بازکردن صندوق ورودی ایمیل شما می تواند مانند باز کردن یک جعبه پاندورا با گرامر نامناسب ، غلط املایی و طعم بد باشد. در نظر بگیرید که ایمیل های شما چه تاثیری بر دیگران می گذارد. همیشه زمان مناسب برای جدا کردن ایمیل های خود از بسته است. این مراحل را دنبال کنید و آداب ایمیل خود را بهبود بخشید.
مراحل
مرحله 1. ایمیل خود را مختصر ، محاوره ای و متمرکز نگه دارید
خواندن حروف روی صفحه کامپیوتر سخت تر از یک ورق کاغذ است ، بنابراین ایمیل ها را کوتاه و دقیق نگه دارید. در حالی که طول ایمیل ایده آل وجود ندارد ، جملات را کوتاه ، حدود 8 تا 12 کلمه نگه دارید و بین پاراگراف ها فاصله بگذارید.
در یک ایمیل کاری ، مستقیماً به این نکته بپردازید: "من امیدوارم شما این کار را بکنید …" "من فکر می کنم ما باید …". و غیره درست در جلو ، مورد را در خطوط زیر قرار دهید. بسیاری از مردم فقط چند خط اول را قبل از تصمیم گیری برای پاسخگویی یا ذخیره برای بعدا می خوانند. آن خط باید به اندازه کافی "گوشت" را برای تصمیم گیری آگاهانه ارائه دهد. برای ایمیل های شخصی ، اغلب ایده خوبی است که قبل از ورود به نقطه اصلی ایمیل خود ، با یک یادداشت شخصی کوتاه باز کنید
مرحله 2. از قالب بندی فانتزی خودداری کنید
تغییر فونت ها و رنگ ها ، درج لیست گلوله ها یا استفاده از HTML می تواند یک ایمیل را عجیب به نظر برساند یا آن را برای گیرنده ناخوانا کند ، حتی اگر قالب بندی در رایانه شما خوب به نظر برسد. ساده بگویید.
مرحله 3. پیوست ها را محدود کنید
مگر اینکه واقعا ضروری باشد ، پیوست اضافه نکنید. پیوست ها را تا آنجا که ممکن است کوچک نگه دارید. اکثر برنامه های ایمیل می توانند پیوست ها را تا 1 مگابایت ارسال و دریافت کنند ، اما هر چیزی که بیش از این باشد می تواند برای شما یا گیرنده دردسرساز باشد و حتی در صورت کند بودن ارتباط ایمیل گیرنده ، باز شدن فایل های کوچکتر به طول می انجامد. در صورت نیاز به ارسال فایل بزرگتر ، آن را فشرده یا فشرده کرده یا از خدمات آنلاین استفاده کنید که به شما در ارسال فایل های بزرگ مانند YouSendIt.com کمک می کند. در صورت نیاز به ارسال چندین صفحه ، مانند برنامه های جلسه یا تصحیح متن بزرگ ، فکس یا مجموعه ای از صفحات تایپ شده را در نامه ارسال کنید.
- پیوست های ایمیل را تا زمانی که لازم نیست فشرده نکنید. مگر اینکه پیوست برای ارسال در موارد دیگر بسیار بزرگ باشد ، شما خطر اتلاف وقت گیرنده خود را دارید و احتمالاً مانع دسترسی وی به پیوست ها می شوید. بسیاری از دستگاه های تلفن همراه قادر به فشرده سازی فایل های فشرده نیستند. علاوه بر این ، مازاد بر این است که بسیاری از پرونده های رایج مانند.xlsx ،.docx ،.pptx (MS Excel ، Word و Powerpoint) در حال حاضر در قالب فشرده هستند.
- به خاطر داشته باشید که بسیاری از افراد یا مشاغل پیوست های شخصی را که نمی شناسند باز نمی کنند و برخی از حساب های ایمیل به گونه ای تنظیم شده اند که به طور خودکار ایمیل هایی با پیوست به پوشه هرزنامه ارسال می کنند ، بنابراین اگر برای شغل درخواست می کنید ، به عنوان مثال ، مطمئن شوید که دستورالعمل های گیرنده را در مورد پیوست ها دنبال می کنید. اگر دستورالعمل داده نشده است ، یک ایمیل دیگر ارسال کنید تا به گیرنده اطلاع دهید که شما یک ایمیل با پیوست ارسال می کنید.
مرحله 4. قبل از ارسال فکر کنید
وقتی احساسی هستید ایمیل ارسال نکنید. با خیال راحت موضوع و متن ایمیل را بنویسید ، سپس آن را ذخیره کنید. فقط گیرندگان را اضافه کنید و بعد از اینکه وقت داشتید در مورد آنچه که ارسال می کنید فکر کنید. ممکن است نظر خود را تغییر دهید و برای آن بهتر باشید.
ایمیل همچنین به ابزاری برای پرسیدن یا گفتن چیزهایی از مردم تبدیل شده است که معمولاً هرگز آنها را رو در رو نمی گویید (آیا هرگز تعجب می کنید که چرا به طور غریزی آنلاین فردی متفاوت شده اید؟). اگر کسی را ارسال می کنید هر چیزی ، آن را دوباره بخوانید و از خود بپرسید که آیا این را به آنها می گویید اگر دقیقاً در کنار شما باشند یا رو در رو. اگر موضوعی حساس است ، آن را دوبار بخوانید.
مرحله 5. در استفاده از اختصارات و شکلک ها دقت کنید
این ممکن است در یک ایمیل غیررسمی مانند با یک دوست قابل قبول باشد. با این حال ، در یک نامه رسمی مجبور نیستید به کسی بگویید که "با صدای بلند می خندید" ، ممکن است مردم آن را نامناسب بدانند و احساس کنند شما بی پروا هستید.
برخی از اختصارات ، مانند "BTW" برای "By the Way" ، معمولاً در ایمیل ها استفاده می شود و به طور کلی به جز در ایمیل های رسمی و حرفه ای قابل قبول است
روش 1 از 3: نوشتن ایمیل های جدید
مرحله 1. از فیلدهای گیرنده به درستی استفاده کنید
از مخاطبین حوزه "به" انتظار می رود که اقدامی انجام دهند و کسانی که در "CC" هستند برای اطلاع رسانی همکاران یا روسا هستند.
- در درخواست ACTION از بیش از یک نفر در قسمت "به:" دقت کنید. این می تواند منجر به تلاش های متعدد برای یک کار شود ، یا هیچ تلاشی را انجام ندهد زیرا فرض می شود شخص دیگری در حال رسیدگی به درخواست است.
- در صورت ارسال ایمیل به لیستی از افرادی که می خواهید آدرس آنها خصوصی باشد ، همه آنها را در قسمت BCC قرار داده و آدرس خود را در قسمت "به" قرار دهید.
- اگر می خواهید شخصی را از موضوع خارج کنید (به عنوان مثال ، اگر شما را با شخص دیگری آشنا کرده است ، و اکنون شما و آن شخص در حال انجام برخی از جزئیات هستید و نمی خواهید صندوق ورودی معرفی کننده را مسدود کنید) حرکت کنید آدرس شخص از قسمت "به" یا CC تا قسمت BCC.
مرحله 2. خط موضوع را مفید کنید
یک عنوان موضوعی خوب خلاصه ای مفید از محتوای ایمیل ارائه می دهد و خواننده را به سرعت آماده می کند. صندوق های ورودی ایمیل اغلب باتلاق می شوند ، بنابراین یک موضوع خوب به گیرنده کمک می کند تا اولویت ایمیل شما را تعیین کند. همچنین به جلوگیری از حذف ایمیل شما حتی قبل از خواندن آن کمک می کند. از آنجا که موضوع اولین چیزی است که گیرنده شما می بیند ، آن را بدون خطا ، مختصر نگه دارید و از خطوط عمومی مانند "سلام" ، "چه خبر" یا نام گیرنده (ممکن است فیلترهای ضد هرزنامه مسدود شده باشند) خودداری کنید.
از اولویت بندی پیام های خود برای گیرنده خودداری کنید. عادت علامت گذاری هر ایمیل را با عنوان "فوری" ترک کنید. یا "اولویت بالا" یا ایمیل های شما در نهایت مانند پسری که گرگ گریه می کند رفتار می کنند و همه آنها نادیده گرفته می شوند. این فرض را برانگیز کنید که درخواست ایمیل شما در صف بیشتر از دیگران است ، به ویژه در به اندازه کافی مهربان باشید تا به گیرنده اعتبار دهید که چگونه می تواند پیام خود را اولویت بندی کند
روش 2 از 3: پاسخ به ایمیل ها
مرحله 1. مراقب باشید در پاسخ چه کسانی را کپی می کنید
اگر به پیام و سپس CC پاسخ می دهید: شخص ثالثی که فرستنده اصلی شامل آن نمی شود ، در ذهن خود مطمئن باشید که فرستنده اصلی از این موضوع ناراحت نخواهد شد. این اطلاعات ممکن است "فقط برای چشم شما" باشد. این امر به ویژه در صورتی اهمیت دارد که فرستنده اصلی ناظر کار شما باشد. در مورد استفاده از BCC محتاط باشید:. اگر شخص BCC پاسخ دهد ، اگر ندیده باشد کپی آنها کور است ، می تواند عکس العمل نشان دهد.
مرحله 2. تعیین کنید که باید به چه کسی پاسخ دهید
به طور کلی به ایمیل هایی که برای شما ارسال می شود نیاز است که فقط به فرستنده پاسخ دهید ، اما برای ایمیل های ارسال شده به چند نفر ، ممکن است لازم باشد گزینه "پاسخ به همه" را انتخاب کنید تا پاسخ خود را به همه ارسال کنید. قضاوت کنید ؛ استفاده از "پاسخ به همه" دائماً بازدهی فراوانی را ایجاد می کند و پیام ها را در جعبه های بسیاری از افراد در حال غلتیدن است. پیامدهای دریافت یک ایمیل ، ضربه زدن به پاسخ همه را در نظر بگیرید و به بیست نفر می رسد و سپس آن بیست نفر به همه پاسخ می دهند. این می تواند خیلی سریع به صدها هزار ایمیل تبدیل شود و همه احساس می کنند مجبور هستند "همه را پاسخ دهند" را به عنوان وسیله ای برای نگه داشتن همه در جریان قرار دهند ، زیرا هیچ کس نمی داند چه کسی قصد دارد آن را بخواند و چه کسی نیست.
مرحله 3. قبل از پاسخ دادن فقط دوبار فکر کنید و فقط تشکر کنید
برخی از افراد ایمیلی نمی خواهند که روی آن نوشته شود "متشکرم". برای باز کردن ایمیل و خواندن آن فقط برای خواندن آنچه از قبل می دانید ، زمان بیشتری نیاز است. برخی از افراد دارای خطی هستند که می گوید "NTN" - "نیازی به تشکر نیست."
مرحله 4. بحثهای طولانی را خلاصه کنید
مرور صفحات پاسخ ها برای درک یک بحث آزاردهنده است. به جای ادامه دادن به ارسال یک رشته پیام ، یک دقیقه وقت بگذارید تا آن را برای خوانندگان خود خلاصه کند.
مرحله 5. مطمئن شوید که اطلاعاتی را که به آنها پاسخ می دهید وارد کنید
بسیاری از افراد و شرکت ها روزانه صدها ایمیل می نویسند و به آنها پاسخ می دهند. از ارسال ایمیل نامشخص که فقط "بله" می گوید خودداری کنید. شامل س questionالی شوید که گیرنده پرسیده است تا بداند شما به چه چیزی پاسخ می دهید. از واداشتن گیرنده به پایین بیش از یک پیام واحد در تاریخ خودداری کنید.
مرحله 6. به سرعت پاسخ دهید
اگر قبل از پاسخ دادن به ایمیل نیاز به تحقیق یا تفکر دارید ، یا اگر برای نوشتن پاسخ سریع فوری مشغول هستید ، یک پاسخ کوتاه ارسال کنید تا به فرستنده اطلاع دهید که ایمیل را دریافت کرده اید و در مورد زمان پاسخگویی نیز اطلاع دهید. به
مرحله 7. فعال باشید
هنگام پاسخ دادن به یک ایمیل ، می توانید با پیش بینی هرگونه س orال یا نگرانی که ممکن است پاسخ شما ایجاد کند ، در زمان خود صرفه جویی کنید. قبل از اینکه کسی مجبور شود ایمیل جدیدی را برای پرسیدن در مورد آنها ارسال کند ، در پاسخ به آنها پاسخ دهید.
روش 3 از 3: برخی نباید های اساسی
مرحله 1. ایمیل های خصوصی را ارسال نکنید
به عنوان مثال ، از ارسال ایمیل حاوی یک راز خودداری کنید ، به ویژه اگر شخصی که برایش ایمیل می فرستید از شما نمی خواهد. انجام این کار ممکن است باعث شود اعتماد گیرنده به شما از بین برود و احتمالاً رابطه شما به هم می خورد. شما مطمئناً نمی خواهید چنین اتفاقی بیفتد.
مرحله 2. در مورد مردم شایعه پخش نکنید
اگر احساس می کنید وسوسه ای برای این کار دارید ، خودتان را جای شخص مقابل بگذارید و فکر کنید که اگر آن شخص درباره شما شایعه پخش کند چه احساسی خواهید داشت. به عنوان مثال ، اگر دوست شما به بد اخلاق و زشت شهرت دارد ، به این فکر کنید که اگر دوست شما یکی از ویژگی های شما را به دوستان دیگر شما بگوید ، چه احساسی خواهید داشت. شما خیلی خوشحال نخواهید شد ، درست است؟
مرحله 3. از بحث در مورد مشاغل خصوصی افراد خودداری کنید
برای مثال ، از اطلاع دادن به دوست خود که دوستش با دوست پسر سابقش جدا شده است ، خودداری کنید. ایمیل کاملاً خصوصی نیست ، بنابراین ممکن است شخصی که در مورد مشاغل او صحبت می کنید ، ایمیل ها را ببیند و از دست شما عصبانی شود و/یا خجالت بکشد ، و این می تواند روابط شما را با آن شخص به هم بزند.
مرحله 4. از شعله ور شدن خودداری کنید
شعله های آتش اساساً توهین هایی است که به صورت آنلاین برای توهین به شما ارسال می شود ، بنابراین مهم است که شعله های آتش را برای افراد دیگر ارسال نکنید و جنگ های شعله ای را آغاز نکنید. این می تواند طرف مقابل را دیوانه کند و همچنین می توانید حساب خود را برای این کار معلق کنید.
مرحله 5. از به اشتراک گذاشتن اطلاعات شخصی دیگران بدون اجازه خودداری کنید
این می تواند هر چیزی باشد ، از سن یک فرد تا نام مدرسه ای که او به آن می رود. خودتان را جای شخص مقابل بگذارید - اگر شخصی آدرس خانه شما را به دوست شما بدهد چه احساسی خواهید داشت؟ شما خیلی خوشحال نخواهید شد ، بنابراین حتماً قبل از به اشتراک گذاشتن اطلاعات شخصی دیگران از طریق ایمیل ، مجوز بگیرید ، یا اصلاً این کار را نکنید.
مرحله 6. وقتی عصبانی هستید ایمیلی ارسال نکنید
این نشان می دهد که عصبانی هستید و می توانید فرد را ناراحت کنید. به عنوان مثال ، اگر از دست کسی عصبانی هستید و به آن شخص ایمیل شدید می زنید ، این می تواند باعث تحریک فرد مورد نظر شود. این همان چیزی است که در پاسخ به ایمیل ها وجود دارد. اگر از کسی برای ارسال پیام خاصی عصبانی هستید ، تا آرام شدن خود را متوقف نکنید.
نمونه ایمیل ها
نمونه ایمیل یادآوری تماس کنفرانسی
پشتیبانی از wikiHow و همه نمونه ها را باز کنید.
نمونه ایمیل خط مشی جدید
پشتیبانی از wikiHow و همه نمونه ها را باز کنید.
نمونه ایمیل استاد در مورد یک سوال
پشتیبانی از wikiHow و همه نمونه ها را باز کنید.
ویدئو - با استفاده از این سرویس ، ممکن است برخی از اطلاعات با YouTube به اشتراک گذاشته شود
نکات
- فونت های استاندارد خواندن را آسان تر می کند. به عنوان مثال ، Arial ، Cambria و Narrow. اندازه قلم را در حالت عادی نگه دارید ، معمولاً بیشتر از 15. اگر می خواهید توجه را به شیوه ای خاص یا تأکید کنید ، از فونت های پررنگ یا کج استفاده کنید. این بی نهایت بهتر از فریاد زدن در تمام حروف بزرگ است.
- اگر شعله ای برای شما ارسال شد ، فوراً آن را حذف کنید تا از شروع جنگ شعله جلوگیری شود.
- به یاد داشته باشید که لحن شما در ایمیل شنیده نمی شود. آیا تا به حال سعی کرده اید در یک ایمیل طعنه بزنید و گیرنده آن را اشتباه انتخاب کرده است؟ پیام های الکترونیکی نمی توانند تفاوت های ارتباطی کلامی را منتقل کنند. در تلاش برای استنباط لحن صدا ، برخی از افراد از شکلک ها استفاده می کنند ، اما از آنها کم استفاده می کنند تا شما غیرحرفه ای ظاهر نشوید.
همچنین ، تصور نکنید که استفاده از شکلک خندان می تواند پیام سختی را رام کند.
- از ایمیل به عنوان ابزاری برای جلوگیری از تماس شخصی خودداری کنید. "ما به شما ایمیل می زنیم" اغلب می تواند ناراحت کننده ترین جمله برای هر کسی باشد. پست الکترونیکی نباید از ایده تماس حضوری یا حتی مکالمات تلفنی فرار کند. همچنین از استفاده از ایمیل برای فرار از شرایط ناخوشایند مانند عذرخواهی یا سرپوش گذاشتن بر اشتباه خودداری کنید.
- ایمیل خود را مودبانه پایان دهید. بستن با جمله ای مانند "بهترین آرزوها" ، "موفق باشید" یا "پیشاپیش از کمک شما متشکرم" می تواند حتی یک ایمیل خشن را نرم کند و می تواند پاسخ مطلوب تری را به دنبال داشته باشد.
- در جستجوی رسید رسیدگی کنید. در حالی که موارد خاصی وجود دارد که ممکن است به منظور نگهداری پرونده یا اثبات رسید ، مورد نیاز باشد ، در بیشتر موارد این فقط تحریک کننده است و خواننده را مجبور می کند تا اقدامات بیشتری را برای رسیدگی به ایمیل شما انجام دهد. اگر چیزی واقعاً فوری است یا واقعاً باید مطمئن شوید که گیرنده پیام شما را دارد ، تلفن را بردارید و به جای آن از آن استفاده کنید.
- اگر چیزی برای شما ارسال می شود که باعث ناراحتی شما می شود ، مانند شایعه ارسال شده ، آن را حذف کنید. شما نباید بخواهید بخشی از این باشید.
هشدارها
- از مزاحمت سایبری خودداری کنید. این غیرقانونی است و می تواند به شدت بر سایر افراد ، به ویژه نوجوانان تأثیر بگذارد (برای مثال ، می تواند باعث خودکشی شود).
- از کلاهک ها استفاده نکنید. این یک عمل غیر ضروری است و می تواند گیرنده شما را اذیت کند و در عوض نامه ای برای شما به ارمغان بیاورد. تمام حروف بزرگ معادل "فریاد زدن" در نظر گرفته می شود.
- از ارسال نامه های زنجیره ای خودداری کنید. افراد بسیار کمی هستند که از دریافت پیامهای غیر ضروری مداوم لذت ببرند. این نوع ایمیل ها برای آگاهی از ویروس های خطرناک و مضر قابل انتقال به رایانه ها و از آنها مشهور بوده اند. هدف خود را فقط ارسال پیامهایی که مستقیماً از طرف مخاطبین محاوره دریافت کرده اید ، ارسال کنید.
- از امضای کاری خود برای ایمیل های شخصی استفاده نکنید - این باعث می شود که شما دوستانه به نظر برسید.
