ایمیل ها راهی سریع و آسان برای ارتباط با همکاران و سایر همکاران تجاری هستند و ابزاری م effectiveثر برای برنامه ریزی انواع جلسات هستند. این که آیا می خواهید با یک همکار ، برتر یا غریبه قرار ملاقات بگذارید ، ابتدا باید ایمیل را با یک موضوع و متن اصلی مشخص کنید. پس از امضای ایمیل و ارسال پیام ، قبل از ارسال پاسخ بعدی 3-5 روز منتظر بمانید.
مراحل
روش 1 از 2: قالب بندی ایمیل
مرحله 1. در قسمت موضوع موردنظر خود را ذکر کنید
هدف خود را در قسمت موضوع ایمیل به طور واضح بیان کنید ، بنابراین گیرنده بلافاصله می داند که مایل به ملاقات با آنها هستید. از استفاده از زبان مبهم مانند "جلسه" یا "زمان احتمالی ملاقات" خودداری کنید. در عوض ، از تاریخ ها و بازه های زمانی خاصی در عنوان موضوع استفاده کنید تا گیرنده شما بداند بلافاصله چه انتظاری دارد.
به عنوان مثال ، چیزی شبیه این را تایپ کنید: "درخواست جلسه برای 5/17 ساعت 11 صبح."
مرحله 2. برای شروع ایمیل خود از یک تبریک مناسب استفاده کنید
سعی کنید هنگام شروع به نوشتن پیام خود از یک سلام استاندارد و رسمی استفاده کنید. اگر با یک مقام دولتی یا سایر افراد برجسته ای که هرگز ملاقات نکرده اید تماس می گیرید ، از عنوان کامل آنها در عنوان استفاده کنید. اگر با همکار یا مافوق خود تماس می گیرید ، از افتخاری مانند "آقای" ، "خانم" ، "Mx." یا "خانم" استفاده کنید. به عنوان یک قاعده کلی ، سعی کنید از پیام های سلام "عزیز" ، "سلام" و "سلام" برای شروع ایمیل خود استفاده کنید.
- اگر به جای یک فرد ، به یک دفتر یا گروه عمومی مراجعه می کنید ، به جای آن از "برای کسانی که مربوط می شود" استفاده کنید.
-
به عنوان مثال ، اگر در حال تماس با مافوق خود بودید ، سعی کنید سلام را به شرح زیر بنویسید:
آقای جکسون عزیز ،
امیدوارم حال شما خوب باشد! می خواستم در مورد ملاقات احتمالی با شما تماس بگیرم."
مرحله 3. در صورت ملاقات با یک غریبه کامل ، خود را معرفی کنید
اگر برای یک مقام عمومی یا شخص دیگری که قبلاً ملاقات نکرده اید می نویسید ، اولین پاراگراف خود را به یک معرفی مختصر اختصاص دهید. بر نام ، موقعیت و ارتباط حرفه ای خود تمرکز کنید ، بنابراین گیرنده می داند شما کی هستید و چرا با او تماس می گیرید. اگر با فردی که قبلاً می شناسید مانند رئیس یا همکار خود تماس می گیرید ، احساس نکنید که موظف هستید یک پاراگراف مقدماتی وارد کنید.
- خواندن مقدمه شما نباید مدت زیادی طول بکشد.
-
سعی کنید چیزی شبیه به این بنویسید:
خانم اتکینز عزیز ،
نام من سارا کلمنت است و در پناهگاه حیوانات شهرستان جونز کار می کنم.
مرحله 4. دلیل جلسه و اهمیت کلی آن را شرح دهید
در ابتدای ایمیل (پس از معرفی خود ، در صورت انتخاب ایمیل) ، نوع ملاقاتی را که می خواهید با گیرنده داشته باشید ، و اینکه آیا این یک رابطه رسمی یا غیر رسمی است ، بیان کنید. هنگامی که توضیح دادید که جلسه برای چیست ، توضیح دهید که چرا جلسه برای کاری که در تلاش برای انجام آن هستید مهم است. سعی کنید توضیحات خود را مختصر بیان کنید ، زیرا ممکن است گیرنده شما زمان زیادی برای بررسی ایمیل شما نداشته باشد.
به عنوان مثال ، سعی کنید چیزی شبیه به این بنویسید: "آیا می توانید هفته آینده با من ملاقات کنید تا در مورد فرزندخواندگی آینده صحبت کنیم؟ از آنجا که شما مشاور مالی فعلی پناهگاه حیوانات هستید ، من معتقدم که می توانید بینش زیادی از بودجه کاری سازمان برای این رویداد ارائه دهید."
مرحله 5. مکان و زمان احتمالی برای جلسه خود را پیشنهاد دهید
سعی کنید به مکانی فکر کنید که به خوبی شناخته شده است و به راحتی برای گیرنده قابل دسترسی است. اگر در همان ساختمان یا مکان عمومی شخصی که برای او ایمیل می فرستید کار می کنید ، ببینید آیا می توانید در زمان استراحت ناهار ملاقات کنید. اگر شما و گیرنده در محل نزدیکی زندگی نمی کنید یا کار نمی کنید ، سعی کنید یک رستوران یا منطقه عمومی دیگر را که می توانید ملاقات کنید پیشنهاد دهید. علاوه بر این ، زمان هایی را که برای شما مفید است ذکر کنید ، تا گیرنده بتواند راحت تر به شما اطلاع دهد.
- اگر هر دوی شما برنامه های شلوغی دارید ، برنامه ریزی یک جلسه تلفنی یا ویدئو کنفرانس را در نظر بگیرید.
- برای مثال ، چیزی شبیه به این تهیه کنید: «آیا می توانید این هفته مدتی در پناهگاه حیوانات حرکت کنید؟ من هر روز از ساعت 9 تا 5 در میز پذیرش هستم."
مرحله 6. از گیرنده بخواهید به پیام شما پاسخ دهد
از آنجا که شما از نظر فنی یک رویداد را برنامه ریزی می کنید ، مودبانه درخواست کنید که گیرنده با در دسترس بودن آن پاسخ دهد. اگر با فردی به خصوص شلوغ تماس می گیرید ، به یاد داشته باشید که ممکن است یک یا دو روز طول بکشد تا پاسخ دهد. بازگشت.
برای مثال ، چیزی شبیه به این بگویید: "اگر می توانید در دسترس بودن هفته آینده خود را به من اطلاع دهید ، واقعاً از آن قدردانی می کنم!"
مرحله 7. هنگام پایان دادن به ایمیل ، از زبان بستن صمیمانه استفاده کنید
یک جمله پایانی تهیه کنید که هدف ایمیل شما را تغییر دهد ، بنابراین گیرنده به وضوح هدف جلسه را درک می کند. از یک لحن دوستانه برای امضای ایمیل خود استفاده کنید ، از عباراتی مانند "با احترام" ، "متشکرم" یا "بهترین آرزوها" استفاده کنید. پس از نوشتن ثبت نام ، امضای زیر نام خود را بگذارید ، که موقعیت یا شغل فعلی شما را دوباره نشان می دهد.
- زبان خود را به گیرنده ارائه دهید. اگر با یکی از همکاران خود صحبت می کنید ، ثبت نام مانند "به زودی می بینمت" منطقی تر از "با احترام برای شما" خواهد بود. اگر با یک مافوق تماس می گیرید ، "با احترام" یا "بهترین آرزوها" مناسب تر از یک ثبت نام گاه به گاه مانند "دیدار شما" است.
-
برای مثال ، چیزی شبیه به این بنویسید:
من مشتاقانه منتظر دیدار با شما هستم ، زیرا می خواهم این انگیزه فرزندخواندگی تا حد ممکن موفق باشد.
خالصانه،
سارا کلمنت
هماهنگ کننده فعالیتها ، پناهگاه حیوانات شهرستان جونز
مرحله 8. پیوست های مربوطه را که مربوط به جلسه است ، درج کنید
هرگونه اسناد ، صفحات گسترده یا سایر پرونده های مرتبط را که می تواند گیرنده را برای جلسه آماده کند ، پیوست کنید. اگر در مورد موضوعی پیچیده با کسی تماس می گیرید ، جزوه ها یا برگه های داده ای را که برای کمک به گیرنده در درک موضوع جلسه مورد نیاز است ، قرار دهید.
به عنوان مثال ، اگر در مورد تغییرات بودجه برای یک رویداد آینده بحث می کنید ، ممکن است بخواهید یک صفحه گسترده از بودجه سال قبل را درج کنید
مرحله 9. در طول ایمیل از زبان حرفه ای و دستور زبان مناسب استفاده کنید
پیام خود را برای هر گونه اشتباه دستوری و اشتباهات املایی تصحیح کنید تا پیش نویس نهایی شما تا حد ممکن صیقلی و تمیز به نظر برسد. علاوه بر این ، هرگونه اختصار یا عامیانه ای را که باعث می شود پیام معمولی به نظر برسد یا درک آن دشوارتر شود حذف کنید. اگر پیش نویس نهایی شما حرفه ای به نظر نمی رسد ، ممکن است گیرنده درخواست شما را جدی نگیرد.
در حالی که استفاده از ایموجی ها در متن ها و ایمیل های گاه به گاه سرگرم کننده است ، اما نباید از آنها برای درخواست جلسه استفاده کنید
روش 2 از 2: پیگیری با گیرنده
مرحله 1. اگر گیرنده ظرف 3-5 روز با شما تماس نگرفت ، یک ایمیل پیگیری تهیه کنید
چند روز به گیرنده فرصت دهید تا درخواست شما را بخواند و به آن پاسخ دهد. اگر در یک هفته کاری جواب ندادید ، یک ایمیل سریع به فرد ارسال کنید تا به او یادآوری کنید که منتظر پاسخ هستید. تأکید کنید که از فرصتی برای ملاقات با آنها سپاسگزارید و از وقتی که برای آنها سپاسگزار هستید.
- پیگیری تماس ها نیز راهی کارآمد برای بررسی تماس با فردی است که می خواهید با او ملاقات کنید.
- به عنوان مثال ، چیزی شبیه به این تهیه کنید: "من فقط می خواستم در مورد درخواست ملاقاتم با شما پیگیری کنم. وقتی وقت اضافی دارید ، آیا می توانید هفته آینده زمان حضور خود را برای جلسه به من بگویید؟"
مرحله 2. مشخصات جلسه را در یک ایمیل اضافی مشخص کنید
به محض پاسخگویی با برنامه دیگران مذاکره کنید. به در دسترس بودن شخص دیگر توجه کنید و زمان ملاقات را در تاریخی که هر دو در دسترس هستید تأیید کنید. سعی کنید تاریخ و زمان را در 1-2 ایمیل تأیید کنید تا از هرگونه سردرگمی و شلوغی در صندوق ورودی خود جلوگیری کنید.
- سعی کنید تا حد ممکن انعطاف پذیر باشید. اگر با فردی مشغول تماس بگیرید ، ممکن است نتواند بلافاصله با شما ملاقات کند.
- جلسه را در آخرین لحظه برنامه ریزی نکنید. اگر گیرنده مشغول است ، ممکن است نتوانید در مورد تاریخ ملاقات به توافق برسید.
مرحله 3. چند روز قبل از جلسه یک یادآوری یا تأیید ارسال کنید
اگر می خواهید قبل از جلسه برنامه ریزی شده آمادگی بیشتری داشته باشید ، سعی کنید یک ایمیل تأیید به گیرنده به عنوان یادآوری ارسال کنید. این ایمیل را بیش از حد طولانی نکنید ، بلکه روز ، ساعت و مکانی را که برای ملاقات برنامه ریزی کرده اید ذکر کنید تا دوباره بررسی کنید که جلسه همچنان طبق برنامه است.
-
به عنوان مثال ، چیزی شبیه به این بنویسید:
من فقط می خواستم تأیید کنم که ما هنوز در 17 مه ساعت 11 صبح در پناهگاه حیوانات شهرستان جونز ملاقات می کنیم.
