استفاده از ویژگی فیلتر خودکار مایکروسافت اکسل یک راه سریع و ساده برای مرتب سازی حجم بیشتری از داده ها است. فیلترها از معیارهای مختلفی برای مرتب سازی داده های شما پشتیبانی می کنند. برای شروع ، باید یک مجموعه داده ایجاد کنید. سپس تنها چیزی که باقی می ماند انتخاب هدف و فعال سازی AutoFilter با فشار دادن دکمه "Filter" واقع در برگه "Data" و سفارشی سازی فیلتر به هر نحوی است که دوست دارید است. این فرایند را می توان در چند دقیقه تسلط یافت و در نهایت بازده اکسل شما را افزایش داد.
مراحل
قسمت 1 از 2: شروع به کار با فیلتر خودکار
مرحله 1. ایجاد یک جدول
مطمئن شوید که داده های شما دارای عنوان ستون هستند تا داده های زیر را مشخص کنید. سرفصل جایی است که فیلتر در آن قرار می گیرد و در داده های مرتب شده گنجانده نمی شود. هر ستون می تواند یک مجموعه داده منحصر به فرد (به عنوان مثال تاریخ ، مقدار ، نام ، و غیره) داشته باشد و هر تعداد ورودی را که می خواهید مرتب کنید ، شامل شود.
با انتخاب سطر موجود و رفتن به "View> Freeze Panes" می توانید سرفصل های خود را در جای خود ثابت کنید. این به ردیابی دسته های فیلتر شده در مجموعه داده های بزرگ کمک می کند
مرحله 2. همه داده هایی را که می خواهید فیلتر کنید انتخاب کنید
کلیک کنید و بکشید تا همه سلول هایی را که می خواهید در فیلتر قرار گیرند انتخاب کنید. از آنجا که AutoFilter ، همانطور که از نامش مشخص است ، یک فرآیند خودکار است ، نمی توانید از آن برای فیلتر کردن ستون های غیر همجوار استفاده کنید. همه ستون های بین آنها تنظیم می شود تا با آنها فیلتر شود.
مرحله 3. AutoFilter را فعال کنید
به برگه "Data" بروید ، سپس "Filter" را فشار دهید. پس از فعال شدن ، سرصفحه های ستون دارای دکمه های کشویی خواهند بود. با استفاده از این دکمه ها می توانید گزینه های فیلتر خود را تنظیم کنید.
مرحله 4. معیارهای فیلتر را انتخاب کنید
گزینه های فیلترها بسته به نوع داده های درون سلول ها می تواند متفاوت باشد. سلول های متنی بر اساس محتوای متنی فیلتر می شوند ، در حالی که سلول های شماره دارای فیلترهای ریاضی هستند. چند فیلتر وجود دارد که توسط هر دو به اشتراک گذاشته می شود. هنگامی که فیلتر فعال است ، نماد فیلتر کوچکی در سربرگ ستون ظاهر می شود.
- مرتب سازی صعودی: بر اساس داده های موجود در آن ستون ، داده ها را به ترتیب صعودی مرتب می کند. اعداد مرتب شده 1 ، 2 ، 3 ، 4 ، 5 و غیره و کلمات به ترتیب حروف الفبا با a ، b ، c ، d ، e و غیره مرتب می شوند.
- مرتب سازی نزولی: داده ها را بر اساس داده های موجود در آن ستون به ترتیب نزولی مرتب می کند. اعداد به ترتیب معکوس 5 ، 4 ، 3 ، 2 ، 1 و … و کلمات به ترتیب حروف الفبا ، e ، d ، c ، b ، a و غیره مرتب شده اند.
- 10 صفحه برتر: 10 ردیف اول داده در صفحه گسترده شما یا 10 ردیف اول داده از انتخاب فیلتر شده
- شرایط خاص: برخی از پارامترهای فیلتر را می توان با استفاده از منطق ارزش تنظیم کرد ، مانند فیلتر کردن مقادیر بیشتر ، کمتر ، مساوی ، قبل ، بعد ، بین ، حاوی و غیره. پس از انتخاب یکی از این موارد ، از شما خواسته می شود تا محدوده پارامترها را وارد کنید (به عنوان مثال پس از 1/1/2011 یا بیشتر از 1000).
- توجه: داده های فیلتر شده از دید پنهان است ، حذف نمی شود. با فیلتر کردن ، هیچ داده ای را از دست نخواهید داد.
قسمت 2 از 2: سفارشی سازی و غیرفعال کردن فیلتر خودکار
مرحله 1. برای مرتب سازی پیچیده تر از فیلتر خودکار سفارشی استفاده کنید
یک فیلتر سفارشی امکان استفاده از چندین فیلتر را با استفاده از منطق "و/یا" فراهم می کند. گزینه "Custom Filter …" در پایین منوی کشویی فیلتر ذکر شده است و پنجره جداگانه ای را نشان می دهد. در اینجا می توانید حداکثر دو گزینه فیلتر را انتخاب کنید ، سپس دکمه "And" یا "Or" را انتخاب کنید تا فیلترها منحصر به فرد یا فراگیر شوند.
به عنوان مثال: یک ستون حاوی نام ها را می توان با ستون های "A" یا "B" فیلتر کرد ، به این معنی که اندرو و باب هر دو ظاهر می شوند. اما هیچ کدام در مجموعه فیلتر برای موارد حاوی "A" و "B" ظاهر نمی شود
مرحله 2. فیلترهای خود را پاک کنید
برای پاک کردن یک فیلتر ، کشویی برای ستون فیلتر شده را انتخاب کرده و "Clear Filter From [name]" را انتخاب کنید. برای پاک کردن همه فیلترها ، هر سلول موجود در جدول را انتخاب کرده و به برگه "Data" بروید و "Clear" (کنار ضامن فیلتر) را فشار دهید.
مرحله 3. فیلتر خودکار را غیرفعال کنید
اگر می خواهید فیلترها را به طور کامل غیرفعال کنید ، کافی است هنگام انتخاب جدول ، گزینه AutoFilter را حذف کنید.
نکات
- با مشاهده دکمه منوی کشویی ، می توانید ببینید کدام عناوین ستون فیلترهایی روی آنها اعمال شده است. اگر پیکان روی دکمه آبی است ، فیلتر موجود در آن منو اعمال شده است. اگر پیکان روی دکمه سیاه باشد ، فیلتر آن منو اعمال نشده است.
- AutoFilter داده ها را به صورت عمودی مرتب می کند ، بدین معنی که گزینه های فیلتر فقط می تواند برای عنوان ستون اعمال شود اما نه برای سطر. با این حال ، با وارد کردن دسته ها برای هر سطر و سپس فیلتر کردن آن ستون ، می توانید همان جلوه را دریافت کنید.
- اگر هر سلول را خالی بگذارید ، فیلتر فراتر از هیچ سلول خالی کار نخواهد کرد.
- قبل از استفاده از فیلتر خودکار از اطلاعات خود نسخه پشتیبان تهیه کنید. در حالی که می توان AutoFilter را خاموش کرد ، هرگونه تغییر در داده ها ممکن است اطلاعات موجود شما را رونویسی کند.
هشدارها
- با فیلتر کردن داده های خود ، شما ردیف ها را حذف نمی کنید ، آنها را مخفی می کنید. ردیف های پنهان را می توان با انتخاب سطر بالا و پایین ردیف مخفی ، راست کلیک روی آنها و انتخاب "Unhide" غیر قابل مخفی شدن دانست.
- تغییرات خود را مکررا ذخیره کنید مگر اینکه از داده های خود نسخه پشتیبان تهیه کرده باشید و قصد رونویسی مجدد داده های خود را ندارید.
