این wikiHow به شما نحوه استفاده از ویژگی "ادغام نامه" در Microsoft Word را آموزش می دهد. ادغام نامه به شما امکان می دهد از یک صفحه گسترده اطلاعات تماس استفاده کنید تا به طور خودکار آدرس ، نام یا اطلاعات دیگری را برای هر نسخه از سند اختصاص دهید. این امر هنگام شخصی سازی خبرنامه ها یا بیانیه ها مفید است ، زیرا لازم نیست نام یا آدرس هر شخص را در بالای هر سند بنویسید.
مراحل
قسمت 1 از 3: ایجاد یک صفحه تماس
مرحله 1. Microsoft Excel را باز کنید
نماد برنامه Microsoft Excel شبیه یک "X" سفید در زمینه سبز تیره است. صفحه اکسل "جدید" باز می شود.
اگر قبلاً یک صفحه تماس در Excel دارید ، به جای آن وارد مخاطبین Excel شوید
مرحله 2. بر روی Blank workbook کلیک کنید
در سمت چپ بالای صفحه "جدید" قرار دارد. با این کار یک سند جدید و خالی در اکسل باز می شود.
مرحله 3. سرصفحه های تماس خود را اضافه کنید
شروع در سلول A1 و از آنجا حرکت کنید ، سرصفحه های زیر را وارد کنید:
- FirstName - نام مخاطبین شما در این ستون (سلول A1).
- نام خانوادگی - نام خانوادگی مخاطبین شما در این ستون (سلول B1).
- تلفن - شماره تلفن مخاطبین شما در این ستون (سلول C1).
- StreetAddress - آدرس خیابان مخاطبین شما در این ستون (سلول D1).
- شهر - شهرهای محل سکونت مخاطبین شما در این ستون (سلول E1).
- ایالت - کشورهای محل سکونت مخاطبین شما در این ستون (سلول F1).
- ZIP - کد پستی مخاطبین شما در این ستون (سلول G1).
- ایمیل - آدرس ایمیل مخاطبین شما در این ستون (سلول H1).
مرحله 4. اطلاعات مخاطبین خود را وارد کنید
با شروع از ستون A ، سلول 2 ، اطلاعات تماس هر یک از افرادی را که می خواهید برای آنها ادغام نامه ایجاد شود ، وارد کنید.
قبل از اقدام از صحت این اطلاعات اطمینان حاصل کنید
مرحله 5. سند خود را ذخیره کنید
برای انجام این کار:
- ویندوز - کلیک کنید فایل ، کلیک ذخیره به عنوان ، دوبار کلیک کنید این رایانه شخصی ، روی محل ذخیره در سمت چپ پنجره کلیک کنید ، نام سند را در کادر متن "نام فایل" تایپ کنید و کلیک کنید صرفه جویی.
- مک - کلیک کنید فایل ، کلیک ذخیره به عنوان… ، نام سند را در قسمت "Save As" وارد کنید ، با کلیک روی کادر "Where" و کلیک روی یک پوشه ، مکان ذخیره را انتخاب کرده و کلیک کنید صرفه جویی.
- مکان ذخیره شده انتخابی خود را در نظر داشته باشید-بعدا باید صفحه گسترده Excel را پیدا کنید.
مرحله 6. Excel را ببندید
کلیک کنید بر روی ایکس در گوشه سمت راست بالای Excel (Windows) یا دایره قرمز در گوشه بالا سمت چپ (Mac). اکنون می توانید ادغام نامه را در Microsoft Word ایجاد کنید.
قسمت 2 از 3: وارد کردن مخاطبین به Word
مرحله 1. Microsoft Word را باز کنید
نماد برنامه Word مانند یک "W" سفید در پس زمینه آبی تیره به نظر می رسد. همانند اکسل ، صفحه "جدید" باز می شود.
اگر یک سند مایکروسافت ورد موجود دارید که می خواهید مخاطبین اکسل را در آن وارد کنید ، در عوض روی آن دوبار کلیک کنید تا باز شود و مرحله بعدی را رد کنید
مرحله 2. روی سند خالی کلیک کنید
این یک کادر سفید در سمت چپ بالای صفحه است. یک سند خالی Microsoft Word باز می شود.
مرحله 3. روی برگه Mailings کلیک کنید
این برگه در بالای پنجره Microsoft Word قرار دارد. یک نوار ابزار درست زیر سطر برگه ها در اینجا ظاهر می شود.
مرحله 4. روی Select Recipients کلیک کنید
در بخش "شروع ادغام نامه" در نامه های پستی نوار ابزار با انجام این کار یک منوی کشویی ظاهر می شود.
مرحله 5. روی Use an Existing List… کلیک کنید
این گزینه را در منوی کشویی خواهید یافت. یک پنجره جدید باز خواهد شد.
- اگر می خواهید به جای آن از مخاطبین Outlook استفاده کنید ، می توانید از Outlook Contacts انتخاب کنید گزینه در منوی کشویی
- همچنین می توانید لیست موقت اطلاعات تماس را با انتخاب گزینه Word در Word تایپ کنید یک لیست جدید تایپ کنید گزینه. این زمانی مفید است که شما فقط نیاز به ایجاد تعداد انگشت شماری از اطلاعات مخاطبین دارید.
مرحله 6. برگه تماس Microsoft Excel خود را انتخاب کنید
در سمت چپ پنجره ، روی پوشه ای که برگه Excel را در آن ذخیره کرده اید ، کلیک کنید ، سپس بر روی صفحه Excel کلیک کنید تا آن را انتخاب کنید.
مرحله 7. روی Open کلیک کنید
در گوشه سمت راست پایین پنجره قرار دارد.
مرحله 8. تصمیم را تأیید کنید
روی نام برگه Excel در پنجره بازشو کلیک کنید ، سپس کلیک کنید خوب در پایین پنجره برگه Excel شما به عنوان مکانی که مخاطبین شما از آنجا بارگیری می شوند انتخاب می شود.
مطمئن شوید که کادر تأیید "اولین ردیف داده ها حاوی سرصفحه ستون" در پایین این پنجره علامت زده شده باشد
قسمت 3 از 3: استفاده از ادغام نامه
مرحله 1. به محلی که می خواهید اطلاعات تماس را در آن وارد کنید بروید
مکانی را که می خواهید اطلاعات تماس را وارد کنید (به عنوان مثال ، بالای سند) پیدا کنید و روی آن کلیک کنید تا مکان نما در آنجا قرار گیرد.
مرحله 2. روی Insert Merge Field کلیک کنید
این یک گزینه در بخش "نوشتن و درج فیلدها" است نامه های پستی برگه منوی کشویی ظاهر می شود.
ممکن است مجبور شوید روی را کلیک کنید نامه های پستی قبل از انجام این کار مجدداً برگه کنید.
مرحله 3. یک نوع اطلاعات را انتخاب کنید
در منوی کشویی ، روی نام یکی از سرصفحه های سند Excel خود کلیک کنید تا درج شود.
به عنوان مثال ، شما باید کلیک کنید نام کوچک اگر می خواهید برچسب نام مخاطبین را وارد کنید ، در منوی کشویی.
مرحله 4. اطلاعات دیگر را در صورت لزوم اضافه کنید
این ممکن است شامل آدرس مخاطبین ، نام خانوادگی ، شماره تلفن و غیره باشد.
مرحله 5. بر روی Finish & Merge کلیک کنید
در سمت راست افراطی آن است نامه های پستی نوار ابزار برگه این یک منوی کشویی را نشان می دهد.
مرحله 6. گزینه merge را انتخاب کنید
روی یکی از موارد زیر کلیک کنید:
- ویرایش اسناد فردی - سند هر گیرنده را باز می کند و به شما امکان می دهد اسناد بیشتری را شخصی سازی کنید.
- چاپ اسناد… - به شما امکان می دهد یک نسخه از سند خود را برای هر فردی که در برگه تماس خود ذکر شده است ، چاپ کنید.
- ارسال پیام های الکترونیکی… - به شما امکان می دهد اسناد را به عنوان ایمیل ارسال کنید. آدرس های ایمیل مخاطبین به عنوان آدرس های ایمیل مقصد انتخاب می شوند.
مرحله 7. دستورالعمل های روی صفحه را دنبال کنید
بسته به گزینه انتخابی شما ، یک فرم اضافی برای بررسی خواهید داشت (به عنوان مثال ، اگر انتخاب کرده اید پست الکترونیک ، باید یک موضوع را وارد کرده و سپس کلیک کنید خوب) انجام این کار فرآیند ادغام نامه را تکمیل می کند.
