تقریباً همه کسانی که کار می کنند از ایمیل استفاده می کنند ، اما به راحتی می تواند بر ما غلبه کند. برخی از ما به مراتب بیشتر از آنچه می توانیم با آنها برخورد کنیم ایمیل دریافت می کنیم. پاسخگویی سریع و مناسب به یک ایمیل می تواند به ما در صرفه جویی در وقت و حرفه ای تر شدن کمک کند. توجه داشته باشید:
همه این مراحل و پیشنهادات در همه سرویس های ایمیل کار نمی کنند ، اما همه آنها در Gmail کار می کنند.
مراحل
مرحله 1. دلیل استفاده مردم از ایمیل را درک کنید
ایمیل برای برقراری ارتباط بین افراد است. برای ارسال متن و اطلاعات بصری از فردی به شخص دیگر / بسیاری دیگر است. برای نیست:
- ذخیره اطلاعات ؛ بهتر است اطلاعات را به عنوان یک سند در رایانه یا در ابر ذخیره کنید
- یادآوری آنچه باید انجام شود ؛ برای این کار بهتر است از لیست کارهای یا تقویم استفاده کنید
مرحله 2. از برچسب ها یا پوشه ها برای سازماندهی ایمیل ها و خارج از صندوق ورودی خود استفاده کنید
- برای کارهایی که باید انجام دهید از برچسب "پیگیری" یا "پاسخ" استفاده کنید. سپس باید این موارد را به دفتر خاطرات خود یا لیست "انجام دهید" اضافه کنید.
- هنگامی که منتظر شخص دیگری هستید از "در انتظار پاسخ" استفاده کنید
- از "فوری" برای کارهایی که باید در اسرع وقت انجام شوند استفاده کنید
مرحله 3. اطلاعات مفید را ذخیره کنید ، سپس ایمیل را بایگانی کنید
- هرگونه پیوست را بارگیری کرده و فایل ها را در محل مناسب ذخیره کنید
- سپس ، اگر نمی خواهید به ایمیل پاسخ دهید ، آن را بایگانی کنید
مرحله 4. ایمیل هایی را که با آنها کار کرده اید بایگانی کنید
از بایگانی نترسید ؛ اساساً ایمیل را از صندوق ورودی شما به جعبه "بدون نام" منتقل می کند (از نظر فنی ، برچسب "صندوق ورودی" را حذف می کند)
- حذف نشده است - حذف برای همین است
- همیشه قابل جستجو و یافتن است
مرحله 5. ایمیل های اشتباه را حذف کنید ، سپس اشتراک منبع خود را لغو کنید
با این کار صندوق ورودی شما عاری از ایمیل های غیر ضروری و نامطلوب می شود.
- ایمیل هایی را که قرار نبود در ابتدا دریافت کنید حذف کنید
- اینها بعد از مدتی قرار گرفتن در "سطل" دیگر قابل جستجو یا یافتن نیستند
- اگر نمی خواهید دوباره این نوع ایمیل را دریافت کنید ، با جستجوی اطلاعات "لغو اشتراک" در پایین ایمیل ، مطمئن شوید که اشتراک آن را لغو کرده اید.
- اگر نمی توانید اشتراک آن را لغو کنید ، ایمیل را به عنوان هرزنامه تعیین کنید
مرحله 6. از ستاره ها برای ایمیل های ویژه و بسیار مهم یا فوری استفاده کنید
از ستاره ها به میزان کم استفاده کنید ، زیرا داشتن زیاد ایمیل های ستاره دار به اندازه هیچ ایمیل ستاره دار بی فایده خواهد بود.
نکات
- همیشه هدف ایمیل را در نظر داشته باشید و سعی کنید از آن برای چیزهای دیگر استفاده نکنید.
- از ایمیل به عنوان بخشی از "گردش کار بهره وری" خود ، به همراه فهرست کارهای انجام شده ، تقویم یا دفتر خاطرات و هر ابزار دیگری که مفید می دانید استفاده کنید.
