اگر مشاغل شما مستلزم این است که از طریق تلفن با مشتریان در ارتباط باشید ، به احتمال زیاد متوجه می شوید که تعداد زیادی پست صوتی ارسال می کنید. اما بعد از بوق دقیقاً چه چیزی باید بگویید؟ تلاش برای به خاطر سپردن همه اطلاعات مربوطه که برای دستیابی به آنها نیاز دارید اعصاب خردکن است و در نتیجه جزئیات مهم کنار گذاشته می شود. با ارائه یک سیستم برای گذاشتن پست های صوتی ، پیامهای بداهه پراکنده و بداهه را رها کنید. با اجرای یک چک لیست سریع در سر خود ، می توانید اطمینان حاصل کنید که تمام اطلاعات مورد نیاز برای انتقال به گیرنده را ارائه کرده اید و شانس خود را برای دریافت مجدد تماس افزایش داده اید.
مراحل
قسمت 1 از 3: شناسایی خود
مرحله 1. از لحن مناسب صدا استفاده کنید
به محض شروع ضبط پیام خود ، با صدایی واضح و شنیدنی صحبت کنید. زود غر نزنید و صحبت نکنید. تمام تلاش خود را بکنید تا علاقه مند و پرانرژی به نظر برسید تا توجه شنونده را به خود جلب کنید. حتی اگر گیرنده شما را نبیند ، صدای کلی شما از طریق تلفن به گوش می رسد ، بنابراین مطمئن شوید که لحن مناسب را منتقل می کنید.
- هر چیزی را که می گویید بیان کنید دریافت بد می تواند صدای شما را مخدوش کرده و باعث قطع صدای شما شود. حتی یک صدای معمولی که صحبت می کند می تواند از طریق تلفن اشتباه گرفته شود.
- کیفیت صدای شما باید به طور مناسب نحوه تماس را نشان دهد. به عنوان مثال ، هنگام خروج از پست صوتی برای تبریک فارغ التحصیلی برادرزاده خود از دبیرستان ، هیجان زده به نظر می رسد. اگر به یک دوست داغدار تسلیت می گویید ، باید لحن خود را جدی و محترمانه نگه دارید.
مرحله 2. نام خود را ذکر کنید
ابتدا نام گیرنده را بنویسید. به این ترتیب ، فردی که با او تماس می گیرید می داند که شما چه کسی هستید. اگر "شخصی که نام می برید" قبلاً با شما ملاقات نکرده است ، "ساده (نام شما)" ساده است. دوستان و اقوام شما را بدون نیاز به شناسایی بیشتر تشخیص می دهند. اگر یک تماس حرفه ای باشد ، آنها باید نامی را با صدا و پیام مرتبط کنند ، که به باز شدن یک خط ارتباطی شخصی تر کمک می کند.
- به نظر می رسد این مرحله یک امر مسلم است ، اما اغلب هنگامی که تماس گیرندگان در محل قرار می گیرند ، فراموش می شود.
- اگر عنوان شغلی یا توصیفی از خود دارید که ممکن است در تماس بعدی برای گیرنده مفید باشد ، آن را بعد از نام خود ذکر کنید ، یعنی "نام من دکتر هولدسورث ، رادیولوژیست ارشد مرکز پزشکی قلب مقدس است" ، یا "این گلوریا کارپنتر است ، من مادر کلوئه از مدرسه هستم."
مرحله 3. شماره تلفن خود را بگذارید
شماره تلفن خود را بلافاصله پس از نام خود بخوانید. اکثر تماس گیرندگان تا پایان پست صوتی منتظر می مانند تا اطلاعات تماس خود را ارائه دهند ، اما اگر گیرنده اولین بار آن را دریافت نکند ، مجبور می شود دوباره کل پیام را بشنود. به خاطر داشته باشید که هنگام ترک شماره تلفن خود به آرامی صحبت کنید و تلفظ کنید تا قابل فهم باشد.
- یک راه ساده برای ارائه شماره تلفن در ابتدای پیام این است که چیزی مانند "این (نام شما) ، شماره من (شماره تلفن شما)" یا "نام من (نام) تماس از (شماره). »
- با وجود رواج ویژگی های شناسه تماس گیرنده ، همیشه توصیه می شود شماره تلفن خود را در صورتی که فردی که با او تماس می گیرید شماره شما ذخیره نشده است یا درخواست می کنید که تماس شما را با پسوند دیگری بازگرداند ، ترک کنید.
مرحله 4. اتصال برقرار کنید
هنگام گوش دادن به پیام های صوتی مربوط به کسب و کار یا پیام های فرستنده های ناشناخته ، افرادی که نمی دانند شما کی هستید و چرا تماس می گیرید مشکوک یا بی علاقه می شوند. با ذکر یک دوست یا مرجع مشترک که شماره آنها را در اختیار شما قرار داده است ، آنها را راحت کنید. باز هم ، این باعث می شود که تماس بیشتر شخصی به نظر برسد. پست صوتی کمتر تهاجمی به نظر می رسد و به احتمال زیاد پاسخی دریافت خواهید کرد.
- سعی کنید یک مقدمه کوتاه داشته باشید که شنونده را درگیر کند ، مانند "من شماره شما را از پت گرفتم ، که می گوید شما علاقه مند به فروش قایق خود هستید".
- حتی اگر تماس تجاری ندارید ، برقراری ارتباط می تواند به راحتی گیرنده شما کمک کند. "این باب است ، همسایه شما از آن طرف خیابان" از "این رابرت هندرسون است" شخصی تر است.
نمره
0 / 0
بخش 1 مسابقه
اگر پیامی را برای دوست یا خویشاوند خود می گذارید ، چگونه باید خود را معرفی کنید؟
فقط با نام کوچک شما
دقیقا! اگر با شخصی تماس می گیرید که شما را خوب می شناسد ، می تواند شما را فقط از نام کوچک شما شناسایی کند. گذاشتن نام کامل برای یک عضو خانواده یا دوست فقط سخت و ناخوشایند به نظر می رسد. برای سوال دیگر مسابقه به ادامه مطلب بروید.
فقط با نام خانوادگی شما
دوباره امتحان کنید! مگر اینکه با دوستان خود نام خانوادگی خود را انتخاب کنید ، عجیب است که خود را در یک پیام صوتی به این شکل معرفی کنید. و احتمالاً بسیاری از اعضای خانواده شما دارای نام خانوادگی یکسانی هستند ، بنابراین به آنها در شناسایی شما کمک نمی کند. دوباره حدس بزن!
با نام کامل شما
نه کاملا! اگر برای کسی که هرگز ملاقات نکرده اید پست صوتی می گذارید ، باید نام کامل خود را بگذارید. اما یک عضو خانواده یا دوست برای شناسایی شما نیازی به نام کامل شما نخواهد داشت. دوباره حدس بزن!
در واقع ، نیازی نیست نام خود را به کسی بدهید که شما را خوب می شناسد.
لازم نیست! به یاد داشته باشید که صحبت کردن با تلفن صدای شما را مخدوش می کند. بنابراین ، حتی افرادی که شما را به خوبی می شناسند ممکن است صدای شما را از طریق تلفن تشخیص ندهند. پاسخ دیگری را انتخاب کنید!
آزمونهای بیشتری می خواهید؟
به آزمایش خود ادامه دهید!
قسمت 2 از 3: بیان مشاغل خود
مرحله 1. به آنچه که می خواهید از قبل بگویید فکر کنید
قبل از شروع به ارسال پست صوتی ، ایده واضحی از آنچه می خواهید بگویید داشته باشید. اگر با نیت خاصی تماس می گیرید این مسئله چندان مهم نخواهد بود ، اما شنیدن صدای بوق در طرف دیگر و اطلاع از ضبط شدن آنها می تواند باعث شود که بسیاری از تماس گیرندگان جای خالی را ترسیم کنند. اطلاعات را به نقاط گلوله تقسیم کرده و قبل از قطع تماس ، به هر کدام ضربه بزنید.
- در مورد پست های صوتی که به ویژه فشرده یا مهم هستند ، نوشتن یک اسکریپت خشن زودتر را در نظر بگیرید.
- اگر فاصله خود را از دست می دهید ، فقط بر روی نام خود ، شماره تماس و دلیل تماس با چند کلمه تمرکز کنید.
- تصویری که در حال ارسال پیام صوتی برای پیگیری علاقه عاشقانه در مورد قرار دیشب هستید. ترسیم ذهنی پیام شما قبل از ضبط آن می تواند به معنای تفاوت بین بیرون آمدن به عنوان خونسرد ، آرام و جمع آوری شده و یک خرابکاری لرزان و عصبی باشد.
مرحله 2. پیام خود را مختصر بنویسید
پیام پست صوتی خود را به 20-30 ثانیه محدود کنید. به ندرت فرصتی پیش می آید که پست صوتی نیاز به طولانی شدن داشته باشد. شما نمی خواهید گیرنده را با یک مقدمه یا داستان بسیار طولانی و پیچیده خسته کنید. مبهم و سرحال بمانید. یک پیام کوتاه در واقع می تواند حس کنجکاوی ایجاد کند و شخص را متقاعد کند که در موارد دیگری تماس نگیرد.
- از طرف دیگر ، اگر یک پست صوتی بسیار کوتاه بگذارید ، ممکن است گیرنده شما آن را بی اهمیت بداند و آن را حتی بدون گوش دادن به آن حذف کند. این امر به ویژه اگر در حال تماس از شماره فهرست نشده هستید ، محتمل است.
- هدف از ارسال پیام صوتی این است که شخصی را مجبور کنید که با شما تماس بگیرد ، نه این که تمام اطلاعاتی را که قرار بود در طول تماس با او به اشتراک بگذارید تخلیه کند.
مرحله 3. با مهمترین اطلاعات باز کنید
به دنبال تعقیب و گریز باشید و دلیل تماس خود را صریح بیان کنید. اگر فقط پایه را لمس می کنید ، بگویید ؛ اگر پیشنهاد فروش دارید یا در حال پیگیری معامله یا تأیید قرار هستید ، گیرنده را مطلع کنید. شنونده شما به سرعت علاقه خود را از دست می دهد و اگر پیام خود را از قبل به او اطلاع ندهید ممکن است پیام را حذف کند.
- شما فقط زمان کوتاهی برای رساندن نقطه نظر خود دارید. اگر دور بوته را بکوبید ، شنونده شما ممکن است قبل از رسیدن به هرگونه اطلاعات مهم پیام را رها کند.
- خیلی بهتر است اخبار دشواری مانند "پدر در بیمارستان است" را خالی ارائه دهید و از بقیه پیام برای دلداری و توضیح استفاده کنید تا اینکه در اطراف موضوع برقصید و باعث نگرانی شنونده خود شوید.
مرحله 4. شخصی و ارگانیک باشید
در برابر میل به لغزیدن به یک "صدای تلفن" مبهم و با صدای عمومی مقاومت کنید. فقط مودب باشید ، خودتان باشید و طبیعی صحبت کنید. مردم می توانند بفهمند که چه کسی سعی می کند چیزی را به او بفروشد یا از راه خاصی خارج شود ، و اگر احساس کنند که شما به طور مساوی به او نزدیک می شوید ، زمان بیشتری از روز به شما می دهد.
به نظر می رسد که در حال خواندن از روی یک فیلمنامه هستید ، به شنونده شما این تصور را می دهد که آنها فقط تماس دیگری هستند که باید برقرار کنید
نمره
0 / 0
بخش دوم مسابقه
در طول پست صوتی خود چقدر اطلاعات باید بدهید؟
تا آنجا که ممکن است ، به عنوان مثال ، نام و شماره شما.
جواب منفی! سعی نکنید در مورد پست صوتی مرموز باشید ، مخصوصاً اگر از شماره ای که در لیست نیست تماس می گیرید. اگر بیش از حد مرموز هستید ، ممکن است شخصی که با او تماس می گیرید پست صوتی شما را بی اهمیت حذف کند. پاسخ دیگری را انتخاب کنید!
فقط کافی است توضیح دهید که چرا باید با شما تماس بگیرند.
درست! مختصر باشید ، اما اطلاعات کافی را به فردی که با او تماس می گیرید بدهید تا بداند چرا با او تماس گرفته اید. اگر نه بیش از حد خودداری کنید و نه خیلی پرحرف هستید ، به احتمال زیاد با شما تماس خواهند گرفت. برای سوال دیگر مسابقه به ادامه مطلب بروید.
همه اطلاعاتی که اگر تلفن را بر می داشتید می دادید.
نه دقیقا! پیام های صوتی جایگزین مکالمات کامل نمی شوند. اگر بیش از 20 یا 30 ثانیه صحبت کنید ، احتمالاً شخصی که با او تماس گرفته اید خسته یا آزرده خاطر می شود و احتمالاً با شما تماس نمی گیرد. پاسخ دیگری را انتخاب کنید!
آزمونهای بیشتری می خواهید؟
به آزمایش خود ادامه دهید!
قسمت 3 از 3: امضا کردن
مرحله 1. یک سوال یا درخواست خاص مطرح کنید
هنگامی که پیام خود را به پایان می رسانید ، در مورد اینکه چرا می خواهید گیرنده با شما تماس بگیرد ، دقیق باشید. از آنها س questionال دقیقی بپرسید یا درخواستی را مطرح کنید که آنها را ترغیب به برداشتن تلفن کند. اگر بعد از گوش دادن به پست صوتی شما در مورد قصد شما دچار سردرگمی یا عدم اطمینان شوند ، کار خود را انجام نداده است.
- عباراتی مانند "به من اطلاع دهید که چگونه از دستور العملی که برای شما فرستاده ام دوست داشتید" یا "من علاقه مند هستم ایده های شما را در مورد این پیشنهاد بشنوم" امتحان کنید.
- وقتی افراد آنها را با درخواست متمایز می کنید ، انگیزه بیشتری برای برقراری ارتباط دارند تا اینکه به سادگی بگویید "با من تماس بگیرید".
مرحله 2. نام و اطلاعات تماس خود را دوباره بیان کنید
یکبار دیگر پیام خود را به پایان برسانید و نام و شماره تلفن خود را به شنونده بدهید. شماره تلفن خود را دوبار تکرار کنید تا شانس اشتباه گرفتن رقم یا نادیده گرفتن آن وجود نداشته باشد. حتماً هرگونه جزئیاتی را که ممکن است هنگام دریافت تماس گیرنده برای شما مفید باشد ، مانند زمانی که شما در دسترس نخواهید بود و بهترین زمان روز برای تماس ، درج کنید.
- نوشتن شماره تلفن بیش از دو بار در پایان تماس بیش از حد است و حتی می تواند به عنوان بی ادبی تعبیر شود.
- اگر تماس گیرنده قبلاً با شما ملاقات نکرده است ، ممکن است بخواهید نام خانوادگی خود را نیز بنویسید.
- اگر پیام شما یک پیام معمولی برای یک دوست یا اقوام است ، لازم نیست نگران این مرحله باشید.
مرحله 3. از پایان بندی های طولانی پرهیز کنید
وقتی زمان قطع تماس فرا رسید ، پیام را بیهوده و طولانی نکنید. مگر اینکه یک تماس شخصی با یکی از عزیزان باشد ، نیازی به آرزوی یک روز فوق العاده برای کسی نیست. توجه گیرنده هر چه مدت زمان ارسال پیام صوتی بیشتر شود ، از بین می رود ، بنابراین سعی کنید تمرکز خود را در پایان از دست ندهید. از آنها برای وقت خود تشکر کنید و مرحله بعدی ارتباط را به عهده خودشان بگذارید.
- بسته های دوستانه مانند "من مشتاقانه منتظر شنیدن شما هستم" گرمتر و در نتیجه موثرتر از بسته های تجاری عمومی مانند "روز خوبی داشته باشید" هستند.
- در پایان پیام خود را مجدداً خلاصه نکنید یا خلاصه نکنید. اگر گیرنده مجدداً نیاز به شنیدن جزئیات خاصی داشته باشد ، می تواند بعداً آن را پخش کند.
نمره
0 / 0
بخش سوم مسابقه
چند بار باید شماره تلفن خود را در انتهای پیام پست صوتی بگویید؟
هیچ ، با فرض اینکه شما آن را در ابتدای پیام گفته اید.
نه کاملا! بله ، باید شماره خود را در ابتدای پست صوتی بدهید. اما حتی در آن صورت ، این احتمال وجود دارد که شخص اولین بار آن را از دست داد ، بنابراین خوب است که آن را در انتهای پیام خود تکرار کنید. برای یافتن پاسخ مناسب روی پاسخ دیگری کلیک کنید…
یک بار
نزدیک! یکبار گفتن شماره خود در انتهای پیام بهتر از عدم گفتن آن است. اما ، در حالت ایده آل ، شما باید آن را بیش از یک بار تکرار کنید تا مطمئن شوید که فرد مبتلا به آن مبتلا می شود. پاسخ دیگری را انتخاب کنید!
دو برابر
آره! در انتهای پیام خود ، شماره خود را دوبار تکرار کنید. این عدد ایده آل برای اطمینان از این است که شخص آن را به درستی می شنود بدون این که به نظر بی حوصله یا بی ادب برسد. برای سوال دیگر مسابقه به ادامه مطلب بروید.
سه بار
تقریبا! نیازی نیست سه بار در پایان پست صوتی شماره خود را بیان کنید. فردی که با او تماس می گیرید شماره شما را با تعداد تکرارهای کمتر از این دریافت می کند. و بدتر ، تکرار آن سه بار یا بیشتر ممکن است بی ادبانه به نظر برسد. جواب دیگری را امتحان کنید…
آزمونهای بیشتری می خواهید؟
به آزمایش خود ادامه دهید!
ویدئو - با استفاده از این سرویس ، ممکن است برخی از اطلاعات با YouTube به اشتراک گذاشته شود
نکات
- به زمان هایی که پیام های صوتی دریافت کرده اید فکر کنید که باعث شده فکر کنید "این شخص چه می خواهد؟" نوع پست صوتی را که می خواهید دریافت کنید بگذارید.
- هنگامی که به تعامل شما با گیرنده مربوط است ، آدرس ایمیل یا روش دیگر تماس خود را علاوه بر شماره تلفن خود ارائه دهید.
- لبخند! این کار حتی از طریق تلفن انجام می شود.
- اگر اطلاعات حساس به زمان را به اشتراک می گذارید ، تاریخ را ذکر کنید.
- اگر در مورد موضوعی حساس تماس می گیرید ، اطلاعاتی را که در پست صوتی قرار می دهید محدود کنید در صورت شنیده شدن توسط دیگران.
- در مواقع اضطراری یا بلایای طبیعی ، از پیام پست صوتی خروجی خود استفاده کنید تا به مردم اطلاع دهید که حال شما خوب است.
هشدارها
- اگر سعی می کنید کسی را مجبور کنید با شما تماس بگیرد ، سعی های قبلی تماس ناموفق را مطرح نکنید. این ممکن است شما را عصبانی جلوه دهد و هنگام برخورد با شما راحت تر نباشند.
- در شرایط حرفه ای ، اگر شخصی که با او تماس می گیرید پاسخ ندهد ، همیشه باید یک پیام صوتی بگذارید. مشاهده چندین تماس از دست رفته بدون پیام پست صوتی ، اهمیت تجارت شما را تضعیف می کند.
