بسیاری از شرکت ها از Microsoft Excel برای پیگیری هزینه های بخش یا کل شرکت استفاده می کنند. از آنجا که اکسل در حال حاضر اغلب با رایانه های شخصی که از سیستم عامل ویندوز استفاده می کنند همراه است ، اگر Excel را در رایانه خانگی خود دارید ، می توانید از آن برای ردیابی صورت حساب های خود استفاده کنید. تعدادی الگو برای پیگیری هزینه های شما از مایکروسافت و سایر وب سایت ها در دسترس است و نسخه های اخیر Excel شامل الگویی برای پیگیری صورت حساب های شما در بین الگوهای از پیش نصب شده است. همچنین می توانید صفحه گسترده خود را برای پیگیری صورت حساب های خود در Excel تنظیم کنید. در زیر دستورالعمل های هر دو روش آمده است.
مراحل
روش 1 از 2: کار با یک قالب Excel
مرحله 1. یک قالب از پیش نصب شده را انتخاب کنید
نسخه های اخیر Excel شامل الگویی برای پیگیری هزینه های شخصی به همراه الگوهایی برای برنامه های تجاری رایج است. می توانید به این الگوها دسترسی داشته باشید و از آنها برای پیگیری صورت حساب های خود در Excel استفاده کنید.
- در Excel 2003 ، "New" را از منوی "File" انتخاب کنید. برای مشاهده کادر محاوره ای "الگوها" ، از قسمت وظیفه "دفترچه کار جدید" ، "در رایانه من" را انتخاب کنید.
- در Excel 2007 ، "New" را از منوی دکمه "File" انتخاب کنید. این کادر محاوره ای "دفترچه کار جدید" را نمایش می دهد. "قالب های نصب شده" را از منوی "قالب ها" در قسمت سمت چپ انتخاب کنید. "بودجه ماهانه شخصی" را از "الگوهای نصب شده" در قسمت وسط انتخاب کرده و روی "ایجاد" کلیک کنید.
- در Excel 2010 ، روی برگه "File" کلیک کنید ، سپس "New" را از منوی "File" انتخاب کنید. "نمونه الگوها" را از قسمت بالای پنجره "قالب های موجود" انتخاب کنید ، سپس "بودجه ماهانه شخصی" را از نمایش نمونه نمونه ها انتخاب کرده و روی "ایجاد" کلیک کنید.
مرحله 2. الگوی آنلاین را انتخاب کنید
اگر الگوی بودجه شخصی که از قبل با Microsoft Excel نصب شده است برای ردیابی هزینه های شما کار نمی کند ، می توانید یک الگو را بصورت آنلاین انتخاب کنید. شما می توانید یک الگو را از یک سایت شخص ثالث بارگیری کنید یا از Excel برای اتصال با Microsoft Office Online استفاده کنید.
- برای Excel 2003 ، می توانید یک قالب مناسب از کتابخانه Microsoft Office Online در آدرس https://office.microsoft.com/en-us/templates/ انتخاب کنید. (همچنین می توانید الگوهایی را که برای نسخه های بعدی اکسل در نظر گرفته شده است نیز در اینجا پیدا کنید.)
- در اکسل 2007 ، "بودجه" را از قسمت Microsoft Office Online کادر محاوره ای "کتاب کار جدید" انتخاب کنید. برای اتصال به کتابخانه الگوی آفیس آنلاین باید یک اتصال اینترنتی فعال داشته باشید.
- در اکسل 2010 ، "بودجه" را از قسمت Office.com در قسمت قالب های موجود انتخاب کنید. برای اتصال به کتابخانه الگوی آفیس آنلاین باید یک اتصال اینترنتی فعال داشته باشید.
مرحله 3. اطلاعات خود را در سلولهای مناسب وارد کنید
اطلاعات دقیق به الگوی صفحه گسترده ای که استفاده می کنید بستگی دارد.
مرحله 4. صفحه گسترده خود را ذخیره کنید
شما می توانید از نامی که قالب برای صفحه گسترده خود ارائه می دهد استفاده کنید یا آن را به چیزی معنی دار تغییر دهید. افزودن نام و سال به نام فایل موجود باید کافی باشد.
روش 2 از 2: طراحی صفحه گسترده هزینه پیگیری هزینه خود
مرحله 1. Excel را باز کنید
مرحله 2. نامی را برای صفحه گسترده در سلول A1 وارد کنید
از نام معناداری مانند "بودجه شخصی" ، "پیگیری هزینه های شخصی" یا موارد مشابه استفاده کنید. (هنگام وارد کردن نام ، نقل قول ها را حذف نکنید ؛ آنها در اینجا فقط برای نشان دادن مثالها استفاده می شوند.)
مرحله 3. عناوین ستون را در ردیف 2 وارد کنید
عناوین و ترتیب پیشنهادی عبارتند از "تاریخ" ، "دسته دریافت کنندگان" (یا "پرداخت به") ، "یادداشت" ، "هزینه" ، "درآمد" (یا "درآمد" یا "سپرده") و "مانده". این عناوین را در سلولهای A2 تا G2 وارد کنید. ممکن است لازم باشد عرض ستون را تنظیم کنید تا عناوین ستون یا نوشته های طولانی را در خود جای دهد.
پس از تنظیم عنوان صفحه و عناوین ستون ، از ویژگی "Freeze Panes" برای نگه داشتن این سرفصل ها در بالای صفحه در حین پیمایش در ورودی های خود استفاده کنید. Freeze Panes در منوی "View" در Excel 2003 و قبل از آن و در گروه "Window" نوار منوی "View" در اکسل 2007 و 2010 قرار دارد
مرحله 4. اولین مورد هزینه خود را در سلولهای ردیف 3 وارد کنید
مرحله 5. فرمول موجودی را در سلول G3 وارد کنید
از آنجا که این اولین ورودی موجودی است ، موجودی با در نظر گرفتن تفاوت بین هزینه و درآمد تعیین می شود. نحوه تنظیم این امر بستگی به این دارد که آیا می خواهید هزینه ها را بررسی کنید یا پول نقد.
- اگر صفحه گسترده را طوری تنظیم کرده اید که در وهله اول هزینه های خود را بررسی کند ، فرمول موجودی = E3-F3 خواهد بود ، جایی که E3 سلول نشان دهنده هزینه و F3 سلول نماینده درآمد است. تنظیم فرمول از این طریق مجموع هزینه های شما را به یک عدد مثبت تبدیل می کند ، که درک آن آسان تر خواهد بود.
- اگر صفحه گسترده را طوری تنظیم کرده اید که بر روی پول نقد خود در دسترس باشد ، فرمول موجودی = F3-E3 خواهد بود. تنظیم صفحه گسترده به این ترتیب زمانی که جریان نقدینگی شما از هزینه های شما بیشتر شود ، تعادل را مثبت نشان می دهد و هنگامی که هزینه های شما بیشتر از درآمد است ، منفی است.
مرحله 6. دومین مورد هزینه خود را در سلولهای ردیف 4 وارد کنید
مرحله 7. فرمول موجودی را در Cell G4 وارد کنید
از آنجا که ورودی های دوم و بعدی تعادل جاری را حفظ می کند ، باید نتیجه تفاوت هزینه و درآمد را به مقدار موجودی برای ورودی قبلی اضافه کنید.
- اگر صفحه گسترده را طوری تنظیم می کنید که در وهله اول هزینه های خود را بررسی کنید ، فرمول موجودی = G3+(E4-F4) خواهد بود ، جایی که G3 سلول نمایانگر موجودی قبلی است ، E4 سلول نشان دهنده هزینه و F4 سلول است نماینده درآمد
- اگر صفحه گسترده را طوری تنظیم می کنید که بر روی پول نقد خود دسترسی داشته باشید ، فرمول موجودی = G3+(F4-E4) خواهد بود.
- پرانتزهای اطراف سلولها نشان دهنده تفاوت بین هزینه و درآمد لازم نیست. آنها فقط برای روشن شدن مفهوم فرمول گنجانده شده اند.
- اگر می خواهید سلول را با موجودی خالی نگه دارید تا یک ورود کامل انجام شود ، می توانید از یک عبارت IF در فرمول استفاده کنید تا اگر تاریخی وارد نشده است ، سلول موجودی مقداری را نشان ندهد. اگر صفحه گسترده را برای پیگیری هزینه ها تنظیم می کنید ، فرمول این مورد ، برای ورودی دوم ، IF (A4 = "" ، "" ، G3+(E4-F4)) را می خواند و = IF (A4 = " "،" "، G3+(F4-E4)) اگر صفحه گسترده را طوری تنظیم می کنید که پول نقد موجود باشد. (ممکن است پرانتزهای اطراف سلولها که هزینه ها و درآمد را نشان می دهند حذف کنید ، اما مجموعه بیرونی پرانتز را حذف نکنید.)
مرحله 8. فرمول تعادل را در سایر سلولهای ستون G (ستون تعادل) کپی کنید
روی Cell G3 راست کلیک کرده و از منوی باز شده "Copy" را انتخاب کنید. سپس بکشید تا سلولهای زیر آن در ستون انتخاب شوند. روی سلول های انتخاب شده راست کلیک کرده و "Paste" را از منوی باز شده انتخاب کنید تا فرمول را در سلول های انتخاب شده بچسبانید. (در اکسل 2010 ، گزینه "Paste" یا "Paste Formulas" را در منوی باز شده انتخاب کنید.) این فرمول به طور خودکار منابع سلول را نشان می دهد تا هزینه ، درآمد و تاریخ (در صورت استفاده) مراجع ردیف فعلی را نشان دهد و مرجع موجودی از سطر بالای سطر فعلی.
مرحله 9. صفحه گسترده را ذخیره کنید
به صفحه گسترده یک نام معنی دار بدهید ، مانند "Expense Tracking.xls" یا "Personal Budget.xls". مانند صفحه گسترده بودجه مبتنی بر الگو ، ممکن است بخواهید نام و سال خود را در نام فایل درج کنید. (باز هم توجه داشته باشید که علامت نقل قول فقط برای نشان دادن نام نمونه استفاده می شود و نباید تایپ شود. همچنین پسوند فایل را تایپ نکنید ؛ Excel آن را برای شما فراهم می کند.)
Excel 2003 و قدیمی تر فایل های صفحه گسترده را در قالب قدیمی تر.xls ذخیره می کند ، در حالی که Excel 2007 و 2010 صفحات گسترده را در قالب جدیدتر.xlsx مبتنی بر XML ذخیره می کند اما می تواند صفحات گسترده را در قالب قدیمی تر.xls نیز بخواند و ذخیره کند. به اگر چندین رایانه دارید و قصد دارید این صفحه گسترده را روی همه آنها نگه دارید ، اگر رایانه های شما دارای Excel 2003 یا بالاتر هستند ، از فرمت قدیمی تر و اگر همه رایانه های شما حداقل Excel 2007 دارند ، از فرمت جدیدتر استفاده کنید
ویدئو - با استفاده از این سرویس ، ممکن است برخی از اطلاعات با YouTube به اشتراک گذاشته شود
نکات
- از «تکمیل خودکار» در دسته بندی هزینه و درآمد برای اطمینان از املای ثابت استفاده کنید.
- برای تشخیص صورتحساب های پرداخت شده از هزینه های پرداخت نشده اما پیش بینی شده ، می توانید متن صورتحساب های پرداخت شده را پررنگ یا رنگ آمیزی کنید یا از سایه سلولی استفاده کنید.
- برای جلوگیری از تغییر تصادفی فرمول یا سرصفحه ستون ، ممکن است بخواهید آن سلول ها را از تغییرات محافظت کنید. سلولهایی را که می خواهید تغییر دهید (تاریخ ، دسته دریافت کننده ، هزینه ، درآمد و ارزش یادداشت) را انتخاب کرده و قفل آن سلولها را باز کرده و سپس از کل صفحه گسترده محافظت کنید.
