3 راه برای نوشتن ایمیل برای دعوت از جلسه

فهرست مطالب:

3 راه برای نوشتن ایمیل برای دعوت از جلسه
3 راه برای نوشتن ایمیل برای دعوت از جلسه

تصویری: 3 راه برای نوشتن ایمیل برای دعوت از جلسه

تصویری: 3 راه برای نوشتن ایمیل برای دعوت از جلسه
تصویری: ادغام چند فایل پی دی اف به یک فایل | Merge pdf 2024, مارس
Anonim

با توجه به این واقعیت که روزانه بیش از 300 میلیارد ایمیل ارسال و دریافت می شود ، تعجب آور نیست که مردم دچار "خستگی ایمیل" شده اند. به همین دلیل بسیار مهم است که ایمیل های م writeثری بنویسید که به طور واضح و مختصر نقطه نظر شما را بیان کند-شما نمی خواهید مردم ایمیل دعوت شما را به طور کامل نخوانند زیرا بیش از حد طولانی یا مبهم است. نگران نباشید-این ویکی چگونه می تواند همه کارهایی را که باید هنگام نوشتن ایمیل برای دعوت نامه انجام دهید ، انجام دهد ، مانند نحوه نوشتن یک عنوان موضوعی قوی ، آنچه باید در متن ایمیل خود بگویید و چگونه می توانید از آن استفاده کنید برنامه تقویم برای سهولت کار

مراحل

روش 1 از 3: نوشتن یک خط موضوعی قوی

ارسال نامه برای دعوت از جلسه مرحله 1
ارسال نامه برای دعوت از جلسه مرحله 1

مرحله 1. یک عنوان موضوعی کوتاه و مرتبط با تاریخ و موضوع جلسه بنویسید

شامل این جزئیات به این معنی است که مردم بدون باز کردن ایمیل می دانند چه زمانی است و چه چیزی باید مورد بحث قرار گیرد. به عنوان مثال ، ممکن است بنویسید: "جلسه 12/8: دستورالعمل های گزارش جدید".

هشدار:

کنار گذاشتن موضوع جلسه احتمالاً باعث می شود که افراد پاسخ دهند و بپرسند که آیا مربوط به بخش آنهاست یا حضور آنها اجباری است ، بنابراین موضوع را حتماً بیان کنید!

ارسال نامه برای دعوت از جلسه مرحله 2
ارسال نامه برای دعوت از جلسه مرحله 2

مرحله 2. برای تأیید حضور در قسمت موضوع درخواست کنید

اگر می خواهید بدانید چه کسانی قرار است به جلسه بیایند ، در قسمت موضوع درخواست تأیید کنید. به این ترتیب ، آنها می دانند که باید در اسرع وقت حتی قبل از باز کردن ایمیل به آنها پاسخ دهند. ممکن است بنویسید ، "جمعه جلسه 10/6 منابع انسانی ، لطفاً در اسرع وقت تأیید کنید."

همچنین می توانید بنویسید ، "لطفاً پاسخ دهید: جلسه منابع انسانی 10/6"

ارسال نامه برای دعوت از جلسه مرحله 3
ارسال نامه برای دعوت از جلسه مرحله 3

مرحله 3. اگر جلسه اضطراری است در موضوع موضوع به آنها اطلاع دهید

اگر موضوعی فوری یا حساس به زمان است که بلافاصله جلسه را ضروری می کند ، احساس فوریت را به خط موضوع اضافه کنید. به عنوان مثال ، می توانید مطلبی مانند "جلسه اضطراری دوشنبه 31/2/31: امنیت سایبری" بنویسید.

مهم است که به موضوع جلسه نیز توجه داشته باشید تا به آنها تصور کنید که چه چیزی انتظار می رود

ارسال نامه برای دعوت از جلسه مرحله 4
ارسال نامه برای دعوت از جلسه مرحله 4

مرحله 4: حضور اجباری یا پیشنهادی را بیان کنید

اگر در یک شرکت بزرگ کار می کنید ، ممکن است حضور برخی افراد در هر جلسه ضروری نباشد. بخش مربوطه را در عنوان موضوع ذکر کنید یا در صورت نیاز به گیرندگان اطلاع دهید. به عنوان مثال ، می توانید بنویسید ، "جلسه بازاریابی اجباری 10/6".

اگر جلسه مورد نیاز نیست ، می توانید بنویسید: "جلسه پیشنهادی 10/6 در مورد تاکتیک های کارآمد تحقیق"

ارسال نامه برای دعوت از جلسه مرحله 5
ارسال نامه برای دعوت از جلسه مرحله 5

مرحله 5. برای جلوگیری از هرگونه سردرگمی ، از کلمات کامل در عنوان موضوع خود استفاده کنید

اختصارات ممکن است کارآمد به نظر برسند ، اما به اندازه کلمات کامل نیستند و می توانند باعث سردرگمی شوند. به عنوان مثال ، "SAP" می تواند به معنای "سیستم ها و پردازش" یا "نمونه گیری و برنامه تجزیه و تحلیل" باشد ، بسته به اینکه چه کسی با زبان شما آشنایی دارد یا ندارد.

با این حال ، استفاده از اختصارات رایج مانند "RSVP" ، "HR" و "Wed." اشکالی ندارد

روش 2 از 3: ایجاد متن ایمیل شما

ارسال نامه برای دعوت به جلسه مرحله 6
ارسال نامه برای دعوت به جلسه مرحله 6

مرحله 1. یک مقدمه کوتاه ، دوستانه و یک یادداشت کوتاه بنویسید

اگر در یک شرکت بزرگ کار می کنید یا هنوز همه را نمی شناسید ، معرفی خود ضروری است. همچنین مهم است که در این مقدمه کوتاه ذکر کنید که آیا اسناد یا لوازم مورد نیاز باید تکمیل و یا به جلسه آورده شوند.

مقدمه خود را شخصی یا مرتبط با کار کنید. به عنوان مثال ، "سلام تیم ، من مشتاقانه منتظر شروع برنامه جدید هفته آینده هستم!"

نکته:

در صورت نیاز به انجام وظایف یا آوردن هر چیزی با خود به جلسه ، به دریافت کنندگان یادآوری کنید. به عنوان مثال ، "به عنوان یادآوری ، لطفا 4 نسخه چاپ شده از لیست تماس های فروشنده خود را بیاورید."

ارسال نامه برای دعوت از جلسه مرحله 7
ارسال نامه برای دعوت از جلسه مرحله 7

مرحله 2. تاریخ و ساعت ملاقات را در خط خود فهرست کنید تا برجسته شود

این اطلاعات ضروری برای شرکت افراد در جلسه است ، بنابراین شما می خواهید آن را واضح و متمایز از بقیه متن کنید. 2 خط بالا و پایین آن را تند کنید و/یا آن را با فونت پررنگ قرار دهید.

  • مثال: "6 اکتبر ، 10:30 - 11:45 صبح"
  • اگر جلسه آنلاین است ، منطقه زمانی را لیست کنید تا افراد در مناطق زمانی مختلف به دلیل ارتباط نادرست از دست ندهند. به عنوان مثال ، ممکن است بنویسید: "6 اکتبر ، 10:30 - 11:45 صبح (PST)"
ارسال نامه برای دعوت از جلسه مرحله 8
ارسال نامه برای دعوت از جلسه مرحله 8

مرحله 3. مکان را بعد از تاریخ و زمان لیست کنید

مکان را به اندازه تاریخ و زمان خود برجسته کنید-مخصوصاً اگر در مکان جدیدی ملاقات می کنید ، اگر پیدا کردن آن مشکل است یا می دانید که برخی از گیرندگان با مکان آشنا نیستند. برای جلسات مجازی (چه از طریق انجمن زنده یا چت تصویری) ، پیوندی به انجمن یا تماس تصویری برای دسترسی آسان ارائه دهید.

هنگام دادن راهنمایی ، تا آنجا که ممکن است جزئیات را ارائه دهید. به عنوان مثال: "لطفاً به اتاق کنفرانس 592 در ساختمان تیمارن (خیابان نیکس 209) بیایید. اتاق 592 در طبقه دوم ساختمان واقع شده است ، بنابراین باید از آسانسور از طبقه همکف بالا رفته ، در 12 خارج شده و از آسانسورهای ضلع جنوبی ساختمان (در سمت چپ خود) برای بالا رفتن استفاده کنید. به طبقه 59."

ارسال نامه برای دعوت از جلسه مرحله 9
ارسال نامه برای دعوت از جلسه مرحله 9

مرحله 4. هدف جلسه را به اشتراک بگذارید

به گیرندگان اطلاع دهید که جلسه چه چیزی را انجام می دهد. ارائه یک دستور کار کوتاه برای جلسه به آنها کمک می کند تا تشخیص دهند کدام کارها باید از قبل انجام شوند. شما می توانید به سادگی موضوع (مانند "به روز رسانی امنیت سایبری") را بیان کنید یا می توانید یک جدول زمانی ارائه دهید:

  • 10:30 - 10:45 اشتراک گذاری به روز رسانی وضعیت پروژه
  • 10:45 - 11:10 پیشنهادات قابل مقایسه را مقایسه کرده و انتخاب کنید
  • 11:10 - 11:30 طوفان فکری و اهداف برای راه اندازی
ارسال نامه برای دعوت از جلسه مرحله 10
ارسال نامه برای دعوت از جلسه مرحله 10

مرحله 5. ایمیل خود را برای اشتباهات دستوری و واقعی تصحیح کنید

مهمترین موارد برای تصحیح تاریخ ، زمان و مکان جلسه است ، بنابراین مطمئن شوید که موارد صحیح را دارید! همچنین می توانید مقدمه ، دستور کار یا یادداشت های دیگری را که ممکن است درج کرده باشید تصحیح کنید تا مطمئن شوید که تمام اصول اولیه را پوشش داده اید.

قبل از ارسال ایمیل ، ایمیل خود را با صدای بلند بخوانید تا مطمئن شوید که نوشته شما واضح و مختصر است

روش 3 از 3: استفاده از Outlook یا یک برنامه تقویم یکپارچه

ارسال نامه برای دعوت از جلسه مرحله 11
ارسال نامه برای دعوت از جلسه مرحله 11

مرحله 1. بر روی "New Meeting" در زبانه خانه در Outlook کلیک کنید

اگر شرکت شما از پایگاه داده ارتباطی با تقویم یکپارچه مانند Outlook استفاده می کند ، از آن برای تنظیم جلسه خود استفاده کنید. این معمولاً نقطه تماس ترجیحی برای افرادی است که با آنها کار می کنید.

اگر شرکت شما از Outlook یا موارد مشابه آن استفاده نمی کند ، می توانید از ایمیل مربوط به کار خود برای ارسال دعوت نامه استفاده کنید

ارسال نامه برای دعوت به جلسه مرحله 12
ارسال نامه برای دعوت به جلسه مرحله 12

مرحله 2. زمان و تاریخ را از پنجره "Scheduling Assistant" انتخاب کنید

پس از ایجاد یک جلسه جدید ، پنجره تقویم ظاهر می شود. روی "Scheduling Assistant" کلیک کنید و زمان و تاریخ موجود برای جلسه خود را مشخص کنید.

اطمینان حاصل کنید که زمانی است که شما و شرکت کنندگان مورد نظر در دسترس هستند. بسته به برنامه شرکت شما ، ممکن است لازم باشد تنظیمات مشاهده خود را برای نمایش برنامه همه (علاوه بر برنامه شخصی خود) تنظیم کنید

ارسال نامه برای دعوت از جلسه مرحله 13
ارسال نامه برای دعوت از جلسه مرحله 13

مرحله 3. شرکت کنندگان را با تایپ کردن نام آنها یا استفاده از دفترچه آدرس خود اضافه کنید

روی نوار متن کلیک کنید تا اسامی را به صورت دستی وارد کنید یا در دفترچه آدرس خود حرکت کرده و نام آنها را از لیست انتخاب کنید. برای بررسی در دسترس بودن افراد دیگر از عملکرد "Assistant Scheduling" استفاده کنید.

اگر افراد در دسترس نباشند ، نام آنها برجسته به نظر می رسد. دستیار حتی محدوده زمانی توصیه شده را برای شما و برنامه های شرکت کنندگان نشان می دهد

ارسال نامه برای دعوت از جلسه مرحله 14
ارسال نامه برای دعوت از جلسه مرحله 14

مرحله 4. زمان شروع و پایان جلسه را تعیین کنید

مطمئن شوید که تاریخ جلسه همان تاریخی است که قبلاً انتخاب کرده اید و بر روی دکمه تقویم کلیک کنید تا در صورت لزوم تغییرات را اعمال کنید. سپس از پیکان های کشویی سمت راست لیست زمان ها برای انتخاب زمان شروع و پایان صحیح استفاده کنید.

افزودن زمانهای پایانی برای مردم بسیار محترم است ، بنابراین آنها می دانند چه انتظاری دارند و می توانند برای رفت و آمد یا کار خود در اطراف جلسه برنامه ریزی کنند

ارسال نامه برای دعوت به جلسه مرحله 15
ارسال نامه برای دعوت به جلسه مرحله 15

مرحله 5. روی "قرار ملاقات" در برگه "جلسه" در بالای صفحه کلیک کنید

با کلیک روی این دکمه ، شما را به صفحه اصلی قرار ملاقات برمی گرداند و باید ورود خود را به صورت برنامه ریزی شده مشاهده کنید. از اینجا می توانید موضوع ، مکان و یادداشت ها را اضافه کنید.

اگر نمی بینید که ورودی شما در صفحه قرار ملاقات برنامه ریزی شده است ، به عقب برگردید و این روند را تکرار کنید تا ظاهر شود

ارسال نامه برای دعوت به جلسه مرحله 16
ارسال نامه برای دعوت به جلسه مرحله 16

مرحله 6. هنگام وارد کردن موضوع ، مکان و یادداشت ها دقیق باشید

با چند کلمه مختصر (به عنوان مثال ، "آزمایش محصول آینده") به گیرندگان اطلاع دهید که جلسه در مورد چیست. در مورد مکان دقیق باشید ، در صورتی که مکان ملاقات معمولی نیست یا دسترسی به آن مشکل است ، دستورالعمل ها را ارائه دهید. هر گونه یادداشت اضافی (مانند هر کار آماده سازی) مربوط به جلسه را اضافه کنید.

  • آدرس محل را ذکر کنید ، حتی اگر فکر می کنید از قبل آن را می دانند.
  • پس از اتمام کار روی "ارسال" کلیک کنید.

نکته:

از موضوعات بسیار وسیع مانند "طوفان فکری" اجتناب کنید زیرا این موضوع اطلاعات زیادی در مورد هدف جلسه به مردم نمی دهد. در عوض ، ممکن است بگویید "طوفان مغزی فروشندگان برای محصول جدید".

نکات

  • هنگام تصحیح ایمیل یا دعوت نامه خود ، آن را مختصر و دقیق بیان کنید.
  • از لحن نوشتاری دوستانه و حرفه ای استفاده کنید.
  • لیست گیرندگان را دوبار بررسی کنید تا مطمئن شوید همه کسانی که باید آنجا باشند دعوت شده اند.
  • اگر می خواهید همه آدرسها از دید گیرندگان مخفی بماند ، آدرسها را در خط "bcc" تایپ کنید.

هشدارها

  • دعوت نامه یا ایمیل را بدون تاریخ ، زمان و مکان ارسال نکنید. احتمالاً دعوت کنندگان شما را ناامید خواهد کرد و تعدادی پاسخ برای درخواست این اطلاعات دریافت خواهید کرد.
  • با همه کلمات ننویسید ، این به عنوان فریاد زدن تفسیر می شود و بسیار غیرحرفه ای است.

توصیه شده: