شما یک ایمیل عالی نوشتید ، اما وقتی زمان نوشتن جملات پایانی خود فرا می رسد ، فقط نمی دانید چه چیزی باید بگویید. این کاملا طبیعی است یافتن راهی روشن و مختصر برای خاتمه دادن به یک ایمیل می تواند ناامید کننده باشد ، اما غیر ممکن نیست. تنها کاری که باید انجام دهید این است که یک خلاصه سریع از نکات خود را اضافه کنید ، یک بسته دوستانه ارائه دهید و با کلمه یا عبارت مناسب امضا کنید.
مراحل
روش 1 از 3: انعقاد یک ایمیل رسمی
مرحله 1. هدف خود را برای نوشتن مجدداً تأیید کنید
این امر برای ایمیل های کوتاه یا پاسخ سریع به س someoneال دیگران ضروری نیست. اگر ایمیل طولانی نوشتید ، یا با موضوعات یا نگرانی های متعددی سر و کار دارید ، برای جمع بندی اطلاعات یا درخواست خود ، یک جمله پایانی مختصر اضافه کنید.
برای مثال ، اگر برای کار درخواست می کنید ، ممکن است اطلاعاتی در مورد مدارک تحصیلی و تجربه خود وارد کنید. سپس می توانید ایمیل خود را با نوشتن این جمله خلاصه کنید: "بر اساس سابقه و تجربه من ، معتقدم که کاندیدای عالی برای این موقعیت خواهم بود."
مرحله 2. یک خط پایان را اضافه کنید
در یک جمله ، ایمیل خود را با ابراز سپاسگزاری یا درخواست تماس به پایان برسانید. اگر با شخص دیگری تماس می گیرید ، ممکن است بنویسید: "از وقت شما متشکرم" یا "منتظر ملاقات با شما هستم". اگر در حال پاسخگویی به فردی هستید ، ممکن است عبارت "اگر سوالی دارید ، لطفاً با من تماس بگیرید."
بستن دقیق مورد استفاده شما بستگی به موضوع ایمیل شما دارد. فقط به یاد داشته باشید که بسته بندی خود را کوتاه ، مودبانه و مرتبط با ایمیل خود نگه دارید
مرحله 3. ورود به سیستم را انتخاب کنید
هنگام خاتمه یک ایمیل رسمی ، همیشه انتظار خروج از سیستم وجود دارد. هنگامی که یک ایمیل رسمی را پایان می دهید ، می خواهید یک ثبت نام مودبانه و محترمانه را انتخاب کنید. بسته ای مانند "با احترام" ، "با احترام" ، "با تشکر" یا "بهترین آرزوها" را امتحان کنید.
- از استفاده از مختصر نویسی یا اختصارات خودداری کنید. همیشه بهتر است کلمات کامل را در یک امضای رسمی بنویسید.
- سعی کنید از بسته شدن بیش از حد نزدیک یا رسمی خودداری کنید. ثبت نام مانند "عشق" برای یک ایمیل رسمی بسیار شخصی است ، در حالی که "با احترام از آن شما" ، فقط در هنگام خطاب به مقامات دولتی مناسب است.
مرحله 4. نام کامل خود را وارد کنید
هنگام پایان دادن به یک ایمیل رسمی ، همیشه می خواهید از نام و نام خانوادگی خود استفاده کنید. شما نمی دانید چند نفر به نام جان یا لیزا گیرنده می شناسد. افزودن نام خانوادگی به آنها کمک می کند تا شما را سریعتر و واضح تر به یاد بیاورند.
روش 2 از 3: پایان دادن به یک ایمیل غیر رسمی
مرحله 1. دلیلی برای پایان دادن به ایمیل ذکر کنید
قبل از امضاء ، با یک اظهارنظر پایانی سریع ، ایمیل خود را به آرامی به پایان برسانید. باید دوستانه باشد و نیازی به جزئیات زیاد نداشته باشد. جمله ای مانند: "به هر حال ، من باید کتابها را بزنم!" یک جمله پایانی بسیار خوب است
مرحله 2. خط ارتباطی را باز نگه دارید
یک بیانیه سریع اضافه کنید تا به گیرنده خود اطلاع دهید که می خواهید از او پاسخ بگیرید. نوشتن "اگر به چیز دیگری احتیاج دارید به من اطلاع دهید" یا "من نمی توانم منتظر بمانم تا بفهمم چه کار کرده اید" دوستانه و معمولی است.
مرحله 3. ثبت نام کنید
پایان دادن به یک ایمیل غیر رسمی می تواند بسیار معمولی تر از یک ایمیل رسمی باشد. بسته به گیرنده شما ، خروج از سیستم می تواند شامل موارد زیر باشد:
- عشق
- به سلامتی
- به امید دیدار
- مال شما
- خدا حافظ
مرحله 4. نام خود را امضا کنید
با یک ایمیل غیر رسمی ، معمولاً نیازی به امضای نام کامل خود ندارید. گیرنده قبلاً می داند شما کی هستید. فقط پذیرفتن نام کوچک شما کاملاً قابل قبول است.
اگر در حال نوشتن شخص نزدیک خود هستید ، می توانید از نام مستعار نیز استفاده کنید. اگر دوستان یا اعضای خانواده شما را با نام مستعار صدا می کنند ، استفاده از آن هنگام ثبت نام می تواند سرگرم کننده و دوستانه باشد
روش 3 از 3: استفاده از Signature Block
مرحله 1. تصمیم بگیرید که آیا امضا ضروری است
در صورت ارسال ایمیل شخصی ، نیازی به امضا نیست. یک بلوک امضا شامل اطلاعاتی از جمله عنوان شما ، اطلاعات تماس شما و اطلاعات شرکت یا سازمان شما است. در صورت ارسال یک ایمیل غیر رسمی یا شخصی نگران نباشید که این اطلاعات را درج کنید. در عوض ، فقط نام خود را امضا کنید.
- اغلب ، شرکت یا سازمان شما نیاز به امضا دارد و آنها به شما اطلاع می دهند که به چه اطلاعاتی نیاز دارند. از شرکت خود بپرسید که آیا دارای یک بلوک امضای استاندارد هستند که می خواهند از آن استفاده کنید.
- اگر شرکت شما یک بلوک امضای استاندارد ارائه نمی دهد ، می توانید یک بلوک را از شخص دیگری در سازمان خود کپی کرده و اطلاعات تماس وی را با نام شما جایگزین کنید.
مرحله 2. اطلاعات خود را اضافه کنید
بلوک امضای شما باید شامل چند مورد اساسی باشد. حداقل ، باید نام و نام خانوادگی ، عنوان ، شماره تلفن و آدرس ایمیل شما را داشته باشد. همچنین ممکن است لوگوی شرکت یا سازمان خود ، وب سایت و پیوندهایی به رسانه های اجتماعی مانند LinkedIn ، YouTube و Facebook را درج کنید. به
- اگر شرکت یا سازمان شما دارای قالب امضای استاندارد نیست ، از این جریان اصلی پیروی کنید: نام خود را اول و سپس عنوان خود را در خط بعدی قرار دهید. سپس ، ایمیل و شماره تلفن خود را اضافه کنید و اطلاعات شرکت یا گروه خود را آخرین قرار دهید.
- سعی کنید امضای خود را کوتاه و ساده نگه دارید. از سه یا چهار خط متن استفاده کنید. به جای تایپ نام شرکت خود ، یک لوگو اضافه کنید و به جای تایپ آدرس های اینترنتی ، از یک سری نمادهای شبکه اجتماعی استفاده کنید.
- از درج بیش از حد اطلاعات رسانه های اجتماعی محتاط باشید. پیوندها باید به اطلاعات رسانه های اجتماعی شرکت شما برسد. اگر شرکت شما حساب های رسانه های اجتماعی ندارد ، به طور کلی پیوند دادن به حساب های شخصی شما صحیح نیست مگر اینکه صریحاً به آن دستور داده شود.
مرحله 3. امضای خود را برای استفاده مکرر ذخیره کنید
اکثر سرویس گیرندگان ایمیل از جمله Gmail و Outlook به شما امکان می دهند امضای خود را ذخیره کنید تا بتوانید به جای تایپ کردن ، آن را با یک کلیک اضافه کنید. برای تنظیم امضای خود ، زیر تنظیمات ایمیل خود را بررسی کنید.
