در صورتی که چندین نفر داده ها را بدون حفاظت کافی وارد پایگاه داده کنند ، رکوردهای تکراری ظاهر می شود. ادغام چندین پایگاه داده با هم نیز می تواند باعث تکراری شود. Access یک ابزار پرس و جو برای یافتن موارد تکراری در پایگاه داده شما فراهم می کند. سپس می توانید آنها را حذف یا ادغام کرده و خوانده شدن پایگاه داده را آسان تر و م effectiveثرتر کنید.
مراحل
مرحله 1. بدانید چه چیزی باعث می شود داده ها "تکراری" شوند
داده های تکراری به این معنی نیست که همه فیلدها یکسان هستند. به عنوان مثال ، مشتری که دوبار وارد پایگاه داده شده است ممکن است دارای دو شناسه متفاوت و املای بالقوه متفاوت باشد. از طرف دیگر ، اگر نام رایج باشد ، می تواند دو مشتری متفاوت باشد. شما باید داده های موجود را مقایسه کرده و هر نتیجه را با دقت بررسی کنید تا مشخص شود چه چیزی تکراری است یا چه چیزی نیست.
مرحله 2. از پایگاه داده خود نسخه پشتیبان تهیه کنید
توصیه می شود قبل از ایجاد تغییرات بزرگ ، یک نسخه پشتیبان تهیه کنید. به این ترتیب در صورت حذف تصادفی ورودی های اشتباه می توانید پایگاه داده را بازیابی کنید.
- روی منوی File کلیک کنید و "Save As" یا "Save & Publish" را انتخاب کنید.
- در قسمت Advanced روی "Backup Database" کلیک کنید. برای پشتیبان گیری از پایگاه داده خود ، دستورات را دنبال کنید.
مرحله 3. به سایر کاربران اطلاع دهید که قصد دارید تغییراتی را ایجاد کنید
به منظور جلوگیری از تداخل داده ها ، سعی کنید اطمینان حاصل کنید که هیچ کاربر دیگری داده به پایگاه داده اضافه نمی کند. این مورد الزامی نیست ، اما در صورت خرابی مشکلات می تواند بعداً شما را از سردرد نجات دهد.
در صورت امکان پایگاه داده خود را روی حالت Exclusive قرار دهید. این امر از ایجاد هرگونه تغییر توسط سایر کاربران جلوگیری می کند. روی منوی File کلیک کنید و "Options" را انتخاب کنید ، سپس "Client Settings" را انتخاب کنید. در بخش "حالت باز پیش فرض" ، "اختصاصی" را انتخاب کنید. اگر افراد زیادی از پایگاه داده استفاده نمی کنید ، به طور کلی نیازی به نگرانی در این مورد ندارید
مرحله 4. Query Wizard را باز کنید
ابزار پرس و جو می تواند ورودی هایی را که حاوی محتوای تکراری هستند پیدا کند. روند شروع جادوگر بسته به نسخه Access مورد استفاده شما متفاوت است:
- 2013/2010 - روی برگه "ایجاد" و سپس روی "Query Wizard" کلیک کنید.
- 2007 - روی برگه "Insert" یا "Create" کلیک کنید و "Query Wizard" را انتخاب کنید.
- 2003 - پنجره Database را باز کرده و برگه "Queries" را انتخاب کنید. روی دکمه "جدید" کلیک کنید.
مرحله 5. "Find Duplicates Query Wizard" را انتخاب کنید
این پرس و جو زمینه ها را برای یافتن نوشته های تکراری مقایسه می کند.
مرحله 6. جدولی را که می خواهید جستجو کنید انتخاب کنید
همه جداول موجود در پایگاه داده شما فهرست خواهند شد. جدولی را که می خواهید برای موارد تکراری بررسی کنید ، انتخاب کنید.
برای بیشتر بررسی های تکراری ، می خواهید نمای "جداول" را انتخاب شده نگه دارید
مرحله 7. زمینه هایی را که فکر می کنید حاوی موارد تکراری هستند انتخاب کنید
همه فیلدهایی را که می خواهید برای داده های تکراری مقایسه کنید ، انتخاب کنید. فیلدهای کافی را برای قضاوت در نظر بگیرید. تکراری تنها در صورتی بازگردانده می شود که فیلدها با کاراکتر و نویسه مطابقت داشته باشند. می توانید از عبارات برای یافتن مطابقت جزئی استفاده کنید.
- از استفاده از فیلدهای عمومی خودداری کنید. هنگام مقایسه ورودی ها ، از زمینه هایی مانند تاریخ یا مکان برای کاهش بی نظمی خودداری کنید.
- بدون زمینه های کافی برای تمایز بین سوابق ، یا با زمینه هایی که خیلی کلی هستند ، نتایج تکراری زیادی خواهید داشت.
مرحله 8. فیلدهای اضافی را برای مشاهده انتخاب کنید
یک یا دو فیلد اضافی می تواند به شما در تصمیم گیری در مورد تکراری بودن داده ها کمک کند. به عنوان مثال ، یک فیلد شناسه سفارش به شما کمک می کند تعیین کنید که آیا یک نام دو بار ورودی جداگانه است یا خیر. حداقل یک فیلد برای کمک به ایجاد این تمایز و جلوگیری از اتلاف تصادفی داده ها در نظر بگیرید.
مرحله 9. پرس و جو ایجاد کنید
از شما خواسته می شود که نام پرس و جو را بنویسید. برای مشاهده نتایج روی "پایان" کلیک کنید.
مرحله 10. نتایج خود را با دقت مرور کنید
هرگونه تکراری احتمالی بر اساس معیارهای شما نمایش داده می شود. هر یک از نتایج را مرور کرده و از دانش خود در مورد شرکت خود استفاده کنید تا تصمیم بگیرید که آیا این مقاله تکراری است یا خیر. قبل از اینکه یک پرونده را حذف کنید ، کاملاً مطمئن شوید که یک پرونده تکراری است.
اگر نمی توانید تصمیم بگیرید ، درخواست را با یک فیلد اضافی دوباره ایجاد کنید تا به شما در تصمیم گیری کمک کند
مرحله 11. حذف سوابق تکراری
روی ستون سمت چپ راست کلیک کرده و "Delete Record" را انتخاب کنید تا یک مورد تکراری حذف شود. می توانید چندین رکورد را برای حذف همه آنها به صورت همزمان انتخاب کنید.
- ممکن است بخواهید برخی از داده های یکی از رکوردهای تکراری را در رکوردی که قصد دارید آن را ادغام کنید ، ادغام کنید.
- اطمینان حاصل کنید که همه رکوردهایی که در لیست نتایج تکراری ظاهر می شوند را حذف نکنید ، در غیر این صورت یک رکورد اصلی باقی نمی ماند.
