان سند را وارد کرده و روی ضربه بزنید ایجاد کردن.
- اگر ترجیح می دهید از الگو استفاده کنید ، روی ضربه بزنید قالب را انتخاب کنید برای باز کردن مرورگر قالب ، سپس روی یک قالب ضربه بزنید تا سند با آن قالب ایجاد شود.
- اکنون شما Doc خود را ایجاد کرده اید! از اینجا می توانید سند خود را ویرایش ، تغییر نام دهید و به اشتراک بگذارید.
مرحله 5. سند خود را ویرایش کنید
تا زمانی که به اینترنت متصل هستید ، Google Docs هنگام تایپ کردن ، کار شما را ذخیره می کند.
- برای تنظیم تراز پاراگراف و/یا فاصله خطوط ، روی مکانی که می خواهید تغییر در آن آغاز شود ، دوبار ضربه بزنید ، روی نماد قالب (A با خطوط متعدد) ضربه بزنید ، را انتخاب کنید پاراگراف ، و سپس گزینه های خود را انتخاب کنید.
- برای تغییر حالت افقی ، روی 3 نقطه در گوشه بالا سمت راست کلیک کنید ، سپس "تنظیم صفحه" را فشار دهید. از اینجا می توانید "منظره" یا "پرتره" را انتخاب کنید.
- برای تغییر ظاهر متن خود ، روی قسمتی از متن دوبار ضربه بزنید تا نشانگرهای آبی ظاهر شوند ، سپس آنها را بکشید تا متنی را که می خواهید ویرایش کنید انتخاب کنید. روی نماد قالب (A با خطوط متعدد) ضربه بزنید ، را انتخاب کنید متن ، و سپس گزینه های مورد نظر خود را انتخاب کنید.
- وقتی در حالت چاپ هستید می توانید تصاویر ، سرصفحه ها ، پاورقی ها ، جداول ، شماره صفحات و موارد دیگر را وارد کنید. برای روشن کردن حالت چاپ ، روی سه نقطه در گوشه بالا سمت راست ضربه بزنید ، سپس گزینه "چاپ طرح بندی" را روی روشن لغزید. سپس ، روی مداد در گوشه پایین سمت راست ضربه بزنید تا به ویرایشگر برگردید ، روی ضربه بزنید + برای باز کردن منوی درج ، سپس موردی را که می خواهید وارد کنید انتخاب کنید.
مرحله 6. سند خود را به اشتراک بگذارید
اگر می خواهید سند همکاری مشترک با دیگران باشد ، می توانید آن را با یک فرد یا گروه به اشتراک بگذارید. در اینجا نحوه:
- روی دکمه اشتراک گذاری (شخصی با "+") در بالا ضربه بزنید تا صفحه "اشتراک گذاری" باز شود.
- آدرس ایمیل شخصی را که می خواهید با او به اشتراک بگذارید در قسمت "افراد" وارد کنید.
- روی نماد مداد در سمت راست کادر "افراد" ضربه بزنید تا لیستی از مجوزها را مشاهده کنید (چشم انداز, ویرایش کنید, اظهار نظر) ، سپس گزینه ای را انتخاب کنید.
- روی نماد ارسال (هواپیمای کاغذی) در گوشه بالا سمت راست ضربه بزنید تا پیوند سند ایمیل شود.
مرحله 7. برای خروج از سند روی دکمه فلش کلیک کنید
پس از پایان کار بر روی Doc خود ، به گوشه بالا سمت چپ بروید و روی پیکان عقب کلیک کنید. با این کار شما به لیست Google Docs قبلی خود می روید تا بتوانید موارد جدید را ایجاد کرده یا اسناد قدیمی را ویرایش کنید.
همچنین می توانید دکمه صفحه اصلی تلفن خود را فشار دهید تا کل برنامه بسته شود
مرحله 8. سند را در آینده ویرایش کنید
هنگامی که می خواهید روی سند کار کنید ، فقط برنامه Google Docs را راه اندازی کنید و عنوان سند را در لیست فایل ها ضربه بزنید. برای ایجاد تغییرات ، روی نماد مداد در گوشه سمت راست پایین ضربه بزنید تا وارد حالت ویرایش شوید.
روش 4 از 6: ساخت Google Doc از یک فایل Word
مرحله 1. Google Drive خود را باز کنید
این نماد شبیه یک مثلث است که از 3 رنگ مختلف ساخته شده است. با مراجعه به https://www.google.com/drive/ می توانید از طریق حساب Google خود به درایو خود دسترسی پیدا کنید.
اگر حساب Google ندارید ، قبل از بارگذاری سند Word خود باید یک حساب کاربری ایجاد کنید
مرحله 2. روی New کلیک کنید
در گوشه سمت چپ ، روی دکمه ای که روی آن نوشته شده با علامت مثبت در کنار آن کلیک کنید. با این کار منوی کشویی باز می شود.
مرحله 3. File upload را انتخاب کنید
این یک کادر محاوره ای در رایانه شما باز می کند که در آن می توانید یک فایل را برای بارگذاری انتخاب کنید.
همچنین می توانید تمام پوشه ها را بارگذاری کنید تا آنها را از رایانه خود در Google Drive خود ذخیره کنید
مرحله 4. سند Word را که در رایانه ذخیره شده است باز کنید
سند Word را که می خواهید با دوبار کلیک روی آن باز شود ، انتخاب کنید.
مرحله 5. روی فایل دوبار کلیک کنید تا باز شود
بارگذاری فایل ممکن است چند ثانیه طول بکشد ، بنابراین محکم بنشینید. پس از آماده شدن ، می توانید روی فایل موجود در Google Drive خود کلیک کنید تا باز شود و ویرایش را شروع کنید.
اکنون می توانید Google Doc خود را همانطور که معمولاً انجام می دهید ویرایش ، اشتراک گذاری و تغییر نام دهید
روش 5 از 6: کاربران را مجبور به تهیه نسخه ای از Google Doc می کند
مرحله 1. با استفاده از این ترفند ، گیرندگان از Doc خود نسخه ای تهیه کنند
وقتی سندی را از طریق سندنگار Google برای شخصی ارسال می کنید ، ممکن است زمانی پیش آید که بخواهید از خود کپی تهیه کند ، آن را ویرایش کرده ، سپس برای شما ارسال کند. از آنجا که تنظیمات در سندنگار Google کاملاً برای این کار تنظیم نشده است ، می توانید URL را تغییر دهید و کاربران را مجبور کنید به جای ویرایش سند اصلی ، یک نسخه تهیه کنند.
اگر برگه ای را برای دانش آموزان خود ارسال می کنید ، یا کاغذهای اداری را برای چندین کارمند ارسال می کنید ، می توانید از آن استفاده کنید
مرحله 2. سند را باز کنید
به Google Docs بروید و سندی را که می خواهید به اشتراک بگذارید باز کنید.
مرحله 3. روی دکمه Share کلیک کنید
در گوشه سمت راست بالا قرار دارد و آبی روشن است.
مرحله 4. روی Change to everyone with the link کلیک کنید
در پایین کادر بازشو ، روی آخرین خط گفتگو کلیک کنید. با این کار یک جعبه جدید باز می شود.
مرحله 5. پیوند را کپی کرده و در جای دیگری بچسبانید
شما می توانید پیوند را برجسته کنید و از ماوس خود برای کلیک راست استفاده کنید ، سپس روی کپی ضربه بزنید ، یا می توانید پیوند کپی را فشار دهید. آن را در یک سند خالی Google جایگذاری کنید تا بتوانید آن را ویرایش کنید.
همچنین می توانید آن را در یک کادر URL در بالای مرورگر وب جایگذاری کنید
مرحله 6. "ویرایش" را با "کپی" در انتهای پیوند جایگزین کنید
به انتهای پیوند بروید که در آن کلمه "ویرایش" را می بینید. کلمه "ویرایش" را حذف کنید ، سپس "کپی" را تایپ کنید ، مراقب باشید هیچ قسمت دیگری از URL را تغییر ندهید.
مرحله 7. پیوند اصلاح شده را برای گیرنده خود ارسال کنید
این پیوند اکنون به طور خودکار یک کادر محاوره ای باز می کند که از گیرنده می پرسد آیا می خواهند یک کپی تهیه کنند. می توانید این نامه را به تعداد مورد نیاز برای افراد ارسال کنید تا همه آنها بتوانند کپی سند شما را داشته باشند.
روش 6 از 6: تهیه PDF از Google Doc
مرحله 1. Google Doc را باز کنید
از Google Drive خود ، سندی را که می خواهید به عنوان PDF ذخیره شود انتخاب کنید.
مرحله 2. روی File کلیک کنید ، سپس چاپ.
به گوشه سمت چپ بالا بروید ، سپس روی File کلیک کنید. به پایین بروید ، سپس روی چاپ کلیک کنید.
همچنین می توانید Google Doc را مستقیماً از رایانه خود چاپ کنید
مرحله 3. "ذخیره به عنوان PDF" را به عنوان مقصد انتخاب کنید
در کنار "مقصد" ، روی کادر کشویی کلیک کنید تا گزینه های خود را مشاهده کنید. روی "ذخیره به عنوان PDF" ضربه بزنید.
مرحله 4. روی ذخیره کلیک کنید
با این کار سند به عنوان PDF با همان نامی که در Google Docs وجود دارد در رایانه شما ذخیره می شود.
نکات
- نگران ذخیره Google Doc خود نباشید! هر بار که تغییری ایجاد می کنید ، به طور خودکار برای شما ذخیره می شود.
- اگر از سندنگار Google به صورت آفلاین استفاده می کنید (بدون WiFi یا اتصال به اینترنت) ، تا زمانی که دوباره به اینترنت متصل نشوید ، به طور خودکار ذخیره نمی شود.
- با دوبار کلیک بر روی تصویر ، می توانید تصاویر داخل خود Google Docs را برش داده یا ویرایش کنید.
