اگر در ایمیل IBM Notes خود کمبود دارید ، اما آمادگی حذف ایمیل ها را ندارید ، بایگانی آنها را در نظر بگیرید. بایگانی ایمیل ها به معنای کپی پیام ها در مکان دیگری در رایانه شما است. با نحوه بایگانی کردن یادداشت های IBM برای خالی کردن فضای حساب در هنگام ذخیره ایمیل های اصلی آشنا شوید. همچنین به کامپیوتر و نرم افزار شما کمک می کند تا در بهترین حالت کار کنند.
مراحل
مرحله 1. حجم فایل ایمیل خود را محدود کنید
حجم فایل ایمیل خود را کمتر از 500 مگابایت نگه دارید. (برخی از سازمان ها ممکن است به محدودیت های شدیدتری مانند 200 مگابایت نیاز داشته باشند.)
- با رفتن به File ، Database ، Properties اندازه داده های خود را بررسی کنید. در Lotus 8 ، به File ، Applications ، Properties بروید.
- روی برگه "i" کلیک کنید. عدد بعد از "فضای دیسک" میزان داده ای است که در حال حاضر در IBM Notes دارید.
مرحله 2. تنظیمات از پیش تعیین شده سازمان خود را بیاموزید
اگر از IBM Notes برای مدرسه یا محل کار استفاده می کنید ، ممکن است از قبل تنظیمات بایگانی وجود داشته باشد. این به سازمان ها کمک می کند تا میزان ایمیل ها به ازای هر کاربر و همچنین عملکرد کلی رایانه های درون سازمان را کنترل کنند. اگر تنظیمات بایگانی قبلاً ایجاد شده است ، با کارکنان سیستم های فنی خود صحبت کنید تا ببینید آیا می توان آنها را تغییر داد.
مرحله 3. تنظیمات آرشیو مورد نظر خود را تعیین کنید
می توانید همه ایمیل های IBM Notes را بایگانی کنید یا ایمیل های خاصی را انتخاب کنید. همچنین باید تصمیم بگیرید که چند بار می خواهید یادداشت های IBM بایگانی شوند.
- برنامه مناسب (Mail) را باز کنید.
- به Actions ، بایگانی ، تنظیمات بروید.
- به برگه معیارها بروید و مطمئن شوید که "پیش فرض برای آخرین تغییر" انتخاب شده است.
- برای ذخیره تغییرات روی "ok" کلیک کنید.
- مطمئن شوید که Criteria فعال است.
مرحله 4. بایگانی خودکار را برنامه ریزی کنید
برنامه ریزی بایگانی خودکار تضمین می کند که شما به طور منظم و پیوسته بایگانی می کنید. همچنین در وقت شما صرفه جویی می کند.
- برنامه مناسب (Mail) را باز کنید.
- به Actions ، بایگانی ، تنظیمات بروید.
- به برگه Schedule بروید. مطمئن شوید "برنامه آرشیو کردن" انتخاب شده است.
- زمان و روز مناسبی را انتخاب کنید که می خواهید رایانه شما فایل های شما را بایگانی کند.
مرحله 5. بایگانی دستی یادداشت های IBM
حتی اگر بایگانی خودکار را برنامه ریزی کرده اید ، می توانید در هر زمان به صورت دستی بایگانی کنید.
- برنامه مناسب (Mail) را باز کنید.
- نامه یا پوشه ای را که می خواهید بایگانی شود باز کنید.
- به Actions ، Archive ، Archive Now بروید.
- برای بایگانی با توجه به تنظیمات از پیش تعیین شده ، روی Yes کلیک کنید.
مرحله 6. بایگانی با استفاده از روش کشیدن و رها کردن
این به سادگی راهی دیگر برای بایگانی دستی یادداشت های IBM است.
- برنامه مناسب (Mail) را باز کنید.
- نامه یا پوشه ای را که می خواهید بایگانی شود باز کنید.
- پیام (های) مناسب را انتخاب کنید.
- پیام (ها) را به بایگانی مورد نیاز در پنجره ناوبری خود بکشید.
مرحله 7. مشاهده پیام های بایگانی شده
اگرچه شما یک ایمیل را بایگانی کرده اید ، اما ممکن است هر از گاهی به آن دسترسی داشته باشید. فایل بایگانی شما پوشه هایی را که در حساب IBM Notes خود راه اندازی کرده اید تقلید می کند. همه چیز همانطور که شما طراحی کرده اید سازماندهی می شود.
- برنامه مناسب (Mail) را باز کنید.
- در قسمت ناوبری خود روی بایگانی کلیک کنید.
- بایگانی مناسب (به عنوان مثال ، Default for Last Modified) را انتخاب کنید.
نکات
- پشتیبان گیری از ایمیل های مهم اگر ایمیل های مهمی در IBM Notes دارید ، حتماً آنها را در مکان دیگری مانند CD یا DVD کپی کنید. در صورت بروز اتفاقی برای سرور یا کپی ذخیره شده در رایانه شخصی شما ، یک نسخه اضافی در اختیار شما قرار می دهد.
- پیامهای قدیمی و غیر ضروری را حذف کنید ، به ویژه اگر حاوی پیوست باشند. این همچنین به کاهش حجم داده ها و عملکرد رایانه شما کمک می کند.
