دستیار خارج از دفتر در Microsoft Outlook به شما امکان می دهد یک پاسخ خودکار تنظیم کنید که برای افرادی ارسال می شود که در صورت عدم دسترسی یا خارج از دفترخانه به شما ایمیل ارسال می کنند. ویژگی Out of Office فقط برای کاربران دارای حساب Microsoft Exchange در دسترس است. با این حال ، کاربران خانگی با حساب های غیر تبادل می توانند یک الگوی خارج از دفتر ایجاد کرده و یک قانون ایجاد کنند که Outlook پاسخ را به طور خودکار ارسال کند. اگر مطمئن نیستید که کدام حساب دارید ، بدانید که حساب های Exchange بیشتر حساب های تجاری یا مدرسه ای هستند. این wikiHow به شما نشان می دهد که چگونه می توانید یک پاسخ خارج از دفتر در Outlook با یک حساب Exchange و غیر Exchange ایجاد کنید.
مراحل
روش 1 از 4: استفاده از Outlook 2019-2010 و Outlook برای Office 365
مرحله 1. Microsoft Outlook را در رایانه شخصی خود راه اندازی کنید
این برنامه را در منوی Start پیدا خواهید کرد.
مرحله 2. در برگه File روی Info کلیک کنید
این را در نوار بالای صندوق ورودی خود ، همراه با صفحه اصلی ، ارسال/دریافت ، پوشه ، نمایش و گروه ها مشاهده خواهید کرد.
مرحله 3. روی Automatic Replies (Out of Office) کلیک کنید
با این کار کادر محاوره ای Automatic Replies باز می شود.
اگر این گزینه در دسترس نیست ، ممکن است از یک حساب غیر Exchange استفاده کنید. برای فعال کردن پاسخهای خودکار برای حسابهای غیر مبادله ای ، روش این مقاله را دنبال کنید
مرحله 4. برای انتخاب کادر کنار "ارسال پاسخ های خودکار" کلیک کنید
” وقتی روی کادر کلیک می کنید ، علامت تیک آن پر می شود تا مشخص شود فعال شده است.
اگر می خواهید زمان را مشخص کنید ، روی کادر کنار "فقط ارسال در این بازه زمانی" کلیک کنید ، سپس زمان شروع و زمان پایان را انتخاب کنید. به عنوان مثال ، اگر قصد دارید به مدت دو هفته به تعطیلات بروید ، محدوده تاریخی را که در طول تعطیلات خود هستید انتخاب کنید تا پاسخ خودکار فقط در زمانی که بیرون هستید فعال شود
مرحله 5. روی برگه Inside my organisation کلیک کنید
این را در بالای کادر متن بزرگ و خالی مشاهده خواهید کرد.
مرحله 6. پاسخ خودکار را که می خواهید برای افرادی که از دفتر یا شرکت شما به شما ایمیل ارسال می کنند ارسال کنید
مرحله 7. روی برگه خارج از سازمان من کلیک کنید
این را در بالای کادر متن بزرگ و خالی مشاهده خواهید کرد.
مرحله 8. پاسخ خودکار را که می خواهید به افرادی ارسال شود که از خارج از سازمان شما به شما ایمیل ارسال می کنند ، تایپ کنید
یک لیست کشویی برای نوع فونت و اندازه فونت و همچنین دکمه هایی برای قالب بندی متن در پیام شما وجود دارد
مرحله 9. روی OK کلیک کنید
افرادی که به شما ایمیل می زنند در حالی که خارج از دفتر هستید ، پاسخ های خودکار را که ایجاد کرده اید دریافت می کنند. اگر محدوده زمانی را انتخاب نکرده اید ، پاسخ خودکار ارسال می شود تا زمانی که ویژگی را خاموش کنید.
روش 2 از 4: استفاده از Outlook 2007
مرحله 1. Microsoft Outlook را در رایانه شخصی خود راه اندازی کنید
این را در منوی استارت پیدا خواهید کرد.
مرحله 2. برگه Out of Office Assistant را در برگه Tools کلیک کنید
برگه Tools را در منوی بالای سمت چپ پنجره برنامه خواهید یافت. کادر محاوره ای Out of Office باز می شود.
اگر این گزینه در دسترس نیست ، ممکن است از یک حساب غیر Exchange استفاده کنید. برای فعال کردن پاسخهای خودکار برای حسابهای غیر مبادله ای ، روش این مقاله را دنبال کنید
مرحله 3. برای انتخاب حلقه کنار "ارسال پاسخ های خودکار به خارج از دفتر" کلیک کنید
”
اگر می خواهید زمان را مشخص کنید ، روی کادر کنار "فقط ارسال در این بازه زمانی" کلیک کنید ، سپس زمان شروع و زمان پایان را انتخاب کنید. به عنوان مثال ، اگر قصد دارید به مدت دو هفته به تعطیلات بروید ، محدوده تاریخی را که در طول تعطیلات خود هستید انتخاب کنید تا پاسخ خودکار فقط در زمانی که بیرون هستید فعال شود
مرحله 4. روی برگه Inside my organisation کلیک کنید
این را در بالای کادر متن بزرگ و خالی مشاهده خواهید کرد.
مرحله 5. پاسخ خودکار را که می خواهید برای افرادی که از دفتر یا شرکت شما به شما ایمیل می فرستند ارسال کنید
مرحله 6. روی برگه خارج از سازمان من کلیک کنید
این را در بالای کادر متن بزرگ و خالی مشاهده خواهید کرد.
مرحله 7. پاسخ خودکار را که می خواهید به افرادی ارسال شود که از خارج از سازمان به شما ایمیل ارسال می کنند ، تایپ کنید
یک لیست کشویی برای نوع فونت و اندازه فونت و همچنین دکمه هایی برای قالب بندی متن در پیام شما وجود دارد
مرحله 8. روی OK کلیک کنید
افرادی که به شما ایمیل می زنند در حالی که خارج از دفتر هستید ، پاسخ های خودکار را که ایجاد کرده اید دریافت می کنند. اگر محدوده زمانی را انتخاب نکرده اید ، پاسخ خودکار ارسال می شود تا زمانی که ویژگی را خاموش کنید.
روش 3 از 4: استفاده از Outlook 2003
مرحله 1. Microsoft Outlook را در رایانه شخصی خود راه اندازی کنید
این برنامه را در منوی Start پیدا خواهید کرد.
مرحله 2. برگه Out of Office Assistant را در برگه Tools کلیک کنید
برگه Tools را در منو در سمت چپ بالای پنجره برنامه خواهید یافت. کادر محاوره ای Out of Office باز می شود.
اگر این گزینه در دسترس نیست ، ممکن است از یک حساب غیر Exchange استفاده کنید. برای فعال کردن پاسخهای خودکار برای حسابهای غیر مبادله ای ، روش این مقاله را دنبال کنید
مرحله 3. برای انتخاب حلقه کنار "من در حال حاضر خارج از دفتر هستم" کلیک کنید
”
مرحله 4. پیامی را در کادر متن تایپ کنید
افرادی که به شما ایمیل می زنند فقط یکبار پاسخ شما را دریافت می کنند تا زمانی که به دفتر برگردید.
مرحله 5. روی OK کلیک کنید
به همه افرادی که برای شما ایمیل ارسال می کنند پاسخ خارج از دفترخانه شما به طور نامحدود یا تا زمانی که "من در دفتر هستم" را انتخاب کنید.
روش 4 از 4: استفاده از حسابهای غیر مبادله ای
مرحله 1. Microsoft Outlook را در رایانه شخصی خود راه اندازی کنید
این را در منوی استارت پیدا خواهید کرد.
مرحله 2. روی New Email در تب Home کلیک کنید
برگه را در نوار بالای صندوق ورودی خود ، همراه با فایل ، ارسال/دریافت ، پوشه ، نمایش و گروه ها مشاهده خواهید کرد. یک ایمیل خالی باز می شود.
مرحله 3. ایمیل قالب خارج از دفتر را ویرایش کنید
خطوط To… و CC… را خالی بگذارید.
- موضوعی را برای ایمیل تایپ کنید ، مانند "خارج از دفتر" تا مردم بدانند از شما پاسخ خودکار دریافت می کنند.
- پاسخی را که می خواهید به طور خودکار برای کسانی که به شما ایمیل می کنند در متن پیام ایمیل ارسال کنید ، تایپ کنید. این پیام به عنوان الگوی "خارج از دفتر" شما استفاده می شود.
مرحله 4. روی برگه File کلیک کرده و Save As را کلیک کنید
با این کار کادر محاوره ای "Save As" باز می شود.
مرحله 5. از منوی کشویی "Save as type" روی قالب Outlook کلیک کنید
مرحله 6. نام قالب پیام را وارد کنید ، سپس روی ذخیره کلیک کنید
این الگو را می توان هر زمان که از طریق ایمیل در حساب شخصی Outlook خود در دسترس نباشید استفاده کرد.
مرحله 7. روی برگه File کلیک کنید و روی Manage Rules and Alerts کلیک کنید
برای اینکه قالب شما به صورت خودکار برای کاربران ارسال شود در حالی که در دسترس نیستید ، باید قانونی ایجاد کنید که به Outlook دستور دهد به طور خودکار با استفاده از این الگو به ایمیل ها پاسخ دهد.
مرحله 8. روی New Rule کلیک کنید
این را در برگه قوانین ایمیل مشاهده خواهید کرد. یک کادر محاوره ای Rule Wizard ظاهر می شود تا شما را در ایجاد یک قانون راهنمایی کند.
مرحله 9. برای انتخاب "اعمال قوانین در مورد پیام هایی که دریافت می کنم" کلیک کنید
” این را در زیر عنوان "شروع از قاعده خالی" مشاهده خواهید کرد.
کلیک بعد دوبار برای ایجاد قانون ادامه دهید. کلیک می کنید بعد در صفحه ای با گزینه ها ، اما می خواهید کادرهای مرحله 1 و 2 را خالی بگذارید تا قانون شما کار کند.
مرحله 10 روی کادر کنار "reply using a template خاص" کلیک کنید
” این را در زیر عنوان "می خواهید با پیام چه کار کنید؟"
مرحله 11. روی پیوند "یک قالب خاص" در مرحله 2 کلیک کنید
یک جعبه ظاهر می شود
مرحله 12. از منوی کشویی "Look In" ، "User Templates in File System" را انتخاب کنید
برای انتخاب الگویی که قبلاً ایجاد کرده اید ، دوبار کلیک کنید تا از آن به عنوان پاسخ خودکار خارج از دفتر خود استفاده کنید
مرحله 13. روی Next کلیک کنید
شما به آخرین مرحله در جادوگر قوانین هدایت می شوید که در آن می توانید قانون خود را نامگذاری کنید ، موارد استثنا را تعیین کرده و آن را مرور کنید.
نام قانون پاسخ خودکار که ایجاد کرده اید را تایپ کنید
مرحله 14. بر روی Finish کلیک کنید
هر کاربری که به شما ایمیل می زند ، پاسخ خودکار را که با استفاده از الگو ایجاد کرده اید دریافت می کند.
