اگرچه افراد اسناد را با فرکانس کمتری نسبت به زمان قبلی ارسال می کنند ، اما ممکن است گاهی اوقات نیاز به ارسال فکس داشته باشید. هنوز دلایل زیادی برای ارسال فکس وجود دارد ، به ویژه اگر قراردادهایی را ارسال می کنید یا گیرنده شما فناوری یا تجهیزات لازم برای انتقال کاغذها را از راه های دیگر ندارد. خوشبختانه می توانید اسناد را با استفاده از دستگاه فکس ، رایانه یا حتی تلفن هوشمند فکس کنید.
مراحل
روش 1 از 3: استفاده از دستگاه فکس
مرحله 1. دستگاه فکس خود را تنظیم کنید
برای ارسال و دریافت فکس با استفاده از دستگاه فکس ، باید مطمئن شوید که دستگاه فکس شما وصل شده و به اتصال تلفن ثابت شما متصل است.
- اگر قصد ارسال مکرر فکس را دارید ، خط اختصاصی توصیه می شود زیرا نمی توانید همزمان از دستگاه فکس و تلفن استفاده کنید.
- اگر قصد دریافت فکس دارید ، باید مطمئن شوید که دستگاه فکس شما دارای تونر و کاغذ است.
- اگر دستگاه فکس در خانه یا محل کار ندارید ، ممکن است بتوانید آن را به صورت رایگان از کتابخانه عمومی محلی خود ارسال کنید. همچنین می توانید برای فکس کردن اسناد خود با پرداخت هزینه به مغازه ای مانند Kinko's یا The UPS Store مراجعه کنید. اگر انتظار ندارید مکرراً فکس ارسال کنید ، این گزینه ها بهترین کار را می کنند.
مرحله 2. تنظیمات خود را تنظیم کنید
همه دستگاه های فکس متفاوت هستند ، اما شما معمولاً گزینه ای برای تنظیم تنظیمات خاص خواهید داشت. برای آشنایی بیشتر با ویژگی های خاصی که در دستگاه شما موجود است ، دفترچه راهنمای کاربر خود را بخوانید.
- اگر می خواهید مطمئن باشید که فکس شما با موفقیت ارسال شده است ، تنظیمات صفحه تأیید را روشن کنید. هنگامی که این ویژگی روشن است ، دستگاه پس از ارسال فکس صفحه ای را چاپ می کند که به شما اطلاع می دهد آیا با موفقیت ارسال شده است یا خیر.
- همچنین می توانید هدر فکس را تنظیم کنید ، که یک خط متنی است که در بالای هر سند ارسال شده ظاهر می شود. این به طور معمول شامل اطلاعات اولیه در مورد اینکه فکس از چه کسی است.
- اگر قصد دریافت فکس را نیز دارید ، می توانید بین حالت دریافت خودکار یا حالت دریافت دستی یکی را انتخاب کنید ، که این امر مستلزم پذیرش هر فکس ورودی است.
مرحله 3. اسناد خود را جمع آوری کنید
استفاده از اسناد اصلی به جای فتوکپی ، سندی را در اختیار گیرنده قرار می دهد که تمیزتر و راحت تر خوانده شود.
از صفحه جلد در بالای صفحاتی که فکس می کنید استفاده کنید. صفحه جلد باید حاوی اطلاعاتی مانند نام فرستنده و شماره فکس ، نام گیرنده و شماره فکس ، تاریخ و تعداد صفحات موجود در فکس باشد
مرحله 4. اسناد خود را در دستگاه قرار دهید
بسیاری از ماشین آلات هم دارای تغذیه کننده کاغذ و هم صفحه تخت هستند. اگر فقط یک صفحه دارید ، می توانید از هر دو تابع استفاده کنید. اگر چندین صفحه دارید ، تغذیه کننده کاغذ معمولاً بهتر کار می کند.
- هنگام استفاده از تغذیه کننده کاغذ ، می توانید همه صفحات خود را به طور همزمان وارد کنید. دستگاه فکس شما باید دارای نمادی باشد که نشان می دهد کاغذها باید در کدام جهت در فیدر کاغذ قرار داشته باشند. برخی از دستگاه های فکس همچنین امکان اسکن و فکس هر دو طرف سند را ارائه می دهند ، بنابراین دفترچه راهنمای کاربر خود را بررسی کنید تا ببینید آیا این امکان در دستگاه شما وجود دارد یا خیر.
- هنگام استفاده از صفحه تخت ، درپوش بالای دستگاه را بلند کرده و سند خود را رو به پایین روی صفحه شیشه ای قرار دهید. قبل از ادامه سند ، حتماً سند خود را با علامت های ارائه شده روی صفحه تنظیم کرده و درب آن را ببندید.
مرحله 5. شماره فکس را وارد کنید
هنگام وارد کردن شماره ، مطمئن شوید که کد منطقه ، کد کشور و هر شماره ای که برای شماره گیری نیاز دارید را وارد کنید. اگر شماره را با استفاده از تلفن تماس می گرفتید ، باید دقیقاً همان روشی را وارد کنید.
مرحله 6. دکمه ارسال را فشار دهید
پس از چند ثانیه ، خواهید شنید که دستگاه شروع به ارسال فکس می کند و کاغذها در دستگاه فکس شروع به تغذیه می کنند.
دکمه روی دستگاه شما به جای "ارسال" ممکن است "برو" یا "فکس" را بنویسید
مرحله 7. به دنبال یک پیام تأیید باشید
برخی از دستگاه ها پیامی را روی صفحه نمایش می دهند تا به شما اطلاع دهند که آیا فکس شما با موفقیت ارسال شده است. اگر تنظیمات خود را برای دریافت تأییدیه های چاپ شده پیکربندی کرده اید ، دستگاه شما صفحه ای را چاپ می کند که وضعیت فکس شما را مشخص می کند.
روش 2 از 3: فکس با رایانه
مرحله 1. یک برنامه را انتخاب کنید
هنگام ارسال فکس از رایانه ، می توانید از نرم افزاری که بر روی رایانه شما نصب شده است یا یک سرویس آنلاین استفاده کنید.
- برخی از سیستم عامل ها دارای برنامه هایی هستند که به شما امکان می دهند فکس ارسال کنید. به عنوان مثال ، ویندوز 7 دارای ابزاری به نام Fax and Scan است که به شما امکان می دهد فکس را بدون دستگاه فکس ارسال کنید.
- برای استفاده از نرم افزار رایانه ، باید رایانه خود را به خط تلفن متصل کنید. اگر این امکان پذیر نیست ، به جای آن از خدمات آنلاین استفاده کنید.
- چندین سرویس آنلاین از جمله MyFax ، eFax و FaxZero در دسترس است. برخی رایگان هستند ، برخی نیاز به اشتراک یا عضویت دارند ، و برخی خدمات از شما می خواهند که به ازای هر فکس هزینه پرداخت کنید.
مرحله 2. برنامه را باز کرده و فکس جدیدی ایجاد کنید
هر برنامه منحصر به فرد است ، اما باید گزینه ای به نام "ایجاد فکس جدید" یا چیزی مشابه را مشاهده کنید.
مرحله 3. اسناد خود را ضمیمه کنید
برای فکس کردن اسناد با استفاده از رایانه ، باید آنها را در پیام خود بارگذاری کنید. شما باید دکمه ای را مشاهده کنید که روی آن نوشته شده است "بارگذاری اسناد" یا موارد مشابه.
- اگر اسناد الکترونیکی دارید ، می توانید آنها را در رایانه خود جستجو کرده و به پیام خود ضمیمه کنید.
- اگر اسناد کاغذی دارید ، باید از اسکنر برای دیجیتالی کردن آنها استفاده کنید. اگر اسکنر ندارید ، می توانید از اسناد عکس بگیرید و یا آن را برای خود ایمیل کنید یا عکس را مستقیماً در رایانه خود بارگذاری کنید.
مرحله 4. شماره فکس و یک پیام را وارد کنید
یک پیام کوتاه برای گیرنده خود در فضای ارائه شده روی صفحه تایپ کنید ، درست همانطور که در صورت ارسال ایمیل. این به عنوان ورق جلد شما عمل می کند ، بنابراین نیازی به ضمیمه کردن یک صفحه جداگانه نیست. همچنین باید شماره فکس گیرنده را در قسمت TO وارد کنید.
همچنین ممکن است از شما خواسته شود تا یک کد تأیید تایپ کنید تا ثابت شود که روبات نیستید
مرحله 5. ارسال را فشار دهید
هنگامی که اسناد خود را ضمیمه کردید ، پیام خود را تایپ کردید و شماره فکس گیرنده را وارد کردید ، دکمه ارسال را فشار دهید و کار شما تمام شد.
روش 3 از 3: استفاده از تلفن همراه یا تبلت
مرحله 1. یک برنامه را بارگیری کنید
انواع مختلفی از برنامه های تلفن همراه برای تلفن ها و رایانه های لوحی موجود است که به شما امکان می دهد همانطور که از رایانه خود فکس ارسال می کنید. برخی از برنامه ها رایگان هستند ، در حالی که برخی دیگر ممکن است هزینه ای دریافت کنند. برنامه های محبوب عبارتند از Files Anywhere ، Fax Burner و JotNot Fax.
برخی برنامه ها یک شماره فکس موقت به شما می دهند که اگر قصد ارسال و دریافت مکرر را دارید ، ممکن است ایده آل نباشد
مرحله 2. برنامه را باز کرده و سند خود را انتخاب کنید
هنگامی که برنامه را در دستگاه تلفن همراه خود باز می کنید ، از شما خواسته می شود که فکس جدیدی ایجاد کنید. اولین کاری که باید انجام دهید این است که سندی را که می خواهید فکس کنید انتخاب کنید.
- اگر سند شما به صورت محلی در دستگاه شما ، در ایمیل شما یا در یک سرویس ذخیره سازی ابری مانند DropBox ذخیره شده است ، باید بتوانید سند خود را از برنامه جستجو کرده و بارگذاری کنید.
- اگر سند کاغذی دارید ، می توانید از تلفن یا رایانه لوحی خود برای گرفتن عکس از سند خود و پیوست کردن آن به پیام خود استفاده کنید.
مرحله 3. شماره فکس و یک پیام را وارد کنید
پیامی را برای گیرنده خود تایپ کنید ، درست مانند ارسال فکس از رایانه. حتماً شماره فکس گیرنده را در قسمت TO پیام خود وارد کنید.
مرحله 4. ارسال را فشار دهید
هنگامی که اسناد خود را ضمیمه کرده اید ، پیام خود را تایپ کرده و شماره فکس گیرنده را وارد کرده اید ، دکمه ارسال را فشار دهید تا فکس شما ارسال شود.
نکات
- اگر می خواهید بدون بارگیری نرم افزار ، بارگذاری اسناد در وب سایت یا خرید دستگاه فکس جداگانه ، از یک چاپگر همه کاره ارتقا دهید. هنوز به اتصال تلفن نیاز دارید.
- اگر حسابی با سرویس فکس آنلاین مانند RingCentral یا eFax دارید ، می توانید از حساب خود برای ارسال فکس مستقیم از Gmail استفاده کنید. تنها کاری که باید انجام دهید این است که شماره فکسی را که می خواهید برای آن ارسال کنید و سپس @domainname.com را در قسمت TO وارد کنید. به عنوان مثال ، اگر از eFax استفاده می کنید ، [email protected] را وارد کنید.
- دستگاه های فکس گاهی گیر می کنند و صفحات گاهی به هم می چسبند. اگر این اتفاق بیفتد ، باید سند خود را دوباره ارسال کنید.
