این wikiHow به شما نحوه ادغام نامه در Microsoft Office یا OpenOffice.org را آموزش می دهد. ادغام نامه یک ویژگی فوق العاده راحت است که به شما امکان می دهد سند را برای هر گیرنده ای که به آن ارسال می شود به صورت خودکار شخصی کنید. به این ترتیب لازم نیست سند را برای هر گیرنده به صورت جداگانه تغییر دهید. این یک صرفه جویی بزرگ در زمان است و انجام آن واقعاً آسان است! مراحل زیر کل مراحل را گام به گام به شما نشان می دهد.
مراحل
روش 1 از 3: آماده سازی
مرحله 1. یک فایل داده بسازید
این می تواند یک فایل صفحه گسترده ، فایل پایگاه داده یا حتی یک سند متنی با قالب بندی مناسب باشد. بیشتر از فایلهای صفحه گسترده استفاده می شود. این راهنما فرض می کند که از صفحه گسترده استفاده می کنید.
-
فایل داده شما باید دارای تمام اطلاعاتی باشد که باید از کپی به کپی تغییر کند. به عنوان مثال ، اگر در حال نوشتن نامه فرم هستید ، پرونده داده شما نام و احتمالاً آدرس افرادی را که قصد ارسال نامه به آنها را دارید نگه می دارد.
یک مورد از اطلاعات را در هر سلول در امتداد یک خط قرار دهید ، به طوری که هر نوع اطلاعات (نام ، نام خانوادگی ، افتخار و غیره) در ستون خود قرار گیرد
-
نام ستون معقول ایجاد کنید. ادغام نامه داده ها را در ستون ها می خواند. فرض بر این است که اولین مدخل در هر ستون اطلاعات ، نام عمومی آن نوع اطلاعات است ، بنابراین از نامهایی که برای شما منطقی است استفاده کنید.
به عنوان مثال ، ستونی از نام ها را با تایپ "firstname" شروع کنید ، سپس همه نامهای کوچک را در زیر آن قرار دهید. وقتی از شما سال می شود که کدام قسمت را در نامه خود وارد کنید ، "firstname" را به عنوان یک گزینه می بینید و آنچه را که در آن ستون وجود دارد به خاطر می آورید
- در صورت تمایل ، کاربران Microsoft Office که از Outlook برای پست الکترونیکی خود استفاده می کنند ، می توانند از دفترچه آدرس Outlook خود به عنوان یک فایل داده استفاده کنند.
مرحله 2. فایل داده را ذخیره کنید
آن را در جایی ذخیره کنید که بتوانید به راحتی آن را پیدا کنید ، و نام آن را به یاد داشته باشید.
مرحله 3. سند اصلی خود را بنویسید
این سندی است که اطلاعات را در آن وارد می کنید. به عنوان مثال ، اگر در حال نوشتن نامه فرم هستید ، سند اصلی نامه است. هر موردی که نامه ادغام می شود برای شما (مانند نام ها) باید فعلاً خالی بماند.
روش 2 از 3: ادغام نامه در MS Office
مرحله 1. قسمت وظیفه ادغام نامه را باز کنید
از سند اصلی خود ، روی پنجره کلیک کنید تا باز شود. اگر آن را نمی بینید ، منوی Tools را باز کرده و Mail merge را از لیست انتخاب کنید.
مرحله 2. به س MSالات MS Office پاسخ دهید
ابزار ادغام نامه در آفیس دارای چند مرحله است که با ادغام هوشمندانه و دقیق فایل های شما ، زندگی شما را آسان تر می کند.
- با گفتن اینکه چه نوع سندی را می نویسید شروع کنید. روی بهترین تناسب و سپس روی بعدی کلیک کنید.
- به آن بگویید که از چه "سند اولیه" (سند اصلی) می خواهید استفاده کنید. اگر این مراحل را دنبال کرده اید ، باید بتوانید "استفاده از این سند" را انتخاب کنید. Next را کلیک کنید.
مرحله 3. فایل را برای ادغام انتخاب کنید
این فایل داده ای است که قبلاً ایجاد کرده اید. دکمه رادیویی مناسب را انتخاب کرده و روی Next کلیک کنید تا فایل را جستجو کرده و آن را به سند اصلی خود وصل کنید.
اگر ترجیح می دهید از دفترچه آدرس Outlook خود استفاده کنید ، به جای آن روی آن گزینه کلیک کنید
مرحله 4. انتخاب کنید از چه داده هایی استفاده کنید
Office به شما امکان می دهد ردیف اطلاعات را به دلخواه انتخاب یا لغو انتخاب کنید. این به شما این امکان را می دهد که کدام اقلام از اطلاعات موجود در فایل داده را که می خواهید در سند اصلی ادغام شوند انتخاب کنید ، و به مرور زمان که از داده ها برای موارد مختلف استفاده می کنید مفیدتر می شود. پس از رضایت ، روی Next کلیک کنید.
با کلیک روی سربرگ های هر ستون می توان داده ها را مرتب کرد. اگر نیاز به جستجوی سریع بسیاری از اطلاعات دارید ، این می تواند مفید باشد
مرحله 5. فیلدهای داده را وارد کنید
در صفحه بعدی پنجره وظیفه ، از شما خواسته می شود که سند خود را بنویسید اگر قبلاً این کار را نکرده اید ، و مجموعه ای از گزینه ها برای درج داده ها از فایل در سند به شما ارائه می شود.
-
یک فیلد داده را با قرار دادن مکان نما در جایی که فیلد می رود وارد کنید ، و سپس روی دکمه مناسب در قسمت وظیفه کلیک کنید تا آن را در آنجا وارد کنید.
می توانید با فشار دادن کلید حذف ، همانند یک حرف یا شماره معمولی ، فیلدهای داده نامناسب یا تکراری را حذف کنید
-
گزینه های از پیش تعیین شده بر اساس نوع سندی که به آفیس در حال نوشتن می گویید کمی تغییر می کند. Office تمام تلاش خود را می کند تا اطلاعات مناسب را از داده هایی که به آن می دهید پر کند. به عنوان مثال ، اگر در حال نوشتن یک نامه تجاری هستید ، ممکن است گزینه ای برای درج یک بلوک آدرس مشاهده کنید که شامل نام و نام خانوادگی و آدرس کامل هر گیرنده است ، که به طور مرتب در چند خط سازماندهی شده است.
- برخی از گزینه های از پیش تعیین شده پنجره های بیشتری را برای شما باز می کنند تا اطلاعات مناسب را پر کنید. همه اینها کم و بیش ساده و قابل درک هستند.
- اگر از یک برنامه از پیش تعیین شده استفاده می کنید و به نظر نمی رسد بتوانید اطلاعات مناسب را پیدا کنید ، روی دکمه "Match Fields" (علامت های منطبق) کلیک کنید تا به برنامه آموزش دهید که کدام نام فیلد شما با نامهای استاندارد آن مطابقت دارد. به عنوان مثال ، می توانید به آن نشان دهید که باید از دسته "نام خانوادگی" در پرونده داده شما برای پر کردن داده های "نام خانوادگی" در یک بلوک آدرس استفاده کند.
- برای استفاده از فیلدهای خود ، روی "گزینه های بیشتر" کلیک کنید. شما قادر خواهید بود اسامی که به هر ستون داده اید را ببینید و به جای آنها از آنها استفاده کنید.
مرحله 6. حروف خود را بررسی کنید
ادغام نامه اطلاعات خاصی را در زمینه هایی که برای سند اصلی خود اعمال می کنید تا زمانی که آن را چاپ نکنید نشان نمی دهد ، اما Office یک عملکرد پیش نمایش را ارائه می دهد که به شما امکان می دهد بررسی و اطمینان حاصل کنید که اطلاعات مطابق با نحوه قرار دادن آنها به درستی ظاهر می شوند. فیلدهای سند شما با خیال راحت از آن استفاده کنید تا زمانی که مطمئن شوید همه چیز مرتب است.
مرحله 7. ادغام را به پایان برسانید
صفحه نهایی پنجره وظیفه ادغام نامه به شما اطلاع می دهد که همه چیز در جای خود قرار دارد و آماده چاپ اسناد شما است. یک مجموعه اطلاعات در هر سند چاپ شده ظاهر می شود و برنامه به تعداد مجموعه اطلاعات چاپ می کند.
اگر می خواهید ویرایش های جداگانه ای را برای حروف خاص انجام دهید ، می توانید این کار را با کلیک بر روی "ویرایش حروف فردی" ابتدا از این صفحه کار انجام دهید
روش 3 از 3: ادغام نامه در OpenOffice.org
مرحله 1. ایجاد یک پایگاه داده
در OpenOffice.org ، یک فایل پایگاه داده همیشه برای ادغام نامه مورد نیاز است. با این حال ، هنوز می توانید داده های خود را ابتدا در صفحه گسترده ایجاد کنید.
- از سند اصلی خود ، منوی File را باز کرده و ایجاد یک فایل پایگاه داده جدید را انتخاب کنید.
- در پنجره ظاهر شده ، گزینه "اتصال به پایگاه داده موجود" را انتخاب کنید. از منوی کشویی ، "صفحه گسترده" را انتخاب کنید و سپس روی بعدی کلیک کنید.
- در صفحه بعدی ، OpenOffice.org را به فایل صفحه گسترده ای که می خواهید استفاده کنید هدایت کنید. با علامت زدن کادر زیر محل فایل ، می توانید انتخاب کنید که آیا رمز عبور از پایگاه داده محافظت می کند یا خیر. وقتی آماده شدید روی Next کلیک کنید.
-
در این صفحه ، انتخاب کنید که آیا پایگاه داده برای دسترسی آسانتر بعداً ثبت شود یا خیر ، و تصمیم بگیرید که آیا می خواهید فایل پایگاه داده را برای ویرایش آن باز کنید یا نه. (اگر به تازگی فایل صفحه گسترده را ایجاد کرده اید مجبور نخواهید شد.) برای ذخیره پایگاه داده ، روی Finish کلیک کنید.
حتماً نامی را به پایگاه داده بدهید که به راحتی به خاطر بسپارید
مرحله 2. فیلدهای خود را وارد کنید
اکنون که اطلاعات خود را به پایگاه داده ای پیوند داده اید که OpenOffice.org می تواند بفهمد ، استفاده از آن پایگاه داده برای ادغام نامه یک امر ساده است ، به شرطی که بدانید کجا باید نگاه کنید.
- از منوی Insert ، "زمینه ها" و سپس "other …" را از زیر منو انتخاب کنید. متناوبا ، می توانید control-F2 را تایپ کنید.
- در پنجره ای که ظاهر می شود ، روی برگه "پایگاه داده" کلیک کنید.
-
روی دکمه مرور در قسمت پایین سمت راست پنجره کلیک کنید و فایل پایگاه داده ای را که ایجاد کرده اید بیابید.
پس از انتخاب پایگاه داده ، در لیست "انتخاب پایگاه داده" در سمت راست پنجره ظاهر می شود
- از لیست "نوع" در سمت چپ پنجره ، "فیلدهای ادغام نامه" را انتخاب کنید.
- روی + کنار پایگاه داده خود کلیک کنید و یک فایل صفحه گسترده در زیر آن ظاهر می شود. روی + کنار کلیک کنید که ، و نام فیلدی را که هنگام ایجاد صفحه گسترده خود انتخاب کرده اید مشاهده خواهید کرد.
-
هر فیلدی را که می خواهید وارد کنید انتخاب کنید و روی Insert کلیک کنید تا فیلد در سند اصلی شما قرار گیرد.
- به یاد داشته باشید که قبل از درج مکان نما را در جایی که می خواهید فیلد شما درج شود قرار دهید ، در غیر اینصورت باید آن را برش داده و جایگذاری کنید تا به موقعیت مناسب منتقل شود.
- همانطور که در Office وجود دارد ، فیلدهای متنی مانند نویسه های عددی در سند اصلی شما رفتار می شوند. می توانید آنها را با نوار فاصله حرکت داده و با کلید حذف آنها را حذف کنید.
مرحله 3. ادغام را به پایان برسانید
برای قرار دادن مناسب هر فیلد را دوباره بررسی کنید. وقتی آماده شدید ، سند اصلی خود را چاپ کنید. ادغام نامه یک نسخه برای هر مجموعه ورودی در فایلی که با سند ادغام کرده اید چاپ می کند.
نکات
- برنامه های پردازش کلمه اغلب دارای الگوهایی هستند که می توانید از آنها برای ایجاد اسناد اصلی استفاده کنید.
- مطمئن شوید که فیلدها را به خاص ترین شرایط ممکن تقسیم کنید. به عنوان مثال ، ممکن است از عنوان احترام (آقای ، خانم ، خانم) ، نام و نام خانوادگی نام استفاده کنید. این سه فیلد برای نام ها است ، بنابراین از سه ستون جداگانه با یک نوع فیلد در هر ستون استفاده کنید.
