اگرچه امروزه به وفور استفاده نمی شود ، اما دستگاه فکس هنوز وسیله مهمی برای انتقال سریع و کارآمد اسناد ، فرم ها و یادداشت های دست نویس است ، به ویژه در محیط اداری. یک دستگاه فکس از یک تلفن ثابت فعال برای ارسال و دریافت اسناد استفاده می کند و استفاده از آن به سادگی شماره گیری یک شماره تلفن است. هنگامی که دستگاه فکس خود را به درستی راه اندازی کردید و با روش های ارسال و دریافت فکس آشنا شدید ، در اسرع وقت اسناد را به آسانی ارسال می کنید!
مراحل
قسمت 1 از 3: راه اندازی دستگاه فکس خود
مرحله 1. دستگاه فکس را قرار دهید
دستگاه فکس را روی یک سطح صاف نزدیک به پریزهای برق و جک تلفن قرار دهید. مطمئن شوید که ورق کاغذ رو به بیرون است. این به جلوگیری از گیر افتادن فکسهای ورودی و اسناد اسکن شده بین دیوار و دستگاه و جلوگیری از آسیب رساندن آنها کمک می کند.
مرحله 2. منبع تغذیه را وصل کنید
دستگاه فکس را به نزدیکترین پریز دیواری وصل کنید. اطمینان حاصل کنید که اتصال سالم است و دوشاخه به درستی به پریز متصل است. پس از اتصال دستگاه فکس به منبع تغذیه ، مطمئن شوید که تا پایان تنظیمات دستگاه خاموش است.
مرحله 3. خط تلفن را ایمن کنید
دستگاه فکس از خط تلفن برای ارسال و دریافت داده برای ایجاد و چاپ اسناد استفاده می کند. آنها از طریق خط تلفن مبتنی بر اینترنت کار نمی کنند. مطمئن شوید که یک خط تلفن فعال و یک شماره تلفن برای دستگاه فکس دارید تا دستگاه شما بتواند سیگنال هایی را برای ایجاد اسناد ارسال و دریافت کند.
در صورت نیاز با ارائه دهنده کابل و تلفن تماس بگیرید تا تلفن ثابت خود را راه اندازی کنید
مرحله 4. کابل تلفن را وصل کنید
یک کابل تلفن معمولی باید به جک تلفن دستگاه فکس وصل شود که معمولاً در پشت دستگاه قرار دارد. انتهای دیگر سیم باید مستقیماً در نزدیکترین جک تلفن در دیوار محکم شود. دوباره بررسی کنید که آیا سیم به دستگاه و جک تلفن دیوار وصل شده است.
مرحله 5. کاغذ و جوهر اضافه کنید
برای ایجاد و چاپ اسناد ورودی ، فکس به کاغذ و جوهر نیاز دارد. مطمئن باشید این لوازم را در دست دارید.
- قبل از قرار دادن کاغذ ، فن کاغذ را ورق بزنید یا ورق بزنید تا مطمئن شوید به هم نمی چسبند. این به جلوگیری از گیرکردن کاغذ کمک می کند.
- هر دستگاه نوع ، اندازه و تعداد خاصی از کارتریج های جوهر را در خود جای می دهد. حتماً دستورالعمل های دستگاه را مرور کنید تا تصمیم بگیرید چه جوهر با دستگاه شما بهتر کار می کند.
مرحله 6. اتصال را بررسی کنید
پس از اتصال دستگاه فکس و کاغذ و جوهر ، دستگاه را روشن کرده و اتصال تلفن را بررسی کنید. برای استفاده از دستگاه فکس ، اتصال باید ایمن باشد.
- اگر گیرنده دستگاه فکس را در دستگاه خود در دسترس دارید ، مطمئن شوید که خط تلفن ثابت به درستی متصل شده است. گیرنده باید شبیه تلفن باشد. به صدای همهمه صدای شماره گیری گوش دهید ، که نشان می دهد اتصال ایمن است.
- اگر فکس گیرنده ندارد ، می توانید تلفن را از طریق جک تلفن خارجی دستگاه فکس متصل کنید. اگر اتصال صوتی است ، باید صدای زمزمه یک صدای شماره گیری را بشنوید.
قسمت 2 از 3: ارسال فکس
مرحله 1. دستگاه را روشن کنید
قبل از ارسال سند ، مطمئن شوید که دستگاه روشن است و سیم تلفن در جای خود محکم است. ممکن است بخواهید گیرنده را از نظر میزان شماره گیری بررسی کنید تا از ایمن بودن اتصال مطمئن شوید.
مرحله 2. از یک ورق جلد استفاده کنید
ورق جلد یک راه عالی برای تضمین این است که سند شما در اختیار شخص مناسب قرار می گیرد. این امر به ویژه هنگام ارسال فکس به مشاغلی که ممکن است چندین کارمند از یک دستگاه استفاده کنند ، مفید است. یک صفحه جلد باید شامل نام گیرنده ، شماره فکس و شماره شما ، اطلاعات تماس شما و تعداد صفحاتی باشد که گیرنده باید در فکس دریافت کند.
گنجاندن تعداد صفحات روی جلد برای گیرنده مفید است ، بنابراین آنها می دانند که آیا تمام صفحات لازم را دریافت کرده اند یا خیر
مرحله 3. اسناد را به درستی سفارش دهید
حتماً شماره صفحات را اضافه کرده و صفحات سند را به ترتیبی که مایل به دریافت آنها هستید قرار دهید. شما نمی خواهید گیرنده صفحات را با هم پازل کند. این می تواند باعث سردرگمی شود و ممکن است معنای مورد نظر پشت سند را مختل کند. سفارش صفحات و شماره گذاری آنها ، انتقال کارآمد اطلاعات را تضمین می کند.
مرحله 4. اسناد را در اسکنر وارد کنید
برای اکثر دستگاه های فکس باید سند را رو به بالا یا رو به پایین در قسمت اسکنر دستگاه فکس قرار دهید. هیچ روش استانداردی در همه دستگاه ها وجود ندارد. اکثر دستگاه های فکس نشان می دهند که از کدام روش با نمادی برای خواندن آسان در جلوی دستگاه استفاده کنید.
مرحله 5. شماره فکس گیرنده را شماره گیری کنید
با استفاده از صفحه کلید جلوی فکس ، شماره فکس گیرنده ، از جمله کد منطقه را شماره گیری کنید. اگر در حال ارسال فکس به صورت بین المللی هستید ، باید کد کشور را وارد کنید. اگر یک شماره شرکت وجود دارد که برای شماره گیری خارجی استفاده می شود (اغلب "7" یا "9") ، حتماً آن رقم را قبل از کد منطقه یا کشور و شماره فکس بزنید.
مرحله 6. اسناد را ارسال کنید
پس از شماره گیری ، اکثر دستگاه های فکس نیاز به دکمه "ارسال" یا "شروع" برای انتقال سند دارند. در صورت وجود خطا یا گیرکردن کاغذ ، در حال انتقال سند باشید. هنگامی که انتقال سند با موفقیت انجام شد ، فکس را با گزارش پیشرفت یا صفحه تأیید چاپ کنید. در صورت دریافت پیام خطا ، دوباره سند را ارسال کنید.
قسمت 3 از 3: دریافت فکس
مرحله 1. اتصال را بررسی کنید
مطمئن شوید دستگاه فکس روشن است. همچنین مهم است که مطمئن شوید دستگاه فکس به منبع تغذیه و جک تلفن متصل است تا فکس دریافت کند. ممکن است بخواهید گیرنده را برداشته و به صدای شماره گیری گوش دهید تا از اتصال مناسب اطمینان حاصل شود.
مرحله 2. منبع کاغذ و جوهر را بررسی کنید
شما می خواهید کاغذ و جوهر کافی در دستگاه فکس تهیه کنید. اگر اسناد زیادی از طریق دستگاه فکس دریافت می کنید ، حتماً این منابع را مرتباً بررسی کنید. در غیر این صورت ، ممکن است مانع از دریافت کامل یک سند یا رسیدن آن به تأخیر شوید.
مرحله 3. به آهنگ زنگ گوش دهید
هنگام دریافت یک سند ورودی ، دستگاه فکس زنگ می زند یا صدای شماره گیری می کند. دستگاه تنظیم شده است که به طور خودکار این اسناد را پردازش کند ، بنابراین شما در حال حاضر ملزم به انجام هیچ کاری نیستید. در این مدت از فشار دادن دکمه های دستگاه خودداری کنید ، در غیر این صورت اتصال ممکن است مختل یا قطع شود.
مرحله 4. سند را مرور کنید
هنگامی که دستگاه فکس سند را با موفقیت دریافت کرد ، صفحات را به ترتیبی که توسط فرستنده قرار داده شده چاپ می کند. برای اطمینان از اینکه گیرنده مورد نظر شما هستید و آیا همه صفحات با موفقیت منتقل و چاپ شده اند ، صفحه جلد را مرور کنید.
مرحله 5. پیگیری با فرستنده
اگر می خواهید تأیید کنید که فکس را دریافت کرده اید یا نگران هستید که تمام اطلاعات لازم را دریافت نکرده اید ، ممکن است بخواهید از طریق تلفن یا ایمیل با فرستنده پیگیری کنید. اطلاعات تماس ممکن است در صفحه جلد ذکر شده باشد ، بنابراین اگر اطلاعات فرستنده را در دست ندارید ، به این صفحه مراجعه کنید.
