از نظر ماهیت ، ایمیل به اندازه نامه نویسی رسمی نیست. با این حال ، شما هنوز هم زمان هایی دارید که باید در نوشتن ایمیل خود رسمی تر باشید. به این فکر کنید که گیرنده چه کسی است ، و سپس سلامی متناسب با موقعیت را انتخاب کنید. پس از فهمیدن این موضوع ، می توانید به قالب بندی سلام و نوشتن جملات آغازین بپردازید.
مراحل
قسمت 1 از 3: در نظر گرفتن گیرنده
مرحله 1. تصمیم بگیرید که چقدر باید رسمی باشید
حتی اگر شما در حال نوشتن یک ایمیل "رسمی" هستید ، میزان رسمی بودن آن ایمیل بستگی به شخصی دارد که آن را دریافت می کند. به عنوان مثال ، هنگام نوشتن یک پروفسور از همان سطح رسمی که هنگام درخواست برای کار استفاده می کنید استفاده نمی کنید.
هنگامی که برای اولین بار با شخصی تماس می گیرید ، بهتر است بیشتر از آنچه لازم است رسمی باشید ، فقط در امنیت باشید
مرحله 2. نام شخص را بیابید
اگر قبلاً نام شخص را نمی دانید ، برای کشف نام او تحقیق کنید. دانستن نام شخص باعث می شود که خوشامدگویی شخصی تر به نظر برسد ، حتی در حالی که از تکنیک های رسمی برای ایمیل خود استفاده می کنید.
مرحله 3. از راه فرد پیروی کنید
اگر شخص قبلاً به شما ایمیل زده است ، خوب است که از سبک سلام او کپی کنید. به عنوان مثال ، اگر آنها از "سلام" و نام کوچک شما استفاده می کنند ، قابل قبول است که به همان سبک پاسخ دهید ، با استفاده از "سلام" و نام شخص هنگام آدرس ایمیل.
قسمت 2 از 3: انتخاب سلام
مرحله 1. به "عزیز" برگردید
"" عزیز "(پس از آن نام شخص) به دلایلی یک حالت آماده به کار قدیمی است. بدون گرفتگی ، رسمی است و به دلیل این که اغلب مورد استفاده قرار می گیرد ، اغلب در یک تبریک نامرئی می شود ، که چیز خوبی است. می خواهید سلام شما به دلیل نامناسب بودن آن از بین برود.
مرحله 2. وقتی نام شخص را نمی دانید ، "سلام" را امتحان کنید
تبریک یک سلام نسبتاً رسمی است که می توانید از آن در ایمیل های تجاری استفاده کنید ، به ویژه اگر نام شخص را نمی دانید. با این حال ، همیشه بهتر است در صورت امکان نام فرد را پیدا کنید.
همچنین اگر ایمیل مخصوصاً رسمی است و نام شخص را نمی دانید ، می توانید از "To Whom It May Concern" استفاده کنید. با این حال ، این سلام می تواند برای برخی افراد خسته کننده باشد
مرحله 3. در ایمیل های کمی کمتر رسمی ، "سلام" یا "سلام" را در نظر بگیرید
ایمیل ها معمولاً از نامه ها به طور کلی کمتر رسمی هستند ، بنابراین می توانید با چیزی مانند "سلام" در یک ایمیل تا حدودی فرار کنید. به عنوان مثال ، اگر به استاد خود ایمیل می زنید ، مخصوصاً برای کسی که واقعاً با آن ارتباط برقرار کرده اید ، "سلام" یا "سلام" باید خوب کار کند.
مرحله 4. از "سلام" بگذرید
"در حالی که" سلام "ممکن است در یک ایمیل نیمه رسمی قابل قبول باشد ،" هی "احتمالاً چنین نیست. این یک سلام بسیار غیر رسمی است ، حتی در گفتار ، بنابراین باید از آن در هر نوع ایمیل رسمی اجتناب کنید. حتی اگر رئیس خود را می شناسید به عنوان مثال ، شاید بهتر باشد هنگام ارسال ایمیل به "Hey" از آن صرف نظر کنید.
مرحله 5. در صورت لزوم از عنوان به جای نام استفاده کنید
گاهی اوقات ، وقتی برای شخصی نامه می نویسید ، فقط عنوان او را در شرکت یا سازمان می دانید. در این صورت ، فقط می توانید عنوان شخص را به جای نام شخص ، مانند "مدیر استخدام گرامی" ، "کمیته استخدامی عزیز" یا "استاد عزیز" ، قرار دهید.
مرحله 6. افتخار شخص را اضافه کنید تا رسمی تر شود
در صورت امکان ، "آقای" ، "خانم" ، "دکتر" یا "پروفسور" را قبل از نام شخص اضافه کنید تا رسمی تر شود. همچنین ، از نام خانوادگی یا نام کامل شخص برای رسمی بودن بیشتر استفاده کنید نه فقط نام شخص.
قسمت 3 از 3: قالب بندی و شروع ایمیل
مرحله 1. سلام را در اولین خط قرار دهید
خط اول باید سلامی باشد که انتخاب کرده اید ، و نام شخص به دنبال آن باشد. در صورت امکان از عنوانی برای شخص استفاده کنید ، مانند آقای ، خانم یا دکتر ، و پس از آن نام و نام خانوادگی آنها.
مرحله 2. از کاما استفاده کنید
به طور کلی ، بعد از سلام از کاما استفاده خواهید کرد. در نامه های رسمی ، می توانید از کولون استفاده کنید ، اما این معمولاً برای یک ایمیل ، حتی رسمی ، بیش از حد رسمی است. در بیشتر موارد یک کاما کافی است ، اگرچه اگر در نامه ای در نامه ای نامه می نویسید ، از کولون استفاده کنید.
مرحله 3. به خط بعدی بروید
سلام در خط بالا در بالا قرار می گیرد ، بنابراین پس از نوشتن آن ، کلید بازگشت را فشار دهید تا به خط بعدی بروید. اگر برای ایجاد پاراگراف به جای تورفتگی از وقفه های خط استفاده می کنید ، باید بین سلام و اولین پاراگراف یک خط خالی بگذارید.
مرحله 4. در صورت لزوم ، خود را در جمله آغازین معرفی کنید
اگر برای اولین بار برای کسی می نویسید ، باید مقدمه ای ارائه دهید ، حتی اگر آن شخص را در زندگی واقعی می شناسید. با دادن سرنخ به شخص خود ، او را تشویق می کند که به خواندن ادامه دهد.
- به عنوان مثال ، می توانید بنویسید ، "نام من جسیکا هیلز است و من مدیر بازاریابی شرکت XYZ هستم." همچنین می توانید نحوه شناخت فرد مورد نظر را درج کنید: "نام من رابرت اسمیت است و من در کلاس بازاریابی شما هستم (بازاریابی 101 که سه شنبه و پنج شنبه در ظهر ملاقات می کند)".
- اگر قبلاً آن شخص را می شناسید و قبلاً برای او نوشته اید ، می توانید از جمله اول به عنوان یک تبریک استفاده کنید. به عنوان مثال ، می توانید بگویید: "متشکرم که به سرعت به من سر زدید" یا "امیدوارم حال شما خوب باشد."
مرحله 5. به اصل مطلب برسید
اکثر ایمیل های رسمی باید سریع به موضوع برسند. این بدان معناست که جمله اول یا دوم شما باید دلیل نوشتن نامه را به گیرنده معرفی کند. به خاطر داشته باشید که هنگام توصیف هدف خود تا حد ممکن مختصر باشید.
