اگر می توانید اولویت های خود را بعد از ظهر حذف کنید ، نوشتن اولویت ها روی کاغذ کار می کند. بسیاری از کارهای ورودی در خانه یا محل کار ، بسیاری از آنها به روز بعد (یا هفته یا ماه) منتقل می شوند. این صفحه گسترده Excel در حال نزدیک شدن به مهلت ها است و اولویت های کار را بر این اساس تغییر می دهد. در 20 دقیقه مراحل زیر روش م moreثرتری برای مدیریت اولویت ها ارائه می دهد.
مراحل
مرحله 1. یک برگه "صفحه اصلی" یا "دفتر" ایجاد کنید
یک صفحه گسترده جدید Excel باز کنید. روی برگه "Sheet1" در پایین راست کلیک کرده و روی تغییر نام کلیک کنید. "خانه" یا "دفتر" را تایپ کنید.
مرحله 2. با تکرار مرحله 1 ، Sheet2 را به "Template" و Sheet3 را به "Points" تغییر نام دهید
مرحله 3. ایجاد جدول اهمیت
در برگه نقاط ، ستون های A ، B و C را پر کنید:
مرحله 4. نام "اهمیت" را تعریف کنید
از سلول A2 تا C7 را انتخاب کنید. بر روی Insert Name Define کلیک کنید
نام را "اهمیت" تعریف کنید و روی OK کلیک کنید
مرحله 5. ایجاد جدول تلاش
مراحل 3 ، 4 و 5 را برای ایجاد جدول تلاش در ستون های E ، F و G. تکرار کنید سلول های E2 تا G6 را انتخاب کرده و نام آنها را "تلاش" بگذارید.
مرحله 6. ایجاد جدول اضطراری
مراحل 3 ، 4 و 5 را برای ایجاد جدول فوریت در ستون های I ، J و K. تکرار کنید. نام آنها را "فوریت" بگذارید.
مرحله 7. عناوین را در برگه Home وارد کنید
روی برگه صفحه اصلی کلیک کنید و سرفصل ها را در ردیف 1 وارد کنید:
- الف - اولویت A فرمول ، 1 برای مهمترین کار ، اما می تواند بیش از 100 باشد
- ب - وظیفه نام وظیفه.
- C - اهمیت A ، B ، C ، D ، E ، یا F از جدول.
- D - تلاش A 1-5 ، از جدول تلاش.
- الف - فوریت یک فرمول بر اساس سررسید.
- F - سررسید زمانی که کار باید تمام شود. موعد مقرر سخت و سریع نیست. شیب بالا به شما می گوید که چقدر زود می توانید کار را شروع کنید و افزونه به شما می گوید چند روز می تواند حرکت کند. کوتاه کردن موها ممکن است 5 تا 4 و پسوند آن 4 باشد - کوتاه کردن موها 2 هفته زودتر منطقی نیست و اگر بیشتر از 5 روز به تاخیر بیفتد ، ممکن است افراد متوجه شوند.
- G - افزایش روزها قبل از موعد مقرر ، می توانید کار را شروع کنید.
- H - Extension تمدید خودکار سررسید
- I - روزهای باقی مانده فرمول. تعداد روز قبل از موعد مقرر ؛ اگر مهلت سپری شده باشد منفی است.
- J - کار تاریخ نهایی در واقع تکمیل شد.
- K - هر گونه جزئیات مربوط به کار را کامنت کنید.
مرحله 8. لیست وظایف خود را وارد کنید
توجه داشته باشید اولویت ، فوریت و روزهای باقی مانده خالی است. آنها با فرمول پر می شوند. در اینجا نمونه ای از کارهای خانه است.
مرحله 9. فرمولهای روزهای چپ ، فوریت و اولویت را وارد کنید
فرمول های زیر برای ردیف 2 است.
- I (روزهای باقی مانده) = F2-IF (ISBLANK (J2) ، TODAY () ، J2)
- E (فوریت) = IF (I2> G2 ، 5 ، IF (I2> 0 ، 4 ، IF (I2 = 0 ، 3 ، IF (I2+H2> 0 ، 2 ، 1)))))
- A (اولویت) = VLOOKUP (C2 ، اهمیت ، 2 ، FALSE) + VLOOKUP (D2 ، تلاش ، 2 ، FALSE) + VLOOKUP (E2 ، فوریت ، 2 ، FALSE)
مرحله 10. قالب سلول C2 را به عدد صحیح با راست کلیک بر روی سلول ، انتخاب قالب و تبدیل آن به عدد با 0 مکان اعشاری تغییر دهید
مرحله 11. فرمولهای اولویت ، فوریت و روزهای باقی مانده را در سلولهای باقیمانده در هر ستون کپی کنید
سلول E2 را انتخاب کرده و تایپ کنید CTRL-C
سلولهای E3 تا E10 را انتخاب کرده و کلیک کنید CTRL-V به این کار را برای کپی سلول I2 به سلولهای I3 تا I10 تکرار کنید. در نهایت ، کپی سلول A2 را در سلولهای A3 تا A10 تکرار کنید. از ارزش های عجیب و غریبی که برای کارهای نامشخص دریافت می کنید چشم پوشی کنید.
مرحله 12. ردیف ها را بر اساس اولویت مرتب کنید
از سلولهای A1 تا K ، برای هر تعداد ردیف که داده دارید ، انتخاب کنید. سپس بر روی Data Sort کلیک کنید.
مرحله 13. صفحه گسترده اولویت های خود ، از جمله تاریخ ویرایش را ذخیره کنید
مرحله 14. علامت گذاری کارهای به پایان رسید
هنگام انجام وظایف ، تاریخ را در ستون Finished علامت گذاری کنید. یاد آوردن CTRL- ;
(کلید کنترل و نیمه روده) بلافاصله تاریخ فعلی را وارد می کند.
مرحله 15: اولویت ها را مشاهده کنید هر روز تغییر می کند
در اینجا اولویت های چند روزه آمده است. در 13 ژوئیه همه وظایف قبل از شیب بالا دوره ، بنابراین تعداد زیادی داشته باشید. در 20 جولای ، اولویت های بالاتر (تعداد کوچکتر) برای چهار وظیفه ظاهر می شود ، از جمله چمن زنی که به آن ضربه زده است ناشی از تاریخ. در 21 ، اولویت بیشتر است زیرا ما در آن هستیم افزونه دوره و در 23 جولای حتی بالاتر است زیرا فراتر از آن است افزونه عادت زنانه. پرداخت صورت حساب همچنین در روزهای 23 و 25 نیز از تشدید می گذرد.
نکات
- با خیال راحت ستون های بیشتری اضافه کنید - چه کسی وظیفه ، دسته و غیره را تعیین کرده است.
- کارهای بزرگ را به کارهای کوچکتر تقسیم کنید.
- در صورت لزوم هر روز لیست کارها را مرتب کنید.
- فایلهای جداگانه Excel را برای خانواده/خانه و محل کار نگه دارید.
- = IF (WEEKDAY (TODAY () ، 2)> 5 ، TODAY ()-(WEEKDAY (TODAY () ، 2) -5) +7 ، TODAY ()-(WEEKDAY (TODAY () ، 2) -5))
- از AutoFilter برای انتخاب وظایف مقرر در گذشته (فوریت = 1) یا کارهای بسیار مهم (اهمیت = "A") استفاده کنید
- مقالات زیر را در مورد اولویت بندی و مدیریت زمان ذکر کنید.
- کارهای تکراری را در برگه الگوها کپی کنید تا بتوانید به راحتی آنها را پیدا کرده و مجدداً کپی کنید.
- با خیال راحت امتیازات داده شده برای هر قسمت از اولویت ها را تغییر دهید.
- یک راه برای به روز نگه داشتن یک کار تکراری این است که آن را در زیر ستون تاریخ وارد کنید: (در این مثال از جمعه استفاده می شود که در اینجا "5" است.)
- فرمت های مشروط را در سررسید اضافه کنید تا زمان دیرکرد آن مشخص شود.
- هفتگی ، ماهانه (یا شاید دو برابر آن) تعداد کارهای انجام شده در هر دوره را بشمارید. این ممکن است تنها بازخورد مثبتی باشد که ممکن است در مورد کار خود دریافت کنید.
- با این کار تاریخ "امروز" (دوشنبه = 1 ، سه شنبه = 2 ، … خورشید = 7) پیدا می شود و بررسی می شود که آیا دیرتر از جمعه است. اگر چنین باشد ، هفت هفته به جمعه فعلی اضافه می شود و هفته های آینده جمعه ارائه می شود. اگر دیرتر از جمعه نباشد ، فقط تاریخ جمعه های این هفته را نمایش می دهد.
- در این مثال ، دوشنبه = 1 ، سه شنبه = 2 ، چهارشنبه = 3 ، پنجشنبه = 4 ، جمعه = 5 ، شنبه = 6 و یکشنبه = 7.
- برای تغییر این فرمول برای کارکردن ، مثلاً سه شنبه ، می توانیم با مشاهده لیست فوق آن سه شنبه = 2 را مشاهده کنیم ، بنابراین فقط سه 5s موجود در فرمول را با 2s عوض کنید.
هشدارها
- به جای اینکه فایل های Excel خود را همیشه همراه خود داشته باشید ، از Google Spreadsheet استفاده کنید تا فایل های شما همیشه در دسترس شما باشد.
- هر چند جلسه یکبار صفحه گسترده را برای بازیابی ذخیره کنید.
- مدیریت زمان بسیار شخصی است و ممکن است این صفحه گسترده با نیازها و ترجیحات شما مطابقت نداشته باشد. ممکن است برای بازدید روزانه احساس سرزده یا بسیار سخت گیرانه داشته باشید. ممکن است برای شما کار کند ، اما برای دوستان شما یا بالعکس.
- اولویت های محاسبه شده اعداد ترتیبی نیستند. تکمیل یک کار با اولویت "1" همه کارهای دیگر را به سمت بالا تغییر نمی دهد. اولویت ها می تواند بیش از صد باشد و همه اعداد امکان پذیر نیستند. معمولاً بر اولویت های بین 1 تا 12 تمرکز کنید.
- نگران انجام کارهای زیاد نباشید - حتی دو ماه کار می تواند در انتهای لیست منتظر بماند تا سررسید آنها نزدیک شود.
