اگر مدتی کار کرده اید ، احتمالاً می دانید که ایمیل ها چقدر مهم هستند. از آنجایی که هیچ راهی برای انتقال لحن یا زبان بدن از طریق اینترنت وجود ندارد ، به راحتی می توان پیام شخصی را هنگامی که آن را روی صفحه می بینید تفسیر کرد. به خواندن ادامه دهید تا بدانید چگونه می توانید ایمیل های واضح ، مختصر و م effectiveثر در محیط حرفه ای بنویسید.
مراحل
روش 1 از 10: وقتی می توانید تمرکز کنید ، ایمیل بنویسید
مرحله 1. اگر حواس شما پرت است ، ایمیل شما ممکن است به خوبی با هم ترکیب نشده باشد
وقتی ایمیلی برای نوشتن دارید ، سعی کنید بدون وقفه بنشینید وقتی به یک میلیون چیز دیگر فکر نمی کنید. نوشتار شما واضح تر خواهد بود و می توانید بر گرامر ، لحن و پیام کلی خود تمرکز کنید.
- این امر به ویژه در صورتی اهمیت دارد که ایمیل شما به چند نفر ارسال شود.
- در یک اتاق آرام ایمیل بنویسید و تلفن و سایر عوامل مزاحم را کنار بگذارید.
روش 2 از 10: لحن را با چند کلمه اول خود تنظیم کنید
مرحله 1. عبارت آغازین شما می تواند تأثیر زیادی داشته باشد
اگر دوست دارید لحن شما سبک و معمولی باشد ، با چیزی مانند "سلام جسیکا! امیدوارم آخر هفته خوبی داشته باشید." اگر می خواهید کمی حرفه ای تر کار کنید ، فقط چیزی مانند "سلام دیوید" بگویید.
سعی کنید از هر چیز بیش از حد خسته کننده ، مانند "رابرت عزیز" اجتناب کنید. کمی غیر شخصی به نظر می رسد
روش 3 از 10: ایمیل های خود را کوتاه نگه دارید
مرحله 1. پیام های طولانی مدت گیرنده را گیج می کند
در صورت امکان سعی کنید مختصر و مختصر باشید. جملات خود را کوتاه نگه دارید و زیاد جزئیات اضافه نکنید-اگر متوجه شدید که بیش از 1 یا 2 پاراگراف می نویسید ، احتمالاً باید اطلاعات را از طریق چت تصویری یا حضوری به مردم بدهید.
- سعی کنید به سرعت به مقصد برسید و از نوشتن تنوع چیزهای دلپذیر خودداری کنید.
- مردم تمایل دارند ایمیل ها را به صورت متوالی بخوانند. اگر اطلاعات زیادی اضافه کنید ، احتمالاً برخی از آنها از بین می روند.
- ایمیل های خود را مختصر نگه دارید ، اما سعی کنید از جملات صریح یا پاسخ های یک کلمه ای اجتناب کنید. اینها می توانند کمی بی ادبانه به نظر برسند ، مخصوصاً روی صفحه کامپیوتر.
روش 4 از 10: آنچه را که نیاز دارید به وضوح بیان کنید
مرحله 1. اگر چیزی را درخواست می کنید ، مطمئن شوید که قابل درک است
آنچه را که بطور واضح و مستقیم به آن احتیاج دارید دور بیاورید تا سوء تفاهمی ایجاد نشود. اگر جدول زمانی وجود دارد ، حتماً آن را نیز درج کنید. با این حال ، لحن خود را روشن نگه دارید. برای مثال:
- "من تا دوشنبه عصر به گزارش پیشرفت ماهانه در صندوق ورودی خود نیاز دارم."
- "اگر بتوانید فرم بازخورد تیم را تا پایان هفته به من ارسال کنید ، بسیار عالی خواهد بود."
روش 5 از 10: افکار خود را با پاراگراف ها مرتب کنید
مرحله 1. به مردم کمک می کند تا اطلاعات را به راحتی بخوانند
وقتی روی موضوعی جدید حرکت می کنید ، آن را با یک پاراگراف جدید جدا کنید تا ایمیل شما قابل دسترسی نباشد. این به خواننده شما کمک می کند تا پیام را به سرعت اسکن کند تا قسمتهایی را که بیشتر برای آنها مناسب است پیدا کند.
برای شروع پاراگراف های خود از کلماتی مانند "همچنین" ، "بعدی" و "آخرین" استفاده کنید
روش 6 از 10: یک عنوان موضوعی خاص اضافه کنید
مرحله 1. به مردم اطلاع دهید ایمیل دقیقاً در مورد چیست
اطمینان حاصل کنید که موضوع شما خاص است ؛ به عنوان مثال ، به جای نوشتن "گزارش" ، چیزی شبیه به "گزارش برنامه ریزی ماهانه: ژوئن 2021" را امتحان کنید. اگر بدانند که این موضوع برای آنها مهم و مرتبط است ، آن را باز کرده و می خوانند.
این امر همچنین به شما کمک می کند ایمیل های خود را از پوشه هرزنامه دور نگه دارید
روش 7 از 10: تصحیح برای غلط املایی
مرحله 1. اشتباهات واقعاً می توانند پیام شما را دور بریزند
در حالی که بیشتر املای غلط گیر کلمات غلط املایی را می گیرند ، نمی توانند انتخاب کلمه اشتباه یا نام اشتباه املایی کسی را پیدا کنند. شما همچنین باید خطاهای نگارشی یا خطی را از دست بدهید ، زیرا آنها می توانند باعث شوند خواننده فکر کند برای شما مهم نیست. قبل از ارسال ایمیل خود ، 2 تا 3 دقیقه وقت بگذارید تا مطمئن شوید هیچ خطای آشکاری وجود ندارد.
در یک محیط حرفه ای ، نوشتن نام شخص به درستی بسیار مهم است. یک دقیقه وقت بگذارید تا قبل از ارسال آن را دوباره چک کنید تا از هرگونه ناراحتی در آینده جلوگیری کنید
روش 8 از 10: ایمیل های خود را دوباره بخوانید
مرحله 1. به نحوه خواندن پیام شما توسط گیرندگان فکر کنید
ممکن است چیزی مانند "بیایید بعداً صحبت کنیم" برای شما بی گناه به نظر برسد ، اما همکار شما که آن را می خواند فکر کند که آنها در مشکل هستند یا شما عصبانی هستید. آن را به چیزی مانند "آیا وقت دارید بعداً در مورد تغییرات آینده گزارش صحبت کنید؟" تا کمی روشن تر شود
- هرگز از همه حروف در ایمیل های خود استفاده نکنید! نوشتن یک جمله با حروف قفل معمولاً به عنوان فریاد زدن بر روی شخصی از طریق صفحه کامپیوتر تلقی می شود.
- به جای چیزی مانند: "تغییرات خود را تا فردا صبح ارسال کنید." سعی کنید چیزی شبیه به این ، "از آنجا که مهلت فردا بعد از ظهر است ، من تا فردا صبح به تغییرات شما نیاز دارم. اگر این جدول زمانی برای شما کار می کند ، به من اطلاع دهید."
روش 9 از 10: قبل از پاسخ به یک ایمیل التهابی مکث کنید
مرحله 1. اگر ایمیلی دریافت کردید که باعث عصبانیت شما می شود ، یک ثانیه نفس بکشید
به جای ایجاد پاسخ کوتاه ، تا زمانی که احساس آرامش کردید ، تا 10 (یا 1 ، 000) بشمارید. سپس ، ایمیل را دوباره بخوانید تا ببینید آیا واقعاً توهین آمیز است یا خیر. به احتمال زیاد ، شما ممکن است کمی پیام را اشتباه درک کرده باشید ، و در واقع آنقدرها هم بد نیست.
اگر هنوز احساس می کنید نیاز به ایجاد پاسخ عصبانی دارید ، قبل از ارسال 24 ساعت منتظر بمانید. سپس ، پاسخ خود را پس از یک روز مجدداً ببینید تا ببینید آیا هنوز می خواهید آن را ارسال کنید یا خیر
روش 10 از 10: به افراد از شک و تردید کمک کنید
مرحله 1. انتقال لحن مثبت در یک ایمیل دشوار است
اگر چیزی را می خوانید که یکی از همکارانش برای شما ارسال کرده است و بلافاصله آزرده می شوید ، قدمی به عقب بردارید و آنچه را که آنها نوشته اند دوباره بخوانید. سعی کنید از خود بپرسید آیا راه دیگری برای تفسیر لحن وجود دارد-آیا این ایمیل واقعاً بی ادب است یا فقط آنها صریح هستند؟
به عنوان مثال ، ممکن است کسی بنویسد: "من تا امشب به آن گزارش احتیاج دارم." در نگاه اول ، این کمی سرد و بی احساس به نظر می رسد. با این حال ، لزوماً بی ادب نیست ، فقط واقعی و مختصر است
نکات
ایمیل ها اغلب غیر فوری تلقی می شوند. اگر فوراً به پاسخ نیاز دارید ، سعی کنید به جای آن با همکار خود به صورت حضوری یا از طریق چت تصویری صحبت کنید
هشدارها
- حتی اگر شکلک ها و شکلک ها نشان دهنده لحن هستند ، از آنها برای یک ایمیل حرفه ای استفاده نکنید.
- ایمیل های توهین آمیز یا توهین آمیز ارسال نکنید ، به ویژه برای فردی که او را به خوبی نمی شناسید.
