شروع یک ایمیل با تبریک مناسب می تواند مشکل باشد. هنگام ارسال یک ایمیل حرفه ای یا نوشتن برای شخصی که او را خوب نمی شناسید ، بهترین انتخاب شما معمولاً این است که قبل از خطاب به فرد نام خانوادگی ، یک سلام ساده و همه کاره مانند "سلام" را انتخاب کنید. اگر در حال نوشتن نامه به دوست ، عضو خانواده یا شخص دیگری هستید که رابطه عادی تری با او دارید ، مشکلی نیست که فقط به نام کوچک آنها اشاره کنید.
مراحل
روش 1 از 4: انتخاب یک سلام مناسب
مرحله 1. برای شروع ایمیل خود در یک یادداشت دوستانه ، "سلام" بگویید
یک "سلام" ساده به همراه نام شخص برای اکثر ایمیل ها خوب عمل می کند. بدون احساس بیش از حد رسمی یا گاه به گاه ، آرام و شخصی است. و از آنجا که بسیار کوتاه و مستقیم است ، باعث حواس پرتی خواننده شما و نگاه بی جا نمی شود.
شما همچنین می توانید از "سلام" هنگام تماس با چندین گیرنده به طور همزمان استفاده کنید ، مانند "سلام به همه"
نکته:
"سلام" یک سلام عالی همه جانبه ایجاد می کند ، خواه ایمیل شما برای یک دوست ، یک سرپرست یا یک غریبه در نظر گرفته شود.
مرحله 2. برای پیامهای رسمی تر ، با "عزیز" باز کنید
"عزیز" یک سلام همه کاره است-مناسب تر از "سلام" است ، اما هنوز یک حلقه گرم و خوش طعم قدیمی دارد. این امر راهی عالی برای دعوت نامه نگاری با عزیزان نزدیک و افرادی است که به خوبی آنها را نمی شناسید.
این تبریک همچنین می تواند برای دوستان و خانواده نیز استفاده شود
مرحله 1
- کلمه "عزیز" همچنین دارای نکاتی از شایستگی و احترام است که در احوالپرسی کمتر رسمی وجود ندارد.
- یکی از معایب این بازکن این است که می توان آن را برای برخی کمی بیش از حد رسمی در نظر گرفت ، به ویژه در یک محیط تجاری.
مرحله 2. اگر نام گیرنده خود را نمی دانید از یک سلام ناشناس استفاده کنید
"سلام" و "به چه کسی مربوط می شود" دو مورد از رایج ترین و نامساعد ترین سلام های ناشناس هستند. آنها برای مواقعی که مطمئن نیستید چه کسی پیام شما را می خواند ، شرط بندی مطمئنی است.
- همچنین می توانید چیزی مبهم مانند "عزیز یا خانم عزیز" را امتحان کنید ، اگرچه ممکن است در همه ایمیل ها به جز رسمی ترین ایمیل ها کمی خسته کننده به نظر برسد.
- سلام نامه های ناشناس اغلب هنگام نوشتن به گروه ها ، مانند مشاغل و سازمان ها ، به جای افراد استفاده می شود.
مرحله 3. اگر می خواهید به اصل مطلب برسید ، نام شخص را به تنهایی بگذارید
اگر از این که از کدام احوالپرسی استفاده کنید یا برای ترجیح می دهید پیام خود را در مرکز توجه قرار دهید ، گیج شده اید ، کاملاً مشکلی نیست که نام گیرنده خود را ذکر کرده و آن را بگذارید. فقط یک کاما اضافه کنید ، یک خط را رد کنید و آنچه می خواهید بگویید را بیان کنید.
- "اماس. تامپسون "بیشتر یا کمتر رسمی از" سلام خانم تامپسون "به نظر نمی رسد و به شما این امکان را می دهد که از بلاتکلیفی در انتخاب مناسب ترین احوالپرسی دور شوید.
- استفاده از نام شخص به عنوان یک تبریک به خودی خود نیز می تواند در مکاتبات بعدی مفید باشد ، در حالی که لزوماً نمی خواهید هر بار یک سلام جدید انتخاب کنید.
روش 2 از 4: خطاب به گیرنده خود
مرحله 1. اگر فرد را به خوبی می شناسید با نام کوچک او تماس بگیرید
این قانون بسیار ساده است: اگر نام شخصی با کسی دارید ، استفاده از نام او اشکالی ندارد. در غیر این صورت ، ایده خوبی است که به نام خانوادگی آنها پایبند باشید تا از گستاخی خودداری کرده و به طور بالقوه آنها را به اشتباه اشتباه بگیرید. f
هنگام نوشتن نامه به یکی از آشنایان معروف ، می توانید نام خود را به تنهایی هدایت کنید یا یک سلام ساده تر به عنوان مقدمه (مانند "هی جکی") ارسال کنید
هشدار:
هرگز به فردی که نامش را ندیده اید مراجعه نکنید مگر اینکه به طور خاص به شما بگوید مشکلی نیست. فقط مودبانه نیست!
مرحله 2. به نام خانوادگی مخاطبین حرفه ای و ناشناس مراجعه کنید
یک تبریک مناسب انتخاب کنید (به یاد داشته باشید ، "سلام" ، "عزیز" و "سلام" همه برای موقعیت های مختلف مفید هستند) ، سپس نام خانوادگی شخص را انتخاب کنید. اکثر ایمیل هایی که ارسال می کنید احتمالاً با نام خانوادگی گیرنده شما شروع می شود ، به خصوص اگر مربوط به کار باشد.
- اگر شخصی که به او ایمیل می زنید زن است ، با پیشوند "خانم" بروید. به جای "خانم" مگر اینکه شما به طور حتم بدانید که او ازدواج کرده است.
- استفاده از نام خانوادگی گیرنده باعث ایجاد لحنی مودبانه و محترمانه برای نامه نگاری می شود.
مرحله 3. هنگام خوشامدگویی به بیش از یک گیرنده از عبارتی مانند "همه" استفاده کنید
گروه های بزرگ ممکن است شامل انواع مختلفی از افراد باشند ، و شما نمی خواهید در مورد جنسیت یا میزان آشنایی آنها فرضیاتی داشته باشید. از آنجا که اصطلاحاتی مانند "بچه ها" و "خانم ها و آقایان" را می توان به عنوان محدود کننده جنسیت تفسیر کرد ، بهتر است آنها را به نفع چیزی فراگیرتر منتقل کرد.
- مطمئن شوید که از سلام های بیش از حد معمولی مانند "مردم" یا "همه" نیز خودداری کنید.
- پرتاب کردن ضمیر جمعی اشتباه می تواند باعث شود که یکی از خوانندگان شما احساس حاشیه شدن یا نادیده گرفتن کلی کند.
مرحله 4. عنوان یا موقعیت شخص را در صورتی که مربوط به پیام شما باشد ذکر کنید
در شرایط عادی ، شروع یک ایمیل با "سلام نماینده اصلی خدمات مشتری" ممکن است عجیب به نظر برسد. اگر موقعیت شخص به طور مستقیم با دلیل شما برای نوشتن ارتباط دارد ، می تواند راه خوبی برای طرح سوال ، درخواست یا شکایت باشد.
- ارسال یک ایمیل به "Direct of Communications" به جای "Mr. اورت »به گیرنده شما اطلاع می دهد که موضوع موردنظر شامل انجام وظایف فردی آنها می شود.
- به طور مشابه ، هنگام تماس با رهبر یک سازمان ، ممکن است کارها را با سلامی مانند "سازمان دهنده اتحادیه عزیز سالت لیک سیتی" کنار بگذارید.
روش 3 از 4: اجتناب از اشتباهات رایج تبریک
مرحله 1. به یاد داشته باشید که همیشه یک سلام داشته باشید
قانون شماره یک برای نوشتن پیام تبریک ایمیل این است که مطمئن شوید یکی از آنها در آنجا وجود دارد. بازکردن یک ایمیل و مواجه شدن با قسمتی از متن بدون مقدمه و دلپذیری های شخصی ممکن است سخت باشد و تایپ چند کلمه برای جمع بندی منظور ارتباط شما تنها چند ثانیه طول می کشد.
بسیاری از افراد یک ایمیل بدون تبریک ناقص می دانند. در نتیجه ، ممکن است بر شما یا توانایی شما در برقراری ارتباط موثر تأثیر ضعیفی بگذارد
نکته:
در مورد آن زیاد فکر نکنید-اگر مطمئن نیستید چه چیز دیگری قرار دهید ، یک "سلام" ساده انتخاب کنید و قدرت مغز خود را در ترکیب بقیه ایمیل خود هدایت کنید.
مرحله 2. از "هی" اجتناب کنید مگر اینکه با شخصی که می نویسید نزدیک باشید
"هی" تقریباً به همان اندازه معمولی است. به همین دلیل ، این یک راه قابل قبول است که یک ایمیل به بهترین دوست یا همکار خود با همان رتبه ارسال کنید ، اما نه برای یک فرد عالی رتبه یا کسی که برای اولین بار با آن ارتباط برقرار کرده اید.
- اگرچه ممکن است بی ضرر به نظر برسند ، اما سلام های غیر رسمی مانند "هی" می تواند ناخواسته نشان دهنده عدم احترام به گیرنده شما باشد.
- دیگر حالت های آرام آدرس مانند "What's up" یا "Yo" هرگز نباید در ایمیل ها استفاده شود. این تبریک ها بهتر است برای تبادل پیام های متنی ذخیره شوند.
مرحله 3. هنگام استفاده از تبریک های خاص مانند "بعد از ظهر بخیر" مراقب باشید
اشاره به زمان نوشتن می تواند به ایمیل شما احساس شخصی تری بدهد و به شما این امکان را بدهد که ارتباط بهتری با گیرنده خود برقرار کنید. با این حال ، شما فقط زمانی باید این کار را انجام دهید که مطمئن باشید آنها در یک منطقه زمانی مشابه هستند. اگر اینطور نیست ، ممکن است درنهایت بی ملاحظه یا بی ملاحظه به نظر برسید.
- گفتن "صبح بخیر" به کسی که در آن سوی جهان زندگی می کند می تواند باعث سردرگمی شود ، به خصوص اگر ایمیل شما حاوی اطلاعات حساس به زمان باشد.
- اگر تمایل خود را برای استفاده از یکی از این سلام ها قرار داده اید ، صدمه ای به شما وارد نمی شود تا ببینید چه ساعتی (و تاریخی!) در مکانی است که گیرنده شما پیام شما را می خواند.
مرحله 4. علائم نگارشی خود را ساده و مناسب نگه دارید
بهترین راه برای قالب بندی هرگونه تبریک این است که سلام دلخواه خود و نام گیرنده را تایپ کنید ، سپس یک کاما وارد کنید تا به چشم های آنها در انتقال متن به متن ایمیل کمک کند. ممکن است فکر کنید یک علامت تعجب بیشتر بیان کننده است ، اما این احتمال وجود دارد که به عنوان نوجوان یا غیرحرفه ای خوانده شود.
- در برخی موارد ، شما همچنین می توانید سلام خود را با دو نقطه یا خط تیره به ترتیب برای جلوه ای رسمی یا معمولی به پایان برسانید.
- انتقال هیجان بیش از حد حتی می تواند شخصی را که برای او نامه نگاری می کنید آزار دهد ، اگر در اشتیاق شما سهیم نباشد.
مرحله 5. مطمئن شوید که نام گیرنده خود را به درستی نوشته اید
قبل از زدن "ارسال" ، املای نام شخص را همانطور که در ایمیل قبلی یا سند اصلی آمده است ، دوباره بررسی کنید. غلط املایی بی گناه پایان كلمه نیست ، اما مرتكب كردن همان خطا بیش از یك بار نشان می دهد كه شما به اندازه كافی به آن اهمیت نمی دهید.
- اگر نامی به خصوص چالش برانگیز یا غیرمعمول دارید ، ببینید آیا می توانید آن را مستقیماً از منبع خارجی در ایمیل خود کپی و جایگذاری کنید.
- شما این خطر را دارید که خواننده خود را با اشتباه تلفظ کردن نام خواننده به شیوه ای ناسازگار ، از خود بیگانه کنید.
روش 4 از 4: ایجاد خط باز کردن ایمیل شما
مرحله 1. هدف ایمیل خود را فوراً بیان کنید
از اولین جمله خود استفاده کنید تا به گیرنده خود دقیقاً دلیل نوشتن آن را بگویید. به این ترتیب ، آنها آویزان نخواهند ماند. این معمولاً به سادگی تقطیر آن چیزی است که در متن پیام خود به آن می پردازید و تبدیل به یک ایده اصلی می شود و آن را به یک مقدمه کوتاه تبدیل می کند.
- یک بازکن قوی برای ایمیل شما ممکن است این باشد: "من برای پرس و جو در مورد آن می نویسم" یا "می خواستم نظر شما را در مورد …"
- گیرنده خود را با یک مقدمه طولانی یا اطلاعات غیر ضروری خسته نکنید. نیازی به ضرب و شتم در اطراف بوته نیست فقط کافی است به داخل آن بپرید.
مرحله 2. اگر در حال نوشتن پاسخی هستید از گیرنده خود تشکر کنید
وقتی در مورد پیامی که برای شما ارسال شده است با کسی تماس می گیرید ، مرسوم است که یک لحظه برای تشکر کردن وقت بگذارید. سپاسگزاری از چیزی می تواند بسیار خوشحال کننده باشد و قدردانی اندکی از قدردانی به شما کمک می کند تا مطمئن شوید که مکاتبات شما با پای راست شروع شده است.
- هنگام بیان اولین جمله خود ، حتماً هدف اصلی ایمیل را تصدیق یا خلاصه کنید ، مانند "از شما متشکرم که در مورد تجربه اخیر خود با Acme Corporation تماس گرفته اید" یا "متشکرم که به این سرعت پاسخ دادید".
- اگر نامه نگاری شما به تجارت مربوط نمی شود ، می توانید با چیزی مانند "متشکرم که تماس گرفتید متشکرم. خیلی وقت است که صحبت نکرده ایم!"
مرحله 3. با یک یادداشت شخصی بیشتر به مخاطبین نزدیک سلام کنید
اگر گیرنده خود را به طور معقول می شناسید ، ممکن است تصمیم بگیرید که رویکرد احساسی تری را با بررسی آنها یا درخواست به روزرسانی در مورد زندگی آنها در پیش بگیرید. احوالپرسی شخصی دارای حس صمیمی است و برای ایجاد یک پویایی دوستانه و صمیمانه مفید است.
- می توانید از خط سربی مانند "تبریک به نوزاد جدید!" یا "من تازه در بروکلین بودم و خاطرات خوب زیادی برایم زنده شد" تا به یکی از همکاران خویشاوند یا دوست داشتنی دفتر خود یادآوری کنید که آنها در فکر شما هستند.
- اطمینان حاصل کنید که هر نظر شخصی یا س questionالی که وارد می کنید با توجه به رابطه شما با گیرنده شما مناسب است. پرسیدن: "چگونه آپارتمان جدید خود را دوست دارید؟" ممکن است کسی را که فقط یک یا دو بار ملاقات کرده اید ، خاموش کند.
مرحله 4. با کمی طنز به عنوان یخ شکن جلب توجه کنید
در حالی که طنز اغلب در دنیای حرفه ای دلسرد می شود ، می تواند در صورت استفاده عاقلانه ، لحظه ای از تسکین خوشایند از ماهیت مبهم ارتباطات عملی روزمره را فراهم کند. اکثر مردم عادت دارند ایمیل های خشک و دقیق را بفروشند ، بنابراین تبریک های خنده دار می تواند بر خواننده شما تأثیر بگذارد و آنها را بیشتر درگیر کند.
"اگر می خواهید همه چیز را کمی روشن کنید ، یک خط آغازین مانند" آیا هنوز جمعه است؟ "را امتحان کنید. یا ، "من می دانم که چقدر دوست داری از من اولین چیزی که صبح می شنوی."
هشدار:
یک ترفند سریع یا کمی کلمه احمقانه می تواند برای زنده نگه داشتن ایمیل های حرفه ای بی رنگ مفید باشد ، اما فقط در مواقعی که شرایط لازم است.
نکات
- علی رغم کوتاه بودن ، تبریک یکی از مهمترین بخشهای ایمیل تجاری است. این اساساً اولین برداشت خود را از شما و رفتار حرفه ای به گیرنده می دهد.
- نام افراد مورد علاقه یا ترجیح داده شده را می توان در اطلاعات فرستنده یا آدرس ایمیل آنها یافت.
- اگر بعد از ایمیل اولیه نام گیرنده ناشناس را آموختید ، حتماً آن را در پیامهای بعدی قرار دهید تا تغییر را بپذیرید و آکورد شخصی تری به دست آورید.
