یک پایگاه داده مشتری می تواند بسیاری از کاغذبازی ها را برای یک تجارت از بین ببرد و یک مخزن واحد برای اطلاعات ارزشمند مشتری ارائه دهد که می تواند توسط تیم های فروش ، پرسنل پشتیبانی مشتری و حتی تیم حسابداری استفاده شود. در حالی که امکان خرید محصولات نرم افزاری با فرمت های اولیه برای این نوع پایگاه داده وجود دارد ، پایگاه داده های سفارشی را می توان با رعایت چند اصل در مورد شکل و عملکرد در نظر گرفت.
مراحل
مرحله 1. خرید نرم افزار ایجاد پایگاه داده
محصولی را انتخاب کنید که با پردازش کلمات و سایر ابزارهای نرم افزاری مورد استفاده در تجارت سازگار باشد. این امر باعث می شود واردات یا صادرات داده ها از منابع دیگر آسان تر شود و از وارد کردن حجم زیادی از داده ها به پایگاه داده تازه ایجاد شده جلوگیری شود.
مرحله 2. نوع اطلاعاتی که در پایگاه داده مشتریان ذخیره می شود را تعیین کنید
اکثر طرح ها شامل اطلاعاتی مانند نام شرکت ، آدرس پستی ، آدرس فیزیکی ، نام تماس ، شماره تلفن و فکس و آدرس ایمیل خواهند بود. داده های اضافی مانند اطلاعات مربوط به شرایط قرارداد ، قیمت گذاری و یادداشت های مربوط به کارهای معلق مرتبط با هر مشتری اغلب در داده های ضبط شده و نگهداری شده در این نوع منابع الکترونیکی گنجانده شده است.
مرحله 3. استفاده های احتمالی از پایگاه داده را در نظر بگیرید
در کنار ارائه یک منبع متمرکز برای بازیابی داده های مهم ، به این فکر کنید که چه نوع گزارش هایی می توانند با استفاده از داده ها ایجاد شوند ، یا اینکه آیا پایگاه داده برای استفاده به عنوان منبع در ایجاد برچسب های پستی ، لیست ایمیل ها یا حتی لیست هایی برای استفاده در نظر گرفته شده است. در پخش فکس با در نظر گرفتن این امر ، می توانید نحوه نامگذاری هر یک از زمینه هایی را که داده ها در آن قرار دارند ، تعیین کرده و روند ایجاد فرمت های گزارش را که از آن فیلدها بیرون می آیند ، سهولت بخشید.
مرحله 4. زمینه های داده را سازماندهی کنید
هنگام وارد کردن نام ها ، آدرس ها و سایر اطلاعات تماس ، یک الگوی ساده ایجاد کنید که از یک دنباله منطقی پیروی می کند. با انجام این کار ، حرکت از یک زمینه به حوزه دیگر با حداقل وقفه و تکمیل ثبت پرونده مشتری جدید در مدت زمان معقول آسان تر می شود.
مرحله 5. مجوزها را در هر یک از زمینه ها تنظیم کنید
این شامل شناسایی زمینه هایی است که در قالب های گزارش قرار می گیرند و همچنین کدام می توانند به عنوان مبنایی برای مرتب سازی یا جستجوی ورودی های پایگاه داده عمل کنند. اختصاص مجوزهای مناسب به هر زمینه ، بازیابی اطلاعات مناسب را در مواقع مورد نیاز تسریع می کند.
مرحله 6. آماده سازی فرمت های گزارش
چند فرمت اساسی که می توان به طور مکرر از آنها استفاده کرد اغلب کافی خواهند بود ، اگرچه می توان به کاربران کلیدی این امکان را داد که گزارش های سفارشی ایجاد کنند که شامل زمینه های مربوط به موقعیت شغلی کاربر و سطح دسترسی به داده های مشتری باشد.
مرحله 7. اعتبارنامه ورود و حقوق دسترسی را ایجاد کنید
یک پایگاه داده مشتری قابل اجرا شامل توانایی ایجاد اعتبار ورود به سیستم است که فقط به کارمندان مجاز اجازه دسترسی به اطلاعات را می دهد. ادامه دادن ، اختصاص سطوح مختلف حقوق باعث می شود که هر کاربر بتواند داده های مربوط به وظایف شغلی خود را مشاهده ، تغییر داده و وارد کند ، اما قادر به مشاهده سایر اطلاعات مورد استفاده سایر پرسنل نیست.
مرحله 8. پایگاه داده مشتریان را قبل از انتشار بررسی و آزمایش کنید
سعی کنید از نسخه بتا با گروه کوچکی از کارکنان استفاده کنید تا مطمئن شوید که هر یک از عملکردها مطابق تصور عمل می کنند. از یافته های این گروه آزمایشی برای رفع مشکلات مربوط به عملکرد ، قالب و سهولت استفاده استفاده کنید. هنگامی که همه مسائل برطرف و حل شد ، نسخه نهایی می تواند برای کل شرکت ارائه شود.
نکات
- سعی کنید پایگاه داده را طوری طراحی کنید که فضا برای افزودن زمینه ها یا ویژگی های بیشتر با تغییر نیازهای شرکت وجود داشته باشد. این امر باعث می شود تا بتوانید محصول را برای چندین سال بدون نیاز به جایگزینی با محصول قوی تر ادامه دهید.
- غیر معمول نیست که پایگاه داده مشتری جدید مدت زمان زیادی طول بکشد تا توسعه یابد. حتی هنگام استفاده از نرم افزاری که امکان اجرای آسان تعدادی از وظایف را فراهم می کند ، چندین هفته طول می کشد تا به فرمت ایده آل برسید.
