ارسال ایمیل بخشی از زندگی تقریباً همه افراد حرفه ای ، دانشجویی و شاغل امروز است. اگرچه برخی از ایمیل ها می توانند به صورت سرد منتشر شوند ، اما برخی دیگر می توانند بی ادب باشند و نیاز به آدرس دهی دارند. شما می توانید از طریق حفظ خونسردی ، پاسخگویی پس از برنامه ریزی و پاسخگویی به روز ، با چنین ایمیل هایی برخورد کنید.
مراحل
قسمت 1 از 3: حفظ آرامش و برنامه ریزی
مرحله 1. در نظر بگیرید که آیا ایمیل به نظر بی ادبانه است یا خیر
به سختی می توان تشخیص داد که آیا فردی در مورد ایمیل بی ادبی می کند یا خیر ، به خصوص اینکه شما نمی توانید حالت چهره او را ببینید یا لحن صدای او را بشنوید تا به شما در تصمیم گیری کمک کند. قبل از واکنش به ایمیلی که از نظر شما بی ادبانه به نظر می رسد ، در نظر بگیرید که آیا بی ادبی ممکن است ارتباط نادرستی باشد.
سعی کنید مستقیماً از شخص بپرسید که منظور او از صحبت حضوری یا تلفنی چیست. این ممکن است به رفع یک مشکل به دلیل یک سوء استفاده ساده کمک کند
مرحله 2. فوراً پاسخ ندهید
اگرچه ممکن است وسوسه انگیز باشد که بلافاصله در پاسخ به این ایمیل مجموعه ای از کلمات رکیک یا بد را به هم متصل کنید ، اما به هر قیمتی از این کار اجتناب کنید. احتمالاً بعداً پشیمان خواهید شد. در عوض ، از ایمیل فاصله بگیرید ، مرورگر خود را ببندید و چند لحظه برای جمع آوری افکار خود وقت بگذارید.
- چند دقیقه پیاده روی کنید تا احساس آرامش کنید.
- چند نفس عمیق بکشید و مقداری آب بنوشید.
مرحله 3. در یک پیش نویس ایمیل تهویه کنید ، اما آن را ارسال نکنید
یکی دیگر از راه های خلاص شدن از انرژی منفی این است که یک ایمیل برای شخص ارسال کنید ، اما آن را ارسال نکنید. به این ترتیب ، می توانید شروع به جمع آوری افکار اولیه خود ، هر چقدر هم شدید ، کنید ، در حالی که به خود زمان می دهید تا بعداً آنها را تصحیح ، تقویت و اضافه کنید.
- یک ایمیل جداگانه بکشید و پاسخی را بدون وارد کردن گیرنده وارد کنید تا به طور تصادفی آن را ارسال نکنید. یا می توانید ایمیل خود را به عنوان گیرنده لیست کنید.
- به همه مواردی فکر کنید که بلافاصله به چیزی واکنش نشان داده اید و بعداً از همه چیزهای هوشمندانه یا تامل برانگیز پشیمان شده اید. این به شما زمان می دهد تا چنین چیزی را توسعه دهید و از پشیمانی جلوگیری کنید.
مرحله 4. در صورت لزوم مسئولیت را بپذیرید
در خواندن ایمیل ، ممکن است آن را بی ادبانه تلقی کرده باشید زیرا بخشی از آن درست است و حقیقت می تواند صدمه بزند. اگرچه این کار آنها را از گناه آنها در این شرایط خلاص نمی کند ، اما به شما فضایی برای بهبود خود و صداقت می دهد ، هم با خودتان و هم با فرستنده ایمیل.
به عنوان مثال ، شاید رئیس شما در مورد دیر رسیدن به محل کار برای شما ایمیل بی ادبی ارسال کرده است. اگرچه نیازی به بی ادبی بودن عبارت نیست ، اما باید تأخیر خود را تصدیق کرده و اصلاح کنید
مرحله 5. از رفتار بد آنها تقلید نکنید
وقتی کسی با شما بی ادبی می کند ، می تواند بسیار وسوسه انگیز باشد که این لطف را جبران کند. باز هم ، از پاسخ منفی خودداری کنید ، اما از رفتارهای پرخاشگرانه منفعلانه یا بی ادبانه خودداری کنید ، قبل از اینکه به آنها پاسخ دهید. در صورت صحبت با شما ، نگاه های کثیف به آنها نکنید و آنها را نادیده نگیرید.
- در عوض ، مهربانی را تمرین کنید. به آنها سلام کنید و راه بروید.
- تا زمانی که لازم نیست وقت خود را در کنار آنها نگذارید اما از آنها نیز اجتناب نکنید.
مرحله 6. ریشه را در نظر بگیرید
گاهی اوقات ، یک ایمیل بی ادب ارتباط چندانی با شما یا شرایط پیرامون آن ندارد. توهین به کسی هرگز اشکالی ندارد ، اما گاهی اوقات فردی که ایمیل را ارسال کرده است ممکن است بیش از حد توان خود در حال گذر باشد و می تواند به دلیل ناامیدی هایی که شما را درگیر نمی کند ، برای شما ارسال کرده باشد. آنها ممکن است حتی متوجه نشوند که بی ادب بوده اند. این آنها را معذور نمی کند ، اما درک وضعیت فعلی و انگیزه های یک فرد می تواند در برداشتن گام های رو به جلو کمک کند.
- به عنوان مثال ، اگر آنها دارای مشکلات زناشویی هستند یا اگر فردی در خانواده آنها اخیراً فوت کرده است ، این می تواند بی ادبی آنها را توضیح دهد.
- همچنین ممکن است آنها فقط روز بدی را سپری کنند.
قسمت 2 از 3: پاسخ به ایمیل
مرحله 1. از یک دوست کمک بگیرید
دوستان یا همکاران می توانند برای کمک به شما در پاسخگویی به یک ایمیل بی ادبانه یا تند و زننده به شما کمک کنند و همچنین می توانند نظر دوم را در مورد وضعیت ارائه دهند. در این مدت ، از درخواست کمک دوستان خود که سرشان گرم است خودداری کنید. با افرادی که آرام ، باهوش و راه حل محور هستند ، تماس بگیرید.
در صورت امکان ، از هرگونه پاسخ قبلی به ایمیل های بی ادبانه ای که ارسال کرده اند ، دیدن کنید
مرحله 2. بی ادبی آنها را بپذیرید
هنگامی که در حال تدوین ایمیل خود هستید ، لازم است تصدیق کنید که آنها چقدر بی ادب بوده اند. ممکن است آنها غافل از این باشند که کلمات آنها بیهوده به نظر می رسند ، اما صرف نظر از آن ، باید توجه خود را به آن جلب کنید.
- چیزی شبیه به این بگویید: "قبل از شروع پاسخ ، می خواهم بی ادبی نشان داده شده در ایمیل شما را ، به ویژه در مورد اظهارات اتهامی و توهین آمیز شما ، تصدیق کنم."
- مستقیم بودن برای شما و شخص دیگر مفید است و می تواند به جلوگیری از تکرار مجدد همان موقعیت کمک کند.
مرحله 3. ناامیدی آنها را بپذیرید
اگرچه ایمیل آنها بی ادبانه بود ، اما ممکن است سرخوردگی آنها از یک مکان واقعی ناشی شده باشد. اگر چنین است ، ناامیدی را بپذیرید و درک خود را بیان کنید ، حتی اگر حاشیه ای باشد. این به آنها این امکان را می دهد که نسبت به شما کمتر در ذهن خود فکر کنند و شما را به سمت ایجاد صلح بالقوه سوق دهند.
- چیزی مانند "ایمیل شما نشان می دهد که شما ناامید شده اید" بگویید.
- توجه داشته باشید که ایمیل آنها چه می گوید و نه شخصاً.
مرحله 4. علت را بپرسید
با این حال ، گاهی اوقات ممکن است کاملاً بی اطلاع باشید که چرا کسی تصمیم گرفته است پس از تأمل زیاد و مشورت دیگران ، چنین ایمیلی را برای شما ارسال کند. در این رویداد ، باید "چرا" ساده ای از فرستنده بپرسید تا بتوانید درک بیشتری پیدا کرده و موضوع را بهتر حل کنید.
ممکن است بگویید: "من به دقت به ایمیل شما فکر کرده ام و هنوز در منطق ارسال آن کمی گیج هستم ، بنابراین می خواهم بدانم چه چیزی باعث تحریک آن شده است."
مرحله 5. راه حل یا توضیحی ارائه دهید
هنگامی که برخی از نگرانی ها و نکات اولیه خود را در ایمیل مطرح کردید ، باید در جستجوی راه حل ها و پاسخگویی به نگرانی های آنها ، در صورت وجود ، باشید. به آنها اطلاع دهید که شما مایل به انجام چه کاری هستید ، زمینه های سازش را بررسی کنید و تمایل خود را برای کار در این زمینه ابراز کنید.
- برپایی یک جلسه نیز می تواند مفید باشد. مردم معمولاً مهربان تر از زمانی هستند که پشت صفحه کامپیوتر پنهان می شوند.
- ممکن است چیزی شبیه این بگویید: "عصبانی شدید که دیروز 15 دقیقه دیر از ناهار برگشتم ، اما مجبور شدم دختر بیمار خود را از مدرسه بردارم. اگرچه مطمئناً می توانم تلاش کنم که در آینده زمان را به موقع برگردانم ، اما زمان هایی مانند این وجود خواهد داشت که اجتناب ناپذیر است."
مرحله 6. مرزها را تعیین کنید
پس از ارائه موفقیت آمیز راه حل ها ، اکنون وقت آن است که برخی قوانین اساسی را برای ادامه مکالمه ایجاد کنید. به آنها اطلاع دهید که شما در آینده چنین بی ادبی را تحمل نخواهید کرد و انجام چنین کاری ادامه همکاری مشارکتی را بسیار دشوار می کند.
- به آنها بگویید توهین یا اتهامات نامناسب را نمی پذیرید.
- از آنها بخواهید قبل از پرتاب اسلحه با نگرانی و مهربانی به شما مراجعه کنند.
مرحله 7. در صورت لزوم آن را حذف کنید
ممکن است متوجه شوید که بارها و بارها ایمیل را خوانده و دوباره می خوانید و درگیر احساسات منفی در مورد آن شده اید. با این حال ، این به شما در حرکت به جلو کمک نمی کند و احتمالاً شما را بیشتر عصبانی و ناامید می کند. در صورت لزوم ، ایمیل را از صندوق ورودی خود حذف کنید تا به آن دسترسی نداشته باشید.
اگر فکر می کنید ممکن است در آینده دوباره به ایمیل نیاز داشته باشید ، آن را برای شخصی که به او اعتماد دارید ارسال کنید اما آن را از صندوق ورودی خود حذف کنید
قسمت 3 از 3: با روز خود پیش بروید
مرحله 1. بازدهی خود را ادامه دهید
اگرچه ظاهراً این ایمیل روز شما را خراب کرده است ، اما در حد توان خود این کار را انجام ندهید. به روال عادی خود ادامه دهید ، فهرستی از کارهایی که باید انجام دهید تهیه کنید و تمام کارهای لازم را انجام دهید. اجازه ندهید یک پلک روز یا پیشرفت شما را از خط خارج کند.
مشغول نگه داشتن خود به شما کمک می کند تا بر آنچه برای شما مهم است تمرکز کنید و از نشر یک ایمیل خودداری کنید
مرحله 2. برای حفظ شتاب خود اهداف کوچکی تعیین کنید
برای حفظ روال عادی ، اهداف کوچک و قابل دستیابی را تعیین کنید که می توانید آن روز را متعهد کنید. تکمیل آنها به شما کمک می کند احساس موفقیت بیشتری داشته باشید و متعاقباً کمتر تحت تأثیر ایمیل بی ادبی که دریافت کرده اید قرار بگیرید.
تعیین اهدافی مانند "پاسخ به همه ایمیل های دیگر" یا "رفتن به باشگاه ورزشی" را در نظر بگیرید
مرحله 3. حواس خود را پرت کنید
گاهی اوقات ، برای پیشروی از چیزی ، نیاز به کمی حواس پرتی دارید. استراحت کنید تا به موسیقی گوش دهید ، ناهار بخورید یا با یک دوست تماس بگیرید تا در مورد چیز دیگری به جز ایمیل صحبت کنید. از بین بردن ذهن خود از مسائل می تواند به شما یک استراحت بسیار ضروری و غیر منتظره بدهد.
مرحله 4. در صورت لزوم گزارش آنها را در نظر بگیرید
در پایان روز ، گاهی اوقات بهترین راه برای پیشروی این است که به طور دائم به این مسئله رسیدگی کنیم. اگر ایمیل حاوی هرگونه تهدید یا توهینی است که می تواند به عنوان سخنان نفرت انگیز تلقی شود ، این شخص را به افراد مناسب گزارش دهید ، که ممکن است گروه منابع انسانی در شغل شما یا رفتار دانش آموزی در مدرسه شما باشد. همچنین می توانید در آینده از ارسال ایمیل به آنها جلوگیری کنید.
- در صورت تهدید فیزیکی علیه شما ، آنها را به مقامات گزارش دهید.
- سعی کنید ابتدا به مدیر خود ایمیل بزنید تا به او اطلاع دهید که چه خبر است. اگر آنها به این مسئله رسیدگی نکردند ، آن را به HR ببرید.
