ایمیل ، مانند سایر انواع ارتباطات ، آداب و پروتکل های اجتماعی خاص خود را دارد. اگر نیاز به نوشتن یک ایمیل برای بازخورد در محل کار یا مدرسه یا نسخه خطی نوشتاری دارید ، هنگام ایجاد ایمیل خود باید عبارت بندی ، زمان بندی و ساختار را در نظر بگیرید تا آن را تا حد ممکن موثر قرار دهید. مودب ، وقت شناس و خاص در ایمیل های خود می تواند به شما در دریافت بازخورد مورد نیاز کمک کند.
مراحل
روش 1 از 4: درخواست بازخورد در محل کار
مرحله 1. با فردی که دارای صلاحیت مناسب برای اظهارنظر در مورد کار شما است تماس بگیرید
غالباً این مدیر بلافاصله بالاتر از شما خواهد بود. در هر صورت ، شما باید با آنها یا با یک همکار یا همکار ارشد تر کار کنید. آنها این تجربه را خواهند داشت که به شما کمک کنند و بازخورد لازم را به شما ارائه دهند.
مرحله 2. در ایمیل مودب و متواضع باشید
شما باید از هنجارهای موجود در دفتر خود برای ایمیل ها پیروی کنید. فروتنی در درخواست بازخورد تا حد زیادی پیش می رود ، اما آنقدر متواضع نباشید که رئیس یا مدیر شما فکر کند شما هیچ چیز در مورد شغل خود نمی دانید. در عوض ، سوالات را به گونه ای تنظیم کنید که پیشرفت شما را در یک پروژه یا کار نشان دهد. این کار به رئیس می گوید که شما فقط روی دستان خود نشسته اید و منتظر بازخورد نیستید. نکات زیر را نیز در نظر داشته باشید.
- می توانید بگویید: "من در حال کار بر روی ارائه برای فردا بودم که با مشکلاتی در قالب آن مواجه شدم-مطمئن نیستم که از استانداردهای شرکت پیروی می کنم یا خیر. ارائه را ضمیمه کردم آیا پیشنهادی برای قالب دارید؟ از کمکت در این مورد متشکرم."
- فراموش نکنید که از آنها در ایمیل تشکر کنید.
مرحله 3. در درخواست بازخورد خود دقیق باشید
این می تواند به شما در جلوگیری از بازخورد بیش از حد گسترده ای که بعید است در کار شما کمک کند ، بپردازد. از سوالات بله یا خیر اجتناب کنید ، مگر اینکه لازم باشد. در عوض بر بخشهای خاصی از پروژه که نیاز به کار دارند تمرکز کنید. سعی کنید رئیس یا همکار خود را با تمام س questionsالات احتمالی که ممکن است در مورد شغل خود داشته باشید ، به طور همزمان بمباران نکنید.
- برای مثال می توانید بگویید: "من مطمئن نبودم که چگونه با پرونده Eastman پیش بروم. مشتری به ایمیل های من پاسخ نداده است و از آنجا که این یک وظیفه با اولویت بالا است ، فکر کردم بهتر است به شما ایمیل بزنم تا ببینم باید چه کار کنم."
- اگر به دنبال بازخورد کلی تری در قالب یک مرور یا گزارش هستید ، آن را به طور خاص درخواست کنید. م polدب ، مختصر و تا آنجا که می توانید خاص خواهد بود. برای مثال می توانید گزارشی از کارآمدی یا خلاقیت خود بخواهید. اگر از کسانی که به شما گزارش می دهند بازخورد می خواهید ، ممکن است لازم باشد یک نظرسنجی ناشناس انجام دهید.
نکته متخصص
Alyson Garrido, PCC
Workplace Coach Alyson Garrido is an International Coach Federation accredited Professional Certified Coach (PCC), Facilitator, and Speaker. Using a strengths-based approach, she supports her clients with job search and career advancement. Alyson provides coaching for career direction, interview preparation, salary negotiation, and performance reviews as well as customized communication and leadership strategies. She is a Founding Partner of the Systemic Coach Academy of New Zealand.
آلیسون گاریدو ، PCC
مربی محل کار < /p>
هنگام درخواست بازخورد کلی ، روش KISS را امتحان کنید.
مدل KISS یک راه عالی برای کمک به مردم برای ارائه بازخورد مناسب و قابل اجرا است. از شخص بپرسید ،"
نگاه داشتن ؟ من باید چه کنم بهتر کردن ؟ من باید چه کنم شروع کردن ؟ و چه باید بکنم متوقف کردن?"
مرحله 4. هنگامی که آنها پاسخ دادند ، یک ایمیل تشکر ارسال کنید
اگر بازخورد نشان داد که به پیشرفت زیادی احتیاج دارید یا کار شما در حد مطلوب نیست ، مطمئن شوید که یک توضیح مختصر از نحوه رفع آن را درج کنید. قبل از اینکه بلافاصله پاسخ دهید ، به خود زمان دهید تا احساسات را پردازش کنید.
اطمینان حاصل کنید که حداکثر ظرف 1-2 روز پاسخ می دهید
روش 2 از 4: درخواست بازخورد در مدرسه
مرحله 1. خودتان را شناسایی کنید
ممکن است معلم شما صدها دانش آموز داشته باشد ، به ویژه اگر آنها استاد دانشگاه باشند. شما باید نام خود (اولین و آخرین) ، کلاس و بخش خود را وارد کنید. اگر هنوز در دبیرستان هستید ، این ممکن است به معنی دوره یا محدوده زمانی شما باشد. به این ترتیب شما وقت معلم را با تشخیص اینکه شما کی هستید هدر نمی دهید و آنها زمان بیشتری را صرف بازخورد مورد نیاز خود می کنند.
مرحله 2. آن را رسمی نگه دارید
گاهی اوقات دانش آموزان در اولین ارسال ایمیل به معلمان با این مشکل دست و پنجه نرم می کنند. می توانید بگویید "سلام دکتر اسمیت" یا "خانم ترنر عزیز". اگر معلم شما برای شما ایمیل فرستاده است ، کمتر از قبل رسمی نباشید. لحن را حرفه ای نگه دارید. در عوض می گوید: "سلام ، نظر شما در مورد مقاله من چیست؟ بگویید: "مطمئن نیستم که وظیفه را درک کرده ام." من چند سوال خاص در مورد مقاله داشتم."
مرحله 3. آن را مختصر بیان کنید
نگران توضیح همه زمینه سوالات خود نباشید مگر اینکه زمینه لازم برای آن سوالات باشد. به عنوان مثال ، اگر درخواست بازخورد در مورد تمدید احتمالی دارید ، ممکن است معلم شما نیاز به زمینه داشته باشد ، اما اگر به سادگی می خواهید در مورد یک وظیفه س questionالی بپرسید ، داستان را در مورد اینکه چگونه سگ شما شما را دیر کرده و چرا شما اکنون ایمیل می زنید (مگر اینکه به زمان تعیین تکلیف بسیار نزدیک باشد) یا هر چیز دیگری که ممکن است به تکلیف مورد نظر بی ربط باشد.
مرحله 4. منتظر درخواست بازخورد نباشید تا شب قبل از امتحان یا موعد مقرر
معلم شما نه تنها احتمالاً بازخوردی نزدیک به موعد مقرر به شما نمی دهد ، بلکه احتمالاً از این که شما تا آخرین لحظه منتظر بودید تا از او بازخورد بخواهید ، عصبانی می شود. اگر باید سوالات لحظه آخری را ارسال کنید ، مختصر ، مشخص و عذرخواهی کنید. با این فرض که ایمیل را به موقع ببینند ، احتمال پاسخگویی به معلم بیشتر می شود.
مرحله 5. از قالب های پرونده ای که معلم شما درخواست کرده است استفاده کنید
اغلب ، معلم در برنامه درسی به شما می گوید که چه فرمت های پرونده ای را برای تکالیف یا ایمیل ها قبول می کنند. به عنوان مثال ، اگر معلم شما یک فایل.doc را تعیین می کند ، یک فایل.pdf یا.pages ارسال نکنید. اگر مطمئن نیستید ، می توانید یک فایل.rtf یا.pdf ارسال کنید ، یا به سادگی بپرسید.
مرحله 6. در مورد مقاله یا امتحانی که قبلاً در آن شرکت کرده اید ، بازخورد بخواهید
شما فقط باید به استاد ایمیل بزنید و مودب باشید. اگر استاد ساعات اداری دارد ، می توانید از آن بازدید کنید یا قرار ملاقات بگذارید. می توانید بگویید: "پروفسور اسمیت عزیز ، من در امتحانم آنطور که انتظار داشتم خوب عمل نکردم. آیا می توانید به من کمک کنید برخی از اشتباهاتی را که مرتکب شده ام برطرف کنم تا بتوانم در امتحان بعدی بهتر عمل کنم؟" استاد شما معمولاً باید به چنین درخواستی پاسخ مثبت دهد.
روش 3 از 4: درخواست بازخورد درباره یک نسخه خطی
مرحله 1. ابتدا به شخصی که می شناسید ایمیل بزنید
اگر می خواهید بازخوردی دقیق داشته باشید ، بهترین کسی که می خواهد آن را بشناسد ، ترجیحاً یک دوست یا یک همکار است. هنگام ارسال ایمیل برای بازخورد به شخصی که می شناسید ، مطمئن شوید که به طور معمول برای او ایمیل می کنید. اگر معمولاً با آنها تماس می گیرید ، احتمالاً باید به جای آن این کار را انجام دهید. نسخه خطی را در اولین ایمیل ارسال نکنید ، مگر اینکه بدانید به احتمال زیاد بله می گویند (شخصی که برای او یک نسخه خطی خوانده اید یا کسی که پیشنهاد خواندن نامه شما را داده است).
بسته به این که شخصی که به آن ایمیل می کنید دوست یا همکار باشد ، می توانید توضیحات مختصر یا چکیده ای از آن را وارد کنید
مرحله 2. به یک متخصص ایمیل بزنید
اگر واقعاً به مشاوره متخصص نیاز دارید ، برای متخصصی که می شناسید ایمیل ارسال کنید و پروژه خود را توضیح دهید و اینکه چرا به بازخورد نیاز دارید. زورگو نباشید ، بلکه با مهربانی از آنها به خاطر توجهشان تشکر کنید و بگویید ، "اگر وقت ندارید به من بازخورد بدهید ، می فهمم." حتی ممکن است بخواهید بپرسید آیا کسی را با وقت و تخصص می شناسد که اگر نتواند به شما کمک کند.
مرحله 3. یک نسخه خطی را به کسی ایمیل نکنید
این احتمالاً بی پاسخ خواهد ماند ، مگر اینکه به طور خاص به آنها بگویید که هزینه کمک آنها را پرداخت خواهید کرد. اگر آنها نویسنده ای معروف هستند ، بعید است به چنین ایمیلی پاسخ دهند زیرا تعداد زیادی از این ایمیل ها را دریافت می کنند. در عوض ، ابتدا از دوستان ، همکاران ، اساتید و غیره خود بپرسید. آنها به احتمال زیاد می توانند به شما کمک کنند ، و به احتمال زیاد می خواهند به شما کمک کنند.
مرحله 4. در مورد آنچه از بازخورد آنها می خواهید مشخص باشید
اگر فقط بازخورد مثبت می خواهید ، به آنها بگویید. به آنها بگویید که آیا بازخورد دقیق ، بازخورد محلی یا جهانی دارید و آیا بازخورد زیبایی شناختی ، دستوری یا ساختاری می خواهید. این می تواند به خواننده کمک کند تا بداند از او چه می خواهید.
- لازم نیست بازخورد مثبت غیر سازنده باشد. اگر آنها توضیح دهند که چرا آنها آنچه را دوست دارند دوست دارند ، می توانید اطلاعات زیادی در مورد نسخه خطی خود بیاموزید.
- اگر بازخورد منفی دریافت کردید ، به خودتان زمان دهید تا پاسخ دهید. اگر آنها دوست شما هستند ، احتمالاً فقط می خواهند کمک کنند. اگر آنها یک استاد هستند ، مهم نیست که چقدر عصبانی یا ناراحت هستید ، نباید به این شیوه پاسخ دهید. در عوض ، از کمک آنها تشکر کنید و ادامه دهید. پس از مدتی ممکن است متوجه شوید که بازخورد مفید بوده است ، حتی اگر شیوه ارائه آن مفید نبوده باشد.
مرحله 5. به خواننده خود زمان دهید تا پاسخ دهد
اگر درخواست بازخورد دقیق در مورد یک نسخه خطی جدید را داشته اید ، در طول یک روز یا حتی یک هفته انتظار بازخورد نداشته باشید. ویرایش یک نسخه خطی به این طول زمان می برد. اگر مهلتی دارید که برای آن تلاش می کنید ، این را به خواننده خود اطلاع دهید. همچنین می توانید به سادگی از آنها بپرسید که آیا می توانند ویرایش ها را تا تاریخ معینی انجام دهند. به یاد داشته باشید که آنها زندگی و تعهدات خود را دارند.
مرحله 6. از آنها برای کمکشان تشکر کنید
اگر دوست است ، ممکن است بخواهید برای آنها هدیه ای مانند جعبه شکلات بخرید یا به سادگی به موقع آن را پس بگیرید. اگر استاد است ، ممکن است بخواهید یک ایمیل تشکر بنویسید تا به آنها اطلاع دهید که از کار و زمان آنها قدردانی می کنید. فراموش نکردن تشکر از خوانندگان می تواند باعث شود احساس استفاده شده و/یا عدم قدردانی از آنها باقی بماند و در آینده کمتر به شما کمک کند.
روش 4 از 4: درخواست بازخورد از مشتریان
مرحله 1. سوالات زیادی نپرسید
مشتریان از نظرسنجی تقریباً همه مشاغل موجود غرق شده اند. اگر می خواهید مطمئن شوید که مشتری به طور خودکار ایمیل شما را پس از خواندن حذف می کند ، آن را با یکسری سوال پر کنید. اگر می خواهید مشتری را علاقه مند نگه دارید ، یک یا دو س askال بپرسید و آن را کنار بگذارید.
مرحله 2. س questionsالات باز بپرسید
به جای استفاده از سوالات بله/خیر ، س questionالی بپرسید که پاسخ های کامل تری را به دنبال داشته باشد. به جای پرسیدن "آیا ما را به یک دوست توصیه می کنید؟" ، بپرسید "چگونه ما را برای یک دوست توصیف می کنید؟" این گونه س questionsالات اطلاعات بیشتری را در پاسخ ها به شما می دهد تا یک س yesال ساده بله/خیر.
مرحله 3. به مشتری اطلاع دهید که به سرعت با او تماس خواهید گرفت
این باعث می شود که مشتری احساس کند نظر او فقط به صندوق ورودی غول پیکر نمی رود ، جایی که ممکن است خوانده شود یا در نظر گرفته نشود. همچنین اگر آنها بدانند شما پاسخ خواهید داد ، احتمالاً بازخورد صریح تری خواهید داشت.
وقتی پاسخ می دهید ، صادق و حرفه ای باشید. در فرهنگ اینترنتی ویروسی امروز ، اگر با چیزی غیر از حرفه ای گری و صداقت پاسخ دهید ، می توانید شهرت یک شرکت را در یک ثانیه خراب کنید
مرحله 4. فلاش یا سایر ویژگی های بارگذاری کند را وارد نکنید
اگر یک مشتری ارتباط کندی داشته باشد ، احتمالاً بلافاصله هنگامی که می بیند ایمیل بارگیری نمی شود ، آن را حذف می کند. به یاد داشته باشید که بازخورد اغلب برای شما از آنها مهمتر است.
مرحله 5. از فونت و قالب خوب طراحی شده استفاده کنید
شما می خواهید ایمیل شما تمیز و حرفه ای به نظر برسد. بعید است که ایمیلی با گرافیک بی کیفیت یا فونت بدون کمیک مشتریان شما را تحت تاثیر قرار دهد. در عوض ، اگر از فونت مطمئن نیستید ، از فونت های استاندارد مانند Times New Roman یا Arial استفاده کنید و گرافیک اضافی را به حداقل برسانید.
مرحله 6. مطمئن شوید که ایمیل دستگاه سازگار است
قالب تک ستونی نسبت به طرح های چند ستونی انعطاف پذیرتر است. همچنین باید مطمئن شوید که فونت های شما خیلی کوچک نیستند. شما می خواهید ایمیل در لپ تاپ ها ، تلفن ها و رایانه های لوحی به نفع شما به نظر برسد. با توجه به اینکه بسیاری از افراد ایمیل خود را در تلفن های خود بررسی می کنند ، ضروری است که ایمیل های خود را بر این اساس فرمت کنید.
راهنمای نوشتن ایمیل
مواردی که در ایمیل درخواست بازخورد باید درج شود
مواردی که در ایمیل درخواست بازخورد باید از آنها اجتناب کرد
ایمیل حاشیه نویسی درخواست بازخورد
ویدئو - با استفاده از این سرویس ، ممکن است برخی از اطلاعات با YouTube به اشتراک گذاشته شود
نکات
- مردم را برای بازخورد گم نکنید.
- رعایت آداب ایمیل مناسب برای موقعیت.
- کمی تواضع تا حد زیادی پیش می رود.
