همیشه ناامید کننده است وقتی باید منتظر پاسخ باشید ، چه برای مصاحبه شغلی ، چه پیشنهاد کاری و چه فقط برنامه ریزی با یک دوست. ارسال یک ایمیل پیگیری می تواند در دریافت این پاسخ بسیار مثر باشد ، به ویژه اگر درخواست خود را پس از یک انتظار منطقی مطرح کرده و آن را واضح ، مختصر و محترمانه بنویسید. برای افزایش شانس موفقیت خود ، تا آنجا که می توانید "کار پا" را انجام دهید تا کارها را برای گیرنده خود آسان کنید.
مراحل
روش 1 از 3: انتخاب زمان و مکان ارسال پیگیری ها
مرحله 1. برای ارسال پیگیری حداقل 3 روز کاری صبر کنید
هیچ قانون جهانی برای مدت زمان انتظار برای ارسال یک ایمیل پیگیری وجود ندارد. یک دستورالعمل خوب 3 روز کاری است ، مگر اینکه تماس گیرنده شما تاریخ مشخصی را در هنگام پاسخگویی به شما ارائه دهد. در این صورت ، حداقل 1 روز کاری پس از آن تاریخ صبر کنید.
- به عنوان مثال ، اگر فرد گفت که قبل یا سه شنبه 19 پاسخ داده است ، حداقل تا چهارشنبه 20 منتظر بمانید تا پاسخ دهید.
- برای پیگیری مصاحبه شغلی ، معمولاً بهتر است حداقل 5 روز کاری منتظر بمانید.
- هنگام پیگیری شخصی ، لازم نیست فقط روزهای کاری (یعنی حذف تعطیلات آخر هفته و تعطیلات) را حساب کنید.
- بدترین حالت را اینطور تصور نکنید که شغل خود را به دست نیاورده اید یا به پیشنهاد تجاری شما علاقه ای ندارند-فقط به این دلیل که پاسخ سریعی دریافت نکرده اید. ممکن است فرد تماس شما واقعاً مشغول باشد!
مرحله 2. ایمیل را مستقیماً به مخاطب خود ارسال کنید
البته این امر همیشه در مورد ایمیل های شخصی صادق است و معمولاً بهترین استراتژی برای پیگیری های تجاری است. اگر فرد اطلاعات تماس خود را به شما داد یا از شما دعوت کرد تا با او پیگیری کنید ، همیشه پیام را مستقیماً به او (و فقط او) ارسال کنید.
- اگر فرد اطلاعات تماس خود را به شما نداده یا شما را دعوت به پیگیری نکرده است ، ایمیل خود را به مخاطب مورد نظر خود (مانند دستیار اداری یا هماهنگ کننده استخدام) ارسال کنید. در قسمت موضوع درخواست کنید که پیام به شخصی که قبلاً با آن برخورد کرده اید ، ارسال شود.
- اگر قبلاً از طریق ایمیل با فرد تماس داشته اید ، از آدرس های ایمیل "به" و "از" مانند قبل استفاده کنید.
مرحله 3. در مجموع بیش از 2 ایمیل پیگیری ارسال نکنید
دانستن زمان ارسال پیگیری بسیار دشوار است ، پس پیگیری برای پیگیری چطور؟ اگر اولین پیگیری شما بی پاسخ ماند ، حداقل 1-2 روز کاری منتظر بمانید تا پیگیری دوم را ارسال کنید. اگر این پیام دوم بی پاسخ ماند ، یا پیگیری را متوقف کنید یا با شخص دیگری در آن کسب و کار تماس بگیرید.
- در صورت تمایل می توانید یک پیام پیگیری جدید ایجاد کنید ، ارسال پیام مشابه پیگیری اصلی شما نیز اشکالی ندارد ، اما یک یادداشت در بالا مانند موارد زیر اضافه کنید: "(تام: من این پیگیری را ارسال کردم روز سه شنبه و من مشتاق هستم تا در مورد فرصت کاری که پنجشنبه گذشته در مورد آن صحبت کردیم ، از شما پاسخ بگیرم. با تشکر ، جان)"
- به عنوان یک قاعده کلی ، اگر مجبورید 1 پیگیری ارسال کنید ، اصلا نگران نباشید (در مورد عدم به دست آوردن شغل و غیره). اگر مجبور به ارسال 2 پیگیری هستید فقط کمی نگران باشید. اگر پس از دومین پیگیری جواب ندادید کمی بیشتر نگران شوید!
مرحله 4. نیاز به پیگیری با ایمیل تشکر را برطرف کنید
همیشه مودبانه است که یک روز بعد از هر جلسه کاری-مخصوصاً ، اما نه تنها ، یک مصاحبه شغلی-و همچنین پس از بسیاری از سناریوهای تماس شخصی ، یک ایمیل تشکر ارسال کنید. اگر در ادامه این مورد از یک تشکر بعدی استفاده کنید ، ممکن است بتوانید پاسخی را بدون نیاز به ارسال پیگیری جداگانه چند روز بعد تشویق کنید.
- ایمیل تشکر می تواند تقریباً از همان قالب و محتوا به عنوان ایمیل بعدی استفاده کند ، فقط با کمی فضای بیشتر برای تشکر از شخص و کمی کمتر برای درخواست پاسخ.
- با این حال ، این به عنوان یک پیگیری "رسمی" محسوب نمی شود ، بنابراین در صورت لزوم می توانید تا 2 پیگیری "واقعی" ارسال کنید!
روش 2 از 3: قالب بندی ایمیل های پیگیری
مرحله 1. مستقیماً به مخاطب قبلی خود در خط موضوع مراجعه کنید
اگر موضوع موضوع شما مبهم یا بی ربط است ، پیگیری شما ممکن است خوانده نشود یا در سطل زباله قرار گیرد. کلمات خود را با دقت انتخاب کنید تا خط موضوع بلافاصله و صریح به تعامل شما با گیرنده متصل شود.
- یک استراتژی این است که "RE:" را به شرح تعامل قبلی خود اضافه کنید تا در ادامه آن رویداد خوانده شود: "RE: مصاحبه جمعه 23/9/23 ساعت 11 صبح."
- گزینه دیگر این است که نام خود را وارد کنید ، یک توصیف کننده مختصر و مستقیم و دلیل ایمیل شما: "پیگیری مصاحبه Terry Regula 9/23".
- هرگز تصور نکنید که فرد آدرس ایمیل شما را تشخیص داده و پیام را باز می کند. از عنوان موضوع به نفع خود استفاده کنید.
مرحله 2. در سلام و احوالپرسی ، گیرنده را نام ببرید و در پایان از او تشکر کنید
در حالی که می توانید به طور مناسب برای یک ایمیل پیگیری شخصی غیر رسمی باشید ، پیگیری های تجاری باید بین رسمیت محترمانه و آشنایی ایجاد شده توسط تعامل قبلی شما متعادل باشد. به عنوان مثال ، در بیشتر موارد ، می توانید شخص را با نام کوچک او سلام کنید-به شرطی که خود را "جو سلمون" معرفی کرده یا گفته باشد "مرا بارب صدا کن".
- سلام شما معمولاً می تواند به این شکل باشد: "جو عزیز" یا "بارب عزیز" ، مگر اینکه احساس کنید رسمیت بیشتری مناسب است: "آقای ماهی آزاد" ، یا "دکتر بنت عزیز".
- در پایان ، برای آخرین بار از آنها تشکر کنید و از نام و نام خانوادگی خود استفاده کنید: "متشکرم ، استیو کاراوی".
مرحله 3. از 3-4 پاراگراف بیشتر استفاده نکنید ، هر یک 2-3 جمله است
وقتی نوبت به نوشتن پیگیری ها می رسد ، سر اصل مطلب بروید و سریع به آنجا برسید! این به معنای نوشتن تنها یک جمله نیست ، بلکه به معنی ایجاد یک ایمیل ساده بدون هیچگونه محتوای اضافی است. پاراگرافهای تمیز و تمیز را در خطوط زیر (یا مشابه) ایجاد کنید:
- تبریک
- بند 1: تشکر و بیانی واضح که پیگیری می کنید.
- بند 2: خلاصه ای سریع از جزئیات مخاطب شما.
- بند 3: تأیید سریع علاقه یا اشتیاق شما.
- پاراگراف 4: گزاره ای که "منتظر به روز رسانی" هستید یا "قدردانی می شود".
- بسته شدن
مرحله 4. کلیه اطلاعات مربوطه که گیرنده به آن نیاز دارد را ارائه دهید
اطمینان حاصل کنید که طرف مقابل تا آنجا که ممکن است باید کارهای کمتری انجام دهد تا به شما پیگیری دهد. تنها دلیلی که آنها هنوز با شما تماس نگرفته اند احتمالاً این است که مشغول بوده اند. بنابراین ، اگر آنها مجبور باشند به یادداشت ها یا پرونده های خود نگاه کنند تا از تعامل قبلی شما اطلاعاتی کسب کنند ، به احتمال زیاد تصمیم می گیرند که وقت آنها برای تماس با شما ارزش نداشته باشد.
- اگر مصاحبه ای داشتید ، تاریخ و زمان خاص ، نام موقعیت ، و یا خلاصه بسیار سریع مصاحبه یا حکایت یا قسمت منتخبی از آن را ذکر کنید. به عنوان مثال: "من برای پیگیری مصاحبه خود دوشنبه گذشته 23 ظهر می نویسم. احتمالاً به خاطر دارید که من آنقدر مشتاق بودم در مورد موقعیت مدیر فروش صحبت کنم که تقریباً قهوه ام را روی میز شما ریختم!"
- اطمینان حاصل کنید که اطلاعات واضحی را برای هر نوع مخاطبی که می خواهید از آنها برای استفاده داشته باشند ، ارائه دهید: ایمیل ، تلفن/متن ، نامه و غیره.
روش 3 از 3: روشن ، مختصر و محترمانه بودن
مرحله 1. از گیرنده تشکر کنید و اعلام کنید که در همان ابتدا پیگیری می کنید
این حقیقت را که در حال نوشتن پیگیری در وسط ایمیل هستید ، دفن نکنید. در عوض ، بلافاصله به فرد اطلاع دهید که چرا با او تماس می گیرید-و در حین انجام کار قدردانی کنید!
چیزی شبیه به این را امتحان کنید: "مجددا از اینکه وقت گذاشتید و پنج شنبه گذشته وقت گذاشتید. من برای پیگیری آن جلسه و نظرات شما در مورد پیشنهادم می نویسم."
مرحله 2. تعامل خود را مجدداً تغییر دهید و به سرعت علاقه خود را تأیید کنید
به فرد در مورد تماس قبلی خود تجدید نظر کنید ، به ویژه در یک سناریوی تجاری زمانی که می دانید طرف مقابل مصاحبه ها ، جلسات و غیره را مدیریت کرده است. اطمینان حاصل کنید که آنها بلافاصله به خاطر می آورند که شما کی هستید و در مورد چه چیزی بحث کرده اید.
به عنوان مثال: "ارائه برنامه من برای ساده سازی عملیات صورتحساب شما بسیار خوشحال کننده بود ، و امیدوارم که اشتیاق من را برای همکاری با یکدیگر برای اجرای آن به اشتراک بگذارید."
مرحله 3. مستقیم و مودب باشید ، نه فشار آور ، عذرخواهی ، یا منفعل-پرخاشگر
از پیگیری خجالت نکشید! این امر خوبی است که علاقه و تمایل خود را برای اینکه بدانید در کجا ایستاده اید تأیید کنید ، به شرطی که این کار را مودبانه و محترمانه انجام دهید. به یاد داشته باشید که در مورد شرایط خود پاسخی به شما داده نمی شود ، اما درخواست کنید ، نه تقاضا.
- از لحنی مانند این استفاده کنید: "من مشتاقانه منتظر شنیدن موقعیتم در رابطه با موقعیت اطلاع رسانی جامعه هستم."
- خسته نباشید: "تو قول داده بودی تا دیروز پاسخی بدهی ، و من باید در اسرع وقت با تو تماس بگیرم."
- همچنین منفعل و پرخاشگر نباشید: "من حدس می زنم از زمانی که شما هرگز به من سر نزده اید کار نکردم ، اما من می خواهم آن را تأیید کنم."
مرحله 4. به گیرنده نشان دهید و به او بگویید که برای وقت او ارزش قائل هستید
استفاده از یک موضوع واضح و رسیدن سریع به نقطه ایمیل خود نشان دهنده احترام به وقت طرف مقابل است. همچنین ایده خوبی است که یک یا دو بار به طور خاص در پیام بیان کنید که از زمانی که آنها به شما اختصاص می دهند قدردانی می کنید. انجام بیش از حد با چاپلوسی ضروری یا حتی مفید نیست ، اما احترام گذاشتن همیشه شانس پاسخ سریع شما را افزایش می دهد.
- به عنوان مثال: "من می دانم که شما در این زمان از سال واقعا مشغول هستید و از زمانی که برای تعامل با من گذرانده اید قدردانی می کنم."
- یا: "باز هم از اینکه وقت گذاشتید و به س questionsالات من پنجشنبه گذشته پاسخ دادید متشکرم. من فقط یک درخواست سریع دیگر دارم."
- اگر فرد آنقدر مشغول کار بوده است که نمی تواند با شما تماس بگیرد ، نشان دادن و گفتن اینکه چقدر برای وقت او ارزش قائل هستید ، راهی عالی برای ترغیب او به پاسخگویی است!
