ممکن است فکر کنید که فقط معلمان مدرسه باید نگران شرکت در جلسه باشند ، اما این در واقع یک عمل تجاری مهم نیز است. به طور یکسان برای مشاغل کوچک و بزرگ ، داده های دقیق حضور و غیاب می تواند اطلاعات زیادی در مورد کارآیی ، سودآوری و رضایت کارکنان نشان دهد. به لطف فناوری مدرن ، روشهای متعددی برای ثبت حضور کارکنان و استفاده م theثر از داده ها وجود دارد.
مراحل
روش 1 از 3: جمع آوری داده های حضور و غیاب
مرحله 1. فقط در صورتی که یک تجارت کوچک را اداره می کنید ، از یک صفحه گسترده ساده استفاده کنید
اگر 5 یا کمتر کارمند دارید ، و احتمالاً حتی 10 نفر یا کمتر ، استفاده از یک روش ضبط حضور بسیار ساده ممکن است برای شما مفید باشد. به عنوان مثال ، می توانید حضور و ساعات کار را در یک صفحه گسترده Microsoft Office یا Google Docs پیگیری کنید ، یا حتی به صفحات گسترده کاغذی تکیه کنید. اگر بیش از 5-10 کارمند دارید ، گزینه های پیشرفته تری برای ردیابی انتخاب کنید.
- صرف نظر از اندازه کسب و کار شما ، همیشه از یک سیستم واضح برای ثبت حضور و ساعات استفاده کنید. هنگام تلاش برای پیگیری امور ، به حافظه خود یا حرف کارمند خود اعتماد نکنید!
- اگر صفحه گسترده کاغذی را ترجیح می دهید ، به صورت آنلاین الگوی قابل چاپ متناسب با نیازهای خود را بررسی کنید.
مرحله 2. برای ساده سازی صفحه گسترده خود ، یک قالب Office یا Docs بسازید
مایکروسافت آفیس و Google Docs الگوهای اضافی ارائه می دهند که برای ثبت حضور و ساعات کارکنان طراحی شده است. در مقایسه با یک صفحه گسترده عمومی ، این گزینه ممکن است کارکنان شما را برای وارد کردن ساعات کاری خود راحت تر کند و شما نیز داده ها را ردیابی و تجزیه و تحلیل کنید.
اگرچه کارآمدتر از یک صفحه گسترده کاغذی یا الکترونیکی است ، اما این گزینه هنوز هم بهتر است به مشاغل کوچک واگذار شود-شاید کسانی که حداکثر 20 کارمند دارند
مرحله 3. ثبت اسناد خود را در صورت مقرون به صرفه بودن و مقرون به صرفه بودن قرارداد ببندید
برای بسیاری از مشاغل کوچک و بزرگ ، بهترین راه برای ثبت نام حضور و غیاب این است که برای انجام این کار به شخص دیگری پول پرداخت کنید! در بیشتر موارد ، کارکنان شما حضور و ساعات کاری خود را در یک پورتال یا برنامه وب وارد می کنند و پیمانکار داده ها را میزبانی می کند و بر اساس آن گزارش های منظم را به شما ارائه می دهد.
برخی از شرکت ها بر اساس سطح کارکنان نرخ ثابت تعیین می کنند-به عنوان مثال ، 20 دلار در ماه برای حداکثر 10 کارمند-در حالی که برخی دیگر به ازای هر کارمند هزینه دریافت می کنند. هنگام انتخاب شرکت شخص ثالث هزینه ها ، ویژگی ها و خدمات را برای ردیابی حضور و غیاب کارکنان خود مقایسه کنید
مرحله 4. تنها در صورت داشتن ظرفیت فناوری اطلاعات ، ثبت اسناد را در خانه مدیریت کنید
به عنوان یک شرکت متوسط یا بزرگ ، ممکن است در زمینه ثبت سوابق خود راحت نباشید ، شاید به دلایل مالی یا امنیتی. ردیابی حضور و غیاب 100 ، 1 ، 000 یا حتی 10 ، 000 کارمند نیاز به یک بخش فناوری اطلاعات قوی دارد که بتواند زیرساخت های جمع آوری ، ذخیره و تجزیه و تحلیل داده های لازم را توسعه داده و نگهداری کند. بخش IT و منابع انسانی شما نیز باید بتوانند به خوبی با هم کار کنند!
هزینه ها و مزایای رسیدگی به پرونده خود را در مقابل قرارداد با شخص ثالث برای انجام آن ارزیابی کنید
روش 2 از 3: پیگیری حضور با فناوری
مرحله 1. از کارمندان بخواهید با کارت شناسایی خود "ورودی" و "بیرون" را انجام دهند
این اساساً نسخه مدرن این است که کارکنان با یک کارت پانچ کاغذی "داخل و خارج" شوند. مزیت اینجا این است که داده ها مستقیماً برای ذخیره و تجزیه و تحلیل به زیرساخت های ثبت داخلی یا شخص ثالث شما ارسال می شوند.
ایستگاه های کشویی کارت با کارمندانی که در یک روز کاری معمولی کار می کنند و ساعات معمولی کار می کنند بهتر کار می کند-به عنوان مثال ، کارمندان ادارات ، معلمان یا کارگران کارخانه
مرحله 2. از بیومتریک یا فیلم برای محدود کردن "مشت زدن دوستان" در اسکنرهای ID استفاده کنید
در حالی که وارد شدن به یک همکار شغلی دیرهنگام یا غیبت-موسوم به "مشت زدن با دوستان"-با کارت های پانچ آسان تر بود ، هنوز می توان شناسه همکار را برای آنها تند کشید و به همان هدف دست یافت. اگر نگران این هستید که این مشکل در بین نیروی کار شما وجود دارد ، سرمایه گذاری روی دوربین های ویدئویی یا اسکنرهای بیومتریک مانند اقدامات را انجام دهید تا امنیت و دقت ایستگاه های کارت کشیدن خود را افزایش دهید.
- اسکنرهای بیومتریک ، که معمولاً به مجوز اثر انگشت نیاز دارند ، می توانند همراه با اسکنرهای کارت شناسایی استفاده شوند.
- نصب دوربین های امنیتی در ایستگاه های کارت کشیدن می تواند به شما در تشخیص مشکوک به "مشت دوستان" کمک کند.
مرحله 3. ساعت کارکنان خارج از دفتر را با یک برنامه تلفن محور پیگیری کنید
کارت های کش رفتن برای کارمندانی که در خانه یا از مکان های مختلف کار می کنند خوب کار نمی کند. در عوض ، از آنها بخواهید با برنامه ای که روی تلفن شخصی یا کاری که نصب کرده اید نصب شده باشد "مشت" و "بیرون" بزنند. در بسیاری از موارد ، آنها فقط باید دکمه ای را برای شروع و توقف یک ساعت دویدن که حضور و ساعت آنها را ردیابی می کند ، فشار دهند.
اگر کسب و کار شما قبلاً ثبت اسناد خود را به شخص ثالث برون سپاری می کند ، ممکن است این نوع برنامه به عنوان بخشی از بسته گنجانده شود. در این مورد ، داده های حضور و غیاب خودکار کارکنان شما باید به طور یکپارچه در ثبت کلی پرونده شما ادغام شود
مرحله 4. مکان GPS و ردیابی زمان را برای کارکنانی که به طور گسترده سفر می کنند در نظر بگیرید
اگر کارمندانی دارید که در طول روزهای کاری خود در مکان های خاصی سفر می کنند ، این نوع سیستم ردیابی به خوبی کار می کند. GPS تلفن های تلفن همراه آنها زمانی که در مناطق کاری مشخصی بودند ، ردیابی می شود ، که به نوبه خود می تواند برای تعیین کل ساعات کار آنها استفاده شود.
ردیابی GPS یک ویژگی اختیاری با برخی از برنامه های "timecard" است. این ویژگی قطعاً برای استفاده در تلفن های صادره از محل کار بهتر است ، زیرا ردیابی کارکنان در تلفن های شخصی آنها می تواند بسیار شبیه "برادر بزرگتر" باشد
روش 3 از 3: برخورد با داده های حضور و غیاب
مرحله 1. اعداد را خرد کنید تا ببینید که مشارکت شرکت کنندگان بر تجارت شما چگونه تأثیر می گذارد
حفظ سوابق حضور و غیاب کارکنان به شما این امکان را می دهد تا محاسبه کنید که چگونه الگوهای حضور مثبت و منفی بر نتیجه نهایی شما تأثیر می گذارد. به نوبه خود ، می توانید از این داده ها برای تنظیم محل کار و استراتژی های منابع انسانی برای کارآیی بیشتر استفاده کنید.
بعنوان مثال ، برخی محاسبات سریع می تواند "میزان بروز" را به شما ارائه دهد-تعداد غیبت ها در هر 100 کارمند در یک بازه زمانی مشخص. از داده های مشابه ، مانند "میزان بی تحرکی" و "میزان شدت" نیز می توان برای تعیین تأثیر اقتصادی حضور و غیاب استفاده کرد
مرحله 2. کارمندانی را که روشهای مناسب حضور را دنبال می کنند ، بشناسید
کمی تقویت مثبت می تواند راه زیادی را پیش ببرد! از داده های جمع آوری شده خود برای شناسایی کارمندان با سوابق حضور پرشور استفاده کنید. به آنها تقدیر عمومی ، تحسین و احتمالاً پاداش بدهید-حتی چند کارت هدیه یا پاداش کوچک ممکن است به تشویق دیگران برای پیروی از آنها کمک کند.
به خاطر داشته باشید که "حضور خوب" لزوماً به این معنا نیست که کارمند هرگز کار را از دست نمی دهد. این همچنین به معنای وظیفه شناسی در مورد استراحت کردن است ، به عنوان مثال ، با اطلاع قبلی قبل از استراحت یا ماندن در خانه هنگام بهبودی از بیماری
مرحله 3. قبل از اقدام با کارمندی که مشکلات حضور دارد ملاقات کنید
هر زمان که داده های شما یک کارمند را با مشکل حضور نشان می دهد ، مستقیماً به نظم و انصراف نپردازید. در عوض ، با آنها (و نماینده منابع انسانی یا طرف مربوطه مشابه) ملاقات کنید تا در این مورد بحث کنید. برنامه عملیاتی را به صورت مکتوب تنظیم کنید که به کارکنان راهنمایی و معیارهای مشخصی برای برآوردن انتظارات شرکت کننده ارائه دهد.
به عنوان مثال ، ممکن است با یک کارمند اختصاصی برخورد کنید که در حال حل برخی مسائل فوری در خانه است. در این مورد ، ممکن است بتوانید تعدیل زمان بندی یا حجم کار را به جای از بین بردن سریع کارگری ارزشمند انجام دهید
مرحله 4. هنگام تنبیه یا خاتمه کارگر ، نوار قرمز را با دقت دنبال کنید
همیشه هنگام برقراری نظم و انضباط به کارمندی که دارای مشکلات حضور و غیاب است ، و به ویژه قبل از اخراج ، از یک روش روشن و منسجم پیروی کنید. در حالت ایده آل ، شما باید با مشاوره حقوقی با تمرکز بر قانون کار به شما توصیه شود. در غیر این صورت ، آنچه به نظر می رسد شلیک بریده و خشک شده می تواند منجر به یک دعوی گران شود.
