ایمیل در حال حاضر یکی از رایج ترین روش های ارتباطی به همراه پیام های متنی ، تماس های تلفنی و برنامه های پیام رسانی فوری است. مطابقت با ایمیل آنقدر رایج بوده است که بسیاری از مردم نحوه ایجاد صحیح آن را فراموش کرده اند. یک ایمیل کاملاً ترکیب شده نشان دهنده حرفه ای بودن و صداقت در پیامی است که منتقل می کند ، بنابراین ضروری است که شخص نحوه قالب بندی یک پیام ایمیل را بداند.
مراحل
مرحله 1. موضوع ایمیل خود را بنویسید
عنوان موضوع یک پیام ایمیل به عنوان یک خلاصه کوتاه از آنچه که پیام در مورد آن است ، عمل می کند. عنوان موضوعی شما باید ساده و مختصر باشد تا بتواند در چند کلمه ساده به گیرنده ایده دهد که موضوع ایمیل شما چیست.
- به عنوان مثال ، اگر در مورد برخی مشاغل به کسی می نویسید ، موضوع را با جزئیات زیادی مانند "من از خودرویی که شما در حال رانندگی هستید دوست دارم" پیچیده نکنید. من عاشق رنگ آبی آن هستم و چرخ های آن بسیار زیبا هستند."
- انگیزه خود را مستقیماً در خط موضوع بیان کنید. به عنوان مثال: "خریدار علاقه مند سدان آبی شما".
مرحله 2. سلام های مناسب را درج کنید
ایمیل را فوراً با آنچه باید بگویید شروع نکنید. شامل سلام های معمولی مانند "سلام" یا "روز بخیر" باشید. آیا نمی خواهید یک فرد تصادفی برود و بلافاصله بدون سلام و احوالپرسی با شما صحبت کند ، درست است؟ در مورد ایمیل ها هم همینطور است.
برای شخصی سازی سلام ، نام خانوادگی گیرنده را در سلام خود قرار دهید
مرحله 3. متن پیام خود را بنویسید
بسته به نوع پیامی که می نویسید و به چه کسی ارسال می کنید ، می توانید آن را هرطور که می خواهید بنویسید.
- اگر برای نزدیکان خود نامه می نویسید ، می توانید ایمیل خود را شخصی جلوه دهید. اما اگر نامه تجاری می نویسید ، باید ایمیل را تا آنجا که می توانید حرفه ای نگه دارید.
- همچنین باید قالب پیام خود را در نظر داشته باشید. از سبک ها ، اندازه ها و قالب های فونت های قابل خواندن استفاده نکنید و از حروف بزرگ خودداری کنید. حروف بزرگ ، در دنیای دیجیتال ، شبیه فریاد است.
مرحله 4. شامل یک جمله پایانی
فقط ایمیل خود را در جایی که پیام شما به پایان می رسد خاتمه ندهید. اظهارات پایانی مانند "با احترام" ، "با احترام" یا هر چیزی که فکر می کنید با ایمیلی که می نویسید بهترین نتیجه را خواهد داشت ، بنویسید.
قطعاً اظهارات پایانی باید با ایمیل شما خوب باشد. چرا؟ زیرا اگر شما در حال نوشتن یک پیام تجاری هستید ، مایل نیستید که "با عشق خود" به عنوان سخنان پایانی نامه خود بنویسید. نامناسب خواهد بود
مرحله 5. یک امضا اضافه کنید
اگرچه آدرس ایمیل شما قبلاً شامل نام شما در هر ایمیلی است که ارسال می کنید ، اما همچنان توصیه می شود که همراه با هر پیامی که می نویسید یک امضا نیز داشته باشید. امضا می تواند فقط یک متن ساده باشد یا اگر می خواهید خلاق باشید ، تصاویر (مانند لوگوها ، علائم تجاری و غیره).
برای ایجاد امضای خود از گزینه Signature هر برنامه ایمیل یا سرویس گیرنده ایمیل استفاده کنید
نکات
- به غیر از قالب بندی پیام های ایمیل ، باید از آدرس های ایمیل با نام مناسب نیز استفاده کنید. پیام دادن به دوست دوران کودکی خود با استفاده از "[email protected]" مشکلی ندارد ، اما هنگام ارسال ایمیل های تجاری به رئیس خود ایده چندان خوبی نیست.
- هنگام ایجاد ایمیل از آداب مناسب اینترنتی استفاده کنید. به مخاطبین ناشناس ایمیل یا پیام های هرزنامه ارسال نکنید.
- همیشه پیام ایمیل خود را قبل از ارسال مجدد بررسی کنید تا از ارسال چند پیام به یک گیرنده جلوگیری شود. اگر این کار را انجام دهید ، پیام های شما می توانند به عنوان SPAM علامت گذاری شوند.
