Excel یک برنامه فوق العاده مفید است ، اما عملکردهای مختلف آن ممکن است بسیار زیاد به نظر برسند! نگران نباش. نکات و ترفندهای زیادی وجود دارد که می توانید به آنها کمک کنید تا کار خود را به سرعت انجام دهید. با یادگیری ترفندهای جدید می توانید مجموعه مهارت های خود را افزایش دهید. همچنین می توانید از جداول محوری برای تجزیه و تحلیل بهتر داده های خود استفاده کنید. سرانجام ، مدتی را صرف بررسی عملکردهای جدید کنید. راههای زیادی برای تبدیل سریع یک استاد برتر وجود دارد!
مراحل
روش 1 از 4: ترفندهای یادگیری و صرفه جویی در وقت
مرحله 1. برای حرکت سریعتر از میانبرهای صفحه کلید استفاده کنید
میانبرهای صفحه کلید را پیاده سازی کرده و زمان استفاده از ماوس خود را کاهش دهید. به عنوان مثال ، اگر کلید ctrl را در حالی که روی دکمه فلش کلیک می کنید نگه دارید ، تمام سلول ها را در انتهای صفحه گسترده انتخاب می کنید. بررسی کنید که چقدر سریعتر می توانید بدون موس کار کنید!
- با زدن همزمان ctrl ، shift و $ اعداد را به ارز تبدیل کنید.
- با فشردن همزمان کلیدهای ctrl ، shift و # ، اعداد را به تاریخ تبدیل کنید.
- با فشار دادن ctrl و ضربه زدن به صفحه بالا یا پایین صفحه ، در گوشه سمت راست بالای صفحه کلید ، صفحات را به سرعت تغییر دهید.
- به طور کلی ، Excel برای Mac به روز شده است تا بسیار شبیه Excel برای Windows باشد. اگر با استفاده از این میانبرها به مشکل برخوردید ، می توانید دستورالعمل های برنامه خاص خود را بررسی کنید.
مرحله 2. با یک میانبر به منوی مرتب سازی بروید:
فرمان ، تغییر ، r. اکسل لیست های سفارشی را در منوی مرتب سازی ارائه می دهد. برای مثال ، می توانید ترتیب محصول خود را بر اساس هفته ، ماه یا اولویت انتخاب کنید. پس از ورود به این منو ، می توانید کادر کشویی "مرتب سازی بر اساس" را باز کنید. در آنجا ، می توانید طیف گسترده ای از گزینه ها را بر اساس صفحه گسترده خود مشاهده کنید. چقدر مفید است؟
مرحله 3. alt="Image" و پیکان رو به پایین را فشار دهید تا به منوی فیلتر برسید
این میانبر به شما امکان می دهد حتی سریعتر به منوی فیلتر برسید! منوهای کشویی را مشاهده خواهید کرد که به شما امکان می دهد آنچه را که می خواهید در صفحه گسترده خود برجسته کنید انتخاب کرده و انتخاب کنید. همچنین می توانید از چندین میانبر صفحه کلید دیگر برای کارآمدتر استفاده از فیلترها استفاده کنید:
- برای روشن یا خاموش کردن فیلترها ، ctrl ، shift ، L را فشار دهید.
- ALT ، پیکان رو به پایین را فشار دهید تا منوی کشویی فیلتر نمایش داده شود.
مرحله 4. تجزیه و تحلیل سریع را در گوشه پایین قرار دهید
می توانید سریعتر بدون نیاز به جستجوی ویژگی مورد نظر خود ، تجزیه و تحلیل اولیه را انجام دهید. Quick Analysis دارای یک منوی کوچک در گوشه سمت راست پایین صفحه گسترده شما است. در این منو ، ابزارهای زیادی پیدا می کنید که می توانید از آنها برای جمع آوری قسمت های مختلف داده های خود استفاده کنید. این صرفه جویی در زمان شما را از جستجوی ویژگی های خاص باز می دارد-بسیاری از آنها در این منو وجود دارد.
مرحله 5. برای یافتن نمودارهای جدید ، به Insert> Charts بروید
نمودارها می توانند داده های شما را بسیار جالب تر نشان دهند! در استفاده از همان نمودارهای پای قدیمی گیر نکنید. با استفاده از نمودارهای سلسله مراتبی مانند نقشه درختی ، رئیس خود را تحت تأثیر قرار دهید و داده های خود را زنده کنید. با این کار داده های شما به صورت یک مربع (کل داده های شما) متشکل از مستطیل های کوچکتر که نمایانگر اجزای جداگانه داده های شما هستند ، نشان داده می شود.
نمودار جدیدتر آبشار است که نشان می دهد چگونه بخش هایی از داده ها به کل کمک می کنند. همچنین می توانید این مورد را در نمودارها بیابید
مرحله 6. با استفاده از پیش بینی یک کلیک ، پیش بینی های محکمی انجام دهید
این ابزار به شما احساس حرفه ای می دهد. داده هایی را که می خواهید تجزیه و تحلیل کنید انتخاب کنید. به برگه Data بروید و وارد گروه Forecast شوید. برگه پیش بینی را انتخاب کرده و گزینه های موجود در کادر محاوره ای را بررسی کنید.
- برای مثال ، می توانید اطلاعات خود را به صورت نمودار خطی یا میله ای نمایش دهید.
- همچنین می توانید بسته به فصلی گزینه پیش بینی را انتخاب کنید.
روش 2 از 4: استفاده از جداول محوری
مرحله 1. به Data در Excel بروید و Pivot Tables را انتخاب کنید
تسلط بر جداول محوری می تواند یک بازی واقعی برای کاربران اکسل باشد. جداول محوری به شما کمک می کند تا داده های خود را سازماندهی کرده و به روش های مختلف به آنها نگاه کنید. Excel به طور خودکار داده های شما را پر می کند ، اما می توانید آنها را به دلخواه جابجا کنید. پس از ایجاد جدول ، می توانید با انتخاب یکی از چهار گزینه ، نحوه سازماندهی آن را انتخاب کنید:
- گزارش فیلتر ، که به شما امکان می دهد فقط ردیف های خاصی را مشاهده کنید.
- برچسب های ستون ، که می توانند به عنوان سرصفحه های شما عمل کنند.
- Row Labels ، که می توانید از آنها برای نامگذاری سطرهای خود استفاده کنید.
- Value ، که به شما امکان می دهد داده های خود را شمارش یا جمع کنید و دستکاری های مختلف دیگری را ارائه می دهد.
مرحله 2. چندین سطر و ستون را همزمان اضافه کنید
وقتی به جدول خود نگاه می کنید ، می توانید سطرها یا ستون هایی را که می خواهید اضافه کنید انتخاب کنید. سطرها/ستون هایی را که می خواهید وارد کنید برجسته کنید ، راست کلیک کرده و "Insert" را انتخاب کنید. این باعث صرفه جویی در وقت می شود ، زیرا این بسیار سریعتر از افزودن ستون ها یا سطرهای جداگانه است.
مرحله 3. داده های خود را با فیلترها جمع آوری کنید
وقتی روی برگه داده ها در صفحه گسترده خود کلیک می کنید ، "فیلتر" را انتخاب کنید. سپس می توانید ستونهای خود را به ترتیب نزولی یا صعودی با کلیک روی پیکان کنار سربرگ ستون خود انتخاب کنید. همچنین می توانید این کار را برای انتخاب سطرهایی که می خواهید مشاهده کنید انجام دهید.
مرحله 4. ستونی را که می خواهید جابجا کنید برجسته کنید
در برخی موارد ، ممکن است بخواهید داده های خود را از سطر به ستون یا برعکس تغییر دهید. سطر یا ستونی را که می خواهید تغییر دهید برجسته کرده و راست کلیک کنید. سپس "کپی" را انتخاب کنید. سلولی را که می خواهید سطر یا ستون جدید خود را در آن شروع کنید ، انتخاب کنید. سپس ، راست کلیک کرده و "Paste Special" را انتخاب کنید. گزینه جدیدی ظاهر می شود و می توانید روی "انتقال" کلیک کنید.
مرحله 5. یک سطر یا ستون را برای حذف موارد تکراری برجسته کنید
اگر با یک مجموعه داده بزرگ کار می کنید ، ممکن است تعداد زیادی تکرار در داده های خود داشته باشید. سطر یا ستونی را که می خواهید اصلاح کنید انتخاب کنید و آن را برجسته کنید. در برگه داده ها ، زیر "ابزارها" را نگاه کرده و "حذف موارد تکراری" را انتخاب کنید.
یک پنجره بازشو از شما می خواهد تأیید کنید که کدام داده ها را می خواهید دستکاری کنید. مجدداً "حذف موارد تکراری" را انتخاب کنید
روش 3 از 4: افزودن فرمول ها و توابع جدید به کارنامه خود
مرحله 1. از ابزار Insert Formula استفاده کنید
از امتحان چند فرمول جدید نترسید. برای وارد کردن یک تابع ، سلولی را که حاوی تابع است مشخص کنید. در مرحله بعد ، روی برگه فرمول در روبان در بالای صفحه گسترده خود کلیک کرده و "درج عملکرد" را انتخاب کنید. اگر فرمول دقیق مورد نظر خود را می دانید ، می توانید آن را تایپ کنید. همچنین می توانید کلمات کلیدی مانند "سلول های شمارش" را تایپ کنید. Excel می تواند به شما در یافتن فرمول مورد نیاز کمک کند ، که واقعاً مفید است.
مرحله 2. با استفاده از SUMPRODUCT در Excel تمرین کنید
این تابع برای ضرب آرایه ها یا محدوده ها و به دست آوردن مجموع محصول استفاده می شود. نحو عبارت است از: = SUMPRODUCT (آرایه 1 ، [آرایه 2] ،…)
توابع مختلفی در SUMPRODUCT وجود دارد. به عنوان مثال ، اگر نیاز دارید مقادیر پایینی داده های خود را اضافه کنید ، می توانید تابع SMALL را در تابع SUMPRODUCT انتخاب کنید
مرحله 3. از تابع COUNTIF استفاده کنید
این می تواند مفید باشد اگر بخواهید تعداد دفعاتی که یک عدد یا کلمه در صفحه گسترده شما ظاهر می شود را تعیین کنید. فرمول = COUNTIF (محدوده ، معیارها) است.
به عنوان مثال ، اگر می خواهید بدانید کلمه "California" چند بار ظاهر می شود ، = COUNTIF (B: B ، "California") را تایپ کنید
مرحله 4. از VLOOKUP برای ترکیب داده ها استفاده کنید
شما می توانید VLOOKUP را شبیه استفاده از دفترچه تلفن برای استفاده از نام شخص برای پیدا کردن شماره تلفن خود بدانید. این تابع به شما اجازه می دهد تا به یک قطعه اطلاعات نگاه کنید و مقدار مربوط به آن را در یک ردیف یا ستون یکسان یا متفاوت بیابید.
- ممکن است متوجه شوید که می خواهید 2 یا بیشتر صفحات گسترده را در 1 ترکیب کنید. ابتدا مطمئن شوید که حداقل 1 ستون دارید که در هر دو صفحه گسترده کاملاً یکسان است. فرمول این است: = VLOOKUP (مقدار جستجو ، آرایه جدول ، شماره ستون ، [جستجوی محدوده]).
-
به عنوان مثال ، وقتی متغیرهای خود را وارد می کنید ممکن است به این شکل باشد:
- = VLOOKUP (C2 ، Sheet2! A: B ، 2 ، FALSE)
- اگر شماره قطعه ای از تجهیزات را دارید و نیاز به اطلاع از قیمت قطعه دارید ، این امر مفید خواهد بود.
روش 4 از 4: مشورت با منابع دیگر برای کسب اطلاعات بیشتر
مرحله 1. برای مشکلات مشکل به آقای Excel مراجعه کنید
حتی یک متخصص Excel می تواند با مشکلاتی روبرو شود. اشکالی نداره! اکسل دارای ویژگی های زیادی است ، دانستن همه آنها بسیار سخت خواهد بود. اگر متوجه شدید که گیر کرده اید ، فقط به www.mrexcel.com بروید. ابتدا می توانید سعی کنید پاسخ س yourال خود را در صفحه پیام ها بیابید. استفاده های دیگر می تواند برای کمک به شما واقعاً مفید باشد.
اگر به کمک متخصص نیاز دارید ، می توانید برای مشاوره از آقای Excel ثبت نام کنید. ممکن است مجبور باشید کمی پول خرج کنید ، اما به احتمال زیاد یک راه حل سفارشی دریافت خواهید کرد که واقعاً می تواند به شما کمک کند
مرحله 2. از یک آموزش آنلاین رایگان استفاده کنید
این که آیا شما به دنبال میانبرهای جدید هستید یا فقط به دنبال جلب توجه رئیس خود با مهارت های جدید هستید ، یک آموزش واقعا می تواند به شما در ارتقاء سطح کمک کند. GCF Learn Free یک دوره واقعا کامل را ارائه می دهد که به انواع مسائل Excel می پردازد. می توانید نحوه استفاده سریعتر از تجزیه و تحلیل What-If را بیاموزید و نمونه هایی از نحوه استفاده از فرمولهای مختلف را مشاهده کنید.
مرحله 3. جستجوی سریع اینترنتی را برای یافتن کلاس در منطقه خود انجام دهید
در موتور جستجوی خود فقط "کلاس اکسل" و محل زندگی خود را تایپ کنید. به عنوان مثال ، می توانید "کلاس اکسل در شیکاگو" را تایپ کنید. با پرداخت هزینه ، می توانید برای کلاس های حضوری یا آنلاین ثبت نام کنید. شما می توانید از یک مربی متخصص بخواهید جدیدترین ترفندها را به شما نشان دهد.
نکات
- می توانید بصورت آنلاین یا حضوری در کالج جامعه محلی خود در کلاس های Excel شرکت کنید.
- همچنین ممکن است بارگیری برخی از قالب های Excel و تمرین با استفاده از مهارت های جدید مفید باشد.
