مشاغل از متخصصان منابع انسانی برای رسیدگی به همه چیز از حقوق و دستمزد و مسائل مربوط به سیاست گرفته تا شکایات قانونی استفاده می کنند. اگر س legalال حقوقی یا خط مشی یا مشکل جدی با یکی از همکاران خود دارید ، ممکن است لازم باشد با نماینده ای در بخش منابع انسانی تماس بگیرید. منابع انسانی همچنین ممکن است اولین دپارتمانی باشد که در یک شرکت خاص با آن تماس می گیرید. ایده خوبی است که این مکالمه را با یک ایمیل ساده و رسمی شروع کنید و فرد را با مشکل خاص خود آشنا کنید.
مراحل
روش 1 از 3: نوشتن و ارسال ایمیل
مرحله 1. ایمیل خود را به شخص مناسب ارسال کنید
فهرست منابع انسانی را بررسی کنید و ببینید آیا شخصی برای رسیدگی به نوع مشکلی که نیاز به رسیدگی دارید تعیین شده است. همچنین ممکن است یک نقطه تماس به بخش شما در شرکت اختصاص داده شود. اگر نگران این هستید که مسئله شما جدی گرفته شود ، می توانید مستقیماً با مسئول منابع انسانی تماس بگیرید.
دوبار بررسی کنید که فقط شخصی که می خواهید با او تماس بگیرید در ایمیل آدرس دهی شده باشد. به خصوص اگر این یک موضوع خصوصی یا حساس است ، شما نمی خواهید آن را به طور تصادفی برای شخص اشتباهی ارسال کنید. مراقب باشید لیستهایی که ایمیل را برای گروهی از کارمندان ارسال می کند حذف کنید
مرحله 2. یک خط موضوعی خاص بنویسید که نشان می دهد اقدامات لازم است
یک موضوع موضوعی روشن که هم مشکل شما را بیان می کند و هم میزان فوریتی که برای آن تعیین می کنید به منابع انسانی کمک می کند تا مشکل شما را در اولویت بندی قرار دهند. اگر این خط را خالی یا مبهم بگذارید ، نامه نگاری شما ممکن است در صندوق ورودی کسی دفن شود.
از خطوطی مانند: "مشکل حقوقی - اقدام لازم" ، "شرایط شخصی در حال تغییر - توجه فوری مورد نیاز است" ، "س Policyال فوری سیاست" ، یا "مصاحبه اخیر - متشکرم" استفاده کنید
مرحله 3. در ابتدا و انتهای ایمیل خود از سلام رسمی استفاده کنید
شما می خواهید لحن رسمی و حرفه ای را در اوایل این گفتگو تنظیم کنید. این به منابع انسانی کمک می کند تا بدانند که شما به طور جدی با موضوع برخورد می کنید. حتی اگر نماینده را شخصاً می شناسید ، به یاد داشته باشید که این یک بحث حرفه ای است و نه فقط یک دوستانه.
با عبارت "عزیز [نام کامل نماینده]" شروع کنید و با "با احترام" یا "با تشکر از وقت شما [نام کامل شما]" پایان دهید
مرحله 4. محتوای واضح ، مستقیم و مشخص بنویسید
جملات خود را کوتاه و دقیق بیان کنید. اطلاعات بیشتری از آنچه لازم است ارائه ندهید ، زیرا نمی خواهید خواننده در ایمیل گیر کرده باشد. هیچ جزئیاتی را که می تواند منابع انسانی را در مورد مشکل شما گیج کند ، وارد نکنید. می توانید جزئیات پیچیده را شخصاً مطرح کنید.
مرحله 5. مشکل را به طور دقیق شرح دهید
ماهیت دقیق مشکل خود را توضیح دهید. یک جدول زمانی از زمان شروع یا شروع مشکل ارائه دهید. روشن کنید که آیا فکر می کنید این یک مشکل حقوقی است یا مشکلی است که توسط خود شرکت قابل حل است.
اگر برای پرسیدن فرصت های شغلی با منابع انسانی تماس می گیرید ، مشکلی ایجاد نمی کنید. بلکه خودتان را معرفی کنید و در مورد تماس قبلی خود با شرکت توضیح دهید. در مورد اقدامات مورد انتظار یا مایل به انجام نماینده توضیح دهید
مرحله 6. توجه داشته باشید که آیا اسناد و مدارک مشکل خود را دارید
منابع انسانی می خواهند بلافاصله بدانند که چگونه مشکلات حقوقی یا خط مشی را برطرف کنند. ممکن است مستندات شما بر پاسخ آنها تأثیر بگذارد ، زیرا به روشن شدن جدی بودن مسئله و پیامدهای قانونی که ممکن است یک کارمند خاص با آن روبرو شود ، کمک می کند. نماینده خود را از همه و همه "اثبات" هایی که در اختیار دارید آگاه کنید و پیشنهاد دهید که آن را به یک جلسه حضوری بیاورید.
- در صورت امکان ، می خواهید اثبات هر گونه مشکل قانونی را به منابع انسانی ارائه دهید. متأسفانه اکثر بخشهای منابع انسانی در صورت امکان از شرکت محافظت می کنند.
- اگر با آزار و اذیت یا تبعیض روبرو هستید ، تاریخ وقوع حوادث را ثبت کرده و هرگونه مکاتبه کتبی که شامل زبان مقصر باشد را ذخیره کنید.
- هر دو نسخه الکترونیکی و کاغذی از اسنادی را که در اختیار منابع انسانی قرار می دهید ، نگه دارید. شما باید اصل را نگه دارید و کپی آن را به منابع انسانی ارائه دهید.
مرحله 7. آنچه برای حل مشکل انجام داده اید توضیح دهید
ممکن است پیش از تماس با منابع انسانی ، مشکل را حل کرده باشید. شاید شما با رئیس یا همکار خود صحبت کرده اید یا حتی به آنها اطلاع داده اید که می خواهید با منابع انسانی تماس بگیرید. نماینده از داشتن این اطلاعات قدردانی می کند ، زیرا به آنها کمک می کند بفهمند چه کسی از مشکل آگاه است.
برای مسائل مربوط به تغییر شرایط شخصی ، این ارتباط ممکن است کمی رسمی به نظر برسد. به عنوان مثال ، اگر به مرخصی زایمان یا زایمان می روید ، احتمالاً قبلاً رئیس خود را از وضعیت خود مطلع کرده اید و به سادگی منابع انسانی را دنبال می کنید
مرحله 8. درخواست ملاقات حضوری کنید
جلسه ای که در آن با نماینده خود رو در رو می نشینید به شما کمک می کند تا مشکل را به طور مفصل مورد بحث قرار دهید. این امر به نماینده این فرصت را می دهد که هرگونه س followال پیگیری یا روشن سازی را بپرسد. ایمیل شما مکان مناسبی برای شروع برنامه ریزی آن جلسه مهم است. آنها را از بلوک های برنامه خود مطلع کنید و از آنها بخواهید تا بر اساس آن برنامه ریزی کنند.
مرحله 9. اطمینان حاصل کنید که اطلاعات تماس شما گنجانده شده است
منابع انسانی ممکن است بخواهند از طریق تلفن با شما تماس بگیرند ، بنابراین چندین روش تماس را در پایین ایمیل قرار دهید. این اطلاعات پس از امضای مکاتبات می توانند مستقیماً زیر نام شما قرار گیرند. دوبار صحت شماره تلفن ها و ایمیل هایی که ارائه کرده اید را بررسی کنید.
مرحله 10. ایمیل خود را برای غلط املایی ، غلط های املایی و دستور زبان ویرایش کنید
اکثر سرویس های ایمیل دارای سرویس غلط املایی هستند. در مرحله بعد ، ایمیل خود را بخوانید تا اشتباهات دستوری ، کلمات گم شده و مسائل وضوح را بیابید.
روش 2 از 3: پیگیری یک ایمیل ارسال شده
مرحله 1. از منابع انسانی برای هر پاسخی که ارسال می کنند تشکر کنید
ابتدا از نماینده تشکر کنید که برای بررسی پرونده شما وقت گذاشت ، زیرا این بلافاصله لحن مودبانه را در مکالمه شما ایجاد می کند. مطمئن شوید که به هر پاسخی که منابع انسانی به سرعت ارسال می کند ، پاسخ دهید. این نشان می دهد که شما همچنان در مورد مشکل نگران هستید و همچنین باید تمایل شما را برای رسیدگی به این مشکل دیرتر از زمان دیر نشان دهد.
مرحله 2. مواد لازم را برای ملاقات حضوری خود تنظیم کنید
با ایجاد یک پوشه فایل خاص حاوی هرگونه اسنادی که می خواهید همراه داشته باشید ، خود را برای جلسه آماده کنید. اگر س policyالی درباره سیاست دارید ، دفترچه راهنمای کارکنان را با خط مشی های مشخص شده نشانده شده بیاورید. این امر به شما کمک می کند که پس از ورود ، جلسه بدون مشکل اجرا شود.
مرحله 3. اگر مسائل حقوقی را مطرح می کنید ، استخدام مشاور حقوقی را در نظر بگیرید
اگر نگران محافظت از خود در برابر هر گونه اقداماتی هستید که ممکن است شرکت علیه شما انجام دهد ، با یک وکیل صحبت کنید. آنها می توانند اطلاعاتی را در مورد حقوق شما در اختیار شما قرار دهند ، و شما ممکن است تصمیم بگیرید که آنها را در هر جلسات حضوری بیاورید. در صورت انتخاب این مسیر ، ممکن است بخواهید منابع انسانی را از برنامه های خود برای استخدام وکیل مطلع کنید.
مطمئن شوید که از هزینه های مربوط به استخدام وکیل مطلع هستید. اکثر آنها پرهزینه خواهند بود ، بنابراین باید این نگرانی های بودجه ای را با نیاز به حمایت قانونی خود بسنجید
مرحله 4. اگر یک هفته منتظر بودید و پاسخی ندادید ، برای بار دوم ایمیل کنید
به طور کلی یک هفته زمان مناسبی در نظر گرفته می شود تا قبل از ارسال ایمیل پیگیری منتظر بمانید. اگر با یک مشکل فوری روبرو هستید ، می توانید پس از 24 ساعت پیگیری را ارسال کنید. به جای اینکه نگران این باشید که نماینده خود را ناراحت می کنید ، به یاد داشته باشید که آنها مسئولیت های زیادی دارند. آنها ممکن است به یادآوری نیاز داشته باشند که شما یکی از آنها هستید.
روش 3 از 3: تصمیم گیری در مورد تماس با HR
مرحله 1. اگر می توانید مشکل را به تنهایی حل کنید
اگر مشکلی ساده و غیر قانونی دارید که به خط مشی شرکت مربوط نمی شود ، ممکن است بتوانید به تنهایی به آن رسیدگی کنید. در صورت امکان ، مشکل را با رئیس یا همکاران خود در میان بگذارید تا مشکل را با آنها برطرف کنید. منابع انسانی از دانستن هر اقدامی که برای یافتن راه حل قبل از مراجعه به آنها انجام داده اید قدردانی خواهند کرد.
به عنوان مثال ، اگر احساس می کنید رئیس شما برای تعطیلات آخر هفته شما را برنامه ریزی می کند ، ابتدا با رئیس خود صحبت کنید. شما همچنین نمی خواهید با شکایت غیر انتقادی مانند "من از فضای اداری خود خوشم نمی آید" به منابع انسانی مراجعه کنید
مرحله 2. دفترچه راهنمای کارکنان خود را مرور کنید تا خط مشی های شرکت خود را بررسی کنید
ممکن است احساس کنید در حال نقض خط مشی شرکت هستید. قبل از تماس با منابع انسانی ، سیاست های خاص مربوط به مشکل خود را دوباره بخوانید. شما می خواهید در هر بحثی که با منابع انسانی دارید ، بتوانید آن مثال ها را ذکر کنید.
به عنوان مثال ، اگر نگران هستید که در طول ساعات کار استراحت کافی دریافت نمی کنید ، قوانین نوشته شده در زمان استراحت را بررسی کنید. این امکان وجود دارد که شرکت شما فقط یک سیاست شکست غیر رسمی و نه مدون داشته باشد ، این بدان معناست که منابع انسانی نمی تواند در مقام رسمی به شما کمک زیادی کند
مرحله 3. در صورت آزار و اذیت در محل کار ، فوراً با منابع انسانی تماس بگیرید
در صورت هرگونه آزار و اذیت کلامی ، جسمی یا جنسی از هر منبع در محل کار ، از تماس دریغ نکنید. شما از نظر قانونی در برابر این نوع رفتارها محافظت می شوید و منابع انسانی موظف به کمک و محافظت از شما هستند.
با این حال ، انتظار نداشته باشید که منابع انسانی بتوانند در مورد این مسائل مکالمات غیرقابل ضبط داشته باشند. پس از گزارش آن ، آنها ملزم به اقدام هستند
مرحله 4. اگر شرایط شخصی شما در حال تغییر است ، با منابع انسانی تماس بگیرید
منابع انسانی می تواند به شما در برنامه ریزی برای تغییرات بعدی در وضعیت کاری شما کمک کند ، مانند اینکه در حال آماده شدن برای مرخصی زایمان هستید. آنها می توانند اطمینان حاصل کنند که همه مزایا و پوشش خود را دریافت می کنید. آنها همچنین می توانند با افرادی در شرکت تماس بگیرند که باید از شرایط متغیر شما آگاه شوند.
مرحله 5. در صورت نیاز به حمایت دولتی ، با منابع انسانی تماس بگیرید
ممکن است شرایط خاصی در محل کار ایجاد شود که به شما اجازه می دهد از دولت حمایت یا غرامت دریافت کنید. به عنوان مثال ، اگر در کار مجروح شده اید ، منابع انسانی می تواند به شما در هماهنگی پوشش هزینه های پزشکی کمک کند.
این امر به احتمال زیاد شما را ملزم به پر کردن اسناد با منابع انسانی می کند ، بنابراین برای این فرآیند آماده باشید
مرحله 6. در صورت تمایل به دسترسی به آموزش های شغلی با منابع انسانی تماس بگیرید
ممکن است برنامه های آموزشی یا راهنمایی در دسترس باشد که به شما امکان می دهد در شرکت خود پیشرفت کنید. منابع انسانی می تواند هرگونه اطلاعات لازم را در مورد این گزینه ها به شما ارائه دهد و احتمالاً ورود شما به این برنامه ها را هماهنگ کند. این می تواند فرصتی عالی برای ارتقای حرفه شما به سطح بعدی باشد.
مرحله 7. از منابع انسانی در مورد اسکان لازم کمک بخواهید
منابع انسانی همچنین می تواند به شما در برآوردن نیازهای فردی شما در محل کار کمک کند. محیط کار شما باید شامل منابعی باشد که به شما امکان می دهد از فرصت های مشابه برای موفقیت مانند سایر کارکنان برخوردار شوید.
اگر احساس می کنید منابع معلول مناسب وجود ندارد ، برای مثال ، منابع انسانی این مشکل را برطرف می کند. این بخش همچنین می تواند با شما همکاری کند تا اطمینان حاصل شود که مکانی مشخص برای مادران شیرده وجود دارد
مرحله 8. اگر بدنبال کار هستید به منابع انسانی مراجعه کنید
گاهی اوقات ، تماس با نماینده منابع انسانی در یک شرکت خاص می تواند به شما این امکان را بدهد که اطلاعاتی درباره فرصت های شغلی فعلی یا فرصت هایی برای مصاحبه های غیر رسمی و "اطلاعاتی" با کارکنان فعلی دریافت کنید. همچنین می توانید با منابع انسانی تماس بگیرید تا از مصاحبه اخیر شما با شرکت آنها تشکر کنیم.
اگر پس از یک هفته پاسخی دریافت نکردید ، می توانید یک ایمیل پیگیری ارسال کنید. پس از آن ، ممکن است لازم باشد این شرکت را رها کنید
مرحله 9. از تماس منابع انسانی با شکایات شخصی خودداری کنید
به یاد داشته باشید که منابع انسانی ابتدا برای شرکت کار می کند ، بنابراین اگر شما فقط می خواهید هوا را تخلیه کنید ، آنها افرادی نیستند که به آنها مراجعه کنند. در حالی که شما مطلقا نباید از گزارش هرگونه موقعیتی که باعث احساس ناراحتی یا تبعیض در شما می شود ، اجتناب کنید ، اما مراقب باشید که مسائلی را که ممکن است به سادگی آزاردهنده یا خرده ریز و مشکلات جدی تر قانونی باشند ، تشخیص دهید.
