Access یک پایگاه داده رابطه ای است که به شما اجازه می دهد یک یا چند پایگاه داده Excel را در سیستم خود وارد کنید تا بتوانید زمینه های مشترک بین یا بین آنها را مطابقت دهید. از آنجا که یک فایل تک دسترسی می تواند شامل چندین صفحه گسترده Excel باشد ، این برنامه همچنین راهی عالی برای تجمیع یا تجزیه و تحلیل حجم زیادی از اطلاعات است. اما ابتدا باید صفحه گسترده Excel را در Access وارد کنید. این فقط به چند مرحله کلیدی نیاز دارد.
مراحل
قسمت 1 از 3: آماده سازی برای وارد کردن اکسل به Access
مرحله 1. هر دو برنامه را در رایانه خود باز کنید
شما باید یک بسته مایکروسافت آفیس را که شامل Excel و Access است خریداری و بارگیری کنید. می توانید این کار را به صورت آنلاین از طریق سایت مایکروسافت انجام دهید.
- پس از بارگیری برنامه ها ، روی "شروع" در Windows کلیک کنید و "همه برنامه ها" را انتخاب کنید.
- روی "Microsoft Office" کلیک کنید و سپس "Access" (یا "Excel") را از منوی کشویی انتخاب کنید. ممکن است قبلاً یک صفحه گسترده Excel ایجاد کرده باشید که شخص دیگری برای شما ارسال کرده است یا شما آن را از جایی دیگر بارگیری کرده اید. وجود Office در رایانه شما به شما امکان می دهد آن را باز کنید.
مرحله 2. قبل از وارد کردن صفحه گسترده Excel خود به Access ، آن را تمیز کنید
اگر چند مرحله ساده را قبل از وارد کردن صفحه گسترده Excel در Access انجام دهید ، این کار آسان تر می شود. نکته اصلی این است که داده های شما باید بین صفحات گسترده وارد شده سازگار باشد.
- بهتر است مطمئن شوید که اولین سطر در صفحه گسترده Excel شامل سرصفحه ستون ها (یا نام فیلدها) باشد و این موارد بسیار واضح و قابل فهم باشند. به عنوان مثال ، برای ستونی که شامل نام خانوادگی افراد است ، ممکن است بخواهید سربرگ/نام ستون را "نام خانوادگی" صدا کنید. واضح و دقیق باشید زیرا وقتی سعی می کنید سرصفحه ستون ها در یک برگه اکسل را با دیگری مطابقت دهید ، این کار راحت تر می شود.
- دسترسی به شما امکان می دهد زمینه های مشترک را بین دو یا در میان بسیاری از صفحات گسترده پیوند دهید. فرض کنید شما یک برگه Excel دارید که حاوی اطلاعات حقوق و دستمزد است. شامل نام و نام خانوادگی ، آدرس و حقوق افراد است. بیایید به خاطر استدلال بگوییم که می خواهید آن ورق را در دسترسی به یک برگه دوم Excel که حاوی اطلاعات مربوط به کمک های مالی کمپین است مطابقت دهید. این برگه دوم شامل نام افراد ، آدرس ها و کمک های مردمی است. کاری که Access به شما امکان می دهد این است که سرصفحه های مختلف ستون ها را با یکدیگر مطابقت دهید. برای مثال می توانید سرصفحه های نام را پیوند دهید تا ببینید چه افرادی با یک نام در هر دو پایگاه داده ظاهر می شوند.
- ورق های Excel را اسکن کنید تا مطمئن شوید که هر نوع داده ای به یک شکل مورد استفاده قرار می گیرد و قبل از وارد کردن آنها به Access ، آنها را پاک کنید. این باید چیزی باشد که Access آن را "رابطه ای" می نامد. به عنوان مثال ، اگر صفحه گسترده فرضی برای حقوق و دستمزد شامل نام ، نام خانوادگی و حروف اولیه در یک ستون باشد ، اما صفحه گسترده دیگر فقط نام و نام خانوادگی را در ستون های جداگانه داشته باشد ، Access این را به عنوان مطابقت ثبت نمی کند. باید سرصفحه/فیلد ستون مطابقت داشته باشد.
مرحله 3. اطلاعات را در یک ستون در Excel تقسیم کنید
برای رسیدگی به این مسئله ، ممکن است بخواهید اطلاعات را در یک ستون در Excel تقسیم کنید ، به طوری که به اشتباه به عنوان "بدون مطابقت" در Access ثبت نشود.
- به عنوان مثال ، ممکن است بخواهید نام اول را به ستون خود ، حروف اول را به ستون خود و نام خانوادگی را به ستون خود تقسیم کنید. اگر قبلاً به همان شیوه در صفحه گسترده دوم عمل کرده اید ، وقتی مثلاً نام خانوادگی را در Access پیوند می دهید ، هنگامی که نام ها یکسان هستند باید مطابقت ایجاد کند.
- برای تقسیم یک ستون در Excel ، ستونی را که دارای اطلاعاتی است که می خواهید در آن تقسیم شود ، برجسته کنید. در نوار ابزار برنامه Excel بر روی "data" کلیک کنید. روی "متن به ستون ها" کلیک کنید. به طور کلی ، گزینه "محدود" را انتخاب می کنید. بعدی را کلیک کنید.
مرحله 4. برای تقسیم کردن ستون های ادغام شده ، از جادوگر استفاده کنید
اکنون شما آماده هستید تا فرآیند تقسیم اطلاعات ادغام شده را در یک ستون به چند ستون تکمیل کنید.
- نحوه "محدود شدن" داده های درون ستون را انتخاب کنید. این بدان معناست که هر قسمت از اطلاعات در ستون با چیزی جدا شده است. رایج ترین انتخاب ها شامل یک فاصله ، یک کاما یا یک نیمه کولون است. اغلب اطلاعات فقط با فاصله فاصله می گیرند. مانند مثال زیر: فرض کنید نام "John A. Doe" در یک ستون ظاهر می شود. نام اول جان با فاصله اولیه از A اولیه وسط جدا می شود. نام خانوادگی Doe با فاصله خالی از A اولیه میانی جدا شده است. بنابراین فضا را در جادوگر محدود انتخاب کنید.
- بعدی را کلیک کنید. روی پایان کلیک کنید. برنامه باید جان ، ا و دو را به سه ستون تقسیم کند. سپس می توانید ستون های جدید را با سرصفحه های جدید مشخص کنید تا نوع اطلاعات موجود در آنها (نام خانوادگی ، نام ، و غیره) مشخص شود. ایده خوبی است که قبل از انجام چندین ستون خالی در سمت راست داده هایی که در حال تقسیم آنها هستید ، ایجاد کنید زیرا داده ها را به ستون های خالی جدید (به جای ستون هایی که قبلاً حاوی اطلاعات هستند) وارد می کند.
قسمت 2 از 3: وارد کردن اکسل به Access
مرحله 1. برنامه Access را در رایانه خود باز کنید
به منوی شروع بروید ، Microsoft Office را انتخاب کنید و روی Microsoft Access کلیک کنید. برای وارد کردن ورق Excel به پایگاه داده ، باید یک پایگاه داده جدید خالی Access را باز کنید.
- برای ایجاد یک پایگاه داده جدید در برنامه Access ، "پایگاه داده خالی دسکتاپ" را انتخاب کنید.
- در صورت تمایل نام جدیدی برای آن بگذارید. روی "ایجاد" کلیک کنید.
مرحله 2. یک صفحه گسترده Excel را در Access وارد کنید
مرحله بعدی کشیدن صفحه گسترده Excel (یا بیش از یک) به پایگاه داده Access است.
- هنگامی که در مدیریت پایگاه داده Access هستید ، روی "داده های خارجی" در نوار ابزار کلیک کنید. "Excel" را انتخاب کنید. در برخی از نسخه های Access ، این عملکرد را با کلیک روی "file" در نوار ابزار و "دریافت داده های خارجی" پیدا خواهید کرد.
- جایی که می گوید "نام فایل" ، روی "مرور" کلیک کنید. این به شما امکان می دهد برگه Excel خود را در رایانه خود پیدا کنید.
- کادری را که می گوید "داده های منبع را به یک جدول جدید در پایگاه داده فعلی وارد کنید" را علامت بزنید. به طور پیش فرض بررسی می شود.
- هنگامی که صفحه گسترده Excel را که می خواهید در رایانه خود وارد کنید پیدا کنید ، روی آن کلیک کنید. روی "OK" کلیک کنید. این شما را به جادوگر وارد کردن Excel در Access می برد.
قسمت 3 از 3: استفاده از Wizard برای تکمیل فرآیند وارد کردن
مرحله 1. مراحل مربوط به جادوگری را که در Access ظاهر می شود ، طی کنید
برای تکمیل فرایند وارد کردن صفحه گسترده خود ، باید مراحل جادوگر را تکمیل کنید.
- کاربرگ را در صفحه گسترده Excel که می خواهید وارد کنید انتخاب کنید. گاهی اوقات ، این ساده است زیرا صفحه گسترده Excel فقط یک صفحه است. با این حال ، گاهی اوقات افراد چندین صفحه را در یک صفحه گسترده Excel ایجاد می کنند ، که می توانید آنها را با کلیک روی برگه های پایین صفحه گسترده مشاهده کنید. در این صورت ، باید جادوگر دسترسی را به صفحه گسترده ای که انتخاب می کنید بگویید. بعدی را کلیک کنید.
- صفحه بعدی دارای یک کادر است که می پرسد آیا ردیف اول در برگه اکسل دارای سر ستون است. این به معنی سطر در صفحه گسترده است که اطلاعات هر ستون را مشخص می کند (مانند نام خانوادگی ، آدرس ، حقوق و غیره). ایده خوبی است اگر ابتدا برگه Excel خود را تمیز کنید تا مطمئن شوید که سطر اول عناوین ستون را به وضوح مشخص کرده است. سپس ، فقط بله را بررسی کنید که ردیف اول شامل سرفصل های ستون باشد. این ساده ترین روش است. بعدی را کلیک کنید.
- اگر ردیف اول شما شامل عنوان ستون نیست ، صفحه بعد از شما می پرسد که آیا می خواهید نامهایی را که در Access نامیده می شوند ، تغییر نام دهید (این عناوین ستون هستند). اگر قبل از وارد کردن نام هر فیلد را مشخص نکرده اید و تشخیص آن آسان است (توصیه می شود) ، می توانید این کار را در اینجا انجام دهید.
مرحله 2. فرآیند واردات را به پایان برسانید
تنها چند مرحله از مراحل واردات باقی مانده است. صفحه بعدی در جادوگر می پرسد که آیا می خواهید کلید اصلی را شناسایی کنید.
- لازم نیست این کار را انجام دهید ، اما می توانید. یک کلید اصلی به این معنی است که برنامه رایانه ای به هر سطر اطلاعات یک شماره منحصر به فرد اختصاص می دهد. این می تواند بعداً هنگام مرتب سازی داده ها مفید باشد. بعدی را کلیک کنید.
- صفحه آخر در جادوگر دارای فضایی است که نام پیش فرض را ارائه می دهد. می توانید نام برگه اکسلی را که وارد می کنید تغییر دهید (هنگامی که وارد کردن آن را به پایان رسانید به "جدول" در Access در سمت چپ صفحه تبدیل می شود).
- روی "وارد کردن" کلیک کنید. روی "بستن" کلیک کنید. جدول خود را در سمت چپ صفحه مشاهده خواهید کرد. اکنون در Access وارد می شود.
- اگر می خواهید بیش از یک مجموعه داده را پیوند دهید ، این روند را با یک صفحه گسترده دیگر یا چند صفحه Excel تکرار کنید. اکنون ، شما آماده مطابقت داده ها در برگه های موجود در Access هستید.
ویدئو - با استفاده از این سرویس ، ممکن است برخی از اطلاعات با YouTube به اشتراک گذاشته شود
هشدارها
- اگر فایل اکسل از نسخه متفاوتی از Office نسبت به Access باشد ، ممکن است در وارد کردن صاف فایل ها مشکل داشته باشید.
- نمی توان آن را به اندازه کافی مورد تاکید قرار داد: قبل از وارد کردن صفحه گسترده Excel خود ، باید آن را تمیز کنید. این تا حدی به معنی تجزیه و تحلیل داده های موجود برای مشکلات است.
- همیشه یک کپی از صفحات گسترده خود را نگه دارید ، بنابراین اگر آنها را به هم ریختید ، می توانید این روند را تکرار کنید.
- شما نمی توانید بیش از 255 فیلد را در Access وارد کنید.
