این wikiHow به شما آموزش می دهد که چگونه گزارش داده ها را در Microsoft Excel به صورت خودکار انجام دهید. در مورد داده های خارجی ، این wikiHow به شما نحوه پرس و جو و ایجاد گزارش از هر منبع داده خارجی (MySQL ، Postgres ، Oracle و غیره) را از داخل کاربرگ با استفاده از افزونه های Excel که کاربرگ شما را به منابع داده خارجی پیوند می دهد ، آموزش می دهد.
برای داده هایی که قبلاً در کاربرگ اکسل ذخیره شده اند ، ما از ماکروها برای ایجاد گزارشات و صادر کردن آنها در انواع مختلف فایل با فشار یک کلید استفاده خواهیم کرد. خوشبختانه ، اکسل دارای یک ضبط مرحله داخلی است که به این معنی است که شما مجبور نیستید خود ماکروها را کدگذاری کنید.
مراحل
روش 1 از 2: برای داده های موجود در Excel
مرحله 1. اگر داده هایی که باید گزارش دهید قبلاً در Excel ذخیره شده ، به روز شده و نگهداری می شوند ، می توانید گزارش کارها را با استفاده از ماکروها به صورت خودکار انجام دهید
ماکروها یک عملکرد داخلی هستند که به شما امکان می دهد کارهای پیچیده و تکراری را به صورت خودکار انجام دهید.
مرحله 2. Excel را باز کنید
روی نماد برنامه Excel ، که شبیه یک "X" سفید در زمینه سبز است ، دوبار کلیک کنید (یا اگر در Mac هستید) ، سپس روی دفترچه کار خالی در صفحه قالب ها
- در Mac ، ممکن است مجبور شوید کلیک کنید فایل و سپس کلیک کنید کتاب کار جدید خالی در منوی کشویی به دست آمده
- اگر قبلاً یک گزارش Excel دارید که می خواهید آن را خودکار کنید ، در عوض روی فایل گزارش دوبار کلیک کنید تا در Excel باز شود.
مرحله 3. در صورت لزوم داده های صفحه گسترده خود را وارد کنید
اگر برچسب ها و اعداد ستونی را که می خواهید نتایج را به صورت خودکار به آنها اضافه کنید اضافه نکرده اید ، قبل از ادامه این کار را انجام دهید.
مرحله 4. برگه Developer را فعال کنید
به طور پیش فرض ، توسعه دهنده برگه در بالای پنجره Excel نشان داده نمی شود. بسته به سیستم عامل خود می توانید آن را با انجام موارد زیر فعال کنید:
- ویندوز - کلیک کنید فایل ، کلیک گزینه ها ، کلیک روبان را سفارشی کنید در سمت چپ پنجره ، کادر "Developer" را در سمت راست پایین پنجره علامت بزنید (ممکن است ابتدا مجبور شوید به پایین بروید) ، و روی خوب.
- مک - کلیک کنید برتری داشتن ، کلیک اولویت ها… ، کلیک روبان و نوار ابزار ، کادر "Developer" را در لیست "Main Tabs" علامت بزنید و کلیک کنید صرفه جویی.
مرحله 5. روی Developer کلیک کنید
این برگه اکنون باید در بالای پنجره Excel باشد. با انجام این کار یک نوار ابزار در بالای پنجره Excel ظاهر می شود.
مرحله 6. روی Record Macro کلیک کنید
در نوار ابزار است. یک پنجره بازشو ظاهر می شود.
مرحله 7. نامی برای کلان وارد کنید
در کادر نوشتاری "نام ماکرو" ، نام کلان خود را وارد کنید. این به شما کمک می کند تا ماکرو را بعداً شناسایی کنید.
به عنوان مثال ، اگر در حال ایجاد ماکرو هستید که از داده های موجود شما نمودار ایجاد می کند ، ممکن است نام آن را "نمودار 1" یا مشابه آن بگذارید
مرحله 8. یک ترکیب کلید میانبر برای ماکرو ایجاد کنید
برای ایجاد میانبر صفحه کلید ، کلید Shift را به همراه یک کلید دیگر (به عنوان مثال ، کلید T) فشار دهید. این همان چیزی است که بعداً برای اجرای کلان خود استفاده خواهید کرد.
در Mac ، ترکیب کلید میانبر به پایان می رسد ⌥ Option+⌘ Command و کلید شما (به عنوان مثال ، ption Option+⌘ Command+T)
مرحله 9. ماکرو را در سند فعلی اکسل ذخیره کنید
روی کادر کشویی "ذخیره ماکرو در" کلیک کنید ، سپس کلیک کنید این کتاب کار برای اطمینان از اینکه کلان برای همه کسانی که دفترچه کار را باز می کنند در دسترس خواهد بود.
برای ذخیره ماکرو باید فایل اکسل را در قالب خاصی ذخیره کنید
مرحله 10. روی OK کلیک کنید
در انتهای پنجره است. با این کار تنظیمات ماکرو شما ذخیره می شود و شما را در حالت ضبط قرار می دهد. هر اقدامی که از این لحظه انجام دهید تا ضبط را متوقف کنید ضبط می شود.
مرحله 11. مراحلی را که می خواهید خودکار کنید انجام دهید
اکسل هر کلیک ، فشار دادن کلید و گزینه قالب بندی را که وارد می کنید پیگیری می کند و آنها را به لیست ماکروها اضافه می کند.
- به عنوان مثال ، برای انتخاب داده ها و ایجاد نمودار از آن ، داده های خود را برجسته می کنید ، کلیک کنید درج کنید در بالای پنجره Excel ، روی نوع نمودار کلیک کنید ، روی قالب نمودار مورد نظر خود کلیک کنید و نمودار را در صورت نیاز ویرایش کنید.
- اگر می خواهید از ماکرو برای افزودن مقادیر از سلول ها استفاده کنید A1 از طریق A12 ، روی یک سلول خالی کلیک کنید ، = SUM (A1: A12) را تایپ کنید و ↵ Enter را فشار دهید.
مرحله 12. روی Stop Recording کلیک کنید
در توسعه دهنده نوار ابزار برگه با این کار ضبط شما متوقف می شود و هر مرحله ای را که در طول ضبط انجام داده اید به عنوان یک ماکرو جداگانه ذخیره می کند.
مرحله 13. برگه Excel خود را به عنوان یک فایل ماکرو فعال ذخیره کنید
کلیک فایل ، کلیک ذخیره به عنوان ، و قالب فایل را به xlsm بجای xls به سپس می توانید نام پرونده را وارد کرده ، محل فایل را انتخاب کرده و کلیک کنید صرفه جویی.
اگر این کار را نکنید ، کلان به عنوان بخشی از صفحه گسترده ذخیره نمی شود ، به این معنی که اگر کتاب کار را برای آنها ارسال کنید ، افراد دیگر در رایانه های مختلف نمی توانند از ماکرو شما استفاده کنند
مرحله 14. ماکرو خود را اجرا کنید
برای انجام این کار ، کلید کلیدی را که به عنوان بخشی از ماکرو ایجاد کرده اید فشار دهید. باید مشاهده کنید صفحه گسترده شما مطابق با مراحل کلان خودکار می شود.
همچنین می توانید با کلیک روی ماکرو ، ماکرو را اجرا کنید ماکروها در توسعه دهنده برگه ، نام ماکرو خود را انتخاب کرده و کلیک کنید اجرا کن.
روش 2 از 2: برای داده های خارجی (MySQL ، Postgres ، Oracle و غیره)
مرحله 1. افزونه Excel Kloudio را از Microsoft AppSource بارگیری کنید
این به شما این امکان را می دهد که بین پایگاه داده یا منبع داده خارجی و کتاب کار خود ارتباط مداوم ایجاد کنید. این افزونه همچنین با Google Sheets کار می کند.
مرحله 2. با کلیک روی دکمه + در پورتال Kloudio ، بین کاربرگ خود و منبع داده خارجی خود ارتباط ایجاد کنید
در صورت کار با داده های محرمانه یا شرکت ، جزئیات پایگاه داده خود را وارد کنید (نوع پایگاه داده ، اعتبارنامه) و هرگونه گزینه امنیتی/رمزگذاری را انتخاب کنید.
مرحله 3. هنگامی که بین کاربرگ خود و پایگاه داده خود ارتباط برقرار کردید ، می توانید بدون خروج از Excel از داده های خارجی پرس و جو کرده و گزارش تهیه کنید
گزارش های سفارشی خود را از پورتال Kloudio ایجاد کنید و سپس آنها را از منوی کشویی در Excel انتخاب کنید. سپس می توانید هر فیلتر اضافی را اعمال کرده و فرکانسی را که گزارش تازه می شود انتخاب کنید (بنابراین می توانید صفحه گسترده فروش خود را هر هفته ، روز یا حتی ساعت به طور خودکار به روز کنید).
مرحله 4. علاوه بر این ، همچنین می توانید داده ها را به کاربرگ متصل خود وارد کرده و از داده ها بخواهید منبع داده خارجی خود را به روز کنند
یک قالب بارگذاری از پورتال Kloudio ایجاد کنید تا بتوانید تغییرات صفحه گسترده خود را به صورت دستی یا خودکار در منبع داده خارجی خود بارگذاری کنید.
ویدئو - با استفاده از این سرویس ، ممکن است برخی از اطلاعات با YouTube به اشتراک گذاشته شود
نکات
- فقط افزونه های Excel را از Microsoft AppSource بارگیری کنید ، مگر اینکه به ارائه دهنده شخص ثالث اعتماد داشته باشید.
- ماکروها می توانند برای هر کاری از کارهای ساده (به عنوان مثال ، افزودن مقادیر یا ایجاد نمودار) تا کارهای پیچیده (به عنوان مثال ، محاسبه مقادیر سلول شما ، ایجاد نمودار از نتایج ، برچسب گذاری نمودار و چاپ نتیجه) استفاده شود.
- هنگام باز کردن صفحه گسترده با کلان خود ، ممکن است مجبور شوید کلیک کنید فعال کردن محتوا در یک بنر زرد در بالای پنجره قبل از استفاده از ماکرو.
هشدارها
- ماکروها می توانند به طور مخرب مورد استفاده قرار گیرند (به عنوان مثال ، برای حذف پرونده ها در رایانه). ماکروها را از منابع غیرقابل اعتماد اجرا نکنید.
- Macros به معنای واقعی کلمه هر مرحله ای را که هنگام ضبط انجام می دهید اجرا می کند. اطمینان حاصل کنید که به طور تصادفی مقدار نادرست را وارد نکرده اید ، برنامه ای را که نمی خواهید از آن استفاده کنید باز نکنید یا فایلی را حذف نکنید.
