این wikiHow به شما آموزش می دهد که چگونه با استفاده از داده های یک صفحه گسترده Microsoft Excel با وارد کردن داده ها مستقیماً به Access ، که نرم افزار مدیریت پایگاه داده مایکروسافت است ، یا با صادر کردن داده های Excel به فرمت مناسب با اکثر نرم افزارهای پایگاه داده ، یک پایگاه داده ایجاد کنید. Microsoft Access بخشی از بسته نرم افزاری Microsoft Office است و فقط برای Windows در دسترس است.
مراحل
روش 1 از 2: استفاده از Microsoft Access
مرحله 1. Microsoft Access را باز کنید
این برنامه قرمز با یک است آ به با این کار صفحه قالب Access باز می شود.
Access برای استفاده در Excel طراحی شده است و همراه با Excel در Microsoft Office Professional ارائه می شود و فقط برای Windows در دسترس است
مرحله 2. روی Blank database کلیک کنید
این گزینه در سمت چپ بالای پنجره قرار دارد.
اگر می خواهید از الگوی متفاوتی برای پایگاه داده Access خود استفاده کنید ، به جای آن الگوی مورد نظر خود را انتخاب کنید
مرحله 3. وقتی از شما خواسته شد روی Create کلیک کنید
این گزینه در گوشه سمت راست پایین پنجره بازشو قرار دارد. پایگاه داده Access شما باز می شود.
مرحله 4. روی برگه داده های خارجی کلیک کنید
در نوار منو در بالای پنجره Access قرار دارد.
مرحله 5. روی ذخیره های وارد شده کلیک کنید
این مورد را در سمت چپ سمت راست آن پیدا خواهید کرد داده های خارجی نوار ابزار منوی کشویی ظاهر می شود.
مرحله 6. File را انتخاب کنید
در منوی کشویی قرار دارد. با انتخاب این گزینه یک منوی بازشو ظاهر می شود.
مرحله 7. بر روی Excel کلیک کنید
این گزینه در منوی باز شده وجود دارد. با کلیک روی آن پنجره واردات باز می شود.
مرحله 8. بر روی Browse کلیک کنید
در قسمت بالا سمت راست پنجره قرار دارد.
مرحله 9. صفحه گسترده Excel را انتخاب کنید
به پوشه ای که صفحه گسترده Excel شما در آن قرار دارد بروید ، سپس صفحه گسترده Excel را که می خواهید باز کنید کلیک کنید.
مرحله 10. روی Open کلیک کنید
در گوشه سمت راست پایین پنجره قرار دارد.
مرحله 11. نحوه انتقال به داده ها را مشخص کنید
روی دکمه رادیویی در سمت چپ یکی از موارد زیر کلیک کنید:
- داده های منبع را در یک پایگاه جدید در پایگاه داده فعلی وارد کنید - اگر یک پایگاه داده جدید بدون جداول ایجاد کرده اید یا می خواهید یک جدول جدید به یک پایگاه داده موجود اضافه کنید ، این گزینه را انتخاب کنید. با ایجاد یک جدول جدید می توانید اطلاعات موجود در Access را ویرایش کنید.
- یک کپی از سوابق را به جدول اضافه کنید - اگر از پایگاه داده موجود استفاده می کنید و می خواهید داده ها را به یکی از جداول موجود در پایگاه داده اضافه کنید ، این گزینه را انتخاب کنید. با افزودن یک جدول موجود ، می توانید اطلاعات موجود در Access را ویرایش کنید.
- با ایجاد یک جدول پیوندی به منبع داده پیوند دهید - این گزینه را برای ایجاد یک پیوند در پایگاه داده انتخاب کنید ، که پایگاه داده Excel را در Excel باز می کند. با این روش ، نمی توانید اطلاعات موجود در Access را ویرایش کنید.
مرحله 12. روی OK کلیک کنید
این را در پایین پنجره خواهید یافت.
مرحله 13. یک ورق را انتخاب کنید
در بالای پنجره ، روی نام برگه ای که می خواهید از سند Excel انتخابی خود وارد کنید ، کلیک کنید.
- به طور پیش فرض ، Excel کتابهای کار را با سه صفحه گسترده با برچسب "Sheet 1" ، "Sheet 2" و "Sheet 3" ایجاد می کند. فقط می توانید یک ورق را در یک زمان منتقل کنید. اگر اطلاعات مربوط به هر سه برگه را دارید ، باید انتقال را با یک برگ انجام دهید و سپس به برگه "داده های خارجی" برگردید و تمام مراحل را برای هر برگ باقی مانده تکرار کنید.
- می توانید نام این برگه ها را در Excel حذف ، اضافه و ویرایش کنید و هر تغییری که ایجاد کنید در پایگاه داده Access ظاهر می شود.
مرحله 14. روی Next کلیک کنید
در گوشه سمت راست پایین پنجره قرار دارد.
مرحله 15. سرفصل های ستون را فعال کنید
اگر برگه اکسل شما دارای عنوان ستون در ردیف بالا است ، کادر "اولین ردیف شامل سرفصل های ستون" را علامت بزنید (به عنوان مثال ، آ ردیف)
اگر می خواهید Access برای ایجاد عناوین ستون ، علامت آن را بردارید
مرحله 16. روی Next کلیک کنید
مرحله 17. ستون ها و فیلدهای صفحه گسترده خود را در صورت نیاز ویرایش کنید
اگر می خواهید همه فیلدها را از صفحه گسترده بدون تغییر وارد کنید ، این مرحله را رد کنید:
- برای ویرایش فیلد ، سرصفحه ستونی را که می خواهید تغییر دهید کلیک کنید ، سپس نام فیلد ، نوع داده و/یا فهرست بندی شده را ویرایش کنید.
- اگر نمی خواهید فیلدی را وارد کنید ، کادر "وارد نکردن فیلد (رد شدن)" را علامت بزنید.
مرحله 18. روی Next کلیک کنید
مرحله 19. کلید اصلی پایگاه داده را تنظیم کنید
برای دستیابی به بهترین نتایج ، تنظیمات پیش فرض را در اینجا بگذارید تا اجازه دهید کلید کلید را تنظیم کند.
همچنین می توانید با انتخاب گزینه "انتخاب کلید اصلی خودم" و وارد کردن آن در فیلد کنار آن گزینه ، کلید خود را تنظیم کنید ، یا می توانید "بدون کلید اصلی" (توصیه نمی شود) را انتخاب کنید
مرحله 20. روی Next کلیک کنید
مرحله 21. یک نام اضافه کنید
نام فیلد را در قسمت "وارد کردن به جدول" وارد کنید.
این مرحله را رد کرده و پایگاه داده را روی نام پیش فرض خود قرار دهید
مرحله 22. بر روی Finish کلیک کنید
این گزینه در سمت راست پایین پنجره قرار دارد.
مرحله 23. روی Close کلیک کنید
در گوشه سمت راست پایین پنجره قرار دارد. با این کار پنجره واردات بسته می شود و پایگاه داده شما ایجاد می شود.
اگر می خواهید اطمینان حاصل کنید که Access تنظیمات شما را برای این پایگاه داده به خاطر می سپارد ، ابتدا می توانید کادر "ذخیره مراحل واردات" را علامت بزنید
روش 2 از 2: استفاده از نرم افزار پایگاه داده شخص ثالث
مرحله 1. سند Excel خود را باز کنید
روی سند Excel که می خواهید به پایگاه داده تبدیل شود دوبار کلیک کنید.
اگر هنوز سند خود را ایجاد نکرده اید ، Excel را باز کنید ، روی آن کلیک کنید دفترچه کار خالی ، و قبل از ادامه سند خود را ایجاد کنید.
مرحله 2. روی File کلیک کنید
در نوار منو قرار دارد که در بالای پنجره Excel (Windows) یا در بالای صفحه (Mac) قرار دارد.
مرحله 3. روی Save As کلیک کنید
این گزینه را در فایل منو.
مرحله 4. روی این رایانه دوبار کلیک کنید
وسط صفحه است.
این مرحله را در Mac رد کنید
مرحله 5. یک قالب فایل را انتخاب کنید
روی کادر کشویی "Save as type" (Windows) یا "File format" (Mac) کلیک کنید ، سپس یکی از موارد زیر را انتخاب کنید:
- اگر از برنامه پایگاه داده مبتنی بر رایانه استفاده می کنید ، روی a کلیک کنید . CSV قالب (مقادیر جدا شده با کاما)
-
اگر از برنامه پایگاه داده تحت وب استفاده می کنید ، روی یک مورد کلیک کنید . XML قالب بندی
اگر سند Excel شما فاقد هرگونه داده XML باشد ، نمی توانید XML را انتخاب کنید
مرحله 6. روی ذخیره کلیک کنید
در انتهای پنجره است. با این کار سند شما با استفاده از تنظیمات برگزیده شما ذخیره می شود.
مرحله 7. یک پایگاه داده جدید در برنامه پایگاه داده خود ایجاد کنید
این فرآیند بسته به برنامه ای که استفاده می کنید متفاوت خواهد بود ، اما معمولاً برنامه را باز می کنید ، روی آن کلیک کنید جدید (یا فایل > جدید) ، و هرگونه دستورالعمل روی صفحه را دنبال کنید.
مرحله 8. دکمه Import… را پیدا کنید
اغلب با کلیک بر روی آن پیدا می شود فایل گزینه پایگاه داده شما ممکن است متفاوت باشد.
مرحله 9. فایل اکسل خود را انتخاب کنید
فایلی که از اکسل صادر کرده اید را پیدا کرده و دوبار کلیک کنید.
مرحله 10. برای وارد کردن داده ها ، دستورات برنامه پایگاه داده را دنبال کنید
مرحله 11. پایگاه داده را ذخیره کنید
معمولاً می توانید منوی "Save" را با فشار دادن Ctrl+S (Windows) یا ⌘ Command+S (Mac) باز کنید.
نکات
- چندین وب سایت پایگاه داده آنلاین رایگان وجود دارد که می توانید از آنها برای ایجاد پایگاه داده استفاده کنید ، اگرچه باید با اکثر این خدمات در یک حساب کاربری ثبت نام کنید.
- اگر نرم افزار پایگاه داده کاملاً کاربردی ندارید ، ممکن است برای باز کردن پرونده های پایگاه داده در رایانه شخصی یا Mac نیز به یک برنامه جداگانه نیاز داشته باشید.
