اگر با Microsoft Excel آشنایی چندانی ندارید ، ممکن است استفاده از آن یک برنامه ترسناک به نظر برسد. خوشبختانه شروع کار آسان است. می توانید داده ها را تایپ کرده ، از اسناد دیگر کپی و جایگذاری کنید و فقط با چند کلیک قالب بندی کنید. با کمی تمرین ، می توانید داده ها را به سرعت در Microsoft Excel وارد ، ویرایش و مدیریت کنید.
مراحل
قسمت 1 از 3: وارد کردن و انتخاب داده ها
مرحله 1. Microsoft Excel را راه اندازی کنید
با کلیک روی منوی "شروع" ، انتخاب "همه برنامه ها" ، "Microsoft Office" و سپس "Microsoft Excel" می توانید Excel را پیدا کنید. Excel با مجموعه ای از محصولات Microsoft Office که معمولاً با رایانه های ویندوز و نوت بوک ها بسته بندی می شوند ، ارائه می شود.
کاربران Mac که Excel را برای Mac خریداری کرده اند با باز کردن "Finder" و سپس انتخاب "Applications" ، برنامه را در Dock یا در میان آنها پیدا می کنند
مرحله 2. صفحه گسترده را باز کنید
ممکن است هنگام باز کردن اکسل ، "دفترچه کار" خالی به طور خودکار ظاهر شود. در غیر این صورت ، "گالری الگو" را مشاهده خواهید کرد که می توانید از آن یک کتاب کار خالی جدید یا یک قالب با فرمت ویژه انتخاب کنید.
هنگام کار بر روی کتاب کار دیگر در Excel ، همیشه می توانید صفحه گسترده جدیدی باز کنید. کافی است از نوار منو روی "File" کلیک کرده و گزینه "New Workbook" را انتخاب کنید
مرحله 3. داده ها را در سلول های مورد نظر وارد کنید
پس از انتخاب و کلیک بر روی آن ، می توانید اعداد ، کلمات ، معادلات ، فرمولها یا توابع را در هر سلول تایپ کنید.
- پس از اتمام کار با یک سلول مشخص ، ↵ Enter یا Tab را فشار دهید تا به طور خودکار به سلول بعدی به صورت افقی منتقل شود.
- همچنین ممکن است یک خط جدید در داخل سلول ایجاد کنید تا متن بیشتری روی آن اضافه شود. به سادگی با فشار دادن کلیدهای Alt+↵ Enter ، "Break Line" را وارد کنید.
مرحله 4. برای ستون های خود عنوان ایجاد کنید
برای ایجاد عنوان ستون برای داده های خود ، متن را در ردیف 1 وارد کنید. به عنوان مثال ، "نام" را در سلول A1 و "تاریخ" را در سلول B1 وارد کنید و اجازه دهید آنها به عنوان عنوان ستون شما برای ردیابی اطلاعات نام و تاریخ عمل کنند.
مرحله 5. یک سری داده توالی ایجاد کنید
اکسل قادر است الگوهای زیربنایی داده های شما را بیاموزد و سپس داده ها را بر اساس آن الگو پر کند تا در وقت و انرژی شما صرفه جویی شود. با ایجاد الگویی در سلولهای متوالی شروع کنید (برای مثال تایپ "ژانویه" در یک سلول و "فوریه" در سلول بعدی). سپس سلولهای پرجمعیت را انتخاب کرده و گوشه سمت راست پایین مستطیل انتخابی خود را کلیک کرده و بکشید تا الگو به سلولهای جدید گسترش یابد. Excel به طور خودکار الگوی تعیین شده شما را تشخیص داده و سلولهای بعدی را با "March" ، "April" و غیره پر می کند.
Excel می تواند بسیاری از الگوهای متداول مانند روزهای هفته ، تاریخهای یکنواخت ، اعداد متوالی و بسیاری دیگر را تشخیص دهد
مرحله 6. محدوده ای از سلول ها را انتخاب کنید
برای انتخاب طیف وسیعی از سلول ها از طریق موس (به منظور قالب بندی یا ویرایش مقادیر بیشتر داده) ، کافی است ابتدا یا انتهای یک محدوده داده را کلیک کرده و مکان نما را به جهت دلخواه خود بکشید تا متن مناسب برجسته شود. همچنین تعدادی از میانبرهای مفید صفحه کلید وجود دارد که در زیر برشمرده شده است.
- با فشردن Ctrl و فاصله ، یک انتخاب در سراسر ستونی که سلول اصلی در آن قرار دارد ، گسترش می یابد.
- با فشردن ⇧ Shift و spacebar یک انتخاب در سراسر سطری که سلول اصلی در آن قرار دارد ، گسترش می یابد.
- با فشردن Ctrl+⇧ Shift و فاصله یا Ctrl+A کل کاربرگ انتخاب می شود.
مرحله 7. ردیف (ها) را وارد کنید
با کلیک روی یک شماره سطر شروع کنید (با این کار کل سطر انتخاب می شود). سطری را که می خواهید ردیف جدید شما در بالا قرار گیرد انتخاب کنید. راست کلیک (Control+click on Mac) و از منوی ظاهر شده "Insert" را انتخاب کنید.
- این عملکرد همچنین با انتخاب "Insert" از "Cells" و سپس "Insert Sheet Rows" از برگه "Home" در دسترس است.
- درج چندین ردیف مستلزم این است که چندین ردیف را در بالای مکانی که می خواهید ردیف های جدید در آن قرار دهید انتخاب کنید. کافی است همان تعداد ردیف را که می خواهید در زیر درج شود انتخاب کنید.
مرحله 8. ستون ها را وارد کنید
با کلیک روی یک حرف ستون شروع کنید (این کل ستون را انتخاب می کند). ستونی را انتخاب کنید که دوست دارید ستون جدید شما به سمت چپ آن برود. راست کلیک (Control+click on Mac) و از منوی ظاهر شده "Insert" را انتخاب کنید.
- این عملکرد همچنین با انتخاب "Insert" از "Cells" و سپس "Insert Sheet Rows" از برگه "Home" در دسترس است.
- درج چند ستون مستلزم این است که چندین ستون را در سمت راست محلی که می خواهید ستون های جدید در آن قرار دهید انتخاب کنید. کافی است همان تعداد ستون را که می خواهید در سمت چپ درج شود ، انتخاب کنید.
قسمت 2 از 3: ویرایش داده ها
مرحله 1. یک یا چند سلول را کپی کنید
پس از انتخاب سلول (های) مورد نظر برای کپی ، راست کلیک کرده و از منوی ظاهر شده "Copy" را انتخاب کنید. به طور متناوب Ctrl+C (یا ⌘ Command+C برای کاربران Mac) را فشار دهید. با این کار داده های انتخاب شده به کلیپ بورد شما اضافه می شود.
مرحله 2. یک یا چند سلول را برش دهید
پس از انتخاب سلول (های) موردنظر برای برش ، راست کلیک کرده و از منوی ظاهر شده "Cut" را انتخاب کنید. به طور متناوب Ctrl+X (یا ⌘ Command+X برای کاربران Mac) را فشار دهید. با این کار داده های انتخاب شده به کلیپ بورد شما اضافه می شود.
مرحله 3. یک یا چند سلول را جایگذاری کنید
پس از انتخاب سلول (های) که می خواهید داده های خود را در آنها جایگذاری کنید ، راست کلیک کرده و از منوی ظاهر شده "Paste" را انتخاب کنید. متناوبا ، Ctrl+V (یا ⌘ Command+V برای کاربران Mac) را فشار دهید. با این کار محتویات سلول (های) کپی شده یا بریده شده جایگذاری می شود.
اگر سلول شما دارای فرمول باشد ، "Paste" فرمول مقدار محاسبه نشده فرمول را می چسباند. برای "چسباندن" مقادیر سلول ، از "Paste Special" استفاده کنید
مرحله 4. به جای فرمول ، مقادیر سلول را جایگذاری کنید
با انتخاب "ویرایش" از برگه "صفحه اصلی" و کلیک روی "چسباندن ویژه" شروع کنید. "Values" را از لیست ویژگی ها برای چسباندن انتخاب کنید.
بسته به نسخه Excel شما ، گزینه های دیگر در "چسباندن ویژه" ممکن است شامل "نظرات" (نظرات متنی که می توانند به سلولهای جداگانه اضافه شوند) ، "قالب ها" (همه گزینه های قالب بندی متن) یا "همه" برای چسباندن همه چیز در یک بار
مرحله 5. حذف محتوای سلول
به سادگی سلول (های) مورد نظر برای حذف متن را انتخاب کرده و Del را فشار دهید یا راست کلیک کرده و "Delete" را از منوی ظاهر شده انتخاب کنید.
مرحله 6. سلولها ، سطرها یا ستونها را جابجا کنید
سلول های انتخابی خود را برجسته کرده و "اشاره گر حرکت" را فعال کنید (به عنوان چهار پیکان جهت دار برای کاربران Windows یا به عنوان یک نماد دستی برای کاربران Mac ظاهر می شود). به محل دلخواه خود بکشید تا داده های موجود را با سلولهایی که تصمیم گرفته اید جابجا کنید جایگزین کنید
مرحله 7. از فرمول استفاده کنید
اکسل از "فرمول" برای محاسبات درون یک سلول استفاده می کند و می تواند به عنوان بخشی از محاسبه به سلول های دیگر اشاره کند. روی سلولی که می خواهید فرمول را وارد کنید کلیک کنید و سپس با تایپ کردن "=" شروع کنید. اکنون یک فرمول ریاضی تایپ کنید و روی "Enter" کلیک کنید. اکسل نتایج (نه خود فرمول) را نمایش می دهد.
همچنین می توانید درباره نحوه تایپ فرمول در Microsoft Excel اطلاعات بیشتری کسب کنید
مرحله 8. مقادیر مرجع از سلول های دیگر
فرمولها می توانند به سلولهای دیگر و مقادیر آنها اشاره کنند. هنگام تایپ فرمول ، کافی است روی یک سلول یا محدوده ای از سلول ها کلیک کنید و Excel به طور خودکار نام سلول (به عنوان مثال B2 ، D5) را در فرمول شما وارد می کند. اکنون فرمول شما به آن سلول خاص اشاره می کند و به طور مداوم مقداری را از آن می گیرد. اگر مقدار در سلول اشاره شده تغییر کند ، نتایج فرمول شما نیز تغییر می کند.
همچنین می توانید مقادیر سایر برگه ها را ارجاع دهید. ابتدا با انتخاب سلولی که می خواهید در آن مقداری را ارجاع دهید ، یک "=" را در نوار فرمول وارد کنید و سپس فرمول مورد نظر خود را بلافاصله پس از "=." تایپ کنید. پس از تایپ فرمول ، به سادگی بر روی برگه کاربرگ کلیک کنید. مایل به ارجاع و سپس محدوده داده مورد نظر را که می خواهید وارد فرمول شود انتخاب کنید
مرحله 9. تغییرات خود را دنبال کنید
با انتخاب "Tools" از نوار منو و سپس کلیک روی "Track Changes" می توانید تغییرات را ردیابی کنید. در نهایت ، "Highlight Changes" را انتخاب کنید.
اگر این گزینه در دسترس نیست ، شما در قالب فقط خواندنی هستید. در بخش "پیگیری تغییرات" ، گزینه کنار "پیگیری تغییرات هنگام ویرایش. این کتاب کار شما را نیز به اشتراک می گذارد" را علامت بزنید. پس از انتخاب این گزینه ، می توانید با انتخاب مجدد این گزینه و علامت کادر کنار "برجسته کردن تغییرات" ، تغییرات را ایجاد کرده و آن تغییرات را مشاهده کنید
مرحله 10. نظرات را اضافه کنید
این می تواند راه مفیدی برای بحث در مورد ویرایش های ایجاد شده در صفحه گسترده Excel باشد. با انتخاب سلول (های) که می خواهید در مورد آنها نظر بدهید ، شروع کنید. سپس "Insert" را از نوار منو انتخاب کرده و از منوی ظاهر شده روی "Insert Comment" کلیک کنید. یک کادر متنی در مکان مورد نظر شما ظاهر می شود و به شما امکان می دهد نظر بگذارید.
مرحله 11. تغییرات خود را ذخیره کنید
"File" را از نوار منو انتخاب کرده و روی "ذخیره" کلیک کنید. سپس دکمه لیست کشویی "Save In" را انتخاب کرده و پوشه دلخواه خود را انتخاب کنید. اگر سعی می کنید قبل از ذخیره آخرین تغییرات خود از Excel خارج شوید ، یک کادر محاوره ای ظاهر می شود و می پرسد آیا می خواهید تغییرات خود را ذخیره کنید. بسته به ترجیح خود می توانید روی "ذخیره" یا "ذخیره نکنید" کلیک کنید.
قسمت 3 از 3: قالب بندی داده ها
مرحله 1. روبان "قالب" را مشاهده کنید
اطمینان حاصل کنید که روبان "قالب" قابل مشاهده است تا بتوانید به راحتی و سریع به انواع گزینه های قالب بندی دسترسی پیدا کنید. کافی است روی پیکان رو به پایین در سمت راست نوار "قالب" کلیک کنید تا بزرگ شود. این به شما این امکان را می دهد که سبک و اندازه فونت را تنظیم کرده و در عین حال متن را به صورت مورب ، پررنگ یا زیر خط برجسته کنید. همچنین به شما امکان دسترسی میانبر به چندین عملکرد را که در مراحل قالب بندی که در زیر شرح داده شده است ، می دهد.
با کلیک راست بر روی یک سلول یا گروهی از سلول ها ، گزینه های قالب بندی نیز ظاهر می شود. پس از کلیک راست روی سلول (ها) ، "Format Cells" را انتخاب کنید. این امر تعدادی گزینه با توجه به شماره (سبک) ، تراز ، قلم ، حاشیه ، الگوها و حفاظت در اختیار شما قرار می دهد
مرحله 2. متن خود را بپیچید
این باعث می شود که متن به دور بپیچد و در داخل سلول قابل مشاهده بماند نه اینکه از سلول بعدی خارج شود و در سلول بعدی مبهم شود. با برجسته کردن سلولهایی که می خواهید تنظیم کنید شروع کنید. سپس ، در زبانه "Home" ، به گروه دکمه های "Alignment" نگاه کنید و گزینه "Wrap Text" را انتخاب کنید.
همچنین می توانید متن خود را متناسب با سلول ها تنظیم کنید تا ستون ها و سطرها به طور خودکار عرض یا ارتفاع آنها (به ترتیب) را تنظیم کنند تا محتوا در داخل یک سلول قرار گیرد. در برگه "صفحه اصلی" ، به گروه دکمه های "سلول ها" نگاه کنید و روی "قالب بندی" کلیک کنید. از منوی "Format" ، "Cell Size" را انتخاب کرده و یا "AutoFit Column Width" یا "AutoFit Row Height" را کلیک کنید
مرحله 3. متن خود را تراز کنید
این باعث می شود که متن شما در قسمت چپ ، راست یا مرکز سلول ها توجیه شود. با برجسته کردن سلولهایی که می خواهید تنظیم کنید شروع کنید. سپس ، زیر برگه "صفحه اصلی" ، تراز مناسب را انتخاب کنید. شما سه دکمه با خطوط جهت جهت نمایش سمت سلول (های) که متن در آن شروع می شود را مشاهده خواهید کرد.
مرحله 4. سبک عددی داده ها را تغییر دهید
چندین سبک شماره گذاری اساسی را در نوار ابزار "Format" خواهید یافت. به سادگی سلول (های) مورد نظر برای قالب بندی را انتخاب کرده و سپس روی سبک عددی مناسب واقع در نوار ابزار کلیک کنید. برای دسترسی به سبک های اضافی ، روی سلول (های) انتخاب شده راست کلیک کنید ، "Format Cells" را کلیک کرده و سپس برگه "Number" را انتخاب کنید. گزینه های متنوعی را مشاهده خواهید کرد که در "دسته" فهرست شده اند.
مرحله 5. رنگ متن خود را تغییر دهید
سلول (های) موردنظر برای تنظیم رنگ متن را انتخاب کنید. سپس ، از نوار ابزار "قالب" ، روی پیکان رو به پایین در کنار "رنگ قلم" کلیک کنید. این گزینه ای است که شبیه حرف "A" با خط رنگی در زیر آن است. با کلیک بر روی پیکان با نمایش یک منو با انواع گزینه های رنگی.
مرحله 6. رنگ پس زمینه خود را تغییر دهید
سلول (های) ای را که می خواهید رنگ پس زمینه برای آنها تنظیم شود ، انتخاب کنید. سپس ، از نوار ابزار "قالب" ، روی پیکان رو به پایین در کنار "پر کردن رنگ" کلیک کنید. این گزینه ای است که شبیه قوطی رنگ حروف با خط رنگی در زیر آن است. با کلیک بر روی پیکان با نمایش یک منو با انواع گزینه های رنگی.
نکات
- با فشردن Ctrl+⇧ Shift و پیکان جهت مناسب ، انتخابی به آخرین سلول پر شده در همان ستون یا ردیف سلول اصلی گسترش می یابد.
- با فشردن Ctrl+⇧ Shift+⇱ Home یک انتخاب را تا ابتدای کاربرگ گسترش می دهد.
- با فشردن Ctrl+⇧ Shift+⇟ PgDn یک انتخاب از طریق برگه فعلی و برگه بعدی که بعد از آن می آید ، گسترش می یابد.
- با فشردن Ctrl+⇧ Shift+⇞ PgUp انتخابی از طریق برگه فعلی و برگه قبلی که قبل از آن قرار دارد گسترش می یابد.
- همچنین می توانید عرض ستون ها و ارتفاع سلول ها را به صورت دستی تنظیم کنید. کافی است روی خط جدا کننده دو سلول کلیک کرده و آن را نگه دارید تا دو پیکان مخالف ظاهر شوند. سپس این فلش ها را در جهت مورد نظر بکشید تا یک ردیف یا ستون کوچک یا گسترده شود.
- همچنین می توانید قالب بندی مشروط را برای سلول های خاص (یا دسته سلول ها) ایجاد کنید. در برگه "صفحه اصلی" ، "قالب بندی شرطی" را از گروه دکمه های "سبک ها" انتخاب کنید.
