همانطور که ممکن است از کابینت بایگانی و پوشه های پرونده برای سازماندهی اسناد کاغذی استفاده کنید ، می توانید از رایانه خود به عنوان یک سیستم بایگانی الکترونیکی برای مدیریت پرونده های دیجیتال از جمله عکس ها و اسناد استفاده کنید.
مراحل
روش 1 از 2: ایجاد سیستم فایل در ویندوز
مرحله 1. فایلهایی را که می خواهید سازماندهی کنید انتخاب کنید
برای انتخاب چندین فایل که در Windows Explorer فهرست شده اند ، روی اولین فایلی که می خواهید انتخاب کنید کلیک کنید و سپس ⇧ Shift را نگه دارید و روی آخرین فایل کلیک کنید.
مرحله 2. مکانی را برای سیستم بایگانی انتخاب کنید
Windows دارای نام اصلی پوشه اصلی مانند My Documents ، My Pictures و My Music است یا می توانید محل ایجاد پوشه را انتخاب کنید.
مرحله 3. یک پوشه جدید ایجاد کنید
این پوشه بعنوان کابینه پرونده شما عمل می کند و سایر پوشه های سازمان یافته را نیز در خود نگه می دارد.
- در Windows Explorer ، روی محلی که می خواهید پوشه را ایجاد کنید راست کلیک کنید.
- کلیک جدید.
- کلیک پوشه به نام پوشه New Folder برجسته شده است.
- نام پوشه ای را که می خواهید استفاده کنید تایپ کنید.
- ↵ Enter را فشار دهید.
مرحله 4. پوشه های فرعی را به پوشه اصلی خود اضافه کنید
روی نام پوشه اصلی دوبار کلیک کنید تا آن پوشه باز شود. به همان روشی که پوشه اصلی را ایجاد کرده اید ، زیر پوشه هایی برای سازماندهی فایل های خود ایجاد کنید.
مرحله 5. فایل ها را به پوشه های جدید منتقل کنید
می توانید دو نسخه از Windows Explorer را در کنار یکدیگر باز کنید و سپس فایل ها را از محل اصلی به پوشه جدید بکشید.
مرحله 6. از فایل های سازمان یافته خود پشتیبان تهیه کنید
از Windows Backup برای کپی منظم آنها در هارد اکسترنال یا سرور ابری استفاده کنید. اگر هارد رایانه شما خراب شد ، می توانید از نسخه پشتیبان خود برای بازگرداندن فایل ها به یک هارد دیسک جدید استفاده کنید.
- کلیک شروع کنید.
- در کادر جستجو تایپ کنید پشتیبان گیری.
- کلیک پشتیبان گیری و بازیابی.
- کلیک پشتیبان گیری را تنظیم کنید و مراحل جادوگر را دنبال کنید.
روش 2 از 2: ایجاد سیستم فایل در Mac
مرحله 1. فایلهایی را که می خواهید سازماندهی کنید انتخاب کنید
برای انتخاب چندین فایل که با هم فهرست شده اند ، روی اولین فایلی که می خواهید انتخاب کنید کلیک کنید و سپس ⇧ Shift را نگه دارید و روی آخرین فایل کلیک کنید.
- روی یکی از فایل ها کنترل-کلیک کرده و سپس کلیک کنید پوشه جدید با انتخاب.
- نام پوشه جدید را تایپ کنید.
- بازگشت Press را فشار دهید.
مرحله 2. زیر پوشه ها را به پوشه اصلی خود اضافه کنید
برای باز کردن پوشه اصلی ، ⌘ Command را فشار داده و نگه دارید در حالی که روی پوشه دوبار کلیک می کنید. به همان روشی که پوشه اصلی را ایجاد کردید ، زیر پوشه هایی برای سازماندهی فایل های خود ایجاد کنید.
مرحله 3. از فایل های سازمان یافته خود پشتیبان تهیه کنید
از Time Machine برای کپی کردن آنها بر روی هارد دیسک خارجی ، Time Capsule یا سرور OS X در شبکه خود استفاده کنید. اگر هارد رایانه شما خراب شد ، می توانید از نسخه پشتیبان خود برای بازگرداندن فایل ها به یک هارد دیسک جدید استفاده کنید.
- در منوی Time Machine ، روی کلیک کنید تنظیمات برگزیده ماشین زمان.
- کلیک کنید بر روی Backup Disk را انتخاب کنید دکمه.
- جایی را که می خواهید از فایل های خود نسخه پشتیبان تهیه کنید انتخاب کنید. این ممکن است یک هارد اکسترنال یا Time Capsule باشد. درایو را انتخاب کرده و کلیک کنید از Disk استفاده کنید.
- اگر می خواهید از چندین درایو نسخه پشتیبان تهیه کنید ، می توانید آن را انتخاب کنید اضافه یا حذف دیسک پشتیبان و این به شما این امکان را می دهد که یک دستگاه پشتیبان دیگر اضافه کنید. این یک گام ایمنی اضافی و اختیاری است.
نکات
- ممکن است بخواهید نام فایلها را شامل تاریخ ایجاد فایل کنید تا بتوانید فایلها را به ترتیب حروف الفبا مرتب کنید تا به ترتیب ایجاد آنها مشاهده شود. هنگام تغییر نام فایلهای خود به عنوان بخشی از نام فایل ، از قالب YYYY. MM. DD ، به عنوان مثال ، 2010.09.29 استفاده کنید. می توانید از قرن و نقطه ها بگذرید و به سادگی از 100929 استفاده کنید.
- برای مرتب سازی فایل ها بر اساس نام در Windows Explorer ، روی نام سرتیتر.
- هنگامی که یک هارد اکسترنال را به رایانه خود وصل می کنید ، ممکن است از شما س askedال شود که آیا می خواهید از درایو برای پشتیبان گیری استفاده کنید یا از Windows Backup یا Mac Time Machine استفاده کنید.
