بایگانی ، ذخیره یا حفظ اطلاعات است. سازمانها هر روز اسناد کاغذی را به دیجیتال تبدیل می کنند تا طول عمر اسناد افزایش یابد. این امر ، همراه با حجم عظیمی از داده هایی که امروزه توسط رایانه ها تولید می شود ، به این معنی است که بایگانی اسناد فقط اهمیت خود را افزایش می دهد. اگر می دانید چگونه بایگانی اسناد را انجام دهید ، می توانید فضا را خالی کنید تا رایانه شما اسناد جاری را به طور کارآمدتری مدیریت کند.
مراحل
مرحله 1. اسناد را در یک فایل زیپ بایگانی کنید
فایل های فشرده مخصوص فایل های مهم ، اما به ندرت مورد نیاز هستند ، فضایی را که اسناد روی هارد دیسک شما اشغال می کنند ، کاهش می دهند.
- به سادگی پرونده هایی را که می خواهید به فرمت zip تبدیل کنید ، برجسته کنید.
- با موس خود راست کلیک کرده و سپس "Send to" را انتخاب کنید.
- شما می خواهید فایل ها را به یک "پوشه فشرده (فشرده)" ارسال کنید.
- با دوبار کلیک روی پوشه zip ، بررسی کنید که فایلها واقعاً وجود دارند. اگر آنها هستند ، می توانید فایلهای اصلی را حذف کنید.
مرحله 2. اسناد خود را به یک محیط ذخیره سازی جداگانه منتقل کنید
گزینه های رایج برای بایگانی دیجیتال درایوهای نوار خارجی ، هارد اکسترنال یا درایوهای انگشت شست هستند.
مرحله 3. در صورت داشتن CD یا DVD ضبط ، از اسناد در یک CD یا DVD پشتیبان بگیرید
پشتیبان گیری روش دیگری برای بایگانی است ، اگرچه احتمالاً این روش را با نام دیگری می شناسید - رایت دیسک. به عنوان مثال ، ویندوز از یک سیستم فایل زنده و یک قالب Mastered (برای سازگاری در سایر دستگاهها بهتر است) برای کپی فایل ها روی CD یا DVD استفاده می کند.
- یک CD یا DVD قابل نوشتن را برای ضبط CD یا DVD رایانه خود برای سیستم فایل زنده وارد کنید.
- هنگامی که کادر محاوره ای ظاهر می شود ، روی "رایت فایل ها در دیسک داده" کلیک کنید.
- نام دیسک را بگذارید ، سپس روی "بعدی" کلیک کنید.
- منتظر یک پوشه خالی باشید تا دیسک ظاهر شود. این بدان معناست که دیسک فرمت شده و آماده کپی فایل ها است.
- پوشه ای را با اسنادی که می خواهید بایگانی کنید باز کنید و فایل ها را به پوشه خالی دیسک بکشید.
- برای قالب Mastered ، یک CD یا DVD قابل نوشتن را در دستگاه ضبط CD یا DVD رایانه وارد کنید.
- هنگامی که کادر محاوره ای ظاهر می شود ، روی "رایت فایل در دیسک داده" کلیک کنید.
- دیسک را نامگذاری کرده و روی "نمایش گزینه های قالب بندی" کلیک کنید.
- "Mastered" را انتخاب کرده و روی "بعدی" کلیک کنید.
- منتظر یک پوشه خالی باشید تا دیسک ظاهر شود. این بدان معناست که دیسک فرمت شده و آماده کپی فایل ها است.
- پوشه ای را با اسنادی که می خواهید بایگانی کنید باز کنید و این فایل ها را به پوشه دیسک خالی بکشید.
مرحله 4. ارسال اسناد به محل ذخیره سازی خارج از سایت
- علاوه بر عملکرد به عنوان مکانی برای فایل های بایگانی شده ، مکان های ذخیره سازی امن در خارج از سایت از داده ها در برابر بلایایی مانند آتش سوزی و خرابی هارد دیسک محافظت می کند.
- با توجه به تعداد زیادی از شرکت هایی که این خدمات را ارائه می دهند ، شما باید مستقیماً با یک شرکت تماس بگیرید تا در مورد نحوه عملکرد آنها و ضمانت نامه های بایگانی اسناد در خارج از سایت گنجانده شود.
مرحله 5. از نرم افزار برای بایگانی دیجیتال استفاده کنید
- یکی از روش های شناخته شده برای حفظ ظاهر و احساس یک سند ، ایجاد یک فایل PDF است. این نرم افزار - که با نام Adobe Acrobat شناخته می شود - که توسط Adobe ارائه شده است - تبدیل اسناد به فرمت PDF را از برنامه های مختلف نرم افزاری آسان می کند. همچنین چندین برنامه رایگان وجود دارد که این فایل ها را ایجاد می کند.
- عمومی بودن مشخصات به این معنی است که نسخه های بعدی نرم افزار Adobe قادر خواهند بود نسخه های قبلی اسناد را بخوانند.
- علاوه بر این ، PDF Readers به آسانی به صورت بارگیری رایگان از وب سایت Adobe در دسترس هستند.
مرحله 6. در زمینه بایگانی اسناد با فناوری همراه باشید
با گسترش سریع فناوری ، آنچه امروز هست ممکن است فردا منسوخ شود. هنگام انتقال پرونده های بایگانی شده به سیستم جدید ، این می تواند مشکل ساز شود.
نکات
- کاتالوگ فایلهای بایگانی شده را طوری که شما یا افراد دیگر بتوانید با گذشت زمان فایلهای لازم را پیدا کنید. این می تواند به سادگی نامگذاری پرونده ها یا پوشه ها با نام محتوا و تاریخ هایی که پرونده ها در بر می گیرند باشد. به عنوان مثال ، اگر در حال بایگانی سوابق تجاری هستید ، می توانید یک پوشه را "Business files سه ماهه اول 1997" نامگذاری کنید. در سیستم های بزرگتر ، بایگانی ها به احتمال زیاد از فراداده برای اهداف فهرست نویسی استفاده می کنند.
- یکی دیگر از دلایل بایگانی پرونده ها این است که گاهی اوقات الزامات قانونی وجود دارد که مستلزم صرفه جویی در اطلاعات است.
هشدارها
- داده های چند رسانه ای اغلب به سخت افزار یا نرم افزار خاصی مرتبط هستند و در خارج از سیستم های اختصاصی قابل دسترسی نیستند.
- یکی از خطرات ، خطر فساد پرونده است. مطمئن شوید که از یک سیستم تست شده برای پشتیبان گیری اطلاعات خود استفاده می کنید.
- نداشتن سیستمی برای بایگانی اسناد می تواند منجر به از دست رفتن غیر عمد پرونده ها شود ، به خصوص اگر به اشتباه حذف شوند.
