این wikiHow به شما می آموزد که چگونه از Microsoft Word برای ایجاد صورتحساب صورتحساب استفاده کنید. فاکتور فهرستی از محصولات فروخته شده یا خدمات ارائه شده است که می توانید از آنها برای صورتحساب مشتریان خود استفاده کنید. ساده ترین راه برای شروع استفاده از یکی از الگوهای فاکتور رایگان مایکروسافت است ، اما می توانید از یک سند خالی نیز ایجاد کنید.
مراحل
روش 1 از 2: بارگیری یک قالب رایگان
مرحله 1. Microsoft Word را برای Windows یا macOS باز کنید
آن را در منوی Start در زیر پیدا خواهید کرد مایکروسافت آفیس در رایانه شخصی و در برنامه های کاربردی پوشه در Mac
- از این روش برای ساخت سریع و آسان فاکتور از الگوی از پیش ساخته شده استفاده کنید. الگوها شما را از این مشکل دور می کند که باید بدانید چه چیزی را باید در آن قرار دهید ، اما می توانید آن را متناسب با نیازهای خود سفارشی کنید.
- همچنین می توانید قالب های رایگان Word را از سایت قالب Microsoft Office بارگیری کنید. بهتر است قالب ها را از سایر وب سایت ها بارگیری نکنید ، زیرا برخی از آنها ممکن است حاوی ویروس باشند.
مرحله 2. نوار جستجوی الگو را پیدا کرده و New را انتخاب کنید
باز کردن ورد باید صفحه "New" را به صورت خودکار نشان دهد-این صفحه در بالا "New" را نشان می دهد و یک نوار جستجو با متن "Search for online templates" در داخل نمایش می دهد. اگر این نوار جستجو را نمی بینید ، روی فایل منوی بالا سمت چپ ، سپس انتخاب کنید جدید برای مطرح کردن آن
مرحله 3. فاکتور را در نوار جستجو وارد کرده و ↵ Enter را فشار دهید
لیستی از نتایج منطبق ظاهر می شود.
مرحله 4. برای مشاهده پیش نمایش روی یک فاکتور کلیک کنید
نسخه بزرگتری از فاکتور به همراه توضیح مختصر ظاهر می شود.
- اگر تصمیم دارید از الگو استفاده نکنید ، روی را کلیک کنید ایکس در بالای پنجره برای بازگشت به لیست.
- برخی از گزینه های خوب و ساده هستند فاکتور (بی زمان) و یکی که فقط نامیده می شود صورتحساب.
مرحله 5. برای استفاده از الگو روی ایجاد کلیک کنید
در پنجره پیش نمایش قالب قرار دارد. این قالب را بارگیری می کند و به طور خودکار باز می شود.
مرحله 6. اطلاعات از پیش پر شده را با اطلاعات خود جایگزین کنید
هر فیلد به طور معمول حاوی متنی است که برای تکمیل فاکتور شما را راهنمایی می کند. فقط می توانید قبل از کمی اطلاعات روی موس کلیک کنید ، get Backspace یا Delete را فشار دهید تا از آنچه در آنجا وجود دارد خلاص شوید و اطلاعات خود را تایپ کنید.
علاوه بر پر کردن جاهای خالی ، می توانید جزئیات بیشتری را نیز به فاکتور اضافه کنید ، مانند لوگو ، فیلد اضافی یا خطوط و رنگهای خاص
مرحله 7. فاکتور تکمیل شده خود را ذخیره کنید
برای انجام این کار ، روی فایل منو ، انتخاب کنید ذخیره به عنوان ، و سپس فایل را در مکان دلخواه در رایانه خود ذخیره کنید. پس از ایجاد فاکتور ، می توانید آن را چاپ یا به مشتری (ها) ایمیل کنید.
روش 2 از 2: ایجاد یک فاکتور از Scratch
مرحله 1. Microsoft Word را برای Windows یا macOS باز کنید
آن را در منوی Start در زیر پیدا خواهید کرد مایکروسافت آفیس در رایانه شخصی و در برنامه های کاربردی پوشه در Mac
- اگر می خواهید فاکتور را از ابتدا طراحی کنید ، از این روش استفاده کنید. این روش برای کسانی که در استفاده از ویژگی های Word ، از جمله ایجاد سرصفحه و جداول ، مهارت دارند ، بهترین است.
- قبل از ایجاد الگوی خود ، قبل از شروع به بررسی چند نمونه فاکتور آنلاین بپردازید. اگر فاکتور شما مختص کسب و کار شماست ، نوع مشاغل خود و کلمات "نمونه فاکتور" را برای نمونه های خاص جستجو کنید (به عنوان مثال ، نمونه صورتحساب پزشک ، نمونه فاکتور نویسنده مستقل).
مرحله 2. روی سند خالی در صفحه "جدید" کلیک کنید
اگر صفحه "جدید" را نمی بینید ، روی آن کلیک کنید فایل منو را انتخاب کرده و انتخاب کنید جدید اکنون.
مرحله 3. یک عنوان فاکتور ایجاد کنید
یک عنوان که شامل نام کسب و کار شما ، اطلاعات تماس و کلمه "فاکتور" باید در جایی در بالای سند ظاهر شود. شما می توانید این اطلاعات را به هر طریقی که می خواهید طراحی و تلطیف کنید ، اما سعی کنید آن را ساده و سازگار با سایر مطالب تجاری خود نگه دارید.
مرحله 4. تاریخ (های) فاکتور را نمایش دهید
تاریخ صدور و سررسید (در صورت وجود) باید در بالای سند قابل مشاهده باشد ، ترجیحاً بسیار نزدیک به کلمه "فاکتور".
برای درج سریع تاریخ امروز ، روی INSERT برگه در بالای Word ، کلیک کنید زمان قرار، و سپس قالب تاریخ را انتخاب کنید. مطمئن شوید که علامت تیک را از کادر "Update automatically" بردارید تا هر بار که کسی فایل را باز می کند ، تاریخ تغییر نکند.
مرحله 5. فاکتور را شماره گذاری کنید
هر فاکتور باید دارای یک شماره منحصر به فرد (متوالی) برای سوابق شما باشد. دنباله می تواند جهانی (برای همه مشتریان) یا برای هر مشتری باشد. در صورت تمایل می توانید این را به هدر اضافه کنید ، اما واقعاً می توان آن را در هر جایی قرار داد.
اگر هر مشتری ترتیب شماره گذاری صورتحساب خود را دارد ، ممکن است بخواهید نام مشتری را به عنوان بخشی از شماره وارد کنید (به عنوان مثال ، wikiHow1 ، wikiHow2 اگر مشتری wikiHow است)
مرحله 6. آدرس یا اطلاعات تماس مشتری را اضافه کنید
این کلمه را با کلمه "To" (یا چیزی شبیه به آن) وارد کنید که مشخص می کند چه کسی متهم است.
ممکن است بخواهید فاکتور را مستقیماً به شخص خاصی در یک شرکت یا بخش حسابهای پرداختنی ارسال کنید
مرحله 7. ایجاد فهرست کالایی از محصولات فروخته شده یا خدمات ارائه شده
بهترین راه برای انجام این کار ایجاد یک جدول با چندین سطر و ستون های نامگذاری شده است. برای شروع کار با جداول ، نحوه ایجاد یک جدول ساده در Microsoft Word را ببینید.
ستونهایی را برای مقدار ، نام کالا یا شرح خدمات ، قیمت واحد/نرخ و قیمت کل برای مقدار خریداری شده ایجاد کنید. اطمینان حاصل کنید که این ستونها را با سرصفحه برچسب گذاری کنید تا مشتری هزینه ها را درک کند
مرحله 8. کل مبلغ صورتحساب را نمایش دهید
این باید دقیقاً در زیر لیست هزینه های مشخص شده ، ترجیحاً در نوع برجسته ، ظاهر شود تا به راحتی قابل مشاهده باشد.
- اگر از مالیات فروش استفاده می کنید ، باید یک زیرمجموعه از هزینه های مشخص شده ، با مالیات ذکر شده در زیر آن ، با درصد سمت چپ مبلغ دلار مالیات و سپس مجموع تعدیل شده زیر آن را نمایش دهید.
- ریاضیات خود را دوبار بررسی کنید تا از صحت آن مطمئن شوید.
مرحله 9. شامل شرایط پرداخت
می توانید شرایط پرداخت را در بالا یا زیر اطلاعات صورتحساب نمایش دهید. شرایط متداول پرداخت عبارت است از "سررسید در رسید" ، "سررسید ظرف 14 روز" ، "سررسید ظرف 30 روز" یا "سررسید ظرف 60 روز".
همچنین ممکن است بخواهید یک یادداشت در پایین شامل روش های پرداخت ، اطلاعات کلی یا فقط یک تشکر از مشتری برای استفاده از خدمات خود قرار دهید
مرحله 10. فاکتور تکمیل شده خود را ذخیره کنید
برای انجام این کار ، روی فایل منو ، انتخاب کنید ذخیره به عنوان ، و سپس فایل را در مکان دلخواه در رایانه خود ذخیره کنید. پس از ایجاد فاکتور ، می توانید آن را چاپ یا به مشتری (ها) ایمیل کنید.
نکات
- هنگامی که یک سند فاکتور را ذخیره کردید ، می توانید از آن به عنوان الگویی برای ایجاد سایر فاکتورها با استفاده از گزینه "جدید از موجود" هنگام ایجاد یک فاکتور جدید استفاده کنید. همچنین می توانید سند را به عنوان قالب.dot یا.dotx برای استفاده در آینده از قالب ذخیره کنید.
- راه دیگر برای نمایش صورتحساب و کل اطلاعات این است که آن را در یک دفترچه کار Microsoft Excel تنظیم کرده و سپس پیوندی را در فاکتور Word خود جایگذاری کنید. هر زمان که صفحه گسترده را به روز می کنید ، روی صفحه گسترده جاسازی شده راست کلیک کرده و "Update Link" را برای مشاهده تغییرات انتخاب کنید.
