با دعوت از آنها برای رویدادها از طریق ایمیل در Microsoft Outlook ، می توانید از حساب های منابع برای برنامه ریزی و رزرو تجهیزات ، اتاق ها و خدمات استفاده کنید. حساب های منابع ، رزرو کردن ابزارها در محل کار را به فرایندی آسان و سازمان یافته تبدیل می کند. اگر منبع خاصی قبلاً برای زمان خاصی رزرو شده باشد ، می توان حساب را به گونه ای تنظیم کرد که به طور خودکار درخواست های زمان بندی را بپذیرد یا رد کند. در اینجا چند مرحله در مورد نحوه ایجاد حساب منبع در Microsoft Outlook آورده شده است.
مراحل
روش 1 از 3: ایجاد یک حساب ایمیل برای منبع. به منبع خود یک حساب ایمیل و نام توصیفی از منبع بدهید. مانند "تلویزیون" یا "اتاق کنفرانس شمالی"
روش 2 از 3: ایجاد یک حساب منبع در Microsoft Outlook 97
مرحله 1. از منوی "Tools" ، روی "Options" کلیک کنید
مرحله 2. روی برگه "ایمیل" کلیک کنید
در بخش "تنظیمات پردازش خودکار نامه" ، "پردازش درخواستها و پاسخها هنگام ورود" را انتخاب کنید ، سپس روی "تأیید" کلیک کنید
مرحله 3. بر روی "برنامه ریزی پیشرفته" در برگه "تقویم" کلیک کنید
- گزینه های مورد نظر خود را در بخشی به نام "پردازش درخواست های جلسه" انتخاب کنید.
- روی "OK" کلیک کنید و کادر محاوره ای را ببندید.
مرحله 4. روی برگه "نمایندگان" کلیک کنید
روی "افزودن" کلیک کنید و نام حساب نماینده را وارد کنید.
- در کادر "مجوز نمایندگی" ، روی "ویرایشگر در لیست تقویم" کلیک کنید و "نماینده کپی پیامهای مربوط به جلسه را که برای من ارسال شده دریافت می کند" را انتخاب کنید ، سپس روی "تأیید" کلیک کنید.
- روی "ارسال درخواستها و پاسخهای جلسه فقط به نماینده من ، نه به من" و سپس "تأیید" کلیک کنید.
روش 3 از 3: ایجاد یک حساب منبع در Microsoft Outlook 98 و 2010
مرحله 1. به منوی "Tools" بروید
روی "گزینه ها" کلیک کنید.
مرحله 2. روی "Calendar Options" کلیک کنید ، سپس روی "Resource Scheduling" کلیک کنید
- گزینه های مورد نظر خود را در بخش "پردازش درخواست های جلسه" انتخاب کنید ، سپس روی "تأیید" کلیک کنید.
- علامت تیک کنار "یادآوری پیش فرض" در ابتدای بخش تقویم را بردارید.
مرحله 3. به برگه "نمایندگان" بروید
روی "افزودن" کلیک کنید و نام حساب نماینده را وارد کنید.
- در کادر مجوز نمایندگان ، روی "ویرایشگر در لیست تقویم" کلیک کنید و "نماینده کپی پیامهای مربوط به جلسه را که برای من ارسال شده دریافت می کند" را انتخاب کنید ، سپس روی "تأیید" کلیک کنید.
- برای انتخاب "ارسال درخواستها و پاسخهای جلسه فقط به نماینده من ، نه برای من" ، سپس روی "تأیید" کلیک کنید.
نکات
- پس از ایجاد منبع ، بسته به سرعت پردازش سرور Microsoft Exchange شما ، ممکن است چند دقیقه طول بکشد. برای اینکه پردازش رخ دهد ، به رایانه محلی خود اجازه دهید حداقل 30 ثانیه بیکار بماند.
- قبل از ایجاد منبع جدید در Outlook ، باید قبلاً یک حساب ایمیل برای نماینده تنظیم کرده باشید. شما می توانید از یک حساب ایمیل موجود استفاده کنید یا یک حساب اختصاصی برای نماینده ایجاد کنید.
- ممکن است حسابهای منابع را طوری تنظیم کنید که به درخواستهای جلسه به طور خودکار پاسخ دهد. این را می توانید در برگه "تقویم" در زیر "برنامه ریزی پیشرفته" انجام دهید.
- برای ساده سازی مدیریت منابع متعدد ، می توانید یک رایانه اختصاصی تنظیم کنید که در نمایندگی Microsoft Outlook وارد حساب نماینده شده است. به این ترتیب ، می توانید به آسانی رزرو چندین منبع مختلف را همزمان مدیریت کنید.
