نوشتن ایمیل نسبتاً ساده است ، اما یک قالب کلی وجود دارد که باید در نظر داشته باشید. همچنین از تفاوت بین ایمیل های غیر رسمی و رسمی مطلع باشید. در اینجا چیزی است که باید بدانید.
نحوه نوشتن بهترین اسلایدشو ایمیل ها
مراحل
قسمت 1 از 5: ایمیل ضروری
مرحله 1. یک آدرس ایمیل تنظیم کنید
اگر در حال حاضر آدرس ایمیل ندارید ، قبل از ادامه کار باید با ارائه دهنده ایمیل ثبت نام کنید. خوشبختانه بسیاری از ارائه دهندگان ایمیل رایگان مبتنی بر وب وجود دارند که می توانید بدون هیچ هزینه ای آدرس ایمیل رایگان دریافت کنید. برخی از محبوب ترین آنها عبارتند از:
- جیمیل
- هات میل
- ایمیل یاهو
مرحله 2. روی "نوشتن" یا "جدید" کلیک کنید
"قبل از اینکه بتوانید یک ایمیل بنویسید ، باید یک صندوق پیام جدید خالی باز کنید تا ایمیل خود را در آن بنویسید. روش دقیق بسته به سرویسی که استفاده می کنید متفاوت است ، اما معمولاً یک دکمه در بالای صفحه با برچسبی مانند "نوشتن" ، "جدید" یا "پیام جدید".
اگر درباره نحوه ایجاد پیام جدید مطمئن نیستید ، صفحات راهنمای سرویس ایمیل خود را بررسی کنید تا با جزئیات بیشتر در مورد آن اطلاعات بیشتری کسب کنید
مرحله 3. آدرس ایمیل گیرندگان را لیست کنید
نیازی نیست آدرس ایمیل خود را ذکر کنید ، بلکه باید آدرس ایمیل شخص یا افرادی را که قصد ارسال ایمیل به آنها را دارید مشخص کنید.
- اغلب یک فضا برای جدا کردن چند آدرس ایمیل کافی است ، اما برخی از خدمات درخواست می کنند که چندین آدرس را با کاما یا شکل دیگری از نقطه گذاری جدا کنید. در این صورت ، این دستورالعمل ها باید توسط ارائه دهنده ایمیل خاص شما مشخص شود.
- آدرس ایمیل گیرنده یا گیرندگان اصلی را در قسمت "به:" وارد کنید. گیرنده اصلی معمولاً به هرکسی اشاره می کند که ایمیل مستقیماً برای بدن وی منظور شده یا در متن ایمیل به آن اشاره شده است.
- آدرس های ایمیل دیگر را در قسمت "CC:" تایپ کنید. این قسمت "کپی" است. گیرنده باید در قسمت "CC:" ذکر شود در صورتی که ایمیل به طور مستقیم آنها را ذکر نمی کند اما به چیزی اشاره می کند که باید از آن مطلع باشد.
- برای پنهان کردن آدرس های ایمیل از قسمت "BCC:" استفاده کنید. اگر نمی خواهید گیرندگان ایمیل لیستی از آدرس های رایانامه ای را که پیام به آنها رسیده است مشاهده کنند ، باید آن آدرس های ایمیل را در قسمت "کپی کور" تایپ کنید.
مرحله 4. شامل یک موضوع آموزنده باشید
هر سرویس ایمیل به شما امکان می دهد موضوع یا عنوان ایمیل خود را در کادر "موضوع" تایپ کنید.
-
موضوع باید مختصر باشد ، اما همچنین باید به گیرنده ایده ای بدهد که ایمیل درباره چیست.
- به عنوان مثال ، یک ایمیل معمولی به یک دوست می تواند به سادگی بگوید "چه خبر؟" اگر سوالی در مورد تکلیف دارید ایمیل می کنید ، ممکن است در عنوان موضوع چیزی مانند "تکلیف ریاضی" خوانده شود.
- به طور مشابه ، یک سوال از یک استاد راهنما یا استاد می تواند با عنوان موضوعی مانند "سوال" یا "سوال در مورد …" برچسب گذاری شود و به دنبال آن یک برچسب مختصر در مورد موضوع مورد بحث شرح داده شود.
- توجه داشته باشید که پیام بدون موضوع در صندوق ورودی گیرنده با برچسب "(بدون موضوع)" ظاهر می شود.
مرحله 5. متن ایمیل خود را بنویسید
متن ایمیل شما باید در کادر متن بزرگ زیر خط موضوع نوشته شود.
- بدنه هر ایمیل به طور معمول باید شامل سلام ، پیام و بسته شدن باشد.
- ماهیت ایمیل سریع است ، بنابراین شما باید به طور کلی طول پیام خود را نسبتاً کوتاه نگه دارید.
مرحله 6. دکمه "ارسال" را فشار دهید
پس از اتمام تایپ ایمیل خود ، آن را بازبینی کنید تا مطمئن شوید که هیچ گونه غلط املایی یا دستوری وجود ندارد و این پیام به وضوح به موضوعی که می خواهید مطرح کنید ، می پردازد. اگر ایمیل آماده است ، روی دکمه "ارسال" در کادر پیام ضربه بزنید تا به گیرندگان ذکر شده ارسال شود.
قسمت 2 از 5: نوشتن یک ایمیل دوستانه
مرحله 1. بدانید که یک ایمیل دوستانه مناسب است
ایمیل های دوستانه باید برای عزیزان ، از جمله دوستان ، خانواده و شرکای عاشقانه رزرو شود. اگر این پیام ماهیتی اتفاقی دارد و شما آن را برای شخصی که با او روابط غیررسمی دارید ارسال می کنید ، می توانید یک ایمیل دوستانه ارسال کنید.
تنها زمانی که یک ایمیل دوستانه برای خانواده یا دوست خود ارسال نمی کنید ، این خواهد بود که شما یک ایمیل گروهی با ماهیت رسمی ارسال می کنید ، مانند درخواست کمک های مالی یا تبلیغات فروش. از آنجا که این ایمیل ها به احتمال زیاد برای افرادی ارسال می شود که با آنها رابطه عادی ندارید ، باید ایمیل را به آنها منتقل کنید
مرحله 2. خط موضوع را گاه به گاه نگه دارید
یک موضوع موضوعی کاملاً ضروری نیست ، اما هنوز هم ایده خوبی است که یک موضوع را شامل شود. آن را کوتاه ، شیرین و دقیق بیان کنید.
- اگر فقط در حال نوشتن یک ایمیل برای تماس با یکی از دوستان خود هستید ، می توانید یک موضوع موضوعی طنزآمیز یا ساده به عنوان "مدت طولانی بدون دیدن!"
- اگر با هدف می نویسید ، ذکر کنید که این هدف چیست. به عنوان مثال ، اگر تصمیم دارید در مورد یک سفر گروهی ایمیل بنویسید ، ایمیل را با موضوعی که به طور خاص آن گردش را ذکر می کند ، برچسب گذاری کنید.
مرحله 3. مخاطب را با نام خطاب کنید
برای یک ایمیل دوستانه ، این بسیار ضروری نیست ، اما همچنان راهی مودبانه برای شروع متن پیام شما است.
-
سلام شما می تواند به سادگی بیان نام شخص ساده باشد:
باب
-
متناوبا ، می توانید یک سلام دوستانه با آن نام نیز قرار دهید ، همچنین:
- "هی باب!"
- "سلام باب"
- "صبح باب!"
مرحله 4. پیام خود را واضح بنویسید ، اما زبان خود را معمولی نگه دارید
درک متن پیام شما باید آسان باشد ، اما لحن باید غیر رسمی و محاوره ای باشد.
- ایمیل خود را بخوانید و از خود بپرسید که آیا محتوای ایمیل شبیه نحوه صحبت شخصی شما است؟ اگر چنین است ، پس شما به یک صدای خوب برای یک ایمیل دوستانه دست یافته اید.
- از انقباضات استفاده کنید. انقباضات بخشی از نوشتن رسمی نیستند ، اما بخشی مشترک از مکالمات روزمره هستند و آنها را برای یک ایمیل دوستانه مناسب می کند.
- با خیال راحت از عامیانه استفاده کنید. در صورت تمایل ، می توانید عامیانه اینترنتی را وارد کنید: "thx" به جای "تشکر" ، "4" به جای "for" ، "l8r" به جای "later" و غیره.
- همچنین در صورت لزوم از شکلک ها استفاده کنید.:)
مرحله 5. نام خود را امضا کنید
مانند سلام ، بستن یا امضا برای یک ایمیل دوستانه کاملاً ضروری نیست ، اما می تواند راه خوبی برای پایان دادن به پیام باشد.
-
بسته شدن شما می تواند به سادگی نام شما باشد:
- "جن"
- "-جن"
-
همچنین می توانید با بسته شدن خود کمی خلاق تر عمل کنید:
- "بعدا! جن"
- "این ایمیل در 3… 2… 1…
قسمت 3 از 5: نوشتن یک ایمیل رسمی
مرحله 1. درک کنید که ایمیل های رسمی ضروری هستند
هنگامی که در حال نوشتن شخصی هستید که با او روابط عادی ندارید ، باید از یک ایمیل رسمی استفاده کنید. این شامل ، سرپرستان ، همکاران ، مشتریان و مشتریان ، مربیان و مقامات اجتماعی یا سیاسی می شود.
-
توجه داشته باشید که ممکن است متوجه شوید ایمیل های رسمی دقیق برای شخصی که در یکی از این دسته ها قرار می گیرد پس از ایجاد رابطه کاری با آن شخص ضروری نیست. وقتی یک ایمیل "رسمی" کمی بیش از حد سفت و سخت می شود ، باید یک ایمیل "نیمه رسمی" بنویسید.
- لحن پیام شما می تواند کمی بیشتر محاوره ای باشد اما باید از عامیانه های اینترنتی دور بمانید.
- شما هنوز باید امضای خود را وارد کنید ، اما ممکن است نیازی به ارائه تمام اطلاعات تماس خود در زیر نام خود نباشید.
مرحله 2. شامل یک موضوع آموزنده باشید
موضوع باید مختصر اما دقیق باشد. مستقیماً به موضوع مورد نظر بپردازید.
-
مثال:
- "سssال مقاله" (هنگام نوشتن یک ایمیل به یک استاد و درخواست جزئیات در مورد یک کار مقاله)
- "درخواست برای آگهی شغل مدیریت" (هنگام ارسال ایمیل در پاسخ به آگهی استخدام)
- "مشکل قسمت #00000" (هنگام تایپ ایمیل برای درخواست خدمات مشتری یا گزارش مشکل فنی)
مرحله 3. یک سلام رسمی بنویسید
یک سلام رسمی باید شامل کلمه "عزیز" به همراه نام گیرنده باشد. از نام خانوادگی گیرنده و عنوان مناسب استفاده کنید و سلام را با کولون دنبال کنید.
-
مثال:
- "آقای اسمیت عزیز:"
- "خانم جونز عزیز:"
- "دکتر ایوانز عزیز:"
مرحله 4. مطمئن شوید که متن ایمیل شما مختصر و دقیق است
محتوای ایمیل خود را به چند پاراگراف محدود کنید که مستقیماً موضوع ایمیل شما را نشان می دهد. از زبان رسمی استفاده کنید و مطمئن شوید که املا و دستور زبان شما دقیق است.
- از استفاده از انقباضات خودداری کنید.
- از عامیانه یا شکلک اینترنتی استفاده نکنید.
مرحله 5 شامل بسته شدن مناسب می شود
متداول ترین بسته "با احترام" است ، اما چند مورد دیگر نیز وجود دارد که می توانند کار کنند. ادب پایانی را حفظ کرده و با کاما دنبال کنید.
-
سایر بسته های احتمالی عبارتند از:
- با احترام
- ارادتمند شما
- با احترام
- متشکرم
- بهترین آرزوها
مرحله 6. در صورت لزوم اطلاعات تماس را در امضای خود ارائه دهید
نام کامل خود را در زیر بسته شدن ایمیل خود قرار دهید. در زیر نام خود ، ممکن است بخواهید عنوان رسمی خود و هرگونه اطلاعات تماس که مفید باشد را وارد کنید.
- عنوان شما ، در صورت داشتن عنوان ، باید شامل موقعیت شما و نام شرکت یا موسسه ای باشد که در آن عضویت دارید.
- حداقل شماره تلفن ، شماره فکس و آدرس ایمیل خود را وارد کنید. همچنین ممکن است بخواهید آدرس پستی و آدرس وب سایت خود را درج کنید.
قسمت 4 از 5: انواع خاص ایمیل های دوستانه
مرحله 1 برای دوستی که از خانه خارج شده است یک ایمیل بنویسید.
اگر یکی از دوستان ، بستگان یا عزیزان شما به تازگی به مکان جدیدی نقل مکان کرده است ، یک ایمیل بنویسید تا در مورد نحوه حرکت ، وضعیت محله جدید و غیره بررسی کنید.
مرحله 2. یک ایمیل دوستانه برای دوستی که هرگز آدرس ایمیل به شما نداده است ارسال کنید
اگر آدرس ایمیل یک دوست معمولی را از شخص ثالث دریافت کرده اید ، مهم است که از ایمیل خود برای تأیید صحت آدرس و اینکه سریعاً مشخص کنید چه کسی هستید استفاده کنید.
مرحله 3 نحوه نوشتن ایمیل به یک پسر را بیاموزید.
اگر شما دختری هستید که برای اولین بار برای یک پسر ایمیل می نویسد ، ممکن است کمی احساس نگرانی کنید. این امر به ویژه در صورتی صادق است که مردی که برای او نامه نگاری می کنید مطالب بالقوه ای باشد. سعی کنید ایمیلی بنویسید که معمولی و در عین حال هوشمند و متشکل به نظر برسد.
در حالی که این یک حرکت بسیار خطرناک است ، شما همچنین می توانید از ایمیل برای گفتن مردی که دوستش دارید استفاده کنید
مرحله 4 نحوه نوشتن ایمیل به یک دختر را بشناسید.
اگر مردی هستید که برای اولین بار به دختری ایمیل می نویسد ، ممکن است این کار بسیار دلهره آور به نظر برسد. خونسردی خود را حفظ کنید و پیامی بنویسید که هم گاه به گاه باشد و هم در کنار هم قرار گیرد.
مرحله 5. یک ایمیل معاشقه بنویسید
اگر می خواهید با گیرنده ایمیل خود زیبا و بازیگوش باشید ، از همان زبانی استفاده کنید که برای معاشقه با آن شخص در واقعیت استفاده می کنید. شکلک ها و "بغل کردن و بوسیدن" (xoxo) نیز مفید هستند.
به طور مشابه ، در وب سایت دوستیابی ، به یک نفر ایمیل نامعقول بنویسید. با این حال ، برای چنین ایمیلی ، باید هم معاشقه داشته باشید و هم آموزنده باشید تا گیرنده به خوبی بفهمد شما چه کسی هستید
مرحله 6. یک ایمیل عاشقانه بنویسید
در این عصر دیجیتالی ، ایمیل عاشقانه را می توان معادل نامه عاشقانه دانست. اگر شریک عاشقانه شما دور است و می خواهید یک یادداشت سریع برای ابراز عشق خود ارسال کنید ، ایمیل سریعترین راه برای انجام این کار است.
قسمت 5 از 5: انواع خاص ایمیل های رسمی
مرحله 1. برای کار از طریق ایمیل درخواست دهید
هنگام ارسال رزومه و درخواست شغل خود از طریق ایمیل ، باید توضیح دهید که برای چه شغلی متقاضی هستید ، چرا آن را می خواهید و چه مدارکی دارید که شما را برای این شغل مناسب می سازد. همچنین باید رزومه خود را به عنوان پیوست درج کنید.
- به طور مشابه ، شما همچنین می توانید یک ایمیل برای درخواست کارآموزی بنویسید. توضیح دهید که به دنبال چه نوع کارآموزی هستید و چگونه می تواند به اهداف شغلی شما کمک کند. همچنین دلایلی را برای انتخاب شما برای کارآموزی ارائه دهید.
- اگر هنوز در مورد موقعیتی که درخواست کرده اید پاسخی دریافت نکرده اید ، یک ایمیل پیگیری ارسال کنید.
مرحله 2. بدانید که چگونه برای استاد خود ایمیل بنویسید
ارسال ایمیل به یک استاد ممکن است ترسناک به نظر برسد ، اما سخت تر از هر ایمیل رسمی دیگر نیست. استاد شما احتمالاً یک فرد شلوغ است ، بنابراین سوالات خود را تا حد امکان مختصر نگه دارید.
اگر استاد شما شما را به اندازه کافی می شناسد ، می توانید هنگام درخواست توصیه نامه به استاد خود ایمیل بزنید
مرحله 3. یک نامه پرس و جو از طریق ایمیل بنویسید
نامه پرس و جو نامه ای است که از یک ویراستار می پرسد آیا می خواهد یک اثر نوشتاری را برای چاپ در نظر بگیرد یا خیر. شما باید کار مورد نظر را به اندازه کافی خوب توصیف کنید تا به ویراستار ایده خوبی از آنچه درباره آن است ، ارائه دهید.
مرحله 4. برای تماس با منابع انسانی از ایمیل استفاده کنید
اگر نگرانی منابع انسانی در مورد شرکت خود دارید ، سریعترین راه برای رسیدگی به آن ارسال ایمیل به افراد درست در منابع انسانی است. اطمینان حاصل کنید که ایمیل به وضوح این مشکل را برطرف کرده است.
نمونه ایمیل های حرفه ای
نمونه ایمیل یادآوری تماس کنفرانسی
پشتیبانی از wikiHow و همه نمونه ها را باز کنید.
نمونه ایمیل یادآوری تماس کنفرانسی
پشتیبانی از wikiHow و همه نمونه ها را باز کنید.
نمونه ایمیل به کارفرمای درخواست کننده مرجع
پشتیبانی از wikiHow و همه نمونه ها را باز کنید.
