بسته شدن یک ایمیل مهم تجاری دشوار به نظر می رسد. راه های زیادی برای به پایان رساندن پیام شما وجود دارد! اما در نهایت ، نحوه بستن ایمیل خود به عوامل مختلفی بستگی دارد. این موارد ممکن است شامل مواردی از قبیل این باشد که چقدر شخص مورد نظر خود را می شناسید ، هدف ایمیل و اینکه آیا ایمیل شما بخشی از یک زنجیره است. با در نظر گرفتن این عوامل ، یک جمله نهایی مناسب بسازید. سپس ثبت نام مناسب را انتخاب کنید و تصمیم بگیرید که در امضای خود چه چیزی بگذارید.
مراحل
قسمت 1 از 3: نوشتن اظهارات پایانی خود
مرحله 1. هدف ایمیل خود را به گیرنده یادآوری کنید
دلایل زیادی برای نوشتن ایمیل در محیط تجاری وجود دارد. مشخص کردن هدف اصلی ایمیل به شما کمک می کند بهترین راه را برای جمع بندی ایمیل تعیین کنید.
- به عنوان مثال ، اگر درخواستی دارید ، با جمله ای مانند "متشکرم برای وقت شما" یا "سپاس از توجه شما" پایان دهید.
- اگر به درخواست اطلاعات یا کمک پاسخ می دهید ، می توانید با "امیدوارم این کمک کند!" پایان دهید. یا "اگر راه دیگری برای کمک به من وجود دارد ، به من اطلاع دهید."
- اگر در حال برپایی یک جلسه حضوری هستید ، ممکن است با چیزی مانند "هفته آینده شما را ببینیم!"
مرحله 2. از لحن مناسب برای مخاطبان خود استفاده کنید
به این فکر کنید که چقدر با شخصی که برای او نامه می نویسید آشنایی دارید ، چه نوع رابطه ای با او دارید و در تلاش برای دستیابی به چه چیزی هستید. یک ایمیل به یک مدیر سطح بالا یا یک مشتری مهم جدید احتمالاً باید رسمی تر از یک ایمیل به یک همکار معروف باشد.
- به عنوان مثال ، اگر شما در حال برپایی جلسه با مشتری هستید ، یک جمله پایانی خوب ممکن است چیزی شبیه به این باشد: "من بی صبرانه منتظر ملاقات ما در روز 24 هستم. اگر س questionsالی دارید ، لطفاً با شماره 555-555-5555 با من تماس بگیرید."
- از طرف دیگر ، اگر در حال تنظیم یک جلسه دوستانه با یک همکار هستید که به خوبی می شناسید ، ممکن است بسیار خوب باشد که با چیزی مانند "به نظر می رسد خوب است!" فردا می بینمت!:)”
مرحله 3. اگر ایمیل شما بخشی از یک زنجیره است ، بیانیه پایانی را وارد نکنید
اگر این اولین ایمیل شما در مورد موضوع مورد بحث است یا ایمیل مهمی است ، احتمالاً ایده خوبی است که از یک تشکر پایانی یا "دعوت به عمل" استفاده کنید. با این حال ، اختصار در ایمیل های تجاری مهم است. اگر ایمیل شما بخشی از یک زنجیره طولانی است ، ممکن است نیازی به وارد کردن چیزی فراتر از ضروری ترین اطلاعات نداشته باشید.
به عنوان مثال ، اگر در حال انجام یک مکالمه طولانی از طریق ایمیل با رئیس خود در مورد یک وظیفه هستید ، ممکن است نیازی به گفتن چیزی بیشتر از "خوب باشد. من این کار را قبل از پایان روز جمعه انجام می دهم. - م."
قسمت 2 از 3: انتخاب ثبت نام
مرحله 1. یک ثبت نام انتخاب کنید که با لحن ایمیل شما مطابقت داشته باشد
اگر ایمیل شما رسمی است ، با چیزی مانند "با احترام" یا (برای لمس رسمی تر) "با احترام" ثبت نام کنید. برای ایمیل های کمتر رسمی ، ممکن است از مواردی مانند "مراقب باشید" یا "به سلامتی" استفاده کنید.
اگر قبلاً ایمیل هایی از طرف شخصی که برای او نامه می نویسید داشته اید ، ممکن است به ثبت نام وی نگاه کرده و لحن خود را با آنها مطابقت دهید. به عنوان مثال ، اگر آنها تمایل دارند با چیزی مانند "احترام گرم" امضا کنند ، شما باید با سطح رسمی مشابه امضا کنید
مرحله 2. از نشانه ای که متناسب با هدف شماست استفاده کنید
مانند جمله پایانی ، ثبت نام نیز می تواند نشان دهنده هدف ایمیل شما باشد. به عنوان مثال ، اگر از یک درخواست ساده استفاده می کنید یا به طور مختصر برای چیزی ابراز قدردانی می کنید ، می توانید از ثبت نام مانند "خیلی ممنون" یا "خیلی متشکرم" استفاده کنید و به دنبال آن امضای خود را وارد کنید.
مرحله 3. از هر چیز خیلی محبت آمیز خودداری کنید
مگر اینکه شخصی را که برای او نامه می نویسید به خوبی بشناسید ، از هر چیز عامیانه ، غیررسمی یا محبت آمیز دوری کنید. به طور کلی ، مواردی مانند "عشق" ، "XOXO" یا "Hugs" نباید در ایمیل های تجاری استفاده شود.
مرحله 4. ورود به سیستم را در ایمیل های کوتاه یا زنجیره ای رد کنید
اگر ایمیل شما بخشی از یک زنجیره طولانی است ، یا اگر سعی می کنید چیزی را خیلی کوتاه و سریع به همکار خود منتقل کنید ، ممکن است نیازی به ثبت نام نداشته باشد.
اگر از کنار گذراندن ثبت نام به طور کامل راحت نیستید ، یک ثبت نام ساده مانند –Bernice یا –B. برای ایمیل های کوتاه و غیررسمی باید خوب باشد
قسمت 3 از 3: امضای ایمیل خود
مرحله 1. اطلاعات شناسایی اولیه خود را وارد کنید
میزان اطلاعاتی که در امضای خود وارد می کنید بستگی به میزان آشنایی شما با خبرنگار و میزان تماس شما با آنها دارد.
- یک ایمیل برای اولین بار احتمالاً باید حداقل نام کامل ، عنوان شغل ، محل کار و شماره تلفن شما را شامل شود.
- هنگام برقراری ارتباط با یک همکار یا شخصی که مکرراً به او ایمیل می زنید ، احتمالاً کافی است با نام یا نام خانوادگی خود امضا کنید.
مرحله 2. امضای خود را مختصر نگه دارید
به طور کلی ، بهتر است یک ایمیل تجاری را با تعداد زیادی متن و تصاویر اضافی به هم نریزید. از افزودن هرگونه مورد غیر ضروری به امضای ایمیل خود ، مانند نقل قول ها ، گرافیک چشم گیر یا تعداد زیادی پیوند خودداری کنید.
مرحله 3. یک امضای خودکار تنظیم کنید
اگر تمایل ندارید عنوان شغلی و اطلاعات تماس خود را هر بار که یک ایمیل مهم ارسال می کنید بنویسید ، ممکن است بخواهید امضایی ایجاد کنید که سرویس گیرنده ایمیل شما به طور خودکار به پیام های شما اضافه کند.
برخی از برنامه ها ، مانند Outlook ، به شما امکان می دهند چندین امضا ایجاد کنید ، بنابراین می توانید یکی از مناسب ترین ایمیل ها را انتخاب کنید
نکات
-
امضای شما باید چیزی شبیه به این باشد:
- با احترام،
- جین دو ، تحلیلگر بازار
- MegaCorp
- 214-444-1234
- در اکثر سرویس گیرندگان ایمیل مانند Outlook و غیره بسیار آسان است که امضایی را تنظیم کنید که به طور خودکار به هر ایمیل متصل می شود.
هشدارها
- در صورت امکان از شخص دیگری بخواهید کار شما را بررسی کند. هیچ جایگزینی برای تصحیح مناسب وجود ندارد.
- قبل از ارسال همه نامه ها را ویرایش و تصحیح کنید - یعنی دستور زبان و املای درست را بخوانید و اشتباهات تایپی را حذف کنید. زبان مبهم را تغییر دهید ، به عنوان مثال ، کلمات و عبارات مبهم یا دارای معنای دوگانه.
- استفاده از غلط املایی خطا ندارد زیرا نرم افزار اغلب یک کلمه درست املایی را وارد می کند اما کلمه صحیح را برای متن درج نمی کند. تغییر "bankroll" به "roll roll" واقعاً معنی جمله را تغییر می دهد. همچنین باید به دانش خود در مورد ظرافت های دستور زبان تکیه کنید ، زیرا پیشنهادات نرم افزار همیشه درست نیست.
