این wikiHow به شما آموزش می دهد که چگونه هنگام استفاده از Windows یا macOS اطلاعات را در یک صفحه گسترده Excel پاک کنید. اجرای املای املایی ، حذف داده های تکراری ، استفاده از یافتن و جایگزینی و تغییر به قالب مورد ثابت می تواند کیفیت کتاب کار شما را بهبود بخشد.
مراحل
روش 1 از 4: استفاده از Spellcheck
مرحله 1. صفحه گسترده خود را در Excel باز کنید
می توانید این کار را با دوبار کلیک روی فایل موجود در رایانه خود انجام دهید.
قبل از ایجاد تغییرات در صفحه گسترده ، همیشه باید از داشتن نسخه پشتیبان مطمئن شوید
مرحله 2. کلید F7 را از صفحه کلید فشار دهید
این پنجره Spelling را باز می کند ، که اولین اشتباه احتمالی را در صفحه گسترده نمایش می دهد.
مرحله 3. یک اشتباه را تصحیح کنید
اگر خطا چیزی است که می خواهید تصحیح کنید ، چندین روش برای انجام این کار وجود دارد:
- اگر اصلاح درست را در کادر "پیشنهادات" مشاهده کردید ، آن را انتخاب کنید ، سپس کلیک کنید تغییر دادن.
- اگر املای درست را می دانید ، می توانید تصحیح را در کادر بالای پنجره تایپ کنید ، سپس کلیک کنید تغییر دادن.
- در مورد استفاده محتاط باشید تغییر همه ، زیرا ممکن است چیزی را تغییر دهید که نیازی به تغییر نداشت. به عنوان مثال ، اگر همه موارد "از" را به "فرم" تغییر داده اید ، ممکن است جمله ای را که نیاز به کلمه "از" دارد خراب کنید.
مرحله 4. تصمیم بگیرید که با کلمه ای که در واقع درست است چه کار کنید
اکسل ممکن است به واژه ای برخورد کند که یک اسم مناسب ، یک اصطلاح تخصصی یا عامیانه یا چیزی در زبان دیگر باشد که نیازی به تصحیح ندارد. شما برای مقابله با این مشکل گزینه هایی دارید:
- کلیک چشم پوشی برای رفتن به خطای بعدی ، یا نادیده گرفتن همه برای حذف همه موارد این کلمه
- کلیک افزودن به فرهنگ لغت برای اطمینان از اینکه اکسل این کلمه/املا را در آینده درست می داند.
روش 2 از 4: حذف مقادیر تکراری
مرحله 1. صفحه گسترده خود را در Excel باز کنید
می توانید این کار را با دوبار کلیک روی فایل موجود در رایانه خود انجام دهید.
قبل از ایجاد تغییرات در صفحه گسترده ، همیشه باید از داشتن نسخه پشتیبان مطمئن شوید
مرحله 2. روی تب Data کلیک کنید
در بالای اکسل قرار دارد.
مرحله 3. روی Remove Duplicates کلیک کنید
در گروه "Data Tools" در نوار نوار بالای Excel قرار دارد. یک جعبه گفتگو ظاهر خواهد شد.
مرحله 4. ستون هایی را که می خواهید بررسی کنید انتخاب کنید
کادر کنار نام هر ستون را علامت بزنید تا آن ستون برای مقادیر تکراری بررسی شود.
- برای انتخاب سریع همه ستون ها به صورت همزمان ، روی کادر کنار "انتخاب همه" کلیک کنید.
- برای لغو انتخاب همه ستون ها ، روی کادر کنار "لغو انتخاب همه" کلیک کنید.
مرحله 5. روی OK کلیک کنید
پیامی را مشاهده خواهید کرد که شامل تعداد موارد تکراری حذف شده است. اگر موارد تکراری یافت نشد ، پیامی را مشاهده خواهید کرد که می گوید هیچ مقدار تکراری حذف نشده است.
مرحله 6. روی OK کلیک کنید
با این کار پنجره بسته می شود.
روش 3 از 4: پیدا کردن و جایگزینی متن
مرحله 1. صفحه گسترده خود را در Excel باز کنید
می توانید این کار را با دوبار کلیک روی فایل موجود در رایانه خود انجام دهید.
- از این روش برای جستجوی رشته ای از متن و جایگزینی آن با چیز دیگری استفاده کنید.
- قبل از ایجاد تغییرات در صفحه گسترده ، همیشه باید از داشتن نسخه پشتیبان مطمئن شوید.
مرحله 2. Ctrl+F را فشار دهید (ویندوز) یا ⌘ Command+F (macOS).
با این کار پنجره Find and Replace باز می شود.
مرحله 3. روی تب Replace کلیک کنید
این دومین برگه در بالای پنجره است.
مرحله 4. آنچه را که جستجو می کنید در کادر "Find what" وارد کنید
در صورت لزوم ، حتماً فضاهایی را درج کنید. همچنین ، از فضاهای اضافی قبل یا بعد از اصطلاحات اجتناب کنید.
- آیا می توانید از حروف بزرگ مانند * و؟ در جستجوی شما
- مثال: برای جستجوی هر کلمه ای که با "s" شروع می شود و با "d" خاتمه می یابد s (d) را تایپ کنید (برای مثال غمگین ، شروع شده ، رد شده).
- مثال: برای جستجوی هر کلمه ای که با "s" شروع می شود ، با "d" خاتمه می یابد و یک حرف در وسط دارد (به عنوان مثال sad، sid، sod) ، s؟ d را تایپ کنید.
مرحله 5. متن جایگزین را در قسمت "Replace with" وارد کنید
قوانین مشابهی برای متن جایگزین اعمال می شود.
مرحله 6. برای تنظیم فیلترهای اضافی روی گزینه ها کلیک کنید
در این صفحه ، می توانید فقط ردیف ها ، ستون ها یا ورق های خاصی را در کتاب کار جستجو کنید. این اختیاری است.
مرحله 7. روی Find Next کلیک کنید
این اولین مسابقه را نمایش می دهد ، اگر یکی باشد.
مرحله 8. روی Replace کلیک کنید تا عبارت جستجو با متن جایگزین جایگزین شود
در صورت تمایل می توانید کلیک کنید همه را جایگزین کنید برای جایگزینی همه موارد متن یافت شده با متن جایگزین.
مراقب باشید با همه را جایگزین کنید ، زیرا ممکن است به طور تصادفی چیزی را تصحیح کنید که نیازی به اصلاح ندارد.
روش 4 از 4: تغییر موارد متن
مرحله 1. صفحه گسترده خود را در Excel باز کنید
می توانید این کار را با دوبار کلیک روی فایل موجود در رایانه خود انجام دهید.
- اگر داده های شما دارای خطاهای بزرگ مانند همه حروف بزرگ ، همه حروف کوچک یا برخی دیگر از تنظیمات اشتباه است ، از این روش استفاده کنید.
- قبل از ایجاد تغییرات در صفحه گسترده ، همیشه باید از داشتن نسخه پشتیبان مطمئن شوید.
مرحله 2. یک ستون موقت در کنار داده هایی که می خواهید تغییر دهید ، ایجاد کنید
اگر اطلاعات شما حاوی سرصفحه ستون است ، حتماً یک سرصفحه را در اولین سلول در ستون موقت تایپ کنید.
مرحله 3. فرمول تابع case را در اولین سلول وارد کنید
اگر سر ستون وجود دارد ، فرمول را در سلول درست زیر آن تایپ کنید. بسته به آنچه می خواهید انجام دهید فرمول متفاوت است:
- نوع = PROPER (سلول) برای تغییر حالت مقدار سلول به حروف مناسب (به عنوان مثال نام ، نژاد ، آدرس). "سلول" را با اولین شماره سلولی که می خواهید تغییر دهید جایگزین کنید (به عنوان مثال B2).
- نوع = UPPER (سلول) برای تغییر حالت مقدار سلول به همه حروف بزرگ (به عنوان مثال NAME ، BREED ، ADDRESS). "سلول" را با اولین شماره سلولی که می خواهید تغییر دهید جایگزین کنید (به عنوان مثال B2).
- #* نوع = LOWER (سلول) برای تغییر اندازه یک سلول به همه حروف کوچک (مانند نام ، نژاد ، آدرس). "سلول" را با اولین شماره سلولی که می خواهید تغییر دهید جایگزین کنید (به عنوان مثال B2).
مرحله 4. Enter را فشار دهید یا بازگشت
سلول حاوی فرمول در حال حاضر دارای قالب مورد جدید برای سلول است.
مرحله 5. روی سلول کلیک کنید
سلول اکنون برجسته شده و توسط یک جعبه احاطه شده است.
مرحله 6. گوشه سمت راست پایین جعبه را به انتهای داده های ستون بکشید
این فرمول را برای همه سلول های دیگر در ستون اعمال می کند.
