Excel برای جداول داده عالی است ، اما چگونه می توانید آن را دستکاری کرده و سازماندهی کنید تا نیازهای شما را برآورده کند؟ ابزار مرتب سازی به شما این امکان را می دهد که ستون ها را به سرعت در قالب های مختلف مرتب کنید ، یا مرتب سازی دلخواه خود را برای چند ستون و انواع داده ایجاد کنید. از تابع مرتب سازی برای سازماندهی منطقی داده های خود و سهولت درک و استفاده از آنها استفاده کنید.
مراحل
قسمت 1 از 3: مرتب سازی بر اساس حروف الفبا یا عدد
مرحله 1. داده های خود را انتخاب کنید
برای انتخاب ستونی که می خواهید مرتب سازی کنید ، می توانید کلیک کنید یا بکشید ، یا می توانید روی یکی از سلول های ستون کلیک کنید تا فعال شود و به Excel اجازه دهید داده ها را به طور خودکار انتخاب کند.
برای مرتب سازی (به عنوان مثال ، متن ، اعداد ، تاریخ) ، همه داده های شما در ستون باید به یک شکل قالب بندی شوند
مرحله 2. دکمه های مرتب سازی را پیدا کنید
اینها را می توانید در برگه داده ها در بخش "مرتب سازی و فیلتر" پیدا کنید. برای مرتب سازی سریع ، از دکمه های "AZ" و "AZ ↑" استفاده می کنید.
مرحله 3. ستون خود را با کلیک روی دکمه مناسب مرتب کنید
اگر اعداد را مرتب می کنید ، می توانید از پایین ترین به بالاترین ("AZ ↓") یا بالاترین به کمترین ("AZ ↑") مرتب سازی کنید. اگر در حال مرتب سازی متن هستید ، می توانید به ترتیب حروف عددی صعودی ("AZ") یا ترتیب الفبایی نزولی ("AZ ↑") مرتب سازی کنید. اگر تاریخ ها یا زمان ها را مرتب می کنید ، می توانید از قبل به بعد ("AZ ↓") یا دیرتر به قبل ("AZ ↑") مرتب سازی کنید.
اگر ستون دیگری از داده ها در کنار ستونی که مرتب می کنید وجود داشته باشد ، از شما س askedال می شود که آیا می خواهید این داده ها را در مرتب سازی قرار دهید. مرتب سازی همچنان ستونی است که ابتدا انتخاب کرده اید ، اما ستون های مربوط به داده ها نیز به همراه آن مرتب می شوند
مرحله 4. عیب یابی ستونی که مرتب نمی شود
اگر هنگام مرتب سازی با خطاهایی روبرو می شوید ، محتمل ترین مقصر قالب بندی مشکلات داده ها است.
- اگر اعداد را مرتب می کنید ، مطمئن شوید که همه سلول ها به صورت اعداد قالب بندی شده اند و نه متن. اعداد را می توان به طور تصادفی به عنوان متن از برنامه های حسابداری خاص وارد کرد.
- اگر در حال مرتب سازی متن هستید ، ممکن است خطاها از فضاهای اصلی یا قالب بندی بد بوجود آید.
- اگر در حال مرتب سازی تاریخ ها یا زمان ها هستید ، مشکلات معمولاً از قالب بندی داده های شما ناشی می شود. برای اینکه Excel بر اساس تاریخ با موفقیت مرتب شود ، باید اطمینان حاصل کنید که همه داده ها به عنوان یک تاریخ ذخیره می شوند.
قسمت 2 از 3: مرتب سازی با معیارهای متعدد
مرحله 1. داده های خود را انتخاب کنید
فرض کنید شما یک صفحه گسترده با لیستی از نام مشتریان و همچنین شهری که در آن قرار دارند دارید. برای سهولت زندگی خود ، ابتدا می خواهید به ترتیب حروف الفبا بر اساس شهر مرتب سازی کرده و سپس هر مشتری را به ترتیب حروف الفبا در هر شهر مرتب کنید. ایجاد یک مرتب سازی سفارشی می تواند این کار را انجام دهد.
مرحله 2. روی دکمه مرتب سازی کلیک کنید
این را می توانید در بخش "مرتب سازی و فیلتر کردن" در برگه داده ها پیدا کنید. پنجره مرتب سازی باز می شود و به شما امکان می دهد یک مرتب سازی سفارشی با چند معیار ایجاد کنید.
اگر ستونهای شما دارای سرصفحه در سلول اول هستند ، مانند "شهر" و "نام" ، مطمئن شوید که کادر "داده های من دارای سرصفحه است" در گوشه سمت چپ بالای پنجره مرتب سازی را علامت بزنید
مرحله 3. اولین قانون خود را ایجاد کنید
روی منوی "مرتب سازی بر اساس" کلیک کنید تا ستون مورد نظر خود را انتخاب کنید. در این مثال ، ابتدا باید بر اساس شهر مرتب سازی کنید ، بنابراین ستون مناسب را از منو انتخاب کنید.
- "مرتب سازی" را روی "ارزشها" تنظیم کنید.
- بسته به نحوه مرتب سازی ، ترتیب را روی "A تا Z" یا "Z به A" تنظیم کنید.
مرحله 4. قانون دوم خود را ایجاد کنید
روی دکمه "افزودن سطح" کلیک کنید. این یک قانون را در زیر اولین مورد اضافه می کند. ستون دوم (ستون نام در مثال ما) را انتخاب کنید و سپس ترتیب مرتب سازی را انتخاب کنید (برای سهولت خواندن ، همان نظمی را که اولین قانون خود انتخاب کرده اید) انتخاب کنید.
مرحله 5. روی OK کلیک کنید
لیست شما مطابق قوانین شما مرتب می شود. شما باید شهرهایی را که بر اساس حروف الفبا فهرست شده اند ، مشاهده کنید و سپس نام مشتریان را بر اساس حروف الفبا در هر شهر مرتب کنید.
این مثال یک نمونه ساده است و فقط شامل دو ستون است. با این حال ، می توانید مرتب سازی خود را تا آنجا که می خواهید پیچیده کنید و ستون های زیادی را در بر بگیرید
قسمت 3 از 3: مرتب سازی بر اساس سلول یا رنگ قلم
مرحله 1. داده های خود را انتخاب کنید
برای انتخاب ستونی که می خواهید مرتب سازی کنید ، می توانید کلیک کنید یا بکشید ، یا می توانید روی یکی از سلول های ستون کلیک کنید تا فعال شود و به Excel اجازه دهید داده ها را به طور خودکار انتخاب کند.
مرحله 2. روی دکمه مرتب سازی کلیک کنید
دکمه مرتب سازی را می توانید در برگه داده ها در بخش "مرتب سازی و فیلتر" پیدا کنید. با این کار پنجره Sort باز می شود. اگر ستون دیگری از داده ها در کنار ستونی که مرتب می کنید داشته باشید ، از شما س askedال می شود که آیا می خواهید این داده ها را در مرتب سازی قرار دهید.
مرحله 3. "Cell Color" یا "Font Color" را در منوی "Sort On" انتخاب کنید
این به شما امکان می دهد اولین رنگی را که می خواهید مرتب سازی کنید انتخاب کنید.
مرحله 4. رنگی را که می خواهید اول مرتب کنید انتخاب کنید
در ستون "سفارش" ، می توانید از منوی کشویی برای انتخاب رنگی که می خواهید اولین یا آخرین را در مرتب سازی قرار دهید ، استفاده کنید. فقط می توانید رنگهایی را انتخاب کنید که در ستون وجود دارند.
هیچ ترتیب پیش فرض برای مرتب سازی رنگ وجود ندارد. شما باید سفارش را خودتان تعیین کنید
مرحله 5. یک رنگ دیگر اضافه کنید
شما باید برای هر رنگ در ستونی که مرتب می کنید یک قانون دیگر اضافه کنید. روی "افزودن سطح" کلیک کنید تا قانون دیگری به مرتب سازی اضافه شود. رنگ بعدی را که می خواهید مرتب سازی کنید و سپس ترتیب مورد نظر را انتخاب کنید.
اطمینان حاصل کنید که هر سفارش برای هر قانون یکسان است. به عنوان مثال ، اگر از بالا به پایین مرتب سازی می کنید ، مطمئن شوید که قسمت "سفارش" برای هر قانون "در بالا" نوشته شده است
مرحله 6. روی OK کلیک کنید
هر قانون یک به یک اعمال می شود و ستون بر اساس رنگ هایی که شما تعیین کرده اید مرتب می شوند.
نکات
- سعی کنید داده ها را به روش های مختلف مرتب کنید. این دیدگاه های جدید می تواند جنبه های مختلف اطلاعات را روشن کند.
- اگر صفحه گسترده شما دارای مجموع ، میانگین یا سایر اطلاعات خلاصه در زیر اطلاعات مورد نیاز برای مرتب سازی است ، مراقب باشید آنها را نیز مرتب نکنید.
