چگونه می توانید با سازماندهی در Microsoft Outlook زمان خود را آزاد کنید. این امر مستلزم نظم و انضباط اما بیشتر سازماندهی برنامه و کارهایی است که با ابزارها انجام می دهید.
مراحل
مرحله 1. اولین کاری که باید انجام شود این است که اعلان ایمیل جدید را خاموش کنید
برای انجام این کار ، منوی File را پایین بکشید ، Tools و سپس Options را انتخاب کنید. پنجره گزینه ها باز می شود. در برگه تنظیمات برگزیده ، روی دکمه "گزینه های ایمیل" کلیک کنید. در پنجره گزینه ها که باز می شود ، روی دکمه "Advanced E-mail Options" کلیک کنید. در پنجره گزینه ها که باز می شود ، به بخش "وقتی موارد جدید وارد صندوق ورودی من می شوند" نگاه کنید. همه گزینه ها را از حالت انتخاب خارج کنید.
مرحله 2. تقویم را نمای پیش فرض خود در Outlook قرار دهید
این برنامه تصویری از کارهای برنامه ریزی شده برای روز را در اختیار شما قرار می دهد. برای تنظیم تقویم به عنوان نمای پیش فرض خود ، منوی File را پایین بکشید ، Tools را انتخاب کرده و سپس گزینه ها را انتخاب کنید. در پنجره Options ، برگه "Other" را انتخاب کنید ، سپس روی دکمه "Advanced Options" کلیک کنید. در پنجره "گزینه های پیشرفته" ، قسمت "تنظیمات عمومی" را جستجو کرده و روی "مرور" کلیک کنید. پوشه انتخاب شده باز می شود. در پنجره "Select Folder" ، "Calendar" را انتخاب کرده و سه بار روی OK کلیک کنید.
مرحله 3. برای گنجاندن کارهای خود در پنجره پیش فرض ، منوی File را پایین آورده و View را انتخاب کنید ، سپس Task pad را انتخاب کنید
مرحله 4. برای مشاهده فقط وظایف امروز ، منوی File را پایین آورده و View را انتخاب کنید ، سپس "Task pad view" را انتخاب کنید ، سپس "کارهای امروز" را انتخاب کنید
مرحله 5. برای مشاهده ایمیل های خود هر روز زمان خاصی را برنامه ریزی کنید
2 تا 3 بار در روز برای کار با ایمیل های خود تنظیم کنید و در هیچ زمان دیگری به آنها نگاه نکنید. ایمیل ها حواس شما را پرت می کنند و شما را از انجام کارهای واقعی باز می دارند.
مرحله 6. هر زمان که ایمیل می خوانید ، صندوق ورودی خود را همیشه پاک کنید. هرگز نباید چیزی در پایان جلسه ایمیل باقی بماند. برای پاک کردن صندوق ورودی خود ، باید تصمیم بگیرید که با هر ایمیل چه کنید. شما چهار انتخاب دارید: حذف ، تعویق ، واگذاری ، یا انجام.
مرحله 7. اگر با ایمیل برخورد کرده اید ، آن را حذف کنید
مرحله 8. برای به تعویق انداختن ایمیل ، با کشیدن ایمیل بر روی دکمه کار در گوشه سمت چپ پایین Outlook ، یک کار ایجاد کنید
یک کار به طور خودکار ایجاد می شود. تاریخ و زمان شروع ، و تاریخ و زمان سررسید را انتخاب کنید ، سپس آن را ذخیره کنید.
مرحله 9. برای واگذاری یک ایمیل ، یک وظیفه ایجاد کنید و کار را به فرد دیگری اختصاص دهید یا ایمیل را به فرد دیگری ارسال کنید
مرحله 10. آخرین انتخاب این است که هر کاری را که ایمیل نیاز دارد انجام دهید
اگر این کار را انجام دادید ، آن را از صندوق ورودی خود حذف کنید یا آن را به یک پوشه شخصی انتقال دهید که در آن ایمیل های قدیمی مورد بررسی قرار می گیرند.
مرحله 11. برای مسدود کردن زمان در تقویم خود ، یک ایمیل را روی دکمه تقویم در گوشه پایین سمت چپ Outlook بکشید و رها کنید
اطلاعیه جلسه باز می شود. زمان و تاریخی را که می خواهید مسدود کنید وارد کنید ، سپس آن را ذخیره کنید. یک کپی از ایمیل همراه با اعلامیه جلسه ارائه می شود. ایمیل را از صندوق ورودی حذف کرده یا به پوشه شخصی منتقل کنید.
