6 روش برای مدیریت کارآمد ایمیل Outlook

فهرست مطالب:

6 روش برای مدیریت کارآمد ایمیل Outlook
6 روش برای مدیریت کارآمد ایمیل Outlook

تصویری: 6 روش برای مدیریت کارآمد ایمیل Outlook

تصویری: 6 روش برای مدیریت کارآمد ایمیل Outlook
تصویری: نحوه ذخیره پاورپوینت در فلش درایو 2024, مارس
Anonim

یک صندوق پستی مرتب ممکن است پیدا کردن ایمیل مورد نیاز خود را برای کاربران مشکل کند. مایکروسافت Outlook ابزارهای کاملاً مفیدی ارائه کرده است که به شما کمک می کند ایمیل های خود را فیلتر کرده و پیام های خود را به شیوه ای قابل کنترل تر سازماندهی کنید. Outlook حتی می تواند به افزایش کارایی و عملکرد برای شما کمک کند. این که آیا از Outlook 2010 ، Outlook 2007 یا Outlook 2003 استفاده می کنید ، می توانید به راحتی ایمیل های خود را مدیریت کنید ، با استفاده از ابزارهای زیر می توانید صندوق ورودی خود را تمیز کنید ، و همچنین پیدا کردن اطلاعات مورد نیاز خود را آسان تر کنید.

مراحل

روش 1 از 6: فیلتر کردن

ایمیل Outlook خود را به طور موثر مدیریت کنید مرحله 1
ایمیل Outlook خود را به طور موثر مدیریت کنید مرحله 1

مرحله 1. پیامها را سریع فیلتر کنید

Outlook 2010 دارای ویژگی جدیدی است که به مرتب سازی پیام ها بر اساس تاریخ و ترتیب آنها در مکالمه کمک می کند.

  • هنگام استفاده از این ویژگی ، پیامهایی که موضوع مشابهی دارند به عنوان مکالمه ظاهر می شود و کاربران می توانند با کلیک روی نماد سمت چپ خط موضوع ، آنها را مشاهده ، گسترش یا کوچک کنند. پیامهای داخل هر مکالمه با جدیدترین پیام در بالا طبقه بندی می شوند. هنگامی که پیام جدیدی دریافت می شود ، تمام مکالمات به بالای لیست ایمیل منتقل می شوند که به شما کمک می کند جریان ایمیل ها را به راحتی ردیابی کنید.
  • برای فعال کردن مکالمه ، در برگه View گروه مکالمه ، کادر Show As Conversation را علامت بزنید. با استفاده از ویژگی Clean Up می توانید اندازه مکالمه را کاهش دهید. این ویژگی به حذف پیام های تکراری در مکالمه کمک می کند.
  • در برگه صفحه اصلی در گروه حذف ، روی Clean Clean و سپس بر روی Clean Up Conversation کلیک کنید. در همه نسخه های Outlook ، کاربران می توانند پیامها را در پوشه صندوق پستی با تغییر نحوه طبقه بندی آنها در پوشه ایمیل سریعتر پیدا کنند. برای مثال می توانید ایمیل های خود را بر اساس تاریخ ، فرستنده و اندازه فایل یا سطح اهمیت مرتب کنید.
ایمیل Outlook خود را به طور موثر مدیریت کنید مرحله 2
ایمیل Outlook خود را به طور موثر مدیریت کنید مرحله 2

مرحله 2. از سرفصل های موضوعی استاندارد استفاده کنید

انرژی ذهنی مورد نیاز برای تغییر تمرکز بین موضوعات در حال تغییر ، شما را خسته می کند ، نه حجم. شما تمایل دارید که به ترتیب یا به ترتیب زمانی یا توسط "مهمترین شخص" مطالعه کنید. این یک فرسودگی مغزی است. به جای آن از این قانون استفاده کنید ؛ این امر در مورد ایمیل های گزارش های مستقیم صدق می کند و بهتر از زنجیره های مکالمه عمل می کند.

  • 2-5 پروژه برتر را که بیشتر به آنها علاقه دارید مشخص کنید. عناوین موضوعی ایجاد کنید تا این موارد را منعکس کند.
  • به تیم اطلاع دهید که شما توجه اولیه به تمام ایمیل هایی که دارای این سرفصل های استاندارد موضوعی هستند ، خواهید داشت. این موضوعات در حال حاضر پروژه های اولویت اول شما هستند - ایمیل شما بر اساس عنوان موضوع مرتب می شود و اولویت اصلی ابتدا خوانده می شود/به آنها پاسخ داده می شود.
  • واضح کنید که ایمیل های دارای عنوان نامناسب فرستنده متخلف را به مدت 1-x روز در لیست سیاه قرار می دهند.

روش 2 از 6: گروه بندی

ایمیل Outlook خود را به طور موثر مدیریت کنید مرحله 3
ایمیل Outlook خود را به طور موثر مدیریت کنید مرحله 3

مرحله 1. پیامهای مشابه را در پوشه ها گروه بندی کنید

با ایجاد یک پوشه ایمیل جدید ، کاربران می توانند پیام های مرتبط را با هم در پوشه ها گروه بندی کنند. به عنوان مثال ، می توانید پیام ها را بر اساس موضوع ، پروژه ، ارتباطات یا دسته بندی های دیگر که مناسب آثار و سرگرمی های شما هستند گروه بندی کنید. کاربران همچنین می توانند پوشه ای برای همه پیام های ارسالی از سوی رئیس شما یا شخصی مهم از جمله اطلاعات اصلی که نیاز به ذخیره دارند ایجاد کنند. برای ایجاد یک پوشه جدید در Outlook 2010 ، در برگه Folder ، در New ، روی New Folder کلیک کنید. برای ایجاد یک پوشه جدید در Outlook 2007 یا Outlook 2003 ، در نوار منو ، روی File کلیک کنید ، New و سپس Folder را انتخاب کنید.

روش 3 از 6: جستجوی پوشه

ایمیل Outlook خود را به طور موثر مدیریت کنید مرحله 4
ایمیل Outlook خود را به طور موثر مدیریت کنید مرحله 4

مرحله 1. ایجاد یک پوشه جستجو برای یافتن پیام ها

پوشه جستجو یک راه سریع و راحت برای یافتن مجموعه ای از پیام های ایمیل است. هیچ پیامی را ذخیره نمی کند ، اما پوشه های مجازی را ارائه می دهد که بر اساس ویژگی هایی که به دنبال آن هستید ، همه پیام ها را در صندوق ورودی شما نمایش می دهد. پوشه های جستجو Outlook ویژگی های پیش فرض مانند نامه خوانده نشده را ارائه می دهند ، اما همچنین می توانید قانون خود را ایجاد کنید. به عنوان مثال ، می توانید از پوشه جستجو برای پیدا کردن تمام اطلاعات مربوط به یک پروژه خاص ، یک مشتری مهم یا یک جلسه آینده استفاده کنید.

  • برای ایجاد پوشه جستجو در Outlook 2010 ، در برگه Mail on Folder ، در New ، روی New Search Folder کلیک کنید.
  • برای ایجاد پوشه جستجو در Outlook 2007 یا Outlook 2003 ، در نامه در منوی فایل ، ماوس را به New منتقل کرده و بر روی پوشه جستجو کلیک کنید.

روش 4 از 6: فیلتر ایمیل

ایمیل Outlook خود را به طور موثر مدیریت کنید مرحله 5
ایمیل Outlook خود را به طور موثر مدیریت کنید مرحله 5

مرحله 1. ایمیل های ناخواسته را با فیلتر ایمیل کاهش دهید

با استفاده از فیلتر ایمیل ناخواسته Outlook ، پیام های ایمیل غیر ضروری را از صندوق ورودی نگه دارید. این فیلتر ایمیل هایی را که به عنوان ایمیل های ناخواسته پرچم گذاری شده اند به یک پوشه جداگانه در صندوق پستی ارسال می کند. کاربران می توانند محتوای این پوشه را مشاهده کنند تا مطمئن شوند هیچ ایمیل معتبری به اشتباه به آن ارسال نشده است. در این صورت ، باید فیلتر را تنظیم کنید تا در آینده از علامت اشتباه پیام ها جلوگیری شود.

روش 5 از 6: دسته رنگ

ایمیل Outlook خود را به طور موثر مدیریت کنید مرحله 6
ایمیل Outlook خود را به طور موثر مدیریت کنید مرحله 6

مرحله 1. یک دسته رنگ تعیین کنید

یک رنگ به گروه پیام های ایمیل غیر مرتبط و دسته های دیگر در Outlook مانند یادداشت ها ، مخاطبین و قرارها اختصاص دهید. از آنجا ، کاربران می توانند به راحتی آنها را شناسایی و مرتب کنند. به عنوان مثال ، می توانید با ایجاد یک دسته به نام "فروش رایانه" و اختصاص پیام ها به آن ، به راحتی همه پیام ها ، قرارها و مخاطبین پروژه فروش رایانه را ردیابی کنید.

روش 6 از 6: پرچم گذاری

ایمیل Outlook خود را به طور موثر مدیریت کنید مرحله 7
ایمیل Outlook خود را به طور موثر مدیریت کنید مرحله 7

مرحله 1. علامت گذاری برای پیگیری

کاربران می توانند از ویژگی Flag for Follow Up برای پرچم گذاری پیام ها و وظایف آنها برای مرتب سازی یا علامت گذاری آنها استفاده کنند. پرچم ها از شما می خواهند که مشکلی را ردیابی کنید ، به درخواست کسی اشاره کنید یا برای پیام و تماس فوری سفارش دهید. آنها همچنین می توانند پوشه ایمیل شما را به راحتی مرتب کنند زیرا شما دقیقاً می دانید چه کاری باید انجام دهید و چه زمانی این کار را انجام دهید. توجه داشته باشید که هنگام ایجاد یک کار و تعیین تاریخ منقضی برای کار ، به طور خودکار پرچم گذاری می شود تا تاریخ انقضاء عمل را فراموش نکنید و آن را انجام دهید.

توصیه شده: